Stage Gemeente Heerenveen Stageverslag

Stageverslag

Stage Gemeente Heerenveen

Master History Today Datum: 6 januari 2016

Anna Silvius (S2333414) Morra 145

9204 KV 06-36183383

Stagebegeleider namens de gemeente Heerenveen: Arjen Glas

Stagedocent namens de RUG: Maarten Zwiers

Inhoudsopgave

§1 Inleiding 3

§2 De gemeente Heerenveen 5

§3 Stage 7

3.1 Afspraken en Leerdoelen 7

3.2 Werkzaamheden 9

3.2.1 Het onderzoek 9

3.2.1.1 Het onderzoeksplan 9

3.2.1.2 De gesprekken 11

3.2.1.3 De uitwerking 12

3.2.2. Nevenwerkzaamheden 13

3.2.2.1 Avond ter herijking van het cultuurbeleid 13 3.2.2.2 Helpen op de mobiliteitsmarkt 14

3.2.2.3 Overige werkzaamheden 15

§4 Evaluatie van de stage 16

§5 Bijlagen 18

Bijlage 1 – Voorbeeld e-mail 18

Bijlage 2 - Samenvatting Telefoongesprek 19 Bijlage 3 - Eerste versie Werkproces 21

§6 Literatuurlijst 23

§1 Inleiding

History Today is een maatschappelijk georiënteerde master, waarbij jonge historici (zoals ik) leren hoe ze geschiedenis kunnen toepassen in het werkveld. Een uitgelezen mogelijkheid om te leren over carrièremogelijkheden en ervaring op te doen, is door stage te lopen. Aangezien ik de richting ‘Politiek, Bestuur en Beleid’ volg binnen de Master, wilde ik erg graag bij een gemeente, provincie of andere overheidsinstantie stagelopen. Dit is gelukt; vanaf 5 september begon mijn stage bij de gemeente Heerenveen.

In het voorjaar van 2016 oriënteerde ik mij op stagemogelijkheden, waarbij ik me voornamelijk richtte op overheden die gelegen waren in de drie noordelijke provincies.

Ik wilde namelijk naast mijn stage ook nog een onderzoekscollege volgen en dacht een stage in een noordelijke provincie daarbij het meest praktische zou zijn. Daarbij leek het me ook erg nuttig om in deze provincies een netwerk op te bouwen omdat ik waarschijnlijk in het noorden blijf na mijn afstuderen.

Aangezien overheden over het algemeen niet specifiek zoeken naar stagiaires met een geschiedenis achtergrond, stuurde ik open sollicitaties naar onder andere de gemeente Leeuwarden, SER Noord-Nederland en de gemeente Heerenveen. In mijn sollicitatiebrieven gaf ik aan dat ik op zoek was naar een stage van communicatieve of bestuursondersteunende aard. Uiteindelijk mocht ik bij deze drie instanties op gesprek komen en werd ik verassend genoeg bij alle drie aangenomen.

Ik moest dus kiezen, waarbij ik voornamelijk twijfelde tussen stagelopen bij de Griffie van de gemeente Leeuwarden of bij Team Communicatie bij de gemeente Heerenveen.

Het was een lastige afweging. Bij de gemeente Leeuwarden leek mij de uit te voeren opdracht erg interessant, maar ik had al tijdens mijn bachelor stage gelopen bij de gemeente Leeuwarden. Daarbij zag ik het ook als een uitdaging om als geschiedenisstudent stage te lopen bij een communicatieafdeling van een gemeente. Ik koos voor Heerenveen. Een kleinere gemeente met een geheel eigen dynamiek.

Hoewel mijn keuze gemaakt was, bleef de opdracht die ik tijdens mijn stage bij de

gemeente Heerenveen zou uitvoeren nog onduidelijk. Na een gesprek met

stagebegeleider Arjen Glas bleek dat ik voor de gemeente onderzoek zou doen naar hoe

de bestuurders zich proactiever zouden kunnen profileren. Dit was een heel ander

onderzoek dan ik aanvankelijk gedacht had, maar in ieder geval erg uitdagend. Voor u

ligt het verslag van mijn stage bij de gemeente Heerenveen waarbij ik eerst in zal gaan

op de Gemeente Heerenveen als organisatie en vervolgens op mijn werkzaamheden

tijdens de stage. Tot slot geef ik een evaluatie van de stage.

§2 De gemeente Heerenveen

De gemeente Heerenveen is een gemeente met ongeveer vijftigduizend inwoners waarin naast de plaats Heerenveen zo’n twintig dorpen liggen.

Ondanks de bescheiden grootte van de gemeente, geniet Heerenveen landelijke bekendheid als ‘sportcentrum van het noorden’ door vele sportaccommodaties zoals Thialf, het Abe Lenstra stadion en topsportcentrum ‘Sportstad Heerenveen’.

De gemeente is de lokale overheid in de regio Heerenveen en is verantwoordelijk voor de taken die direct van invloed zijn op haar inwoners zoals bijvoorbeeld het ophalen van huisvuil of het aanleggen van straten.

Het dagelijks bestuur van de gemeente Heerenveen wordt gevormd door het college van burgemeester en wethouders en bestaat naast burgemeester Tjeerd van der Zwan uit de vier wethouders Coby van der Laan, Siebren Siebenga, Hans Broekhuizen en Jelle Zoetendal. Iedere wethouder heeft zijn of haar eigen portefeuille en is dus verantwoordelijk voor een bepaald onderdeel van het gemeentelijk beleid.

Er zijn bij de gemeente Heerenveen in totaal zo rond de zeshonderd mensen in dienst om de gemeentelijke taken zo goed mogelijk uit te voeren.

Binnen de gemeente Heerenveen ondersteunt Team Communicatie de organisatie (logischerwijs) op het gebied van communicatie. Hierbij kan gedacht worden aan het bedenken van communicatiestrategieën rond grote projecten (zoals bijvoorbeeld de komst van een asielzoekerscentrum), het voorbereiden van optredens, openingen of toespraken van de bestuurders en het controleren van teksten die intern of extern verspreid worden.

In de afgelopen decennia is communicatie vrijwel noodzakelijk geworden voor overheden om het beleid uit te dragen en om het takenpakket naar

1 Gemeente Heerenveen, “Dorpen”. Geraadpleegd op 19 december 2016 via:

https://www.heerenveen.nl/gemeente-wonen-en-leven/wonen-in-gemeente-heerenveen/dorpen.html.

2 Gemeente Heerenveen, “Sport en vrije tijd”. Geraadpleegd op 19 december 2016 via:

https://www.heerenveen.nl/sport-en-vrije-tijd.html.

3 Rijksoverheid, “Gemeenten”. Geraadpleegd op 19 december 2016 via:

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/gemeenten/inhoud/taken-gemeente.

4 Gemeente Heerenveen, “College van burgemeester en wethouders”. Geraadpleegd op 19 december 2016 via:

https://www.heerenveen.nl/bestuur-en-politiek/college-van-burgemeester-en-wethouders.html 5 Informeel gesprek met communicatie medewerker José Vandehoef op 19 december 2016.

6 Unit Communicatie, “Over Ons”. Geraadpleegd op 19 december via:

http://intranet.heerenveen.nl/organisatie/organisatie-en-communicatie/team-communicatie.html.

behoren uit te kunnen voeren.

Ook binnen de gemeente Heerenveen is de behoefte aan ondersteuning van Team Communicatie groot en de afdeling groeit gestaag. Op dit moment werken er elf mensen bij Team Communicatie, waaronder twee concernadviseurs, vier communicatieadviseurs en vijf communicatiemedewerkers.

7 Hans Siepel, Frank Regtvoort, Gerald Morssinkhof en Floor de Ruiter, Congruente overheidscommunicatie:

aansluiten bij de communicatiebehoeften van burgers, (Bussum: Coutinho, 2012).

§3 De Stage

3.1 Afspraken en Leerdoelen

Mijn stageperiode bij de gemeente Heerenveen liep van maandag 5 september tot dinsdag 20 december. Normaal gesproken was ik drie dagen in de week op het gemeentehuis van 8.00 tot 16.30. Een enkele keer hielp ik ’s avonds bij een activiteit van de gemeente. In totaal heb ik zo’n 348 uur stage gelopen bij de gemeente Heerenveen.

Op mijn eerste dag kreeg ik een druppel die mij toegang gaf tot alle deuren in het gemeentehuis. Sinds enige tijd is flexwerken ingevoerd bij de gemeente Heerenveen, waardoor het complete Team Communicatie wel op één kamer werkt maar per dag op wisselende werkplekken. Het team is echter groter dan het aantal werkplekken, maar doordat ik iedere dag vrij vroeg begon had ik altijd een computer in kamer 33.

Aangezien de kamer steevast vol was, waren er altijd collega’s in de buurt ik dingen kon vragen en ving ik ook veel op over hun werkzaamheden.

Tijdens een gesprek met Arjen Glas in augustus werden mijn stagewerkzaamheden vastgesteld. Deze werkzaamheden waren:

 Bij de gemeente Heerenveen speelt het vraagstuk hoe de bestuurders zich meer proactief kunnen profileren in de gemeente en hoe ze meer inwonersgericht kunnen zijn. Hoe doen andere gemeentes dat en hoe zien de bestuurders het zelf?

Tijdens deze stage wordt het mijn taak om hier onderzoek naar te doen.

Uiteindelijk zal deze stage een onderzoeksrapport opleveren.

 Mochten er zogenoemde ‘politieke issues’ voor burgemeester en wethouders optreden dan loop ik mee met Arjen Glas en ondersteun ik hem waar nodig.

 Het ondersteunen van team Communicatie waar nodig.

In mijn eerste week bleek dat ik mijn opdracht enigszins verkeerd had opgevat. Ik

hoefde namelijk geen onderzoek te doen naar de inwonersgerichtheid van de

bestuurders, maar alleen naar proactieve representatie. Daarbij zijn er tijdens mijn

stageperiode niet zulke grote politieke issues geweest dat ik met Arjen mee hoefde te

lopen of hem moest ondersteunen. Team Communicatie heb ik hier en daar wel kunnen

ondersteunen. Op de precieze werkzaamheden kom ik later in het verslag terug.

Naar aanleiding van de geplande werkzaamheden had ik in mijn stageplan verschillende leeruitkomsten opgesteld met de daarbij te verwerven competenties:

 Na deze stage heb ik laten zien dat ik een onderzoek goed zelfstandig kan opzetten en uitvoeren.

 Ook heb ik na deze stage alle verkregen informatie op een goede, leesbare manier kunnen omgezet in een onderzoeksverslag.

 Daarbij kan ik een goede, constructieve bijdrage leveren aan het functioneren van de communicatieafdeling van de gemeente Heerenveen en hierbij mijn oplossend vermogen en mijn functioneren in samenwerkingsverband laten zien.

 Door mee te draaien bij de gemeente Heerenveen kan ik beter inzicht te krijgen in mijn carrièremogelijkheden na de master History Today.

3.2 Werkzaamheden 3.2.1 Het onderzoek

Mijn hoofdtaak tijdens de stage was onderzoeken hoe het representatiebeleid van de gemeente Heerenveen proactiever ingevuld zou kunnen worden.

3.2.1.1. Het onderzoeksplan

Tijdens de eerste paar weken van mijn stage was ik bezig met het bedenken van een onderzoeksplan. Als geschiedenisstudent vond ik het namelijk lastig om invulling te geven aan een (communicatie)onderzoek waarbij het voor mij in eerste instantie ook niet helemaal duidelijk was wat ‘proactieve representatie’ nou precies betekende en wat het inhield om ‘proactief te representeren’. Om dit voor mezelf duidelijk te krijgen zocht ik naar literatuur over het onderwerp, maar gek genoeg is die er niet. Toen ben ik gaan zoeken naar literatuur over aspecten van het representatiebeleid die zouden kunnen bijdragen aan proactiviteit, namelijk bestuursondersteuning en bestuurlijke profilering.

Daarbij ben ik me gaan verdiepen in bestuurlijke communicatie om bestuurlijke

representatie voor mezelf in een kader te plaatsen. Dit leverde (gelukkig) wel literatuur

op en gaf mij enige ideeën voor een proactiever representatiebeleid. Ik besloot om het

eerste hoofdstuk geheel te wijden aan de opvattingen die er in de literatuur heersen over

bestuurlijke representatie en communicatie om mijn onderzoek een academisch kader

te geven.

Aangezien de gemeente Heerenveen misschien iets kon leren van andere overheidsinstanties, wilde ik ook een hoofdstuk wijden aan hoe het (proactieve) representatiebeleid aldaar ingevuld wordt. Het probleem was alleen dat ik niet wist welke instanties relevant konden zijn voor mijn onderzoek. Als ‘criterium’ besloot ik toen te zoeken naar overheden van verschillende groottes die in meer of mindere gebruik maakten van bestuursondersteuning. Omdat ik had geen idee had welke overheidsinstanties relevant konden zijn voor het onderzoek, heb ik in eerste instantie gegoogeld op instanties met een bestuursadviseur. Ik was namelijk bang dat als ik echt willekeurige instanties zou benaderen het geen relevante informatie zou opleveren.

Aanvankelijk kwam ik toen tot de volgende overheidsinstanties: de gemeentes Den Haag, Groningen, Tilburg, Baarn en de provincies Limburg en Gelderland. Na gebeld te hebben met de gemeente Baarn bleek dat de gemeente toch geen bestuursadviseur had en daardoor viel Baarn af.

Gedurende het onderzoek kwamen er echter ook weer overheidsinstanties bij doordat deze werden aangeraden door Arjen Glas of door mijn contactpersonen bij de verschillende gemeentes en provincies. Uiteindelijk heb ik hierdoor de volgende overheden in mijn onderzoek meegenomen: de gemeentes Den Haag, Breda, Groningen, Den Bosch, Tilburg, Zutphen en de provincies Limburg, Drenthe en Gelderland. Achteraf gezien had ik op een meer gestructureerde manier moeten zoeken naar ‘bruikbare’

overheden. Nu is Brabant namelijk oververtegenwoordigd in het onderzoek terwijl provincies als Flevoland, Noord-Holland, Zeeland en Overijssel helemaal niet zijn meegenomen. Ik heb wel contact proberen te zoeken met de gemeente Zwolle, maar hier kreeg ik (na meerdere keren bellen en mailen) geen enkele respons. Ook heb ik geen contact gezocht met gemeentes in de provincie Friesland omdat de Friese gemeentes volgens Arjen Glas vrijwel allemaal een passief representatiebeleid hebben en dus niet relevant konden zijn voor het onderzoek. Al met al heb ik wel negen overheden kunnen meenemen in mijn derde hoofdstuk, maar bij een volgend onderzoek zal ik gestructureerder te werk moeten gaan.

Naast een hoofdstuk over de opvattingen in de literatuur en een hoofdstuk over de gang

van zaken bij andere overheden, wilde ik ook een hoofdstuk wijden aan het (proactieve)

representatiebeleid bij de gemeente Heerenveen. Hoe zou het (proactieve)

representatieproces moeten verlopen volgens de beleidsstukken en hoe zien de Heerenveense bestuurders hun eigen rol met betrekking tot representatie? Hoewel dit hoofdstuk mijn tweede zou worden, schreef ik het als laatste. Ik wilde namelijk eerst een idee hebben van proactieve representatie voordat ik in gesprek ging met de Heerenveense bestuurders. Na overleg met Arjen Glas besloot ik drie bestuurders te benaderen voor mijn onderzoek: burgemeester Tjeerd van der Zwan, wethouder Siebren Siebenga en wethouder Jelle Zoetendal. Tjeerd van der Zwan heeft namelijk als burgemeester veel te maken met representatie, Siebren Siebenga is al meerdere jaren wethouder en heeft een groot netwerk terwijl Jelle Zoetendal pas in 2014 begonnen is als wethouder en dus een relatief nieuwe bestuurder is. Al met al denk ik dat ik met deze hoofdstukindeling tot de meest gefundeerde conclusies en aanbevelingen kon komen.

3.2.1.2 De gesprekken

Een belangrijk onderdeel van mijn onderzoek was analyseren hoe andere overheidsinstanties invulling geven aan hun (proactieve) representatiebeleid. Ik had een lijst opgesteld van overheden die mij interessante informatie zouden kunnen geven, maar ik moest hiervoor wel in contact komen met juiste personen bij die overheden.

Begin september zocht ik contact met de eerste instanties. Ik besloot te bellen met de algemene nummers omdat ik dacht dat de telefonisten mij dan de contactgegevens konden geven van de personen die over representatie gingen. Dit bleek een naïeve gedachte.

Contact leggen met overheden was namelijk de meest tijdrovende klus tijdens mijn stageperiode. Vaak stond ik minutenlang in de wacht (tot wel een halfuur), waarna een telefoniste mij vervolgens doorverwees naar het algemene e-mailadres. Na e-mail(s) verstuurd te hebben richting het algemene e-mailadres, duurde het gemiddeld nog vier weken voordat ik een reactie kreeg.

Hoewel het bereiken van de juiste mensen veel tijd kostte, was vrijwel iedereen bereid om een (bel)afspraak met mij te maken. Met een aantal contactpersonen sprak ik af op het provincie- of gemeentehuis (zoals bij de gemeente Groningen en de provincie Drenthe), maar over het algemeen waren de gesprekken telefonisch.

8 Een voorbeeld van een e-mail is te vinden in bijlage 1.

Voorafgaand aan de gesprekken had ik een lijst van vragen voorbereid waarvan ik dacht dat het interessante informatie op zou kunnen leveren. Zo ging ik allereerst in op de invulling van representatie bij de betreffende overheid. Wat zijn de gemaakte afspraken wat betreft representatie en hoe wordt er omgegaan met strategische belangen?

Vervolgens vroeg ik naar de rol van de bestuursadviseur bij representatie en of er ook gewerkt werd met een bestuurlijk profiel. Tot slot vroeg ik naar de proactiviteit van de bestuurders. Vonden mijn contactpersonen hun representatiebeleid en bestuurders proactief of zou het proactiever kunnen? Als er in de gesprekken nog andere interessante elementen van het betreffende representatiebeleid voorbij kwamen dan vroeg ik daar ook vaak op door.

De gesprekken met de Heerenveense bestuurders waren van een andere aard dan de gesprekken met de vertegenwoordigers van de verschillende overheidsinstanties. Ik was namelijk erg geïnteresseerd in hoe de bestuurders aankeken tegen (proactieve) ontwikkelingen zoals de bestuursadvisering en het bestuurlijke focusplan. Daarbij was ik benieuwd naar hoe de bestuurders zelf dachten proactief te kunnen zijn. De gesprekken met de bestuurders gaven een nieuwe invalshoek voor het onderzoek en leidden daarom ook tot nieuwe inzichten over een (proactief) representatiebeleid.

Tijdens de master History Today heb ik het vak Oral History gevolgd, waarbij een interview de basis vormt voor een essay. Daarbij heb ik tijdens de master ook het vak Leergeschiedenis en Organisaties gevolgd, waarin ik voor een onderzoek meerdere mensen heb moeten interviewen. De interviewervaring die ik tijdens deze vakken heb opgedaan, kwam mij goed van pas tijdens dit onderzoek. Zo wist ik dat het nuttig kon zijn om stiltes te laten vallen, dat ik mijn gesprekspartners geen woorden in de mond moest leggen en wist ik ook hoe ik gerichter kon doorvragen.

Om de gesprekken te kunnen gebruiken als bron, heb ik (met toestemming) de

interviews op locatie opgenomen en deze vervolgens getranscribeerd. De

telefoongesprekken kon ik helaas niet opnemen, maar om deze gesprekken toch te

kunnen gebruiken voor het onderzoek heb ik aantekeningen gemaakt, een samenvatting

van het gesprek uitgewerkt en deze opgestuurd naar mijn gesprekspartners met de

vraag om op- en aanmerkingen.

Op deze manier konden de gesprekspartners een aantal nuanceringen of verduidelijkingen aanbrengen.

Al met al heb ik hele interessante gesprekken mogen voeren voor dit onderzoek, waarbij bleek dat een proactief representatiebeleid iets is waar veel overheidsinstanties mee bezig zijn. Bijna al mijn gesprekspartners waren dan ook geïnteresseerd in de uitkomsten van het onderzoek.

3.2.1.3. De uitwerking

Het verzamelen van literatuur, beleidsstukken en het houden van interviews heeft veel tijd gekost, waardoor ik pas in november echt kon beginnen met schrijven. In eerste instantie had ik er rekening mee gehouden dat ik mijn onderzoek eind december zou moeten opleveren, omdat mijn stage dan zou eindigen. Eind november bleek echter dat mijn opdrachtgever Arjen Glas 19 december op vakantie ging. Arjen wilde het rapport graag hebben voordat hij wegging, waardoor ik in die laatste twee weken nog even flink moest doorwerken. Uiteindelijk kon ik het zestig pagina’s tellende rapport Proactieve Paden 15 december inleveren.

3.2.2. Nevenwerkzaamheden

Naast het uitvoeren van het onderzoek heb ik ook andere werkzaamheden verricht tijdens mijn stageperiode bij de gemeente Heerenveen.

3.2.2.1. Avond ter herijking van het cultuurbeleid

Op 14 september 2016 organiseerde de gemeente Heerenveen een avond in het Abe Lenstra Stadion waar de herijking van het cultuurbeleid van Heerenveen centraal stond.

Er kwamen meer dan honderd mensen af op de bijeenkomst (voornamelijk afkomstig uit de Heerenveense cultuursector) om ideeën en suggesties te geven voor het cultuurbeleid vanaf 2018.

Hoewel Team Communicatie eigenlijk niets te maken heeft met cultuurbeleid, werden er zoveel mensen verwacht dat de organisatoren van de avond Team Communicatie om hulp vroegen. Collega Joan Brakke en ik hielpen die avond mee

9 In bijlage 2 vindt u een voorbeeld van een samengevat telefoongesprek.

10 Het onderzoek is niet meegenomen in de bijlagen van dit verslag omdat het bestand meer dan zestig pagina’s telt.

11 Jitze Hooghiemstra, “FOTO’S | Cultuursector roept op tot verbinding en samenwerking”, in: Heerenveense

Courant, 15 september 2016. Artikel te raadplegen via: http://www.heerenveensecourant.nl/nieuws/50734/fotos-

cultuursector-roept-op-tot-verbinding-en-samenwerking/

en dit betekende dat we naamkaartjes uitdeelden, mensen een plaats toewezen, tafels klaarzetten, maar wij waren ieder ook verantwoordelijk voor het begeleiden van een gespreksgroep.

Samen met raadslid Betty van der Ven (PvdA) moest ik de gesprekken in goede banen leiden, waarbij mevrouw Van der Ven voorzitter was en ik (aanvankelijk) secretaris. Het was de bedoeling dat ieder groepslid ideeën formuleerde op post-its en dat we die gezamenlijk zouden onderverdelen onder noemers als ‘zou mooi zijn’, ‘wenselijk’ en

‘absoluut wenselijk’. Aangezien ieder afzonderlijk groepslid overtuigd was dat zijn of haar eigen post-its ‘absoluut wenselijk’ waren en ook mevrouw Van der Ven alle post-its onder de noemer ‘absoluut wenselijk’ plaatste, trad ik op als gespreksleider zodat iedereen argumenten kon geven waarom zijn of haar post-it ‘absoluut wenselijk’ was en hielden we vervolgens stemmingen. Doordat mevrouw Van der Ven ook mee deed aan de stemmingen en argumenteerde vanuit haar politieke achtergrond, kwam er een interessant perspectief bij. Al met al kwamen er zo hele interessante discussies en werd er beter geselecteerd, waarbij samenwerking tussen culturele organisaties en

cultuuronderwijs op basisscholen voornamelijk gezien werden als ‘absoluut wenselijk’.

Afbeelding 1. De gespreksgroep © Jitze Hooghiemstra

3.2.2.2. Helpen op de mobiliteitsmarkt

Op 6 oktober 2016 werd er een zogenoemde ‘mobiliteitsmarkt’ georganiseerd op het gemeentehuis. Deze markt werd georganiseerd door de afdeling Personeel & Organisatie voor de Heerenveense ambtenaren. Tegenwoordig is het namelijk niet meer zo gebruikelijk dat mensen hun hele loopbaan op één plek werken en op de mobiliteitsmarkt was het dan bijvoorbeeld mogelijk om een CV-check te laten doen, een foto voor LinkedIn te maken of een persoonlijkheidstest te doen. Als stagiair maakte ik foto’s van de markt, hielp ik mee om tafels klaar te zetten, stands op te bouwen, standhouders welkom te heten, mensen de weg te wijzen, lunchpakketten uit te delen enzovoorts. Het was erg leuk en interessant om te helpen bij deze markt. Ik mocht namelijk zelf ook gebruik maken van alle mogelijkheden, waarbij ik met name onder de indruk was van de persoonlijkheidstest.

3.2.2.3. Overige werkzaamheden

Naast mijn onderzoek en bovengenoemde werkzaamheden heb ik ook nog wat kleinere werkzaamheden verricht bij de gemeente Heerenveen.

Om bepaalde werkzaamheden meer gestructureerd te kunnen oppakken werden er bij Team Communicatie verschillende werkprocessen opgesteld. Arjen Glas vroeg mij om ook een werkproces te maken bij de ontvangst en verwerking van uitnodigingen voor collegeleden. Ik schreef dit werkproces aan de hand van het representatieprotocol en na gesprekken met communicatiemedewerker Richtsje Stornebrink en bestuurssecretaresse Jeanette Best.

Het opstellen van dit werkproces was erg nuttig omdat ik hierdoor meer inzicht kreeg in het passieve representatiebeleid van de gemeente Heerenveen.

Op woensdag 14 september was ik aanwezig bij de onthulling van een gedenksteen ter nagedachtenis aan de Joodse oorlogsslachtoffers uit de gemeente Heerenveen. Ik maakte enkele foto’s die de burgemeester kon gebruiken voor zijn eigen social media en die Team Communicatie kon gebruiken voor de gemeentelijke social media.

12

De eerste versie van het werkproces is te vinden in bijlage 3.

Daarbij heb ik meerdere keren genotuleerd tijdens het dagelijkse tien-uur-overleg en heb ik een aantal keren telefoontjes opgenomen waarbij ik vragen beantwoordde van collega’s of mensen moest doorverbinden.

Afbeelding 2 Burgemeester Tjeerd van der Zwan houdt een speech.

© Anna Silvius

§4 Evaluatie van de Stage

Na ongeveer vier maanden stagelopen bij de gemeente Heerenveen kan ik terugkijken op een leerzame tijd. Ik heb namelijk niet alleen veel geleerd over de gang van zaken bij een gemeente, maar ook over mezelf doordat ik een goed beeld heb gekregen van werkzaamheden die wel en werkzaamheden die niet bij me passen. Naast het feit dat het een leerzame tijd was, heb ik ook een gezellige tijd gehad bij de gemeente Heerenveen. Ik werd namelijk als stagiaire helemaal geaccepteerd in de organisatie en draaide als volwaardig medewerker mee. Zo mocht ik mee op het afdelingsuitje en vierden we met het hele team Sinterklaas.

Voorafgaand aan de stage had ik in het stageplan verschillende leeruitkomsten opgesteld met de daarbij te verwerven competenties. Eén van deze leeruitkomsten was dat ik na deze stage kon laten zien dat ik een onderzoek goed zelfstandig kan opzetten en uitvoeren. Ik denk dat ik deze leeruitkomst gehaald heb. Vanaf het begin van mijn stage was Arjen Glas namelijk meer een opdrachtgever dan een begeleider. Dit betekende dat ik echt zelf moest uitvinden hoe ik mijn onderzoek wilde aanpakken, wat voor elementen ik wilde uitlichten en mijn manier van onderzoek zo nu en dan moest verdedigen. Aangezien mijn onderzoek een communicatieonderzoek was, vond ik het opstellen van een plan aanvankelijk erg lastig. De vaardigheden die ik heb opgedaan tijdens mijn studie kwamen hierbij echter goed van pas. Ik kon namelijk toch genoeg bronnen vinden, verwerken en uiteindelijk ook analyseren, terwijl de gebruikte bronnen geen historische grondslag hebben. Dat ik met mijn studieachtergrond ook een communicatieonderzoek heb kunnen uitvoeren vond ik erg leerzaam en ik ben er eigenlijk ook best wel trots op.

Een andere vooropgestelde leeruitkomst was dat ik na deze stage alle verkregen

informatie op een goede, leesbare manier zou hebben omgezet in een

onderzoeksverslag. Schrijven is een belangrijk onderdeel in de master History Today en

bij vrijwel alle vakken moet er dan ook een goed geschreven essay in worden geleverd,

waarbij verschillende bronnen worden gebruikt. Persoonlijk vind ik toegankelijk

schrijven erg belangrijk en aangezien ik ook tijdens stage met divers bronmateriaal heb

gewerkt (secundaire literatuur, beleidsstukken en interviews), heb ik mijn hoofdstukken

ook meerdere keren nagekeken, teksten geschrapt en stukken herschreven. Uiteindelijk denk ik dat mijn onderzoeksrapport meerdere keren kritisch te hebben bekeken, bovengenoemde leeruitkomst gehaald heb en dus een goed leesbaar onderzoeksrapport heb opgeleverd.

Hoewel mijn hoofdtaak het schrijven van mijn onderzoeksrapport was, wilde ik ook een constructieve bijdrage leveren aan het functioneren van Team Communicatie en daarbij mijn oplossend vermogen en werken in samenwerkingsverband laten zien. Ik ben van mening dat ik deze leeruitkomst maar ten dele gehaald heb. Op de avond ten behoeve van de cultuurnota heb ik het bijvoorbeeld wel kunnen laten zien door met ideeën te komen over de opstelling en invulling van de avond en daarbij moest ik bij het uitdelen van de naambordjes goed samenwerken met collega Joan Brakke omdat de organisatoren de namenlijst niet alfabetisch hadden geprint. Deze avond was een uitzondering op de regel. Vrijwel mijn gehele stageperiode was ik tussen de communicatiemedewerkers bezig met mijn onderzoek. Bij veel werkzaamheden van Team Communicatie (zoals bijvoorbeeld het redigeren van collegeadviezen of andere gemeentelijke stukken) was mijn hulp namelijk niet nodig en hoewel ik aan het begin van mijn stage meerdere keren heb aangegeven ook met andere taken wel te willen helpen, werd mijn hulp niet vaak gevraagd. Ik denk dat dit deels komt doordat het onderzoek gezien werd als mijn hoofdtaak. Uiteindelijk heb ik dus naar mijn mening geen structurele constructieve bijdrage kunnen leveren aan het functioneren van Team Communicatie.

Door mee te draaien bij de communicatieafdeling van de gemeente Heerenveen hoopte ik een beter inzicht te krijgen in mijn carrièremogelijkheden na de master History Today.

Ik heb zeker meer inzicht gekregen in mijn capaciteiten als geschiedenisstudent. Ik was

namelijk in staat om een communicatieonderzoek uit te voeren en een onderzoek uit te

voeren over een onderwerp waar ik aanvankelijk niets van afwist. Ik ben er echter ook

achter gekomen dat langdurig onderzoek doen niets voor mij is. Vaak zat ik namelijk van

half negen tot vijf achter alleen maar achter de computer literatuur te zoeken, artikelen

te zoeken, interviews uit te werken of hoofdstukken te tikken. Dit ligt mij toch iets

minder. Ik weet dus niet of een kantoorbaan waarbij ik bijvoorbeeld alleen maar

administratieve taken zou hebben echt bij mij past. Op basis van deze stage denk ik dat

een functie waarbij ik in gesprek mag met mensen beter bij mij aansluit. Zo zou ik bijvoorbeeld wel adviseur willen worden of bemiddelaar of coördinator. In ieder geval een meer dynamische functie dan bij een kantoorbaan gebruikelijk is.

Mijn stage bij de gemeente Heerenveen was erg leerzaam. Ik heb een onderzoek kunnen

opleveren waar ik trots op ben en waarvan ik denk dat het

(proactieve)representatiebeleid van de gemeente Heerenveen er baat bij heeft. Ik wil

graag nog even mijn dank uitspreken richting de collega’s van Team Communicatie. Zij

maakten dat ik mij erg welkom voelde op de afdeling en stonden altijd voor mij klaar als

ik vragen had.

§5 Bijlagen

Bijlage 1 - Voorbeeld e-mail

Geachte mevrouw Van Iersel,

Mijn naam is Anna Silvius en ik ben masterstudent Geschiedenis in de richting Politiek, Bestuur en Beleid aan de Rijksuniversiteit Groningen. In opdracht van de gemeente Heerenveen doe ik onderzoek naar de (proactieve) representatie van bestuurders. Een onderdeel van mijn onderzoek is het bestuderen van het representatiebeleid van andere bestuurlijke instanties. Van Marieken Horvers (gemeente Tilburg) begreep ik dat u mij wellicht meer zou kunnen vertellen over het representatiebeleid van de gemeente Den Bosch.

Op dit moment is de bestuurlijke representatie van de gemeente Heerenveen voornamelijk ‘passief’.

Dit betekent dat er op basis van een uitnodiging een afweging wordt gemaakt ten behoeve van de gemeentelijke belangen. Proactieve representatie daarentegen houdt in dat de bestuurders al anticiperen op geluiden uit de samenleving en hier vervolgens hun representatie op afstemmen. De gemeente Heerenveen streeft een proactiever representatiebeleid na, maar nog onbekend is hoe deze vorm van representatie ingevuld moet worden. Mijn onderzoeksrapport wordt geschreven in opdracht van de

gemeente met het oog op deze lacune. De vraag die in mijn onderzoek centraal staat is dan ook: “Op welke manieren kunnen de bestuurders van de gemeente Heerenveen proactiever representeren?”

Enkele vragen die van belang zijn voor mijn onderzoek zijn de volgende:

- Hoe wordt er bijvoorbeeld omgegaan met uitnodigingen (reactief representatiebeleid)?

- Hoe wordt er bij representatie omgegaan met strategische belangen?

- Hoe proactief zijn de bestuurders van de gemeente Den Bosch?

- In hoeverre wordt er gekeken naar (representatie) kansen en mogelijkheden voor de bestuurder?

Als u nog denkt dat u andere relevante informatie heeft die niet naar voren komt bij bovenstaande vragen dan hoor ik het graag. U mag mij de antwoorden mailen maar misschien kunnen we ook een (telefonische) afspraak maken?

Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet, Anna Silvius

06-36183383

Bijlage 2 Voorbeeld samenvatting telefoongesprek

Onderstaande samenvatting is gezien door mevrouw Van Iersel en door haar goedgekeurd.

Telefoongesprek – Suzan van Iersel (Gemeente Den Bosch) 15 november 2016 Wekelijks komen er bij de gemeente Den Bosch tussen de twintig en vijftig uitnodigingen binnen. Al deze uitnodigingen worden verzameld op één punt en worden in een lijst geplaatst. Bij een uitnodiging komt dan te staan op welke dag iets plaatsvindt, waar, wat enzovoorts. Vervolgens wordt de zogenoemde ‘uitnodigingenlijst’ toegankelijk gemaakt voor de hoofden van de afdeling, de BCA’s (?), de sectorcommunicatieadviseurs en het bestuurssecretariaat. Zij kunnen dan eventuele aanvullingen en wijzigingen teruggeven aan de persoon die de lijst opstelt.

Alle opmerkingen worden vervolgens verwerkt in een nieuwe lijst en vervolgens wordt er per uitnodiging gekeken welke communicatieadviseur voor welke bestuurder de

bouwstenen aanlevert. In principe is het zo dat iedere communicatieadviseur is

gekoppeld aan één bestuurder. Na een eindcontrole wordt de definitieve uitnodigingenlijst in de digitale werkomgeving Verseon geplaatst.

De uitnodigingenlijst wordt door de bestuurders besproken tijdens de collegevergadering.

Hier kan een bestuurder zelf nog op of aanmerkingen plaatsen bij het gegeven advies.

Het kan namelijk zo zijn dat de bestuurder zelf graag naar een evenement toe wil, waar in de advisering geen rekening mee is gehouden. “Als een bestuurder negatief oordeelt over het advies bij een uitnodiging, dan verander ik dat met liefde hoor. Dat is geen

probleem.” Deze nu genoemde ‘besluitenlijst’ van het college wordt nu de uiteindelijke

‘representatielijst’ en wordt zichtbaar voor alle betrokkenen in de organisatie. “Dat kan oplopen tot 200 medewerkers en het is echt een handig werkdocument omdat mensen weten wat er precies speelt tot wel een halfjaar vooruit. Soms krijgen we namelijk al uitnodigingen binnen voor bijvoorbeeld carnaval of grote activiteiten in mei en juni. Die komen dan ook al op de lijst.”

Bij de gemeente Den Bosch zijn het dus eigenlijk de ambtenaren die de regie voeren, maar Suzan van Iersel, medewerker kabinetzaken bij de gemeente Den Bosch, ziet dat niet als een probleem. “Ik ben er eigenlijk best wel trots op. Wij denken goed na over onze adviezen en eigenlijk worden al onze bestuurlijke adviezen klakkeloos

overgenomen.” Daarbij speelt ook mee dat Suzan van Iersel nu al bijna tien jaar bij de gemeente Den Bosch werkt en al onder drie colleges heeft gewerkt. “In het land van de blinden is eenoog koning hè? Ze nemen het snel over ook omdat ik er al zo lang werk en ze weten dat ik (en mijn collega’s ook) er inzicht in hebben.”

Het jaar 2016 was in Den Bosch het Jheronimus Bosch-jaar. “Dit was voor ons een uitgelezen kans om eens anders om te gaan met representatie. Aan het begin van het jaar heb ik toen een plan van aanpak geschreven, waarbij we per wethouder hebben gekeken welke inhoudelijke dossiers er vlot getrokken moesten worden. Bij de

verschillende dossiers hebben we toen externe mensen gezocht die bij het vlottrekken van die dossiers zouden kunnen helpen. Vervolgens hebben we de portefeuillehouder en de externe persoon gekoppeld aan een evenement.”

Volgens Suzan van Iersel liep dit in eerste instantie gesmeerd “maar ik vraag me af of we

proactieve representatie volgend jaar ook zo positief kunnen benaderen.” Van februari tot

en met mei was er namelijk een unieke Jeroen Bosch tentoonstelling, maar toen de

tentoonstelling voorbij was liep de belangstelling van de externe partijen terug. “We

hadden nog steeds super toffe evenementen, maar mensen hebben het druk en dus een

overvloed aan evenementen. Dit betekent eigenlijk dat als je minder gave evenementen

hebt, je minder respons krijgt. Het beklijft minder goed. Ik vraag me dan ook echt af hoe

we proactieve representatie volgend jaar moeten invullen omdat je zonder evenementen

geen proactieve representatie hebt.”

Bijlage 3 Eerste versie werkproces

Werkproces “Uitnodigingen optredens collegeleden”

(Representatie) Achtergrond

De gemeente ontvangt gedurende het jaar tientallen verzoeken van bedrijven, instanties en organisaties voor aanwezigheid van één of meer bestuurders waarbij een optreden van de bestuurder verwacht wordt. Om deze uitnodigingen op een gestructureerde manier te kunnen beantwoorden is dit werkproces opgesteld.

Aanvraag

Stap 1: Nadat een uitnodiging bij het bestuurssecretariaat is binnengekomen voor een optreden waarbij een toespraak of een andere handeling van een collegelid wordt verwacht, toetst de bestuursecretaresse de uitnodiging aan de hand van een criterialijst (zie bijlage 1). Belangrijk hierbij is het onderscheid tussen uitnodigingen op bestuurlijk en uitnodigingen op ambtelijk niveau.

 Zijn de criteria onvoldoende van toepassing? In dat geval kan een ambtenaar inspringen of kan het verzoek afgewezen worden.

Stap 2: Vervolgens bespreekt de bestuurssecretaresse de uitnodiging met het gevraagde collegelid en de desbetreffende ondersteuner.

 Sluit de activiteit aan bij de portefeuille of het focusplan van het gevraagde collegelid? Zo niet, bij welke portefeuille of focusplan sluit het aangevraagde optreden dan het beste aan?

 Past het optreden in de agenda van het gevraagde collegelid? Zo niet, welk ander collegelid heeft dan tijd voor het optreden?

Stap 3: Is er sprake van een uitnodiging voor een openingshandeling of iets dergelijks? De bestuurssecretaresse toetst de uitnodiging dan ook bij de afdeling vergunningen.

Afhandeling

Stap 4: Als de uitnodiging op basis van bovenstaande stappen is goedgekeurd, stuurt de bestuurssecretaresse (de link van) een representatieformulier

naar de aanvrager om duidelijk te krijgen wat de vraag precies is, wat de verwachtingen zijn en wat de activiteit voor zowel de organisatie als Heerenveen kan betekenen.

Stap 5: Het teruggestuurde representatieformulier wordt door de bestuurssecretaresse naar de afdeling communicatie en de betrokken vakafdeling gestuurd.

 Is er sprake van een uitnodiging op ambtelijk niveau? In dat geval kan het wenselijk zijn dat er bij het optreden een inhoudelijk medewerker meegaat ter ondersteuning van het uitgenodigde collegelid.

Stap 6: De afdeling communicatie dient het ingevulde representatieformulier te gebruiken als oplegvel bij het schrijven van een eventuele toespraak.

Bijlage 1 – Criteria voor afweging uitnodiging

13 De link naar het representatieformulier is:

https://www.e-inwoner.nl/prod/fr/Heerenveen/Aanvraag_aanwezigheid_bestuurder/new

Criteria voor uitnodigingen op bestuurlijk niveau:

1. Het betreft een verzoek waarbij bestuurlijke aanwezigheid gepast, gewenst of vereist is;

2. De rol van de bestuurder moet zeer duidelijk zijn; hoe, wat, waarom en wanneer;

3. Met het verzoek hangt een algemeen stads- of wijkbelang samen;

4. Het verzoek moet aansluiten op een portefeuille en/of deskundigheid van een bestuurder of op die van de portefeuillehouder die hij/zij vervangt;

5. Er is actualiteitswaarde;

6. Een bijdrage kan draagvlak creëren of vergroten;

7. Er zijn morele verplichtingen of toezeggingen gedaan;

8. Het levert free publicity op.

Criteria voor uitnodigingen op ambtelijk niveau:

1. Het betreft een verzoek waarbij ambtelijke aanwezigheid gepast, gewenst of vereist is;

2. De rol van de ambtenaar moet zeer duidelijk zijn; hoe, wat, waarom en wanneer;

3. Met het verzoek hangt een belang samen;

§6 Literatuurlijst

Gemeente Heerenveen, “College van burgemeester en wethouders”. Geraadpleegd op 19 december 2016. https://www.heerenveen.nl/bestuur-en-politiek/college-van-burgemeester-en- wethouders.html.

Gemeente Heerenveen, “Dorpen”. Geraadpleegd op 19 december 2016.

https://www.heerenveen.nl/gemeente-wonen-en-leven/wonen-in-gemeente- heerenveen/dorpen.html.

Gemeente Heerenveen, “Sport en vrije tijd”. Geraadpleegd op 19 december 2016.

https://www.heerenveen.nl/sport-en-vrije-tijd.html.

Hooghiemstra, Jitze. “FOTO’S | Cultuursector roept op tot verbinding en samenwerking”.

In: Heerenveense Courant, 15 september 2016 .

Rijksoverheid, “Gemeenten”. Geraadpleegd op 19 december 2016.

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/gemeenten/inhoud/taken-gemeente.

Siepel, Hans, Frank Regtvoort, Gerald Morssinkhof en Floor de Ruiter. Congruente overheidscommunicatie: aansluiten bij de communicatiebehoeften van burgers, Bussum:

Cotinho, 2012.

Unit Communicatie, “Over Ons”. Geraadpleegd op 19 december.

http://intranet.heerenveen.nl/organisatie/organisatie-en-communicatie/team-

communicatie.html.