Een mozaïek van informatie
Management accounting informatie systemen
in projectorganisaties
Afstudeerscriptie
Rijksuniversiteit Groningen
Faculteit Economie en Bedrijfskunde
Master Accountancy & Controlling Afstudeerrichting Controlling
Auteur: V.J.M den Dekker
Studentnummer: 1625632
Afstudeerbegeleider RUG: dr. J.S. Gusc
Tweede beoordelaar RUG: drs. J. Westra-de Jong Afstudeerbegeleider X:
Een mozaïek van informatie
Management accounting informatie systemen
in projectorganisaties
VOORWOORD
Voor u ligt mijn afstudeeronderzoek, mijn laatste stap voor de afsluiting van de master Accountancy & Controlling, afstudeerrichting controlling. Ik heb dit onderzoek mogen uitvoeren bij een projectorganisatie. Het doel van dit onderzoek is het aandragen van mogelijke verbeterpunten met betrekking tot het management accounting informatiesysteem.
Ik heb deze scriptie geschreven bij een projectorganisatie, waar ik naast mijn scriptiewerkzaamheden ook een kijkje de taken van een controller heb gekregen. Graag wil ik mijn begeleider vanuit deze projectorganisatie bedanken voor zijn tijd, moeite en adviezen in de afgelopen maanden. Ook wil ik graag alle geïnterviewden en andere collega’s bedanken voor hun hulp, nuttige tips en de prettige werkomgeving.
Tevens wil ik mijn scriptiebegeleider, mevrouw Gusc, bedanken voor haar begeleiding vanuit de Rijksuniversiteit Groningen. Dankzij haar inzichten, kritische opmerkingen en goede adviezen heb ik mijn scriptie steeds weer kunnen verbeteren. Ook wil ik graag mevrouw Westra bedanken voor het optreden als medebeoordelaar van deze scriptie.
Tot slot wil ik graag mijn familie, vriend, vrienden en studiegenoten bedankten voor de steun en motivatie tijdens mijn studietijd in Groningen.
Vera den Dekker Februari 2011
SAMENVATTING
In deze scriptie is onderzoek gedaan naar mogelijke verbeterpunten voor het management accounting informatie systeem (MAIS) van projectorganisatie X. Hierbij is gebruik gemaakt van de volgende onderzoeksvraag:
Welke verbeteringen kan het financiële management van projectorganisatie X doorvoeren in het management accounting informatie systeem om een betere overeenstemming tot stand te brengen tussen het gebruik en de behoeften van de gebruikers.
Om deze vraag te beantwoorden is eerst door middel van een literatuuronderzoek meer inzicht verkregen in management accounting informatie systemen, het gebruik van deze systemen en de invloed van projectorganisaties.
Een MAIS is een systeem, bestaande uit mensen en machines, dat data over economisch relevante gebeurtenissen verzamelt, registreert, opslaat en verwerkt om informatie te produceren om zo de planning en beheersing van een organisatie te ondersteunen. De kwaliteit van informatie en de kwaliteit van het systeem hebben invloed op het gebruik van een informatie systeem. De kwaliteitsfactoren van informatie zijn volledigheid, nauwkeurigheid, weergave en tijdigheid. De kwaliteitsfactoren van het systeem zijn betrouwbaarheid, flexibiliteit, toegankelijkheid, antwoordtijd en integratie. Het gelijktijdig uitvoeren van projecten, tijdsaspecten en verschillen tussen projecten onderling hebben de grootste invloed op het gebruik van management accounting informatie systemen in multiprojectorganisaties.
Deze negen kwaliteitsfactoren hebben als basis gediend voor een kwalitatief onderzoek onder de gebruikers van het MAIS bij projectorganisatie X. Hieruit is naar voren gekomen dat het MAIS bij projectorganisatie X wordt gebruikt voor de planning en beheersing van projecten en het opdoen van kennis over de organisatie als geheel. Deze twee vormen van gebruik, hebben een eigen type van informatie, namelijk sturings- en naslaginformatie. Deze conclusie leidt tot de aanbeveling om dit onderscheid terug te laten komen in de rapportages, zodat de kernpunten uit de rapportages beter naar voren komen.
Een andere conclusie die uit het praktijkonderzoek naar voren is gekomen, is dat onder andere door het verschil tussen projecten, de persoonlijke voorkeuren van de geïnterviewde gebruikers niet altijd met elkaar overeenkomen. Hieruit komt de aanbeveling naar voren om de flexibiliteit van het MAIS te vergroten. Wanneer de gebruikers de gewenste informatie kunnen opvragen op in een voor hem gewenste weergave, zal dit het gebruik van het MAIS vergroten.
Tot slot is nog de aanbeveling gegeven om de toegankelijkheid van het MAIS te vergroten. Het opstellen van overzichten vanuit de huidige online informatie middelen vergt veel inspanning van de gebruikers en ook het werken vanuit wordt nog niet als optimaal ervaren.
INHOUDSOPGAVE blz. VOORWOORD 1 SAMENVATTING 1 1. INLEIDING 9 1.1. Aanleiding onderzoek 9 1.2. Doelstelling en onderzoeksvraag 9 1.3. Deelvragen 10 1.4. Aanpak 10 1.5. Relevantie 11 1.6. Randvoorwaarden 11 1.7. Structuur rapportage 12 2. PROJECTORGANISATIE X 13 2.1. Historie 13 2.2. Structuur 13 2.2.1. Lijnorganisatie 13 2.2.2. Projectorganisatie 13 3. THEORETISCH KADER 14
3.1. Management accounting informatie systemen 14
3.1.1. Informatie systeem 14
3.1.2. Management informatie systeem 14
3.1.3. Accounting informatie systeem 15
3.1.4. Management accounting informatie systeem 15
3.2. Informatie 16
3.2.1. Data, informatie en kennis 16
3.2.2. Vormen van informatie 17
3.2.3. Gebruik van informatie 17
3.3. Gebruik van een management accounting informatie systeem 18
3.3.1. Invloeden op het gebruik van management accounting informatie systemen 18
3.3.2. Kwaliteit van informatie 20
3.3.3. Kwaliteit van het systeem 21
3.4. Projectorganisaties 21
3.4.1. Projecten 22
3.4.2. Soorten projectorganisaties 22
3.4.3. Kwaliteitsfactoren met betrekking tot projectorganisaties 23
3.5. Beantwoording deelvragen en conceptueel model 24
3.5.1. Deelvraag 1 25 3.5.2. Deelvraag 2 25 3.5.3. Deelvraag 3 25 3.5.4. Conceptueel model 26 4. METHODOLOGIE 27 4.1. Onderzoeksmethoden 27 4.2. Dataverzameling 27 4.2.1. Literatuurstudie 27 4.2.2. Documentstudie 28 4.2.3. Interviews 28
5.1. Schriftelijke rapportages 29 5.1.1. Scoreoverzichten 29 5.1.2. Projectrapportage 29 5.1.3. Rapportage projectfinanciën 29 5.1.4. Financiële rapportage 29 5.1.5. Resultaat deelnemingen 29 5.2. Online informatiemiddelen 30
5.2.1. Het ERP systeem 30
5.2.2. Raadplegen uren 30
5.2.3. Percentage of Completion 30
5.2.4. Digitaal project formulier 30
5.3. Persoonlijk contact 30
6. RESULTATEN INTERVIEWS 32
6.1. Respondenten 32
6.2. Taken 32
6.3. Rapportages 32
6.4. Gebruik van het management accounting informatie systeem 34
6.5. Beoordeling huidig MAIS 35
6.5.1. Volledigheid 35 6.5.2. Nauwkeurigheid 37 6.5.3. Weergave 38 6.5.4. Tijdigheid 39 6.5.5. Betrouwbaarheid 40 6.5.6. Flexibiliteit 40 6.5.7. Toegankelijkheid 41 6.5.8. Antwoordtijd 41 6.5.9. Integratie 41 7. CONCLUSIE EN DISCUSSIE 43 7.1. Conclusies 43
7.1.1. Management accounting informatie systeem 43
7.1.2. Gebruik 44 7.1.3. Beantwoording deelvraag 4 45 7.1.4. Kwaliteitsfactoren 45 7.1.5. Beantwoording deelvraag 5 47 7.2. Aanbevelingen 48 7.3. Beantwoording hoofdvraag 49 7.4. Theoretische bijdrage 50 7.5. Beperkingen en vervolgonderzoek 50 8. REFERENTIELIJST 52
bijlagen aantal bladzijden
I Organigram 1
II Taken en verantwoordelijkheden 4
III Interviewvragen 1
1. INLEIDING
In dit hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet van deze scriptie beschreven. In de eerste paragraaf wordt de aanleiding van het onderzoek vermeld. Hieruit volgt de doelstelling van het onderzoek en de formulering van de onderzoeksvraag in paragraaf 1.2. Vervolgens worden de deelvragen vermeld en wordt ingegaan op de relevantie van dit onderzoek. Hierop volgend komen de randvoorwaarden aan bod en wordt afgesloten met een leeswijzer.
1.1. Aanleiding onderzoek
‘Most enterprises have far more data than they can possibly use; yet, at the same time, they do not have the data they really need’ (Levitan & Redman, 1998, p. 99).
Zoals deze quote aangeeft, beschikken ondernemingen over enorme hoeveelheden data. Voor elke activiteit die een onderneming uitvoert, is data nodig en met deze activiteiten wordt ook weer data gecreëerd. Het huidige digitale tijdperk maakt het voor organisaties steeds eenvoudiger data op te slaan, te verwerken tot informatie en te verspreiden onder de medewerkers en andere belanghebbenden. Op deze manier wordt het ook steeds moeilijker om de bruikbare informatie uit de grote hoeveelheid beschikbare data te filteren. Hierin schuilt tevens het gevaar dat veel data wordt opgeslagen die nooit meer gebruikt wordt.
Ook op de afdeling Financiën en administratie van projectorganisatie X staan data en informatie centraal. Een belangrijke taak van deze afdeling is het op een overzichtelijke manier presenteren van de informatie uit de organisatie aan de verschillende belanghebbenden. Wijzigingen van de organisatie en nieuwe technische mogelijkheden vragen van tijd tot tijd om een herziening van de op te leveren informatie.
Binnen projectorganisatie X is ook het tweede gedeelte van de quote van Levitan en Redman (1998) van toepassing. Het hoofd van de afdeling Financiën en administratie (hierna te noemen hoofd FenA) zou graag willen beoordelen of de informatie die naar de verschillende managementniveaus wordt gestuurd, herzien moet worden. Hiervoor zijn diverse redenen. In de eerste plaats is het van belang regelmatig na te gaan of alle verstrekte informatie nog voldoet aan de informatiebehoefte van de gebruikers. In de loop der jaren wordt steeds meer informatie verstrekt, waardoor managers een stortvloed aan informatie ontvangen. Het hoofd FenA verwacht hierdoor moeilijkheden bij het ontdekken van de knelpunten en het nemen van adequate acties hierop. Het hoofd FenA heeft de verwachting dat het toevoegen van kwalitatieve informatie tot verbetering zal leiden. De gebruikers zien dan niet alleen een overzicht met getallen, maar ook een analyse van ontwikkelingen en knelpunten. Hierdoor zouden gebruikers eenvoudiger kunnen sturen op de kernpunten. Ten derde geeft het hoofd FenA aan dat er de afgelopen jaren wijzigingen in de structuur van de organisatie hebben plaatsgevonden die vragen om andere informatie dan nu wordt verstrekt. Ook is de huidige informatievoorziening afhankelijk van een aantal personen. De technische ontwikkelingen van informatie systemen maken het wellicht mogelijk eenvoudiger real time en flexibelere overzichten op te stellen.
1.2. Doelstelling en onderzoeksvraag
Het doel van dit onderzoek is het aandragen van mogelijke verbeterpunten met betrekking tot het management accounting informatie systeem (MAIS) van projectorganisatie X. Aan de hand van een analyse van de literatuur worden kwaliteitsfactoren bepaald die van belang zijn voor het gebruik van een management accounting informatie systeem. Op basis van ervaringen en wensen van verschillende gebruikers zullen verbeterpunten worden aangedragen. Met deze verbeterpunten wordt aangegeven op welke manier de medewerkers van de financiële afdeling de gebruikers beter kunnen ondersteunen bij hun taken.
De onderzoeksvraag van deze scriptie is dan ook:
Welke verbeteringen kan het financiële management van projectorganisatie X doorvoeren in het management accounting informatie systeem om een betere overeenstemming tot stand te brengen tussen het gebruik en de behoeften van de gebruikers?
1.3. Deelvragen
De onderzoeksvraag die in de vorige paragraaf omschreven is, kan worden opgedeeld in een aantal deelvragen.
1. Wat wordt in de literatuur verstaan onder een management accounting informatie systeem?
2. Welke factoren hebben invloed op het gebruik van een management accounting informatie systeem?
3. In welke mate hebben kenmerken van projectenorganisaties invloed op het gebruik van een management accounting informatie systeem?
4. Waaruit bestaat het huidige management accounting informatie systeem binnen projectorganisatie X en hoe wordt dit gebruikt?
5. In welke mate hebben de factoren uit deelvraag twee invloed op het gebruik van het MAIS bij projectorganisatie X?
6. Welke mogelijkheden zijn beschikbaar om de verschillen tussen het huidige MAIS en de wensen van de gebruikers te verkleinen?
1.4. Aanpak
De aanpak van dit onderzoek wordt grafisch weergegeven in figuur 1.1. De eerste drie deelvragen uit paragraaf 1.3 worden beantwoord door middel van een literatuuronderzoek. De vierde en vijfde deelvragen kunnen worden beantwoord na het uitvoeren van het praktijkonderzoek. Vervolgens worden de resultaten van het literatuuronderzoek en het praktijkonderzoek geanalyseerd. Vanuit deze vergelijking tussen theorie en praktijk kunnen conclusies worden getrokken en aanbevelingen worden gegeven voor een betere overeenstemming tussen het gebruik van het management accounting informatie systeem en de behoeften van de gebruikers. Hiermee wordt een antwoord gegeven op de laatste deelvraag. In hoofdstuk vier wordt nader ingegaan op de methodes die gebruikt worden voor het beantwoorden van de deelvragen.
Literatuuronderzoek Hoofdstuk 3 Praktijkonderzoek Theorie ÅÆ praktijk Hoofdstuk 7 Conclusies en aanbevelingen Hoofdstuk 5 + 6
1.5. Relevantie
Veel onderzoek is al verricht naar management accounting informatie systemen. Den Hertog en Wielinga (1992) geven aan dat het gebruik van een informatie systeem de link is tussen het ontwerp en de effectiviteit van een informatie systeem. Aan het gebruik van management accounting informatie systemen is in de literatuur nog maar weinig aandacht besteed. Deze tekortkoming komt naar voren in het artikel van Rom en Rohde (2007). Hierin wordt aangegeven dat nog veel onbekend is over de relatie tussen een geïntegreerd informatie systeem, het ontwerp van management accounting technieken en het gebruik hiervan. Jonsson riep in 1998 op meer onderzoek te verrichten naar het gebruik van management informatie systemen. Hij geeft aan dat het onderzoek naar management accounting zich meer moet richten op het werk van de managers. Aan de oproep van Jonsson (1998) is volgens Hall (2010) niet veel gehoor gegeven. Hall (2010) geeft aan dat er nog steeds veel onduidelijkheid bestaat over de rol van accounting informatie in het werk van managers. Volgens Hall (2010) is veel onderzoek verricht naar hoe managers accounting informatie gebruiken bij het nemen van besluiten in goed gedefinieerde scenario’s. Hall (2010) geeft echter aan dat dit maar een klein gedeelte is van het werk dat managers uitvoeren. Het overige werk heeft ondermeer te maken met het oplossen van problemen die voortkomen uit onzekerheid en twijfel. Juist voor deze taken zou een management accounting informatie systeem moeten worden ingericht.
Het artikel van Van der Veeken en Wouters (2002) is een stap in de goede richting. In dit artikel wordt uiteengezet hoe accounting informatie wordt gebruikt door de managers in een wegenbouwbedrijf. Hierbij wordt voornamelijk gekeken naar managers in de onderste laag van de hiërarchie. Het gebruik van informatie door managers hangt samen met de positie die de manager inneemt in de organisatie (Lynch 1984; McKinnon & Bruns 1992; Van der Veeken & Wouters 2002). Hall (2010) geeft aan dat wanneer de afstand tot operationele factoren groter is, managers meer gebruik zullen maken van accounting informatie.
Het onderzoek van Van der Veeken en Wouters (2002) kan door mij worden aangevuld door het bestuderen van de managers in het midden en hoger management van de onderneming in plaats van de operationele managers. Tevens geeft Hall (2010) aan dat er nog maar weinig onderzoek verricht is naar welke informatie daadwerkelijk gebruikt wordt door managers. Naar mijn mening is het van belang een overzicht te krijgen over welke accounting informatie de verschillende managers accounting informatie gebruiken en op welke manier. Op deze manier zullen management accounting informatie systemen op een zodanige wijze worden ingericht dat dit past bij de behoeften van de verschillende managers.
Het artikel van Elonen en Artto (2003) geeft de informatievoorziening en het gebruik van informatie aan als een probleem binnen projectorganisaties. Dit wordt tevens aangemerkt als een gebied waar in de toekomst nog aanvullend onderzoek nodig is. Ook Van der Veeken en Wouters (2002) maken de opmerking dat weinig onderzoek naar accounting informatie zich richt op projectorganisaties. Ik haak hierop in door het onderzoek uit te voeren bij een projectorganisatie en de specifieke kenmerken van een dergelijke organisatie als uitgangspunt te nemen.
Met mijn onderzoek draag ik bij aan de bestaande literatuur door in te gaan op het gebruik van management accounting informatie systemen door managers in het midden en hoger management van een projectorganisatie. Aan de hand van gegevens over het gebruik van informatie wil ik aanbevelingen geven voor een management accounting informatie systeem dat aansluit op de behoeftes van de gebruikers.
1.6. Randvoorwaarden
Bij het verrichten van dit onderzoek moet rekening worden gehouden met een aantal randvoorwaarden. Dit onderzoek wordt uitgevoerd bij projectorganisatie X en loopt van september 2010 tot en met januari 2011. Hierbij richt ik mij alleen op het Nederlandse deel van de organisatie. Het onderzoek moet
voldoen aan de eisen die gesteld worden door de Rijksuniversiteit Groningen ten aanzien van een afstudeerscriptie en waardevolle verbeterpunten aanreiken voor het financiële management van projectorganisatie X.
1.7. Structuur rapportage
In dit eerste hoofdstuk is de aanleiding en probleemstelling van het onderzoek beschreven. Het tweede hoofdstuk bestaat uit een beschrijving van projectorganisatie X, in verband met vertrouwelijkheid is hieruit een groot deel van de informatie weggelaten. Om te komen tot beantwoording van de onderzoeksvraag uit paragraaf 1.2 en de deelvragen uit paragraaf 1.3 wordt in het derde hoofdstuk het begrip management accounting informatie systeem beschreven. Ook wordt aandacht besteed aan het gebruik van management accounting informatie systemen, de kwaliteitsfactoren die hierbij van belang zijn en de invloed van projectorganisaties hierop. In hoofdstuk vier worden het onderzoeksontwerp en de methoden van dataverzameling beschreven. In het vijfde hoofdstuk volgt een beschrijving van het huidige management accounting informatie systeem van projectorganisatie X. Het zesde hoofdstuk gaat in op de resultaten uit de interviews. In hoofdstuk zeven worden de literatuur en de praktijk met elkaar vergeleken waaruit conclusies en aanbevelingen naar voren komen.
2. PROJECTORGANISATIE X
In verband met vertrouwelijkheid wordt in dit hoofdstuk alleen kort de organisatiestructuur van projectorganisatie X beschreven.
2.1. Historie Vertrouwelijk
2.2. Structuur
De commerciële organisatie van projectorganisatie X is vormgegeven in groepen. Elke groep richt zich met eigen producten op een bepaald marktsegment. Een nauwe samenwerking tussen de groepen waarborgt de integrale aanpak van projecten.
Deze groepen zijn geclusterd in zeven afdelingen. Elke afdeling bevat een of meerdere groepen die duidelijke onderlinge relaties vertonen.
Naast de activiteiten die projectorganisatie X in eigen beheer uitvoert, wordt veel samengewerkt met diverse organisaties uit binnen- en buitenland. Deze strategische allianties zorgen ervoor dat kan worden ingespeeld op de marktvraag naar deskundigheid of specifieke kennis van een regio.
2.2.1. Lijnorganisatie
De directie heeft de algemene leiding over de organisatie en is verantwoordelijk voor de externe vertegenwoordiging van projectorganisatie X. De afdelingshoofden hebben een coördinerende rol richting de markt en dragen zorg voor de afstemming van personeel en middelen in de groepen.
De groepsleiders hebben een grote mate van zelfstandigheid en proberen de in het ondernemingsplan vastgelegde doelstellingen te bereiken. Hierbij zijn ze verantwoordelijk voor onder ander de productie, omzet, rendement, continuïteit, acquisitie en onderzoek en ontwikkeling van producten.
2.2.2. Projectorganisatie
De projecten binnen projectorganisatie X worden uitgevoerd in projectteams. Deze projectteams bestaan uit een projectdirecteur, een projectleider en eventuele projectmedewerkers. De projectdirecteur is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van het project. Hieronder valt de beheersing van de kwaliteit, organisatie, financiën, tijd en informatie. De projectdirecteur legt verantwoording af aan de groepsleider waaronder het project valt.
Een projectleider is verantwoordelijk voor het verrichten van alle werkzaamheden conform de afspraken over tijd, geld, kwaliteit en veiligheid en voor de toepassing van het kwaliteitssysteem in het project. Hij instrueert zijn projectteamleden over de organisatie van het project inclusief de wijze van informatie-uitwisseling. Een projectleider legt verantwoording af aan de projectdirecteur.
3. THEORETISCH KADER
Dit hoofdstuk gaat in op management accounting informatie systemen (MAIS) en het gebruik van deze systemen in projectorganisaties. Na een verkenning van de belangrijkste begrippen op het gebied van management accounting informatie systemen wordt verder ingegaan op de factoren die van invloed zijn op het gebruik van een MAIS. Vervolgens worden deze factoren gespecificeerd voor project-organisaties. Dit hoofdstuk sluit af met de beantwoording van de eerste drie deelvragen en een conceptueel model.
3.1. Management accounting informatie systemen
In deze paragraaf wordt het begrip management accounting informatie systeem (MAIS) toegelicht. Om het begrip management accounting informatie systeem te definiëren, wordt dit begrip in een ruimer kader geplaatst. Allereerst wordt een informatie systeem beschreven, waarna de begrippen management informatie systeem en accounting informatie systeem aan bod komen. Hierop volgend worden de definitie, het doel en het gebruik van een management accounting informatie systeem behandeld.
3.1.1. Informatie systeem
Een informatie systeem wordt verschillend gedefinieerd in de literatuur, er is geen definitie die veelvoorkomend geciteerd wordt. Alter (2008) heeft onderzoek verricht naar de grote verscheidenheid aan definities. Hieruit volgt een lijst van verschillende omschrijvingen van een informatie systeem. Na een analyse van deze definities stelt Alter (2008) de volgende tweeledige definitie van een informatie systeem op. Een informatie systeem is een werksysteem waarvan de processen en activiteiten zijn gewijd aan de verwerking van informatie, dat wil zeggen het vastleggen, verzenden, opslaan, opvragen, bewerken en weergeven van informatie. Een werksysteem is een systeem waarin de menselijke deelnemers en/of machines werk uitvoeren (processen en activiteiten) met behulp van informatie, technologie en andere middelen om specifieke producten en/of diensten voor specifieke interne of externe klanten te produceren. Uit deze definitie concludeer ik dat een informatie systeem het doel heeft informatie te verwerken voor verder gebruik. In deze definitie is echter onduidelijk op welke manier de informatie verkregen wordt, waardoor de definitie naar mijn mening niet compleet is.
3.1.2. Management informatie systeem
Een management informatie systeem (MIS) is een onderdeel van het informatie systeem van een organisatie. Dit blijkt uit de artikelen van Ein-dor en Segev (1993) en Barron et al. (1999) waarin definities van diverse informatie systemen worden gegeven. Beide artikelen noemen een management informatie systeem als één van de onderdelen van een informatie systeem. Ook over de definitie van een MIS bestaat onduidelijkheid (Emery 1973; Dickson et al. 1982). Stern (1970) definieert een MIS als een geautomatiseerd systeem dat interne en externe informatie presenteert aan de organisatie, om bij te dragen aan het nemen van een specifieke set van routine besluiten. Allen (1999) omschrijft een management informatie systeem als een centrale opslagplaats voor het verzamelen, rapporteren en analyseren van de informatie die essentieel is voor de ondersteuning van huidige en toekomstige management besluiten. In de definitie van Allen (1999) wordt ook het analyseren van informatie genoemd. Dit kan, mijns inziens, verklaard worden door de technologische vooruitgang, waardoor informatie eenvoudiger digitaal verzameld, opgeslagen en verwerkt kan worden. De grotere beschikbaarheid van informatie zorgt er tevens voor dat allerlei management besluiten ondersteund kunnen worden door een MIS en niet alleen de routine besluiten. Uit de gegeven definities komt naar voren dat een MIS zich richt op de gehele informatievoorziening aan het management. De informatie uit een MIS wordt volgens Abbadi (2010) gebruikt om de prestaties van de organisatie te beoordelen en te evalueren om zo de processen verbeteren. In het kader van mijn onderzoek is een management informatie systeem nog een erg breed begrip, omdat een MIS ook bijvoorbeeld informatie bevat over kwaliteits- personeelszaken. In de volgende paragrafen maak ik daarom de specificatie naar accounting
3.1.3. Accounting informatie systeem
Een accounting informatie systeem (AIS) is een informatie systeem dat zich richt op het aanleveren van informatie voor economische besluitvorming (Murthy en Wiggings 1999). Dit komt overeen met het doel van een accounting informatie systeem volgens Stefanou (2006), namelijk het verzamelen en opslaan van data en informatie over gebeurtenissen die een economische impact hebben op organisaties en het onderhoud, de verwerking en communicatie van informatie naar interne en externe belanghebbenden. Dit onderscheid tussen interne en externe belanghebbenden komt overeen met de splitsing van accounting informatie in financial accounting en management accounting. Management accounting geeft interne besluitvormers informatie over operationele, investerings- en financiële activiteiten (Needles en Powers 2009). Financial accounting betreft het genereren van rapportages en de communicatie hiervan naar externe besluitvormers, zodat deze kunnen beoordelen in welke mate de organisatie haar doelen heeft bereikt (Needles en Powers 2009). Een AIS bevat alle accounting data uit en over een organisatie. Uit deze definitie blijkt dat een accounting informatie systeem zich niet alleen richt op het management van een organisatie, maar ook op externe partijen.
3.1.4. Management accounting informatie systeem
Een MAIS is een onderdeel van het management informatie systeem van een organisatie. Een MAIS verstrekt management accounting informatie. Deze informatie wordt aangevuld met diverse analyses.
In figuur 3.1 worden de verbanden tussen de verschillende begrippen weergegeven.
Figuur 3.1. Grafische weergave begrippen
Een informatie systeem omvat alle informatie die beschikbaar is in een organisatie. Een MIS is het onderdeel van het informatie systeem dat betrekking heeft op de informatievoorziening aan het management. In een AIS wordt alle informatie betreffende de financiële transacties weergegeven. Een MAIS omvat de accounting informatie die relevant is voor het management en informatie uit diverse analyses.
In de definities uit voorgaande paragrafen komen kenmerken naar voren die opgenomen moeten worden in de definitie van een management accounting informatie systeem. Het eerste aspect is dat een MAIS zich richt op economische gebeurtenissen in een organisatie. Ook wordt aangegeven dat een MAIS bestaat uit mensen en machines, zodat een management accounting informatie systeem niet alleen gezien wordt als een digitale applicatie. In deze definitie moet tevens het onderscheid worden gemaakt tussen data en informatie. In de volgende paragraaf wordt hierop nader in gegaan. Na het samenvoegen van deze aspecten, kom ik tot onderstaande definitie van een MAIS.
Een management accounting informatie systeem (MAIS) is een systeem, bestaande uit mensen en machines, dat data over economisch relevante gebeurtenissen verzamelt, registreert, opslaat en verwerkt om informatie te produceren om zo de planning en beheersing van een organisatie te ondersteunen.
3.2. Informatie
In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de input en output van een informatie systeem, namelijk data, kennis en informatie (Barron et al. 1999). Daarnaast worden verschillende vormen van informatie toegelicht en wordt ingegaan op het gebruik van accounting informatie.
3.2.1. Data, informatie en kennis
Belangrijke begrippen uit de theorie over informatie systemen zijn data, kennis en informatie. Een goed onderscheid tussen deze begrippen is volgens Barron et al. (1999) van belang om te begrijpen wat informatie systemen doen. Dit artikel geeft weer dat veel onduidelijk is over het onderscheid tussen data, informatie en kennis, maar geeft geen opheldering. In het artikel van Oppenheim et al. (2003) wordt dieper ingegaan op de definities van en het onderscheid tussen deze begrippen. De definities uit het artikel van Oppenheim et al. (2003) worden in figuur 3.2 weergegeven.
Data Een serie afzonderlijke, objectieve feiten.
Informatie Een eenheid met identificeerbare en communiceerbare eigenschappen. Kennis Grotere structuren van aan elkaar gerelateerde informatie.
Figuur 3.2. Definities data, informatie en kennis Bron: Oppenheim et al. (2003)
Data is het ruwe materiaal waaruit informatie wordt ontwikkeld (Lynch 1984; Romney & Steinbart 2009) en is binnen een organisatie te omschrijven als gestructureerde vermeldingen van transacties (Oppenheim et al. 2003). Er zijn volgens Oppenheim et al. (2003) vijf manieren waarmee waarde toegevoegd kan worden aan data namelijk door het doel van de data verzameling te begrijpen, door het categoriseren van de data, door een wiskundige of statistische analyse, door de data te corrigeren of samen te vatten. Door het toevoegen van waarde aan data wordt data omgezet in informatie.
De omzetting van informatie naar kennis vindt plaats door het vergelijken met de informatie die al bekend is, het ontdekken van implicaties voor besluiten en acties, het uitzoeken van de relatie met de al bekende informatie en het spreken met anderen over deze informatie (Oppenheim et al. 2003). Kennis is volgens Oppenheim et al. (2003) onder te verdelen in impliciete en expliciete kennis. Expliciete kennis is kennis welke opgeslagen is of die mogelijk kan worden opgeslagen in de vorm van documenten, rapportages, artikelen, handleidingen, procedures, video’s, software enz. Impliciete kennis bestaat uit persoonlijke kennis en intuïtie wat is vastgelegd in individuele ervaringen en wordt gedeeld en uitgewisseld door persoonlijk contact.
Zoals mijn definitie van een MAIS uit paragraaf 3.1.4 al aangeeft, zet een MAIS data om in informatie. De informatie uit een MAIS wordt vervolgens gebruikt voor het opdoen van kennis, welke nodig is voor een goede planning en beheersing van de organisatie. Om deze functie te kunnen ondersteunen, is het van belang dat relevante informatie wordt ontwikkeld uit de beschikbare data.
3.2.2. Vormen van informatie
Informatie kan ingedeeld worden in financiële en niet financiële informatie. Financiële informatie heeft betrekking op geldstromen en daarmee samenhangende resultaten en (balans)posities. De informatie heeft een directe koppeling met het financiële registratiesysteem en kan historisch of toekomstgericht van karakter zijn (NIVRA 2008 p. 16). Financiële informatie wordt uitgedrukt in geldeenheden en is exact meetbaar. Niet financiële informatie bestaat uit alle kwantitatieve en kwalitatieve gegevens over de gevoerde strategie, de bedrijfsvoering en de uitkomsten van dit beleid in de vorm van output, zonder dat sprake is van een directe koppeling met een financieel registratiesysteem (NIVRA 2008 p. 17). Tussen deze twee definities bestaat een grijs gebied. Ratio’s waarin financiële prestatie indicatoren worden uitgedrukt in percentages vallen niet in binnen de definitie van financiële informatie, omdat een percentage geen geldeenheid is. Anderzijds is de koppeling met het financiële registratiesysteem aanwezig. In dit onderzoek wordt informatie die wordt weergegeven in euro’s financiële informatie genoemd. Alle overige informatie is niet financiële informatie.
Een andere indeling van informatie is in kwantitatieve en kwalitatieve informatie. Kwantitatieve informatie is getalsmatig en wordt uitgedrukt in cijfers (NIVRA 2008). Voorbeelden van kwantitatieve informatie zijn de nettowinst, gefactureerde bedragen en het aantal lopende projecten. Kwalitatieve informatie is beschrijvend van aard en geeft informatie over de kwaliteit (NIVRA 2008). Hierbij kan het gaan over informatie over de concurrenten, relevante wetgeving of een analyse van de werkvoorraad.
Een MAIS bestaat uit een menselijk en een geautomatiseerd aspect. Het geautomatiseerde aspect van een MAIS zal voornamelijk ingaan op kwantitatieve informatie, omdat dit eenvoudig gestructureerd weergegeven kan worden. Deze informatie kan financiële en niet financiële aspecten bevatten. Kwalitatieve informatie, financieel en niet financieel, zal voornamelijk persoonlijk moeten worden geanalyseerd. Hierbij gaat het om niet getalsmatige factoren die in overweging moeten worden genomen om de juiste conclusies te kunnen trekken. Het is wel mogelijk om deze geanalyseerde informatie vervolgens door middel van digitale hulpmiddelen over te brengen.
3.2.3. Gebruik van informatie
Hall (2010) geeft aan dat managers accounting informatie in eerste instantie gebruiken voor het ontwikkelen van kennis over hun werkomgeving in plaats van als input voor specifieke besluiten. Accounting informatie helpt managers kennis te ontwikkelen over wat er speelt in en rondom de organisatie om zich voor te bereiden voor onbekende toekomstige besluiten en activiteiten. De rapportages moeten informatie bevatten die eenvoudig te begrijpen is en een algemeen beeld geven van de prestaties van de organisatie. Drie factoren zijn van invloed op de bijdrage van accounting informatie aan de ontwikkeling van kennis over de werkomgeving.
Ten eerste de afstand tot operationele activiteiten. Het gebruik van informatie door managers hangt samen met de positie die de betreffende manager inneemt in de organisatie (Lynch 1984; McKinnon & Bruns 1992; van der Veeken & Wouters 2003). Het management van een organisatie kan volgens McKinnon en Bruns (1992) worden ingedeeld in drie categorieën. Het topmanagement draagt zorg voor de strategische planning, waarbij ondermeer wordt bepaald welke taken uitgevoerd gaan worden. De besluiten die hierbij worden genomen, zijn voornamelijk toekomst gericht en niet herhalend. Het middenmanagement bepaalt hoe de taken uitgevoerd worden. Deze tactische planning moet worden ondersteund door informatie die ingaat op de efficiëntie en effectiviteit van de prestaties. Het operationele management draagt zorg voor de uitvoering van de taken.
Hall (2010) concludeert dat wanneer de afstand tot operationele activiteiten groter is, managers meer gebruik maken van accounting informatie. Van der Veeken en Wouters (2003) geven eveneens aan dat operationele managers minder gebruik maken van accounting informatie dan managers op hogere niveaus in de organisatie. Operationele managers zijn betrokken bij de dagelijkse gang van zaken en zullen prestaties afleiden uit observaties van bijvoorbeeld het aantal eenheden output, afval, kwaliteit en het aantal orders. Wanneer een manager verder van de operationele activiteiten afstaat, heeft hij andere bronnen van informatie nodig, omdat observatie niet langer mogelijk is.
De tweede factor is de tijdshorizon van de informatievoorziening. Hall (2010) geeft aan dat voor de dagelijkse gang van zaken informatie uit het accounting rapportage systeem niet tijdig wordt verstrekt. Besluiten worden voornamelijk genomen op basis van niet financiële gegevens. Wanneer de tijdshorizon toeneemt, wordt accounting informatie gebruikt en zal dan een algemeen beeld moeten geven van de prestaties van de onderneming. Naar mijn mening zou een MAIS ook over informatie moeten beschikken waarmee de dagelijkse gang van zaken ondersteund kan worden. Met de huidige digitale middelen kan data en informatie online direct voor iedereen beschikbaar zijn.
De derde factor die Hall (2010) noemt, is de diversiteit van de operationele factoren die managers in acht moeten nemen. Wanneer dit een groter aantal factoren behelst, speelt accounting informatie een belangrijkere rol bij vertalen van deze informatie naar een financiële dimensie. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de verschillende factoren met elkaar te vergelijken.
Een andere conclusie uit het artikel van Hall (2010) is dat managers de voorkeur geven aan verbale communicatie bij het gebruik van accounting informatie. Verbale communicatie is niet alleen een uitwisseling van informatie, maar er is sprake van een proces waarin accounting informatie gerelateerd wordt aan specifieke management vraagstukken. Volgens Hall (2010) speelt verbale communicatie een belangrijke rol bij het overbrengen van impliciete informatie.
Kennis over het gebruik van informatie is van belang bij het inrichten van een MAIS. De informatie-voorziening aan gebruikers moet overeenkomen met de manier van gebruik. Alleen op deze manier wordt er een wisselwerking gecreëerd tussen de verstrekte informatie en het opdoen van kennis.
3.3. Gebruik van een management accounting informatie systeem
In deze paragraaf zullen de factoren die van invloed zijn op het gebruik van een management accounting informatie systeem worden beschreven.
3.3.1. Invloeden op het gebruik van management accounting informatie systemen
DeLone en McLean (1992) concluderen dat het succes van een informatie systeem samenhangt met zes dimensies. Dit zijn de kwaliteit van het systeem, de kwaliteit van de informatie, het gebruik, de tevredenheid van de gebruiker, de individuele impact en de impact van de organisatie. Deze dimensies hebben ook onderlinge verbanden (DeLone en McLean 1992). Volgens DeLone en McLean (1992) heeft de tevredenheid van de gebruiker invloed op de mate van het gebruik en omgekeerd. De kwaliteit van het systeem en de kwaliteit van de informatie hebben invloed op het gebruik en de tevredenheid van de gebruikers. Dit wordt bevestigd door Nelson et al. (2005). Uit zijn empirisch onderzoek blijkt dat de kwaliteit van informatie en de kwaliteit van het systeem invloed hebben op de tevredenheid van de gebruiker.
Lin (2010) gebruikt het model van DeLone en McLean (1992) voor het meten van het succes van een enterprise resource planning (ERP) systeem. Hierbij geeft Lin (2010) aan dat een ERP systeem een soort informatie systeem is, net als een MAIS, en dat daarom het gebruik van dit model gerechtvaardigd is. Er worden op basis van een literatuurstudie aanpassingen doorgevoerd in het model. Lin (2010) concludeert dat de kwaliteit van het systeem en de kwaliteit van de informatie invloed
hebben op de tevredenheid van de gebruikers en de vermeende bruikbaarheid. Deze twee factoren hebben vervolgens weer invloed op het gebruik van een informatie systeem.
Op basis van de artikelen van DeLone en McLean (1992), Nelson et al. (2005), Heidmann et al. (2008) en Lin (2010) kan worden aangenomen dat de kwaliteit van de informatie en de kwaliteit van het systeem invloed hebben op het gebruik van een informatie systeem. De kwaliteit van informatie geeft de mate aan waarin deze informatie helpt bij het uitvoeren van een bepaalde taak (Nelson 2005). De kwaliteit van het informatie systeem hangt voornamelijk samen met het gebruikersgemak.
In het artikel van DeLone en McLean (1992) komt de grote verscheidenheid aan kwaliteitsfactoren naar voren. Nelson et al. (2005) hebben naar aanleiding van een literatuurstudie kwaliteitsfactoren samengevat in negen kernelementen, zoals weergegeven in figuur 3.3. Het empirisch onderzoek van Nelson et al (2005) wijst uit dat deze negen factoren substantiële invloed hebben op de variatie in de kwaliteit van informatie en de kwaliteit van het systeem in een data warehouse context. Waarbij een data warehouse wordt gezien als de database waarin grote hoeveelheden informatie over een aantal jaren wordt opgeslagen. Een data warehouse wordt volgens Nelson et al. (2005) door middel van drie types business intelligence tools gebruikt in een organisatie, namelijk door vooraf gedefinieerde rapportage software, query tools en analyse tools. In deze context blijken achtereenvolgens de nauwkeurigheid, volledigheid en de weergave de meeste invloed te hebben op de variatie in de kwaliteit van informatie. De nauwkeurigheid heeft de meeste invloed op vooraf gedefinieerde rapportages, volledigheid is voornamelijk van belang bij analyse tools. De weergave heeft het sterkste effect bij de vooraf gedefinieerde rapportages. De tijdigheid heeft geen significante invloed op de kwaliteit van de informatie. De betrouwbaarheid heeft de meeste invloed op de kwaliteit van het systeem, gevolgd door toegankelijkheid, flexibiliteit en integratie. De invloed van de antwoordtijd is alleen significant bij de analyse tools.
Voor dit onderzoek zullen de negen factoren uit het literatuuronderzoek van Nelson et al. (2005) als uitgangspunt worden genomen. De bruikbaarheid van deze indeling komt in de artikelen van Heidmann et al. (2008) en Lin (2010) naar voren. Uit het artikel van Cao et al (2006) blijkt dat de informatie uit een MAIS onderdeel uitmaakt van het business intelligence systeem van een organisatie. In het praktijkonderzoek zal tevens worden ingegaan op de conclusies van Nelson over de rangschikking van de kwaliteitsfactoren. Figuur 3.3. Kwaliteitsfactoren Volledig-heid Nauw-keurigheid Weergave Tijdigheid Kwaliteit van informatie Betrouw-baarheid Flexibiliteit Integratie Antwoord-tijd Toeganke-lijkheid Kwaliteit van het systeem
.3.2. Kwaliteit van informatie
toestanden die relevant zijn voor een gebruikerspopulatie worden
ok de geschikte hoeveelheid informatie is een onderdeel van volledigheid. Indien een manager te
auwkeurigheid wordt door Nelson (2005) gedefinieerd als de mate waarin informatie juist, eenduidig,
e weergave van informatie is de mate waarin informatie wordt gepresenteerd op een manier die
e vierde kwaliteitsfactor die Nelson et al. (2005) noemen is tijdigheid. Informatie is tijdig wanneer deze
e factoren volledigheid, nauwkeurigheid, weergave en de tijdigheid geven antwoord op de vragen 3
De mate waarin alle mogelijke
weergegeven in de opgeslagen informatie wordt volledigheid genoemd (Nelson et al. 2005). Huh et al. (1990) splitsen volledigheid op in twee vormen. Enerzijds moet alle informatie over een bepaald onderwerp worden opgenomen in de rapportage, anderzijds moeten ook alle relevante onderwerpen terugkomen in de rapportage. Volledigheid moet per gebruiker of gebruikersgroep worden bepaald. Wanneer informatie voor de ene gebruiker volledig is, kan een andere gebruiker in een andere context informatie missen.
O
weinig informatie ontvangt, worden de besluiten gebaseerd op onvolledige gegevens. In het geval dat een manager te veel informatie ontvangt, kan sprake zijn van informatie overvloed, waardoor het niet langer mogelijk is om deze effectief te verwerken. Edmunds en Morris (2000) geven aan dat de term informatie overvloed verschillende definities heeft. Informatie overvloed kan betekenen dat iemand meer relevante informatie krijgt dan hij kan opnemen en verwerken, of dat veel informatie wordt verschaft waarvan maar een klein deel relevant is. De overvloed aan informatie komt voort uit de angst om iets te missen (Edmunds en Morris 2000). Managers slaan informatie op, omdat dit misschien bruikbaar kan zijn in de toekomst of gaan op zoek naar bevestiging van de beschikbare informatie.
N
betekenisvol, geloofwaardig en consistent is. In deze definitie is veel ruimte voor objectiviteit. Wanneer informatie als geloofwaardig wordt aangemerkt, hoeft deze informatie niet juist te zijn. Om deze reden zal in dit onderzoek de definitie van Ballou en Pazer (1985) worden gebruikt. Zij geven aan dat er sprake is van nauwkeurige informatie wanneer de opgeslagen informatie overeenkomt met de werkelijkheid.
D
begrijpbaar en interpreteerbaar is door de gebruiker en helpt bij het uitvoeren van taken (Nelson 2005). Dit is een persoonlijke factor die elke gebruiker verschillend kan waarderen. Ook per taak zal een manager een andere presentatievorm kunnen wensen (Nelson et al. 2005). Neuchel (1976) stelt dat rapportages meer gebruikt worden wanneer de leesbaarheid vergroot wordt. Een gebruiker moet in een oogopslag de belangrijkste kernpunten zien waarop hij invloed heeft. Abbaddi (2010) geeft aan dat het gebruik van kleurcodes hiervoor een geschikte manier is. Het gebruik van vaktermen, titels en beschrijvingen moet aansluiten bij de kennis van de gebruiker en geen verwarring oproepen. Zoals in paragraaf 3.2.3 al is aangegeven, is ook verbale communicatie een belangrijk aspect bij het overbrengen van informatie.
D
up-to-date is. Tijdigheid is de mate waarin de informatie de huidige status weergeeft. Huh et al. (1990) geven aan dat tijdige informatie nodig is voor het nemen van besluiten. Tijdigheid bevat ook de frequentie waarin de verschillende rapportages worden verzonden. Zoals genoemd in paragraaf 3.2.2 geeft Hall (2010) aan dat de informatie in de rapportages overeen moet komen met de tijdshorizon. Rapportages die eens per kwartaal worden verstuurd, moeten ingaan op de prestaties in een bepaalde periode. Rapportages die van belang zijn voor de dagelijkse gang van zaken moeten met een passende frequentie worden verstuurd.
D
welke informatie een manager ontvangt, op welke manier en met welke frequentie. Deze factoren geven de kernpunten van de kwaliteit van informatie aan.
3.3.3. Kwaliteit van het systeem
Nelson et al. (2005) noemen vijf factoren die van invloed zijn op de kwaliteit van het systeem. Dit zijn de betrouwbaarheid, de flexibiliteit, de toegankelijkheid, de antwoordtijd en de integratie. Een informatie systeem bestaat volgens Alter (2008) uit mensen en machines die samen informatie verwerken voor gebruikers. Nelson et al. (2005) gaan echter niet in op het persoonlijke aspect van een informatie systeem. De kwaliteit van het systeem zal vanuit beide oogpunten worden beschreven. Het grootste gedeelte van de informatie zal via de online informatiemiddelen worden verwerkt en beschikbaar worden gesteld aan de gebruikers. Het digitale systeem zal echter niet alle informatie kunnen verschaffen, het persoonlijk contact zal hierbij een belangrijke rol spelen.
De betrouwbaarheid geeft aan hoe vertrouwenwekkend het systeem is. Dit heeft betrekking op de technische beschikbaarheid van het systeem. Deze betrouwbaarheid kan objectief gemeten en beoordeeld worden, bijvoorbeeld door het vaststellen van een limiet aan het totaal aantal minuten storing. De perceptie van de gebruiker komt echter niet altijd overeen met de gemeten betrouwbaar-heid. De storingen kunnen beneden deze grens blijven, maar een gebruiker kan het systeem onbetrouwbaar waarderen wanneer deze stroringen zijn opgetreden op een voor hem essentieel moment. Onder betrouwbaarheid vallen ook de technische vraagstukken waarmee de gebruikers te maken krijgen.
Flexibiliteit geeft de mate aan waarin een systeem aangepast kan worden aan de wensen van de
gebruikers (Nelson et al. 2005). Enerzijds betekent dit dat het systeem eenvoudig gewijzigd kan worden wanneer processen of taken veranderen. Anderzijds geeft flexibiliteit gebruikers de mogelijkheid rapportages aan te passen. Bij een hoge flexibiliteit op dit laatste punt, zal de weergave van de informatie beter gewaardeerd worden.
De toegankelijkheid geeft aan welke inspanning het vergt om het informatie systeem en de benodigde informatie te bereiken. De toegang van een gebruiker tot het systeem is onafhankelijk van de taak (Nelson et al. 2005). Binnen een systeem kan toegang tot bepaalde informatie beperkt worden per gebruiker. De toegang is niet rechtstreeks afhankelijk van de taak, maar wel van de functie en dus indirect van de taken die een medewerker uitvoert. Ook bevat toegankelijkheid de bereikbaarheid van de personen die antwoord kunnen geven op vragen die buiten het bereik van het digitale systeem vallen.
De antwoordtijd geeft aan hoe snel het systeem antwoordt op een vraag naar informatie. Dit bevat niet alleen het digitale systeem dat aanwezig is in een organisatie, maar ook de reactie op persoonlijke vragen. De verwachting van de gebruiker speelt hierbij een belangrijke rol (Nelson et al. 2005). Wanneer een gebruiker een vraag stelt en binnen een uur antwoord verwacht, zal een wachttijd van anderhalf uur lang zijn. Wanneer een gebruiker binnen een dag antwoord verwacht, wordt dezelfde wachttijd van anderhalf uur als kort ervaren.
De mate waarin informatie vanuit diverse bronnen wordt gecombineerd, wordt aangegeven door de term integratie. Allen (1999) concludeert dat een informatie systeem waarde toevoegt aan een organisatie wanneer gegevens uit verschillende afdelingen van een organisatie worden samen-gevoegd. Op deze manier wordt de besluitvorming ondersteund door een organisatiebreed beeld over de prestaties.
3.4. Projectorganisaties
In deze paragraaf wordt ingegaan op de literatuur over projecten en verschillende projectorganisaties. Ook zal worden beschreven welke kwaliteitsfactoren uit paragraaf 3.2 van invloed zijn op het gebruik van management accounting informatie systemen in projectorganisaties.
3.4.1. Projecten
Veel verschillende definities van projecten zijn bekend in de literatuur. De definitie van Turner en Müller (2003) wordt vaak geciteerd. Deze auteurs definiëren een project als een tijdelijke organisatie waaraan middelen worden toegewezen om een unieke, nieuwe en tijdelijke onderneming te runnen om onzekerheid en de behoefte aan integratie te leiden, waarmee uiteindelijk bijgedragen wordt aan de doelstellingen van verandering.
Turner en Speiser (1992) geven een overzicht van kenmerken van projecten:
- projecten leveren goed gedefinieerde, geïsoleerde en onafhankelijke doelstellingen;
- projecten zijn relatief onafhankelijk van alle andere projecten en acties die worden uitgevoerd door de moederorganisatie;
- aan elk project wordt een groep van middelen toegewezen waarvoor de projectmanager verantwoordelijk is, hij dient de doelen van het project te behalen met de beperkingen van tijd en kosten.
Turner en Müller (2003) geven de drie belangrijkste eigenschappen van projecten. Elk project is uniek, heeft een nieuwe benadering en is tijdelijk. Hieruit komen enkele punten naar voren die tot problemen kunnen leiden. In de eerste plaats de onzekerheid waarbinnen de projecten worden uitgevoerd. Het is niet met zekerheid te stellen dat de plannen tot de gewenste uitkomsten leiden. Ten tweede de integratie, de beschikbare middelen moeten geïntegreerd worden om tot uitvoering te komen. Tevens moeten de verschillende onderdelen van een project geïntegreerd zijn en het project moet worden geïntegreerd in de organisatie. Als laatste moet worden omgegaan met tijdsdruk waarbinnen de projecten uitgevoerd moeten worden.
3.4.2. Soorten projectorganisaties
Turner en Speiser (1992) en Payne (1995) geven aan dat het grootste gedeelte van de projecten niet afzonderlijk wordt uitgevoerd, maar in combinatie met andere projecten. Fröhlichs en Platje (2000) noemen een organisatie waarin meerdere projecten gelijktijdig worden uitgevoerd een multi-projectorganisatie. Dit is een organisatie waarin de projecten en activiteiten die zich in het portfolio van projecten bevinden tegelijkertijd of in tijd gebonden combinaties worden uitgevoerd, waarbij ieder van deze projecten gebruik maakt van hetzelfde type resources. Hierbij dient het voortschrijdende resultaat van het portfolio van projecten optimaal bij te dragen aan de strategische doelstellingen van de organisatie (Fröhlichs en Platje 2000 p.8).
In de literatuur wordt een onderscheid gemaakt tussen project gebaseerde organisaties en project georiënteerde organisaties. Hobday (2000) definieert een project gebaseerde organisatie als een organisatie waarin een project de primaire eenheid is voor productie, innovatie en concurrentie. In een project gebaseerde organisatie zijn alle functies van een onderneming ondergebracht in projecten. Huemann et al. (2007) noemen een organisatie project georiënteerd wanneer zij zichzelf zien als project georiënteerd. Dit is het geval wanneer het beleid, de strategie, de cultuur en de manier van werken zijn vormgegeven op een manier waarmee ingespeeld kan worden op de uitdagingen die het managen van projecten met zich meebrengt.
Deze definities zijn moeilijk met elkaar te vergelijken. Arvidsson (2009) geeft hier opheldering over en benoemt de verschillen tussen project georiënteerde organisaties en project gebaseerde organisaties. Het verschil tussen deze organisaties is de plaats waar de opbrengsten worden gegenereerd. In een project georiënteerde organisatie komen de opbrengsten uit de permanente delen van de organisatie en de tijdelijke structuren dragen het grootste gedeelte van de kosten. In een project gebaseerde organisatie worden de opbrengsten en de kosten gegenereerd in de projecten. Een voorbeeld hiervan is een onderneming waarin de activiteiten worden uitgevoerd in projecten, maar waar ondersteunende diensten aanwezig zijn in een permanente organisatie.
Modig (2007) geeft echter aan dat verschillende projectorganisaties niet eenvoudig te onderscheiden zijn, omdat organisaties die projecten uitvoeren zich bevinden in een continuüm van tijdelijk tot permanent. Dit is weergegeven in figuur 3.4. Het verschil tussen tijdelijke en permanente organisaties is de verwachtte levensduur. Tijdelijke organisaties worden verondersteld te eindigen, terwijl permanente organisaties continuïteit nastreven. Een toename in onzekerheid, compressie van tijd en diversiteit in input en output oefenen druk uit op een organisatie om zich meer in de richting van een tijdelijke organisatie te bewegen. Een toename van schaalvoordelen en leereffecten stuurt de organisatie naar een permanente organisatievorm.
Figuur 3.4. Continuüm van organisaties Bron: Modig (2007)
Ondanks de kanttekening van Modig (2007) dat de onderverdeling tussen projectorganisaties onduidelijk is, geeft de indeling in project gebaseerde organisaties en project georiënteerde organisaties wel een indicatie van de opbouw van de organisatie. Het is complex om een onderneming te plaatsen in het figuur van Modig (2007), omdat veel verschillende kenmerken van een organisatie van belang zijn bij de keuze tussen tijdelijk of permanent.
3.4.3. Kwaliteitsfactoren met betrekking tot projectorganisaties
In paragraaf 3.2 zijn negen kwaliteitsfactoren genoemd die invloed hebben op het succes van een informatie systeem. In deze paragraaf zal worden toegelicht in hoeverre deze kwaliteitsfactoren van belang zijn voor management accounting informatie systemen van multiprojectorganisaties.
kwaliteitsfactoren van informatie
De eerste kwaliteitsfactor van informatie is volledigheid. Elonen en Artto (2003) geven aan dat er bij multiprojectorganisaties regelmatig sprake is van een overvloed aan informatie van slechte kwaliteit. Managers beschikken over grote hoeveelheden informatie, maar zijn niet in staat de relevante informatie voor de eigen projecten hieruit te halen. Elonen en Artto (2003) concluderen dat de informatiestroom over projecten naar andere delen van de organisatie en vice versa onduidelijk is.
De tweede factor nauwkeurigheid speelt tevens een rol bij projectorganisaties. Voor een multiproject-organisatie is het van belang dat de weergegeven informatie nauwkeurig is en overeenkomt met de werkelijkheid. Alleen wanneer een waarheidsgetrouw beeld wordt gegeven van de actuele situatie, kunnen de juiste besluiten worden genomen. Multiprojectorganisaties houden zich bezig met een verscheidenheid aan projecten, deze projecten delen een gemeenschappelijke set van middelen (Payne 1995). Voor een goed overzicht van de status van projecten moet informatie per project wordt bijgehouden en verwerkt.
De weergave van rapportages is een kwaliteitsfactor die ook bij projectorganisaties van belang is. Bij een multiprojectorganisatie worden managers op basis van ervaring met de werkzaamheden ingezet voor het leiden van projecten. Ook deze managers moeten de voornamelijk financiële informatie uit een MAIS kunnen begrijpen. Verbale communicatie is belangrijk in projectorganisaties (Bruns & McKinnon
1993; Van der Veeken & Wouters 2003). Mondelinge informatie wordt gebruikt voor de dagelijkse gang van zaken en voor vragen waarop het antwoord niet in de standaardrapportages is te vinden.
Tijdigheid is de vierde kwaliteitsfactor die Nelson et al. (2005) noemen. Van der Veeken en Wouters
(2003) geven aan dat deze factor een probleem kan zijn bij projectorganisaties. Informatie over kosten komt vaak niet overeen met de voortgang van projecten. Oorzaken hiervoor kunnen bijvoorbeeld zijn dat facturen pas na afloop van een periode worden ontvangen of dat materialen al geleverd en betaald zijn, maar nog niet gebruikt worden. Dit probleem is ook van invloed op nauwkeurigheid en volledigheid van informatie. Een manager die tijdens de uitvoering van projecten informatie ontvangt, moet zich bewust zijn van het feit dat deze informatie niet de actuele situatie weergeeft. De beschikbare informatie moet zo snel mogelijk worden opgenomen in een MAIS. De frequentie van het versturen van de rapportages is van belang voor projectorganisaties, deze moet passen bij de taken van de managers.
kwaliteitsfactoren van het systeem
Betrouwbaarheid is bij projectorganisaties van hetzelfde belang als bij elke andere organisatie. Voor
een hoge waardering van betrouwbaarheid moet het systeem beschikbaar zijn op de momenten dat managers hier gebruik van willen maken.
Een belangrijk item voor informatie systemen in projectorganisaties is de flexibiliteit. In multiproject-organisaties verschillen projecten in grootte, benodigde vaardigheden en urgentie. Voornamelijk het verschil in grootte heeft invloed op het management accounting informatie systeem, aangezien voor de beheersing van grote projecten andere informatie nodig is dan voor kleine projecten. Payne (1995) geeft aan dat beheersingssystemen die geschikt zijn voor de grootste projecten vaak te gedetailleerd of tijdrovend zijn om praktisch te zijn voor de kleinere projecten. Ook andersom is dit het geval, systemen die geschikt zijn voor kleinere projecten bevatten vaak te weinig details voor een effectieve sturing en beheersing van grotere projecten. Een informatie systeem zou dus per project aangepast moeten kunnen worden.
De derde factor die van invloed is op de kwaliteit van het systeem is de toegankelijkheid. Managers in multiprojectorganisaties hebben belang bij eenvoudige toegang tot informatie. Elonen en Artto (2003) geven aan dat informatie over projecten centraal beschikbaar moet zijn en niet alleen voor de afdeling waaronder de projecten vallen, zodat alle niveaus over de informatie kunnen beschikken. Ook bij projectorganisaties zal per functie bepaald moeten worden welke informatie beschikbaar wordt gesteld.
Bij multiprojectorganisaties is de antwoordtijd een belangrijk item. Projecten zijn tijdelijk van aard, dit heeft als gevolg dat besluiten snel moeten worden genomen. Hierbij is het noodzakelijk dat vragen snel worden beantwoord.
De laatste kwaliteitsfactor is de integratie. Aan deze factor wordt in multiprojectorganisaties veel waarde gehecht. Voor een goed overzicht van de prestaties van de onderneming moeten de resultaten van de verschillende projecten worden samengebracht.
Alle factoren die Nelson et al. (2005) noemen, zijn ook toepasbaar op multiprojectorganisaties. Bij multi-projectorganisaties moet meer aandacht worden besteed aan verschillen tussen projecten en de benodigde flexibiliteit.
3.5. Beantwoording deelvragen en conceptueel model
Zoals in paragraaf 1.4 is aangegeven is de literatuurstudie uitgevoerd met als doel het beantwoorden van de eerste drie deelvragen. In deze paragraaf worden de antwoorden op deze drie deelvragen gegeven. Vervolgens zullen de antwoorden op deze deelvragen worden samengevat in een conceptueel model.
3.5.1. Deelvraag 1
De eerste deelvraag van dit onderzoek is: Wat wordt in de literatuur verstaan onder een management accounting informatie systeem?
De informatie die centraal staat in een MAIS is accounting informatie die van belang is voor het management, aangevuld met informatie die voorkomt uit analyses van deze informatie. De informatie uit een MAIS kan worden onderverdeeld in kwalitatieve, kwantitatieve, financiële en niet financiële gegevens.
Een belangrijk aspect is dat een MAIS niet alleen bestaat uit machines, maar dat ook mensen hierin een belangrijke rol spelen. Het digitale aspect zal voornamelijk kwantitatieve informatie bevatten, terwijl het persoonlijke aspect de kwalitatieve gegevens moet toevoegen. Een MAIS heeft als doel data om te zetten in informatie, om zo bij te dragen aan het ontwikkelen van kennis die gebruikt wordt om de planning en beheersing van een organisatie te ondersteunen.
Het antwoord op deze eerste deelvraag wordt gegeven in de definitie die gebruikt wordt in dit onderzoek. Een management accounting informatie systeem (MAIS) is een systeem, bestaande uit mensen en machines, dat data over economisch relevante gebeurtenissen verzamelt, registreert, opslaat en verwerkt om informatie te produceren om zo de planning en beheersing van een organisatie te ondersteunen.
3.5.2. Deelvraag 2
De tweede deelvraag is: Welke factoren hebben invloed op het gebruik van een management accounting informatie systeem?
De kwaliteit van de informatie en de kwaliteit van het systeem hebben invloed hebben op het gebruik van een informatie systeem (DeLone en McLean 1992; Nelson et al. 2005; Heidmann et al. 2008; Lin 2010) Wanneer deze kwaliteit goed is, zal het gebruik van een MAIS toenemen. De kwaliteit van informatie wordt bepaald aan de hand van de factoren volledigheid, nauwkeurigheid, weergave en de tijdigheid. De kwaliteit van het systeem is afhankelijk van de betrouwbaarheid, flexibiliteit, toegankelijkheid, antwoordtijd en integratie.
Bovendien hangt het gebruik van een MAIS samen met het gebruik van accounting informatie. Factoren die invloed hebben op het gebruik van accounting informatie voor het opdoen van kennis worden genoemd in het artikel van Hall (2010). Dit zijn de afstand tot de operationele factoren, de tijdshorizon en de diversiteit van de operationele factoren. Zoals aangegeven in paragraaf 3.2.3 zie ik hier een tegenstrijdigheid, dit geeft aanleiding tot een aandachtspunt in mijn praktijkonderzoek. Ook geeft Hall (2010) aan dat de manier van communicatie, verbaal of schriftelijk, invloed heeft op de manier waarop accounting informatie gebruikt wordt.
Kortom, de kwaliteit van informatie, de kwaliteit van het systeem en het gebruik van accounting informatie komen uit de literatuur naar voren als factoren die invloed hebben op het gebruik van een MAIS.
3.5.3. Deelvraag 3
De derde deelvraag van dit onderzoek is: In welke mate hebben kenmerken van projectenorganisaties invloed op het gebruik van een management accounting informatie systeem?
Binnen multiprojectorganisaties worden activiteiten gelijktijdig uitgevoerd in diverse projecten. Voor het gebruik van een management accounting informatie systeem heeft dit gevolgen. In de eerste plaats moet administratie per project worden bijgehouden, zodat duidelijk is wat het onderdeel van elk project in het totale resultaat is. Anderzijds moeten de rapportages voldoende geïntegreerde informatie
bevatten, zodat de afzonderlijke projectleiders een overzicht krijgen van de prestaties van de onderneming als geheel.
Van der Veeken en Wouters (2003) geven aan dat het tijdsaspect van informatie vaak problemen veroorzaakt bij projectorganisaties. Binnen projecten lopen de kosten en voortgang vaak niet gelijk. Dit aspect heeft invloed op het gebruik van een management accounting informatie systeem, omdat gebruikers niet kunnen beschikken over actuele informatie.
Een ander aspect dat invloed heeft op het gebruik van een MAIS is het verschil tussen projecten. Payne (1995) geeft aan dat wanneer in een organisatie projecten van verschillende grootte worden uitgevoerd, het inrichten van een MAIS tot problemen kan leiden. Bij grote projecten is behoefte aan veel detailinformatie, terwijl deze informatie overbodig kan zijn bij projecten met een kleinere omvang.
Samenvattend hebben het gelijktijdig uitvoeren van projecten, tijdsaspecten en verschillen tussen projecten onderling de grootste invloed op het gebruik van management accounting informatie systemen in multiproject organisaties.
3.5.4. Conceptueel model
In figuur 3.5 wordt het conceptueel model weergegeven dat volgt uit de beantwoording van de eerste drie deelvragen. Kwaliteit van informatie Kwaliteit van het systeem Gebruik Planning en beheersing in project-organisaties Kennis Informatie MAIS
Figuur 3.5. Conceptueel model
Een effectief MAIS voor projectorganisaties moet een breed scala aan data omzetten in relevante informatie. Deze informatie wordt vervolgens in de organisatie gebruikt voor het opdoen van kennis om een goede planning en beheersing van de projecten te kunnen waarborgen. Het gebruik van een MAIS wordt aangemoedigd door een hoge kwaliteit van de informatie en een systeem dat voldoet aan de kwaliteitseisen die de gebruikers stellen.
In het empirische deel van dit onderzoek zullen de ervaringen van gebruikers van het management accounting informatie systeem met betrekking tot de kwaliteitsfactoren worden geanalyseerd. Op basis
4. METHODOLOGIE
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verschillende soorten onderzoek die door Easterby-Smith et al. (2002) worden benoemd en hoe mijn onderzoek hierin past. Ook worden de methoden van data-verzameling toegelicht.
4.1. Onderzoeksmethoden
Easterby-Smith et al. (2002) maken onderscheid tussen zuiver onderzoek wat volledig gericht is op de theorie, toegepast onderzoek waarbij de theorie wordt toegepast op een case situatie en actie onderzoek waarbij nauwelijks gebruik wordt gemaakt van theoretische modellen. Het onderzoek dat ik zal uitvoeren, behoort tot de categorie toegepast onderzoek. Toegepast onderzoek is volgens Easterby-Smith et al. (2002) geschikt bij het bij het beoordelen en het aanreiken van verbeterpunten van een systeem. Dit komt overeen met de doelstelling van dit onderzoek, namelijk het evalueren en geven van aanbevelingen over het management accounting informatie systeem van projectorganisatie X.
Wanneer onderzoek zich richt op de situatie binnen één of een klein aantal organisaties, wordt dit door Easterby-Smith et al. (2002) een case studie genoemd. Benbasat et al. (1987) geven aan dat case studies een geschikte onderzoeksvorm zijn voor informatie systemen, omdat op deze manier informatie systemen in hun eigen context worden onderzocht. Van der Veeken en Wouters (2002) geven aan dat een case studie de enige manier is die het mogelijk maakt om het gebruik van accounting informatie door managers te beschrijven. Volgens Rom en Rohde (2007) is een case studie een goede optie om het gebruik van informatie systemen te onderzoeken, omdat aspecten van het ontwerp en gebruik zich dan zelf uitwijzen.
Hall (2010) beschouwt een veldstudie als een goede methode voor interactie tussen de onderzoeker en de deelnemer. Deze onderzoeksvorm geeft mogelijkheden om te leren van spontane acties die de onderzoeker eerder nog niet had overwogen. Hij schrijft dat er meer aandacht moet worden gegeven aan micropraktijken bij het bestuderen van het gebruik van accounting informatie door managers. Hierbij moeten onderzoekers managers observeren tijdens activiteiten waarin accounting informatie wordt gebruikt. Het probleem hierbij is dat het vaak onduidelijk is waar en wanneer deze activiteiten plaatsvinden. Uit mijn interviews kwam naar voren dat de management accounting informatie door de gebruikers vaak thuis, in de trein of even snel tussendoor werd bekeken. Om deze reden heb ik er voor gekozen om tijdens de interviews in te gaan op het gebruik en dit niet te observeren.
4.2. Dataverzameling
Bij de dataverzameling zal ik gebruik maken van een literatuurstudie, documentstudie en interviews. De verzameling van data uit verschillende bronnen wordt door Easterby-Smith et al. (2002) data triangulatie genoemd.
4.2.1. Literatuurstudie
De literatuurstudie heeft als doel begrippen met betrekking tot management accounting informatie systemen en projectorganisaties te definiëren. Ook zal de literatuur mij inzicht geven in de elementen die invloed hebben op het gebruik van een MAIS. Deze factoren zullen als basis dienen voor de beoordeling van het management accounting informatie systeem van projectorganisatie X. Het theoretisch kader zal worden opgesteld met behulp van de online databases van wetenschappelijke tijdschriften (bijv. EBSCO Business Source Premier), die beschikbaar zijn voor studenten van de Rijksuniversiteit Groningen. De gevonden artikelen geven verdere richting aan het literatuuronderzoek door de referenties en citaten te volgen.
4.2.2. Documentstudie
De documentstudie heeft betrekking op de rapportages en online informatiemiddelen die momenteel gebruikt worden in de organisatie. Door middel van deze documentstudie kan een beeld gevormd worden van het huidige MAIS en de informatievoorziening naar de verschillende managementniveaus. Deze documentstudie dient als basis voor de interviews. Wanneer de inhoud van de rapportages bekend is, kunnen hierover gericht vragen gesteld worden.
4.2.3. Interviews
Interviews zijn de belangrijkste vorm van dataverzameling binnen dit onderzoek. Easterby-Smith et al. (2002) geven aan dat een interview een geschikte manier is om te begrijpen wat een persoon vindt van een bepaalde situatie. Omdat dit onderzoek als doel heeft verbeterpunten aan te geven, is het van belang om het MAIS vanuit meerdere standpunten te bekijken. In dit onderzoek zullen drie soorten interviews worden afgenomen. In bijlage 4 wordt weergegeven met welke personen de interviews zijn gehouden.
In de eerste ronde hebben interviews plaatsgevonden met de personen die verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de rapportages die verstuurd worden aan de verschillende gebruikers. Door middel van deze interviews is inzicht verkregen in het huidige management accounting informatie systeem van de organisatie. Bij deze interviews is voornamelijk ingegaan op de inhoud van de rapportages en de online informatiemiddelen om een beeld te vormen van de verstrekte informatie.
In de tweede ronde zijn verschillende gebruikers van het MAIS geïnterviewd. In overleg met een controller en het hoofd FenA zijn gebruikers geselecteerd. Enerzijds garandeert dit een beeld vanuit de gehele organisatie, uit elke afdeling zal ten minste één persoon worden geïnterviewd. Anderzijds zullen deze personen openstaan en goede input hebben voor een gesprek over de informatiebehoeftes. De interviews met de gebruikers hebben als doel te bepalen wat de informatiebehoefte is en hoe ze het huidige management accounting informatie systeem beoordelen. Aan de hand van deze interviews is achterhaald wat de behoeften van de gebruikers zijn en welke tekortkomingen de gebruikers nog zien binnen het huidige systeem.
Om te zorgen dat de verbeterpunten die ik aandraag ook daadwerkelijk geïmplementeerd kunnen worden binnen de organisatie, heb ik hierover overleg gehad met de personen die verantwoordelijk zijn voor het technische aspect van het informatie systeem en de eindverantwoordelijken. Op basis van de mogelijkheden en beperkingen die hierin naar voren komen, zal ik de verbeterpunten beschrijven voor de organisatie.
De interviews waren gedeeltelijk gestructureerd zijn. Deze manier geeft houvast en zorgt voor een beter verband tussen de gestelde vragen. Een niet volledig gestructureerde vorm geeft echter wel de mogelijkheid dieper op bepaalde punten in te gaan, wanneer eerdere antwoorden hiertoe aanleiding geven. Ook geven Easterby-Smith et al. (2002) aan dat gedeeltelijk gestructureerde interviews het mogelijk maken diverse interviews en dus meningen met elkaar te vergelijken, omdat de behandelde onderwerpen overeenkomen. In bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de vragen die als leidraad hebben gediend bij de interviews.
Bij het afnemen van de interviews is na toestemming van de geïnterviewde gebruik worden gemaakt van een memorecorder. Dit maakte het mogelijk om me volledig te concentreren op de antwoorden die worden gegeven, waardoor er betere vervolgvragen konden worden gesteld. Na afloop van de eerste twee interviews heb ik beoordeeld of de gewenste informatie verkregen is. Op basis hiervan heb ik enkele interviewvragen verduidelijkt. Na afloop van de interviews zijn de opgenomen gesprekken uitgewerkt. Per interview zijn de antwoorden gecategoriseerd aan de hand van de kwaliteitsfactoren.
