Casus gemeente Lelystad: Groot Onderhoud in Woonwijken

5.2.1 Motivatie voor Open Data

De ambtenaren van de gemeente Lelystad zagen aanvankelijk veel ontwikkelingen op het gebied van Open Data in andere, vooral grotere gemeenten, maar binnen de eigen gemeente waren er nog maar weinig voorbeelden van Open Data (R4, R5, R6 & R7). De motivatie om bij deze ontwikkelingen aan te haken zijn voor een gedeelte te wijden aan isomorfisme volgens respondent 6:

“Wat ik wel zie bij een aantal gemeentes is dat als het er een paar doen, dan gaat de rest het ook wel doen zonder er over na te denken waarom. Van iedereen doet het, waarom hier niet? (R6)”

Dit betekent dat de gemeente stappen wil nemen in het gebruik van Open Data, omdat ze succesvolle voorbeelden zien bij andere gemeenten. Het bewustzijn dat de gemeente Lelystad relatief nog niet ver gevorderd is in het gebruik van Open Data wordt ook duidelijk uitgesproken door respondent 5:

“We willen we ook met mensen vanuit de business, we willen op werkbezoek bij gemeentes. Omdat wij nog redelijk in de kinderschoenen staan, dat beseffen we wel. Dus we hebben nog flinke stappen te zetten hoor. (R5)”

Als verklaring hiervoor geeft respondent 5 aan dat de gemeentelijke organisatie in Lelystad tot enige tijd geleden sterk opgedeeld was in afdelingen die ook budgettair van elkaar gescheiden waren. De

organisatie heeft inmiddels een reorganisatie doorgemaakt, waardoor er ruimte is voor nieuwe onderwerpen. Zoals eerder vermeld komt de aandacht die voor Open Data is ontstaan voort uit voorbeelden die gezien zijn bij andere organisaties. Deze voorbeelden komen niet alleen van andere Nederlandse gemeenten, maar ook van andersoortige organisaties. Dit soort voorbeelden worden aangeduid als interessant en heeft ertoe gezet om te onderzoeken wat de gemeente Lelystad kan doen.

Naast de voorbeelden van andere organisaties geven respondent 5 en 6 ook een wettelijke drijfveer voor Open Data. Zij zeggen namelijk dat transparantie een belangrijke plicht is voor de overheid en dat hierdoor het bezig zijn met Open Data niet per se een kwestie is van willen, maar van moeten.

Respondent 5 laat ook zien dat deze drijfveer voor Open Data is geuit in een centraal beleid en in de toekomstvisie. In een gesprek over ontwikkelingen in de gemeente door de recent gekozen gemeenteraad zijn onderwerpen als digitalisering en Open Data volgens respondent 5 zeer vroeg genoemd, waardoor er waarschijnlijk tamelijk wat relevantie aan gehecht wordt. Opvallend hierbij is dat het bij respondent 4 onbekend is dat er centraal beleid omtrent Open Data is vastgesteld.

5.2.2 Beleid en strategie met betrekking tot Flevoland Slimmer

Naast de globale en nationale invloed en de wettelijke drijfveer om Open Data te gebruiken zorgt het vraagstuk dat bij Flevoland Slimmer is opgepakt ook voor een vraag om nieuwe vormen van

communicatie. De casus die de gemeente Lelystad opgepakt heeft gaat over het groot onderhoud in woonwijken. Als de gemeente in een woonwijk actief is voor (groot) onderhoud aan bijvoorbeeld een weg of een plantsoen dan zijn de dienstverlening en de communicatie naar omwonenden belangrijke factoren voor de tevredenheid van de bewoners (D2). De behoefte van de gemeente om de informatievoorziening bij groot onderhoud te verbeteren is volgens respondent 4 gestimuleerd door een bewegende omgeving, waardoor de gemeente mee moet bewegen. “We merken zelf van als je aan de voorkant niet goed communiceert dan heb je er aan de achterkant heel veel werk aan. (R4)” Respondent 4 zegt daarbij wel dat de techneuten bij het groot onderhoud meer moeite hebben met deze ontwikkeling, omdat zij het nog wel eens ‘gezeur’ vinden. De gemeente Lelystad wil zich hierin verbeteren en heeft het programma

‘Flevoland Slimmer’ hiervoor aangewend. Er wordt onderzocht welke Open Data van toegevoegde waarde kan zijn voor de informatiebehoefte van bewoners. De vraag die bij deze casus centraal staat: Hoe kunnen (Open) Data omwonenden inzicht geven in en helpen handelen tijdens (groot) onderhoudswerkzaamheden in woonwijken? (D2).

De gemeente Lelystad is in de beginfase van Flevoland Slimmer tegen meerdere factoren aan gelopen waardoor het een moeizame beginfase heeft gekend. Het heeft lang geduurd voordat de gemeente Lelystad definitief heeft toegezegd om deel te nemen aan het project (O1.2, R5, R6). De belangrijkste reden hiervoor is geweest dat er bij aanvang van het project geen budget beschikbaar was (R5). Toen er andere gemeenten afhaakten ontstond bij de gemeente Lelystad ook sterk de twijfel of zij wel moesten deelnemen aan Flevoland Slimmer (R5). De volgende quote illustreert de positie van de gemeente hierin:

“Wij zijn echt redelijk laat of soms te laat aangesloten in dit hele gebeuren en we zijn behoorlijk kritisch. En dat kritisch heeft er ook mee te maken dat we echt kijken van alles wat we doen, heeft het toegevoegde waarde, omdat we gewoon erg krap in mensen zitten en erg krap in middelen. Dus de ruimte om simpelweg te experimenteren, die is… Ik heb voor dit jaar voor het eerst een experimenteerbudget gekregen. Dus dat maakt het ook dat we heel kritisch zijn met van hoe gaan we met dit soort dingen om waarbij we de met z’n allen wel de Open Data omarmen en het nut ervan in zien. (R5)”

Respondent 5 geeft hierbij aan dat er altijd een afweging wordt gemaakt tussen wat een project aan de ene kant oplevert en wat het aan de andere kant kost qua geld en mensenkracht. Dit geldt uiteraard voor alle organisaties, maar de gemeente Lelystad zou in deze afweging een zeer zakelijke houding hanteren.

Deze houding komt voort uit het feit dat deze gemeente meerdere jaren forse bezuinigingen heeft

gekend. Hierdoor is de ruimte om te experimenteren zeer beperkt en het programma Flevoland Slimmer zou binnen deze ruimte moeten vallen. Het projectplan is zeer kritisch bekeken en in eerste instantie ziet men te weinig meerwaarde om zich eraan te committeren (R5). Pas na meerdere gesprekken en

aanscherpingen van het projectplan is een definitieve bevestiging gegeven. Hierdoor is een vertraging ten opzichte van de andere overheden opgelopen. Respondent 6 heeft hierbij ook het gevoel dat de andere overheden het programma anders in zijn gegaan dan de gemeente Lelystad. Zij zouden al meer bezig zijn met Open Data en Flevoland Slimmer zou daartoe als een stroomversnelling dienen. De gemeente Lelystad is volgens respondent 6 daarentegen nog meer zoekende in wat Open Data kan brengen. Een voorbereiding waarbij zowel het doel als de middelen goed geregeld zijn wordt dan ook als cruciaal omschreven (R6). Zolang het management nog niet de definitieve toezegging heeft gegeven is dat voor de rest van de organisatie niet bevorderlijk:

“Het vervelende was een beetje dat wij nog niet 100% hadden toegezegd dat wij zouden meedoen. Dus ik zat ook een beetje van wat moet ik nou doen zeg maar. (R6)”

Respondent 6 geeft daarbij ook aan dat als de opdracht nog niet volledig duidelijk is dat het daardoor ook zakt in de mate waarin er prioriteit aan gegeven wordt. Hieruit blijkt een soort strijd tussen het

management en de uitvoerende krachten. Het management wil overtuigd zijn van de toegevoegde waarde van het project voordat er geld aan toegewezen wordt, maar door de tijd die ze hiervoor nemen hechten de uitvoerende krachten minder waarde aan het project. Respondent 7, zelf een uitvoerende kracht, geeft hierover een tegengeluid. Deze respondent geeft aan dat men in de uitvoering wat vaker hun eigen mening aan de kant mogen zetten en dat zij dus vaker gewoon moeten uitvoeren wat er van hen gevraagd wordt.

5.2.3 Gesprek met de omgeving

Toen de meerwaarde van het programma duidelijk was, is de gemeente Lelystad toch in zee gegaan. De overige organisaties waren op dit punt al verder gevorderd in het proces. Ook de gemeente Lelystad is het gesprek aangegaan met de omgeving:

“Verdiepende gesprekken met omwonenden van actuele onderhoudswerkzaamheden; bij voorkeur in de periode dat en in wijken waar onderhoudswerkzaamheden daadwerkelijk plaatshebben en de behoefte nog in top of mind zit. (D2)”

De gesprekken hebben betrekking gehad op de overlast die bewoners ervaren omtrent de

onderhoudswerkzaamheden en welke informatie hen hierbij kan helpen. Het gesprek aangaan met de omgeving is door de gemeente Lelystad als een absolute meerwaarde voor dit project gezien (R5, R6). In een volgend traject kan deze manier van onderzoeken meegenomen worden, indien deze als waardevol is ervaren (R7). Ondanks dit enthousiasme ziet men ook nog enkele risico’s aan de uitgebreide manier van gesprekken voeren met de omgeving. Respondent 4 noemt als risico dat de opdracht te groot wordt, omdat uit de gesprekken naar alle waarschijnlijkheid veel aanknopingspunten naar voren komen. Een ander risico is volgens respondent 5 dat de buitenwereld verwachtingen krijgt ten aanzien van het project, terwijl het project een experimenteel karakter kent. Omdat een experiment geen vaste uitkomst kent, moet men oppassen met het scheppen van deze verwachtingen.

5.2.4 Data publicatie

Naast dat er gesprekken met bewoners worden gevoerd wordt er intern gekeken welke data over de openbare ruimte aanwezig is in de organisatie (D2). Hiervoor zijn interviews gehouden met medewerkers die over verschillende onderdelen van de openbare ruimte gaan. Volgens respondent 4 is het belangrijk dat hierbij gekeken wordt welke informatie aan de front office ontsloten kan worden zodat er in de back office minder werk aan is. Deze respondent ziet hier ook veel kansen in:

“Je ziet op allerlei terreinen zie je steeds meer informatie. Tja en ik vind het opzich helemaal geen punt. De informatie die we hebben om die met iedereen te delen. (R4)”

Respondent 4 geeft daarbij wel aan dat veel mensen niet geïnteresseerd zijn in de informatie die de gemeente heeft over de openbare ruimte, maar voor degenen die wel geïnteresseerd zijn moet de informatie ontsloten kunnen worden. Daarnaast is de basisinformatie ook nog niet altijd in orde, omdat Lelystad net 50 jaar is en deze basisinformatie nog in ontwikkeling is (R4). Voordat je iets kan publiceren moet deze basisinformatie wel goed in orde zijn. Respondent 4 en 5 vertellen ook nog dat er goed opgelet moet worden dat er niet te grote hoeveelheden aan data gepubliceerd moeten worden, want dan kan men er niet meer de waardevolle informatie uit halen. Ten tijde van dit onderzoek was het echter nog te vroeg om iets te zeggen in hoeverre dit bij de casus van Flevoland Slimmer het geval is geweest.

5.2.5 Feedback en communicatie

Dat er wel eens fouten in de basisinformatie zitten merkt respondent 4 ook uit de feedback die er op Open Data terug komt. Bepaalde informatie is bijvoorbeeld wel beschikbaar, maar wel erg moeilijk vindbaar. Soms komt het ook voor dat er bepaalde informatie wordt gepubliceerd waar mogelijk kleine foutjes in zitten en dat er daardoor veel meer klachten en meldingen binnenkomen dan dat die informatie niet werd gepubliceerd (R4). Respondent 7 stipt ook aan dat door het publiceren van data men een verplichting krijgt om te realiseren wat uit de informatie blijkt.

“Stel je zet het hele jaarplan wat je volgend jaar gaat doen aan de bruggen en de viaducten, zet jij ergens neer voor de mensen en je breed informeert de mensen dat het ergens staat en ze het ergens kunnen raadplegen. Vervolgens ben je verantwoordelijk omdat jaarplan te realiseren en op de een of andere manier lukt dat niet of je maakt andere keuzes. En dan herhalen ze… wordt je met allerlei vragen geconfronteerd wat jij of niet of wel kiest. Hoe flexibel ben je dan nog? (R7)”

Ondanks dit soort bezwaren tegen het open stellen van meerdere stukken informatie merkt respondent 6 wel een broeiend enthousiasme rondom het thema Open Data gedurende het traject van Flevoland Slimmer. Er zijn al verschillende collega’s naar deze respondent toegekomen die mogelijkheden zien in Open Data. Een belangrijke stap daarin was dat veel medewerkers nog niet bewust waren dat wat zij doen al veel met Open Data te maken heeft. De medewerkers die er tot nog toe het meeste van leren zijn wel degenen die direct met het programma bezig zijn en voor de rest van de organisatie is de bekendheid van dit project nog redelijk beperkt (R4, R5, R6). Er is daarin ook nog een stap te maken hoe de middelen die in dit project worden toegepast op andere onderdelen dan groot onderhoud kunnen worden toegepast (R6). Volgens respondent 7 ligt de verantwoordelijkheid om de lessen uit dit project verder te verspreiden bij het college of bij de raad:

“Uiteindelijk moet wel zoiets van hoger hand gezegd wordt welke kant we op gaan en daar zien we meerwaarde in. Je moet mensen daar in meenemen. Uiteindelijk, iedere verandering levert weerstand op.

Bij mij ook. Als je de voordelen ziet van de nieuwe manier van werken, dan moet je er mee gaan werken en dan is dat de nieuwe werkelijkheid. (R7)”

5.2.6 Toepassing van data en producten

Het daadwerkelijk bouwen van een toepassing valt buiten de scope van het project, maar er zijn al wel mogelijkheden onderzocht zoals een Whatsapp-service (D2). Respondent 4 ziet dan ook nog niet direct veranderingen die teweeg zijn gebracht door Flevoland Slimmer. Opvallend is dat respondent 5 aangeeft wel op concrete toepassingen te rekenen, waarbij later door deze respondent toegevoegd wordt dat concrete toepassingen belangrijker zijn dan de leerschool:

“Ik verwacht uiteindelijk wel toepassingen. En toepassingen die zowel binnen als buiten gebruikt kan worden. Met buiten bedoel ik de burger of wat dan ook, want anders is het weggegooid geld. (R5)”

Deze verwachting lijkt in contrast te staan met de scope die het project aanneemt in de

projectbeschrijving. De projectbeschrijving geeft aan dat de realisatie hiervan wel in gang wordt gezet, maar niet al binnen het project wordt afgerond. Respondent 6 denkt ook dat het project te vroeg valt om al ver doorgevoerde toepassingen te realiseren. Dat wat naar buiten gebracht wordt moet klein en praktisch zijn, waar bewoners echt iets aan hebben (R6). Respondent 7 ziet al wel meerdere kansen voor concrete toepassingen, terwijl deze respondent eerder sceptisch stond tegenover Open Data. Dit komt met name door voorbeelden vanuit de andere casussen van het project Flevoland Slimmer. Een toepassing waar de gemeente Lelystad naartoe zou kunnen werken houdt in dat mensen real time kunnen zien wat de status is van een woonwijk of een stadsoverweg (R7). Gedurende het traject is er ook een andere mogelijkheid voor het gebruik van Open Data met betrekking tot groot onderhoud naar voren gekomen. Andere overheden kunnen er namelijk ook van profiteren als er meer data gepubliceerd wordt over het onderhoud van de openbare ruimte. Zo kunnen bestekken die gepubliceerd worden gebruikt worden als templates voor andere overheden die vergelijkbaar onderhoud moeten uitvoeren (R4). Dat de samenwerking op dit gebied tussen de organisaties verbeterd is, ziet respondent 5 als een opbrengst van het programma.

Voordat de toepassing van Open Data bij de gemeente Lelystad echt tot uiting komt moet er volgens respondent 4 nog een belangrijke stap gemaakt worden, want het zou geborgd moeten worden in de normale werkprocessen. Hiermee wordt bedoeld dat het ontsluiten van informatie niet als een extra handeling wordt gezien, maar dat het een kleine aanpassing is in het werk dat een medewerker van de gemeente uitvoert. Daarvoor moet diegene inzien dat de te ontsluiten informatie waarde heeft voor hemzelf en voor anderen. Dit gebeurt echter te weinig, omdat medewerkers het ontsluiten te veel als een last ervaren (R4). Respondent 6 ervaart ook weerstand, omdat groot onderhoud voor veel mensen een duidelijk en afgebakend onderwerp is en er daardoor niet altijd het mogelijke verband met Open Data wordt gezien. Dit is ook terug te zien in de manier waarop het projectteam het programma Flevoland Slimmer op moet pakken. Er zijn namelijk voor hen geen uren uitgetrokken, maar zij moeten het tussen het normale werk in plannen (R7).

5.2.7 Profijt

Het belangrijkste beoogde effect van de casus die in de gemeente Lelystad is opgepakt heeft te maken met het verbeteren van de kwaliteit van leven van de bewoners. Met Open Data wordt hen een dusdanig inzicht verleend waardoor zij als het ware hun eigen omgevingsmanagement kunnen voeren (D2). Door bijvoorbeeld te weten wanneer er groot onderhoud plaatsvindt kunnen zij daar rekening mee houden (R4, R7). Respondent 6 merkt daarbij dat bewoners vaak met al tevreden zijn met kleine aanpassingen vanuit de gemeente en dat zij niet zitten te wachten op grote veranderingen. Naast deze verbetering van de kwaliteit van leven van bewoners ziet respondent 4 ook nog een economisch voordeel dat uit dit project zou kunnen voortvloeien. Voor de uitvoering van groot onderhoud heeft de gemeente verschillende contracten met aannemers. Voorheen was de relatie met de gemeente voor de aannemer belangrijk om zo vervolgopdrachten binnen te halen, maar door de veranderende manier van aanbesteden die landelijk gebruikt wordt hecht een aannemer hier minder belang aan. Door met Open Data bewoners meer te informeren over de afspraken die gemaakt zijn met aannemers kan er vanuit die hoek een nieuw pressiemiddel worden aangeroepen die ervoor zorgt dat aannemers de afspraken uit het contract nakomen.

5.2.8 Kenmerken van de gemeenschap

Dat er een beweging naar meer Open Data is wordt onder andere veroorzaakt door een veranderende omgeving, want deze wil steeds meer real time op de hoogte zijn van wat er gebeurt in de gemeente en de eigen leefomgeving (R4). Ook aannemers zijn zich er steeds meer van bewust dat het essentieel is om bewoners goed te informeren over het werk dat er uitgevoerd wordt (R4). De gemeentelijke organisatie is ook bezig met een ontwikkeling naar meer openheid en ruimte voor innovatie op dit gebied, maar dit heeft nog wel enige tijd nodig (R6). Men vindt elkaar nog niet altijd op dit gebied. Daarbij spreken veel medewerkers binnen de gemeente het liefste over concrete zaken, terwijl er op dit gebied ook nog wel eens in abstractie wordt gesproken (R5). Een lastige situatie die hiermee te maken, heeft is dat de markt op het gebied van informatiemanagement schaars is, waardoor mensen snel van organisatie wisselen (R5). Om Open Data te organiseren is er volgens respondent 5 wel een diverse groep initiatiefnemers nodig.