Het ontwikkelen van een
Management Informatie Systeem
S.M. de Jongh 838187
Begeleider: Dhr. Schaap
Rijksuniversiteit Groningen
Dit document is tot stand gekomen in het kader van het schrijven van een afstudeerscriptie voor de faculteit Bedrijfskunde aan de Rijks Universiteit te
Groningen
Samenvatting
De aanleiding voor dit onderzoek wordt gegeven in het eerste hoofdstuk. Hierin worden de marktontwikkelingen uiteengezet. De noodzaak bij de klanten van EBI om in de informatiebehoefte te voorzien, om zo geen concurrentieachterstand op te lopen en misschien zelfs wel een concurrentievoorsprong te behalen. Ook de technische mogelijkheden om meer en meer in de informatiebehoefte te voorzien dragen bij aan het eenvoudiger toegankelijk maken van een Informatiesysteem.
De algemene doelstelling van dit onderzoek is te voldoen aan de wensen van de klant om de informatievoorziening in de gehele organisatie te verbeteren. Concreet komt dit neer op het vertalen van de eisen in specificaties.
EBI wil voorzien in de informatiebehoefte bij haar klanten door gebruik te maken van de gegevens die de bedrijven hebben opgeslagen in hun database, aan de hand van een ERP-pakket van EBI. De gegevens zullen zodanig aangewend dienen te worden dat er een Management Informatie Systeem (MIS) ontstaat.
Het lastige van dit onderzoek is een MIS voor een bepaald type organisatie te ontwerpen. Het Informatie Systeem dient bij meerdere organisaties
geïmplementeerd te kunnen worden. Deze organisaties hebben als klanten van EBI enkele overeenkomstige kenmerken, zo maken ze ieder gebruik van hetzelfde ERP pakket en wat de organisaties betreft zijn het allen productiegerichte organisaties uit het midden en kleinbedrijf.
Een functioneel ontwerp aan de hand van Systems Development Methodology (SDM) is de uitkomst van dit onderzoek. Dit functioneel ontwerp is een goede basis om verder te gaan met het technisch ontwerp van het MIS.
Uit het functioneel ontwerp komt naar voren dat enkele positieve gevolgen niet direct zichtbaar kunnen zijn, met name de meetbaarheid en de snelheid van de
doelrealisatie. Voor goede analyse zijn veel historische gegevens nodig (minimaal 2 jaar). Indien deze gegevens nog niet werden vastgelegd in de database zal er dus enige tijd overheen gaan alvorens voldoende gegevens zijn verzameld om te kunnen analyseren. Voor goede langere termijn analyses als jaarvergelijkingen tussen verschillende artikelen zal dit eerder een proces van jaren zijn dan van maanden.
Waar wel direct de verbeteringen meetbaar zullen zijn, zijn de ad hoc rapportages voor bijvoorbeeld de planning van mensen en materiaal, deze rapportages zullen niet zozeer afhangen van historische gegevens.
De specificaties waaraan dit MIS zal moeten voldoen zijn er in velerlei aard; enkele
meest in het oog springende zijn gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid van de
gegevens, motivatie van de gebruikers en snelheid.
Inhoudsopgave Voorwoord Samenvatting Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Inleiding en projectkader……… 6
1.1 Organisatieschets……….. 6
1.2 Situatieschets………. 8
1.3 Projectkader……… 11
Hoofdstuk 2 Probleemstelling………..……… 12
2.1 Doelstelling……….. 12
2.2 Vraagstelling…….……….. 12
2.3 Onderzoeksmodel..……… 14
2.4 Begripsbepaling……….. 16
Hoofdstuk 3 Het onderzoekstechnisch ontwerp……….. 17
3.1 Onderzoeksmateriaal………. 17
3.2 Onderzoeksstrategie……….. 20
3.3 Methode van onderzoek……… 21
3.3.1 Methode van onderzoek: SDM………. 21
3.3.2 Methode van onderzoek: Bots: Eisen waaraan een Management Informatie Systeem moet voldoen……… 22
Hoofdstuk 4 Analyse………. 23
4.1 Keuze ontwikkelmethode………... 23
4.2 SDM……….. 23
4.3 Uitkomsten en aard van de interviews……… 27
4.4 Analyse: de manager………. 29
Hoofdstuk 5 Ontwerp……… 32
5.1 Definitiestudie………..……….. 33
5.1.1 Introductie……… 33
5.1.2 Samenvatting……….. 33
5.1.3 Opdrachtformulering……….. 33
5.1.4 Beschrijving van de huidige situatie………. 34
5.1.4.1 Organisatiestructuur……… 34
5.1.4.2 Automatiseringsstructuur……… 35
5.1.4.3 Probleeminventarisatie……… 35
5.1.4.4 Informatiestromen……… 38
5.1.4.5 Kwantiteiten en kwaliteiten………. 40
5.1.5 Beoogde verbeteringen……….. 41
5.1.6 Systeemdefinitie……….. 41
5.1.6.1 Grenzen van het nieuwe systeem……… 41
5.1.6.2 Systeemgebruikers……….. 42
5.1.6.3 Output / Input gebruikers……… 42
5.1.7 Ontwikkelingsomgeving……….. 43
5.1.8 Evaluatie van alternatieven……… 44
5.1.9 Systeemconcept……….. 45
5.1.10 Technische en organisatorische gevolgen………… 46
5.1.11 Ontwikkelings- en installatieproblemen………. 46
5.1.12 Plan en planning……… 47
5.2 Basisontwerp………..…… 48
5.2.1 Inhoud en inleiding basisontwerp……… 48
5.2.2 Samenvatting basisontwerp………. 48
5.2.3 Realisatieconcept……….. 49
5.2.4 Organisatorische effecten en maatregelen………... 50
5.2.5 Beschrijving van het systeem……….. 51
5.2.5.1 Datamodel……….. 51
5.2.5.2 Inputfuncties……… 52
5.2.5.3 Outputfuncties………. 55
5.2.5.4 Specificatie van de output………. 56
5.2.6 Deelprojecten………. 57
5.2.6.1 Deelproject wensen met betrekking tot MIS.. 57
5.2.6.2 Outputfunctie deelproject……….. 60
Hoofdstuk 6 Conclusie……… 61 Literatuurlijst
Bijlage 1 Opbouw database Bijlage 2 Outputbestand
Bijlage 3 Specificatie van de output
Hoofdstuk 1 Inleiding en projectkader
11.1 Organisatieschets
Eniac levert ERP oplossingen voor de AS/400 productlijn van IBM. Zij is al meer dan 25 jaar actief als ERP leverancier met hoofdzakelijk zelf ontwikkelde pakketten, met uitzondering van één business unit welke het ERP pakket eBPCS op de markt zet.
eBPCS wordt ontwikkeld door softwareproducent SSA.
Eniac onderscheidt zich van haar concurrenten door te komen met 'branche
specifieke software'. Ze heeft vele jaren ervaring in verschillende branches zoals de farmaceutische industrie, de sociale werkvoorziening, automotive industrie,
bouwbedrijven en de voedingsmiddelen industrie. Zo zijn er nog een aantal branches te noemen waar Eniac zich al geruime tijd in verdiept en zodoende een concurrentie voordeel heeft behaald.
In 2000 hebben alle afzonderlijke Eniac onderdelen zich gevestigd op een
gezamenlijke nieuwe locatie in Zaltbommel. Integratie tussen de verschillende eigen ontwikkelde ERP pakketten heeft daarbij plaatsgevonden. Hiernaast wordt nog steeds het ERP pakket eBPCS geïmplementeerd en ondersteund.
Het is ook vanaf die tijd dat de gedachte is ontstaan zowel binnen Eniac zelf als bij de klanten van Eniac om te gaan investeren in additionele diensten, aanvullend op het ERP pakket. Een drietal speerpunten hierin zijn: electronisch inkopen (e- procurement), klantenbeheer (Customer Relationship Management (CRM) en management informatie (Business Intelligence). Voor deze activiteiten werden seperate business units in het leven geroepen; Trueconomy voor het electronisch inkopen, Essentials voor CRM en Eniac Business Intelligence voor Management informatie.
Deze scriptie richt zich op deze laatste business unit: Eniac Business Intelligence:
EBI.
1Baarda, Dr., D.B., Goede, Dr. M.P.M. de: Basisboek methoden en technieken
De ondernemingsstructuur van Eniac ziet er als volgt uit:
Organogram Eniac
Tussen de verschillende business units is een uitstekende samenwerking op basis van gelijkwaardigheid. Verantwoording dient elke unit af te leggen ten opzichte van de holding.
Voor de verdere uitwerking van deze scriptie zullen daar waar nodig ook input en/ of belangen van de andere units meegenomen worden.
Eniac Holding
Eniac Business Solutions
Essentials Trueconomy Eniac
Business
Intelligence
EBI 1.2 Situatieschets
Uit artikelen en gesprekken met klanten van EBI bleek dat er behoefte is aan
management informatie. Aan de hand van een aantal interviews met klanten van EBI kwam naar voren dat er in de bestaande markt steeds meer gegevens beschikbaar komen. Met name de technische vooruitgang, de 24-uurs economie en de
internationalisering dragen hier hun steentje aan bij. Dit aanbod van gegevens maakt het er voor de manager niet eenvoudiger op om de juiste stuurinformatie te vinden in termen van prestatie indicatoren. Hieruit blijkt dat er een groeiende behoefte is aan goede, bruikbare informatie op de juiste tijd op de juiste plaats. EBI wil voorzien in deze behoefte door gebruik te maken van de gegevens die de bedrijven hebben opgeslagen in hun database, met behulp van het Eniac ERP-pakket. Deze gegevens wil zij gaan aanwenden om een Management Informatie Systeem (MIS) op te zetten.
Het krachtenveld waarin EBI zich als organisatie bevindt, in haar streven om een Management Informatie Systeem te ontwikkelen, laat zich het best vertalen door het
‘5-krachten model’ van Porter.
Huidige concurrenten
5-krachten model
In het centrum staat de organisatie, Eniac Business Intelligence, welke in deze scriptie een centrale rol zal gaan innemen.
Substituten
Leveranciers Afnemers
Potentiële toetreders
Porter identificeert vijf veranderingen
2(krachten) in de concurrerende omgeving van een organisatie. Deze 5-krachten worden beschreven voor de situatie waarin EBI zich bevindt en zouden ervoor kunnen zorgen dat EBI haar strategie zou moeten aanpassen.
Huidige concurrenten
In de circel om EBI heen staat de eerste kracht; de huidige concurrenten. Op dit moment is dit geen gevaar, er zijn geen concurrenten met betrekking tot het in de markt zetten van een MIS voor ‘Eniac – ERP’ klanten.
Afnemers
Dit zijn de klanten die het uiteindelijke product van EBI zouden willen aanschaffen.
Het unieke product en het feit dat EBI de enige organisatie is die een dergelijk
‘klantspecifiek’ product in de markt brengt zouden ervoor moeten zorgen dat EBI de prijzen in de markt kan gaan beheersen. Zodra er meerdere partijen in de markt gaan begeven komt er meer onderhandelingsmacht bij de afnemers te liggen. Het is niet reëel te veronderstellen da dit op korte termijn het geval zal zijn.
Leveranciers
Op dezelfde manier als bij de afnemers, is de onderhandelingsmacht ook verdeeld tussen de leverancier en EBI. Het te ontwikkelen en aan te bieden product is, voor wat betreft toepassing op het (Eniac) eigen ERP pakket, niet afhankelijk van leveranciers. Voor wat betreft het externe ERP pakket eBPCS, is de leverancier SSA. Deze maakt voor de implementatie van haar ERP pakket gebruik van enkele implementatie partners in Nederland. Van deze partners is EBI veruit de grootste, met als gevolg de meeste klanten. Dit maakt het voor SSA moeilijk om haar
onderhandelingsmacht te gebruiken. Andersom is EBI afhankelijk van SSA voor de levering van het product. Er kan gesproken worden van een gelijkwaardige relatie, waarbij de ene partij een gelijke mate van onderhandelingsmacht heeft als de andere partij.
Substituten
Substituut producten voor het te ontwerpen Management Informatie Systeem blijven in deze situatie ook een reëel gevaar. Op dit moment zijn er geen substituten
voorhanden en het is denkbaar dat dit op korte termijn ook niet het geval zal zijn.
Puur vanwege het feit dat kennis omtrent het huidige systeem (ERP pakket) voornamelijk aanwezig is binnen de Eniac organisatie. Dit heeft tot gevolg dat er efficiënter en effectiever gewerkt kan worden aan het Management Informatie Systeem.
2
Paul Harmon: Business Process Change: blz. 48
Potentiële toetreders
Nieuwe bedrijven willen dezelfde klanten als Eniac gaan bedienen en willen
afspraken maken met dezelfde leverancier hierover. Voor wat betreft het Eniac eigen ERP pakket vallen er geen afspraken te maken door nieuwe toetreders. Er is binnen de Eniac organisatie duidelijk afgesproken dat eerst de eigen Business Unit, EBI een reële kans moet krijgen zich te bewijzen. Afspraken tussen potentiële toetreders en leverancier SSA zijn niet mogelijk wat betreft benaderen van klanten, dit is
contractueel afgedicht. De klanten zijn verdeeld over de verschillende eBPCS implementatiepartners en het is niet mogelijk om binnen de Nederlandse markt elkaars klanten te gaan benaderen.
Een snelle beoordeling op basis van de 5 krachten toont dat er mogelijkheden zijn voor EBI om een eigen te ontwikkelen Management Informatie Systeem met succes in de markt te zetten. Uiteraard zullen de 5 krachten met enige regelmaat opnieuw beoordeeld moeten worden om de te kiezen strategie te heroverwegen.
De concurrentie strategie die EBI heeft gekozen om de markt te benaderen valt te omschrijving als niche specialisatie: gericht op specifieke kopers met een specifiek product
Het uiteindelijk ontstane projectkader zal ik verder toelichten. De problemen die
hierbinnen bestaan en het doelstreven worden hierbij belicht. De tweede stap is dat
hieruit een deel wordt afgezonderd wat als doel van het onderzoek zal dienen. Deze
doelstelling zal in het volgende hoofdstuk (Hoofdstuk 2) verder besproken worden.
1.3 Projectkader
Er is behoefte aan eenduidige management informatie en omdat EBI zelf haar producten als beste kent is het slechts een logische stap om dan ook zelf te komen met modules die deze management informatie kunnen leveren met behulp van de gegevens opgeslagen in de databases bij haar klanten, welke over het algemeen reeds geruime tijd gevuld werden met gegevens vanuit de ERP software. Deze grote hoeveelheid aan gegevens kan de correctheid van de management informatie alleen maar ten goede komen. De ontwikkelaars van EBI weten waar ze de gegevens uit de database kunnen halen. Een begin werd gemaakt met de vaststelling van de informatiebehoefte van de managers (de eisen). Deze informatiebehoefte moet concreet tot uitdrukking worden gebracht aan de hand van met de klanten afgesproken rapporten, lijsten, prestatie indicatoren, kortom een effectieve informatievoorziening (de specificaties).
EBI brengt dit haar klanten zelf als volgt:
" Essentiële prestatie indicatoren worden overzichtelijk gepresenteerd, waardoor het eenvoudiger wordt de performance van uw bedrijf te meten.”
De ontwikkelmethode die als een rode draad door dit onderzoek heen zal lopen is die van System Development Methodology (SDM). Mede omdat SDM veel relevante aansluitingspunten heeft bij dit onderzoek, maar voornamelijk omdat deze
ontwikkelmethode al geruime tijd wordt toegepast binnen de ontwikkelafdelingen van EBI. De keuze voor SDM zal in Hoofdstuk 4 worden toegelicht.
Het onderzoek vindt binnen dit geschetste projectkader plaats en zal een bijdrage leveren aan het voorzien in de informatiebehoefte bij de managers.
De opbrengst van deze scriptie zal zijn een functioneel ontwerp voor een Management Informatie Systeem.
Hoofdstuk 2 Probleemstelling
2.1 Doelstelling
Bij de doelstelling gaat het om het belang van de kennis. Dit wil zeggen: het gaat om het gewenste belang van de uitkomsten van het onderzoek.
Doelstelling:
Het doel van het onderzoek is de totstandkoming van een functioneel ontwerp voor een Management Informatie Systeem, met de bijbehorende specificaties.
De eisen waaraan het Management Informatie Systeem moet voldoen, zullen in dit ontwerp worden vertaald naar specificaties. Dit zijn eisen van de klanten en
consultants: de informatiebehoefte; als ook, de te hanteren ontwikkelmethode.
2.2 Vraagstelling
Het gaat hier om onderzoeksvragen teneinde de doelstelling te bereiken.
Het projectkader en de doelstelling leveren de onderstaande centrale vraag op:
Wat zijn de specificaties, voortkomend uit de ontwerprichtlijnen en de
informatiebehoefte (eisen), waaraan het Management Informatie Systeem dient te voldoen?
Aangezien het onderzoek voornamelijk betrekking heeft op het functionele gedeelte en niet zozeer op het technische gedeelte van een MIS zullen de uit te werken specificaties functioneel van aard zijn. Bots schrijft hierover het volgende:
‘Er wordt gezocht naar een manier om de eisen en wensen die gebruikers ten aanzien van het toekomstige informatiesysteem hebben niet te laten beïnvloeden door de technische oplossing’
3. Deze specificatie wordt door Bots de functionele specificatie genoemd.
3
Bots: Bestuurlijke Informatiekunde. P. 373
.
Onder eisen versta ik -deze zinsnede in gedachten houdend- de eisen die Bots stelt aan een functionele specificatie van een Informatie Systeem, dit zijn:
• Een weergave in de vorm van een voor de gebruiker gemakkelijk te begrijpen diagram.
• De onderverdeling van het informatiesysteem in kleinere eenheden moet gebaseerd zijn op het onderverdelen van de gegevensverwerkende processen (de functies). Deze functies moeten op een top-down wijze steeds fijner worden gedetailleerd (functionele decompositie).
• Een precieze, formele, niet redundante en vaste, maar toch goed leesbare beschrijving van het systeem en zijn interfaces met de omgeving.
• Het moet een logische omschrijving zijn, met weglating van details als hardware, leverancier, de wijze waarop een functie zijn doel bereikt, de uitvoerder van de functie en wanneer een functie moet starten en eindigen.
Deze uitgangspunten zijn meegenomen in het ontwerp (Hoofdstuk 5).
De deelvragen die resulteren uit de centrale vraag zijn:
a) Welke specificaties zijn er te ontlenen aan de ontwerprichtlijnen?
b) Welke eisen zijn er te ontlenen aan de informatiebehoefte?
2.3 Het conceptueel model
Het conceptueel model kan onderverdeeld worden in een viertal deelgebieden:
1 Eisen
2 Het vertalen van eisen naar specificaties 3 Specificaties
4 Methoden en technieken die bijdragen aan de vertaalslag 1. Eisen
De directe informatiebehoefte bij de klanten als ook de verwachte extra
informatiebehoefte en de ondersteunde informatie -inzichtelijk gemaakt door de consultants- bepalen de totale informatie behoefte en geven een schets van de huidige situatie. Dit zijn de eisen die opgelegd worden aan het te ontwikkelen Management Informatie Systeem.
2. Het vertalen van de eisen naar specificaties
De functionele eisen van de klanten en de consultants bepalen de Ontwerp richtlijnen. Deze ontwerprichtlijnen worden vertaald in een ontwerp waarin wordt aangegeven hoe de eisen in welke vorm en in welke mate het Management
Informatie Systeem vorm gaan geven. De Ontwerprichtlijnen geven vervolgens vorm aan het Functioneel ontwerp.
In het vertaalproces spelen Consultants en Ontwikkelaars van EBI een belangrijke rol. Ontwikkelaars zijn op de hoogte van het ERP systeem en beschikken over de noodzakelijke technische kennis, voor de vertaling van belang.
Consultants bewaken, onder andere, de gebruiksvriendelijkheid en eenvoud..
3. Specificaties
Het ontwikkelproces levert uiteindelijk een aantal specificaties op waaraan het Management Informatie Systeem en uiteindelijk het ERP systeem moeten voldoen.
Dit heeft tot doel de klantbehoefte (eisen) te bevredigen.
4. Methoden en technieken die bijdragen aan de vertaalslag
De te gebruiken ontwikkelmethode is van invloed op het ontwikkelproces en op het uiteindelijke Functionele ontwerp. De ontwikkelmethode biedt structuur in het vertalen van de eisen naar specificaties.
De grafische weergave van het model is geschetst op de volgende pagina.
Verwoording van het model:
Conceptueel model
Ontwerp richtlijnen Informatie
behoefte Informatie
behoefte klant
Specificaties MIS Ontwikkel
methode
Functioneel ontwerp
Werkwijze/
ervaring consultant
Werkwijze/
ervaring ontwikkelaar
Ondersteuning informatie
behoefte consultant
Bestaand ERP systeem Ontwerp
proces
1. Eisen
2. Specificaties
2.3 Begripsbepaling
Zonder nadere invulling van begrippen is onduidelijk waar en wanneer in de theorie en in de werkelijkheid precies moet worden gekeken en op wie of wat de doelstelling van het onderzoek precies is gericht.
Kernbegrippen uit vraagstelling:
Eisen Æ beweerde
Management Informatie Systeem Æ domein
Definities zoals gebruikt in dit onderzoek:
Eisen:
In dit onderzoek versta ik onder eisen de noodzakelijke (onmisbare) delen om een Management Informatie Systeem effectief tot stand te brengen.
Management Informatie Systeem:
In dit onderzoek versta ik onder een Management Informatie Systeem een systeem
waar informatie op een dusdanige wijze wordt gepresenteerd dat deze informatie
voor de bedoelde manager(s) eenduidig en simpel te interpreteren is.
Hoofdstuk 3 Het onderzoekstechnisch ontwerp
Globaal gezien zijn er een drietal voorwaarden waar aan voldaan moet zijn willen er juiste beslissingen plaatsvinden:
1. Allereerst dient er overzicht te zijn over de soorten keuzebeslissingen die genomen dienen te worden en van de diverse mogelijkheden waaruit gekozen moet worden.
2. Ten tweede dienen de voor- en nadelen en de gebruiksmogelijkheden van de diverse keuzen bekend te zijn.
3. Een laatste voorwaarde is dat er inzicht moet zijn in het soort overwegingen en criteria die in dit keuzeproces kunnen, en soms moeten, meespelen.
3.1 Onderzoeksmateriaal
Hier vindt de vertaalslag van denken naar doen plaats.
Waarop heeft de informatie die ik zoek betrekking - Management Informatie Systemen
- Informatiebehoefte bij managers
Ik heb gebruik gemaakt van een viertal bronnen van informatie:
- Personen
Respondenten: Klanten Informanten: Consultants Deskundigen: Ontwikkelaars - Media
Gedrukt: tijdschriften Elektronisch: internet - Documenten
Dossiers waarom het in het bijzonder gaat om specifieke eigenschappen van bedrijven, software en databases
- Literatuur
Hierbij zal het gaan om literatuur omtrent Bestuurlijke Informatiekunde,
Management Informatie Systemen en System Development Methodology.
De ontsluiting van deze bronnen heeft voor mijn onderzoek op de volgende manieren plaats gevonden:
- Face-to-face, individueel interview met zeer open wijze van vraagstelling. Het gaat in dit onderzoek om rationeel moeilijke onderwerpen.
- Het gebruik van zoeksystemen aangezien het ondoenlijk is om alle documenten of literatuur op een bepaald gebied te bestuderen; zoeken zal onder andere elektronisch met behulp van trefwoorden, of door middel van
literatuurverwijzingen plaats vinden.
- Inhoudsanalyse: het betreft hier een vertaling van de vragen uit de vraagstelling in concrete zaken waarop ik bij het bestuderen van de inhoud moet letten.
De aanpak voor de ontsluiting van de verschillende bronnen heeft altijd op de volgende manier plaatsgevonden:
- Face-to-face interviews: ik heb in dit onderzoek nadrukkelijk voor het face-to- face interview gekozen. Bij een face-to-face interview kon ik veel meer vragen stellen dan schriftelijk mogelijk zou zijn geweest. Vragen kunnen toegelicht worden als de ondervraagde bepaalde vraagstellingen lastig vindt of niet begrijpt. Dit is de kwaliteit van het onderzoek alleen maar ten goede
gekomen. Kwaliteit is essentieel in dit onderzoek. De mensen die ondervraagt zijn beschikken veelal over specialistische kennis. Er werd hen direct
gevraagd naar hun kennis omtrent de geschetste probleemsituatie. Dit heeft het noodzakelijk gemaakt om te kiezen voor het face-to-face interview. In deze interviews is per interview van respondent tot respondent vastgesteld welke informatie deze diende te verstrekken. Vragen omtrent deze informatie werden van tevoren nauwkeurig onderzocht, de invulling van deze vragen heeft echter een zo veel mogelijk open karakter gehad.
- Zoeksystemen: Aan de hand van interessante artikelen is in de
literatuurverwijzingen van deze artikelen en literatuurverwijzingen in de tekst op een snelle en eenvoudige manier goede en bruikbare literatuur
achterhaald. Met trefwoorden zoeken op internet of elektronisch in de bestanden van bibliotheken heeft eveneens tot resultaat gehad dat ik juiste informatie snel heb kunnen achterhalen.
- Inhoudsanalyse: Het gaat hier om reductie van de voor het onderzoek
relevante informatie uit een grote hoeveelheid tekstueel materiaal. Het voor dit onderzoek relevante materiaal is bekeken vanuit de vragen uit de
vraagstelling.
De bronnen van onderzoek en de ontsluiting van deze bronnen zijn naar aanleiding
van de deelvragen besproken.
De eerder opgestelde deelvragen zijn:
a) Welke specificaties zijn er te ontlenen aan de ontwerprichtlijnen?
b) Welke eisen zijn er te ontlenen aan de informatiebehoefte?
Hieronder zullen per deelvra(a)g(en) worden aangegeven welke en hoeveel bronnen ik nodig heb gehad en eveneens welke ontsluitingsmethoden ik hierbij heb gebruikt:
Voor deelvraag a geldt:
Bronnen Ontsluiting
Media Internet
Tijdschriften
Inhoudsanalyse Zoeksystemen Inhoudsanalyse
Literatuur Literatuur omtrent ontwikkelmethoden
Inhoudsanalyse Zoeksystemen
Voor deelvraag b geldt het volgende:
Bronnen Ontsluiting
Personen
Documenten
Klanten Consultants
Dossiers over
achtergronden van klanten, consultants
Face-to-face interview Face-to-face interview
Inhoudsanalyse
3.2 Onderzoeksstrategie
Kijkend naar de doel- en vraagstelling is het noodzakelijk geweest om de geschetste problematiek zo compleet mogelijk te beschouwen. Dit betekent dat de nadruk van het onderzoek ligt op diepgang.
Dit gehele document biedt een gedegen rapportage waarin beschreven staat wat de eisen en specificaties zijn waaraan het Management Informatiesysteem moet
voldoen. Rapporteren in tabellen of grafieken zullen geen bijdrage kunnen leveren aan dit onderzoek. Het betreft hier een kwalificerend onderzoek.
Op het gebied van eisen en specificaties welke zijn gesteld in deze problematiek, teneinde een effectieve vertaalslag te laten plaats vinden tussen de gegevens uit de database en het Management Informatie Systeem, is dit slechts in geringe mate als empirisch onderzoek toepasbaar geweest. Klanten en consultants zijn geraadpleegd omtrent de eisen aan de informatie welke uit het MIS dienden te komen. Van de ontwikkelaars is de technische informatie omtrent de systemen verkregen. Echter het aantal mensen dat zich met deze problematiek bezighield, was gering. Het betrof in hoofdzaak een bureauonderzoek, waar gebruik gemaakt is van bestaande
literatuur en artikelen, welke inhoudelijk zijn beoordeeld.
Het betreft hoofdzakelijk een diepgaand, kwalificerend en literatuuronderzoek, dit leidt tot de onderzoeksstrategie "Bureauonderzoek":
Er is voornamelijk gebruik gemaakt van door anderen geproduceerd materiaal.
Hierbij ging het voor het grootste gedeelte om literatuuronderzoek (gericht op kennis). Ook is de bestaande data geherordend (secundair onderzoek).
Dit betekende niet dat de overige onderzoeksstrategieën volledig zijn genegeerd.
Met name de case studie en dan voornamelijk het enkelvoudige gevalstudie
vertoond wel degelijk enige kenmerken met dit onderzoek. Voor de case studie gold dat er sprake was van een complexe problematiek, daarom werd bij de case studie besloten om de gehele situatie vanuit verschillende perspectieven en in zijn totale context diepgaand te bestuderen. Dit heeft belangrijke uitgangspunten voor dit onderzoek opgeleverd. Maar in eerste instantie is voornamelijk uitgegaan van het Bureauonderzoek.
Ik heb het literatuuronderzoek (casestudie) als volgt ingericht:
Face-to-face interviews met de klanten, consultants en ontwikkelaars van EBI
De media en de literatuur zijn voornamelijk inhoudelijk geanalyseerd, dan wel met of
zonder zoeksystemen.
3.3 Methode van onderzoek
Zoals reeds eerder vermeld (H1 Projectkader) wordt binnen de ontwikkeling (de ontwikkelaars) van EBI voornamelijk gewerkt volgens de System Development Methodology (SDM). Om enige complexiteit uit dit onderzoek weg te nemen (of niet onnodig te veroorzaken) zal de geschetste probleemsituatie dan ook zoveel mogelijk aansluiting dienen te vinden bij SDM. Dit zal een implementatie van de uitkomsten van dit onderzoek vereenvoudigen. Bovendien is het een voorwaarde vanuit EBI om eigen ontwikkelaars het project te gaan uitvoeren.
3.3.1 Methode van onderzoek: SDM
System Development Methodology (SDM) is een lineaire methode voor
systeemontwikkeling. Ontwikkeld in 1970 door medewerkers softwarehouse Pandata in opdracht van de PTT, AKZO en de Nationale Nederlanden. SDM is een methode die, voor verschillende situaties en (delen van) organisaties, een evenwichtige ontwikkeling van organisatie en informatievoorziening mogelijk maakt. SDM is een methode voor systeemontwikkeling die de levensloop van een informatiesysteem als leidraad heeft. SDM onderscheidt in de verschillende fasen een viertal aspecten:
1. Systeemontwikkeling 2. Validering
3. Besturing
4. Organisatieverandering
De fasen die binnen SDM te onderscheiden zijn, zijn:
• Informatieplanning (fase 0)
Hier vindt de situatieanalyse en de informatieplanning plaats
• Definitiestudie (fase 1)
Er wordt geadviseerd over de informatievoorzieningproblemen; de
veranderingsbehoefte wordt onderzocht en de haalbaarheid van de ontwikkeling van een Management Informatie Systeem wordt onderzocht
• Basisontwerp (fase 2)
Het systeem wordt nu in subsystemen weergegeven. Hiervoor is het noodzakelijk dat voor de afzonderlijke systemen een gemeenschappelijke basis duidelijk wordt
• Detailontwerp (fase 3)
De onderdelen van de subsystemen worden verder uitgewerkt; zowel functioneel
als technisch
• Realisatie (fase 4)
Een deel van het informatiesysteem wordt gebouwd door het voltooide ontwerp nu werkelijk te realiseren
• Invoering (fase 5)
Het ontwikkelde informatiesysteem moet nu werkelijk in de organisatie worden ingevoerd
• Gebruik en beheer (fase 6)
Het informatiesysteem dient afgesteld te blijven op de wensen van de gebruiker De richtlijnen van SDM zijn in Hoofdstuk 5 (Analyse) gebruikt voor zover van
toepassing voor een succesvolle bijdrage aan dit onderzoek. Niet alle fasen voor de totstandkoming van een functioneel ontwerp (volgens SDM) zijn hierbij volledig meegenomen.
3.3.2 Methode van onderzoek: Bots: Eisen waaraan een Management Informatie Systeem moet voldoen
Functionele en prestatie eisen:
Functionele eisen bepalen de inhoud van de informatie
Prestatie eisen (juistheid, tijdigheid en volledigheid) bepalen de voorwaarden waaraan informatie en gegevensverwerkende processen moeten voldoen Er bestaan ook eisen die betrekking hebben op de voorwaarden waaronder de informatie beschikbaar wordt gesteld, dit zijn onder andere
4:
¾ Prestatie eisen (bijv. snelheid)
¾ Eisen met betrekking tot mens/machine interactie ( gebruiksvriendelijkheid)
¾ Betrouwbaarheidseisen
¾ Beveiligingseisen
¾ Auditeisen
¾ Beschikbaarheideisen
¾ Toegankelijkheidseisen
¾ Eisen gebaseerd op de informatiebehoefte van andere systemen Deze eisen zullen in het ontwerp toetsbaar worden gemaakt.
•
4Bots: Bestuurlijke Informatiekunde. P. 55
Hoofdstuk 4 Analyse
4.1 Keuze Ontwikkelmethode
Er is al vermeld dat er door de ontwikkelaars van EBI voornamelijk gewerkt wordt volgens de System Development Methodology (SDM). Om onnodige complexiteit uit dit onderzoek weg te nemen (of niet onnodig te veroorzaken) zal de geschetste probleemsituatie dan ook zoveel mogelijk aansluiting dienen te vinden bij SDM.
In het keuzeproces is gekeken naar andere ontwikkelmethoden zoals System Development Framework (SDF), van kenniscentrum CIBIT en ook naar een minder traditionele ontwikkelmethode zoals Dynamic System Development Methodology (DSDM).
SDF viel af omdat de objectgeorienteerde versie nog maar recent op de markt is.
DSDM sloot meer aan bij de huidige ontwikkelmethode maar zou echter teveel organisatorische veranderingen met zich meebrengen.
De laatste overweging om uiteindelijk toch SDM toe te gaan passen is de wens van EBI om eigen ontwikkelaars het project te laten uitvoeren.
4.2 SDM
Er zal een onderscheid plaatsvinden tussen welke fasen van SDM wel en welke fasen niet van belang zijn om tot een oplossing te komen voor de geschetste probleemsituatie. Zoals eerder reeds beschreven is het niet strikt noodzakelijk om alle fasen van SDM te doorlopen, als maar duidelijk wordt gemaakt waarom een bepaalde fase niet van toepassing is op de geschetste probleemsituatie.
Fase 0 informatieplanning
Globaal genomen bestaat de informatieplanning uit twee stappen, de situatie analyse en de adviesvorming. De situatie analyse houdt in dat de organisatie wordt onderzocht. Doelstellingen, knelpunten en de relatie daarvan met de
informatievoorziening komen aan de orde. De randvoorwaarden, het projectkader is reeds in Hoofdstuk 1 aan de orde gekomen. In hoofdstuk 2 is de doelstelling aan de orde gekomen. Het zal duidelijk zijn dat de probleemsituatie al behoorlijk is
ingekaderd en dat niet alle aspecten van een informatiesysteem aan de orde zullen komen. Zo wordt het functionele aspect van een informatiesysteem belangrijker geacht voor dit onderzoek dan het technische aspect van een informatiesysteem.
Het zal duidelijk zijn geworden dat ik mij toeleg op de gegevens opgeslagen in de
database aan de hand van een door EBI ontwikkeld informatiesysteem.
Fase 1 definitiestudie
Het doel van de definitiestudie is dat er wordt geadviseerd over de
informatievoorzieningproblemen en de haalbaarheid van het ontwerp zal worden onderzocht. Technisch gezien moet het informatiesysteem zeker haalbaar zijn. De gegevens zijn aanwezig; het is een kwestie van combineren van de gegevens om te komen tot de juiste management informatie.
Zoals in hoofdstuk 1 is beschreven is het ook economisch verantwoord om tot een informatiesysteem over te gaan. Duidelijk zal worden dat de activiteiten met
betrekking tot het maken van een ontwerp in eerste instantie betrekking hebben op het leveren van een pakket van eisen waaraan het ontwerp dient te voldoen.
In vergelijking met de bestaande situatie zal de toekomstige situatie veel voordelen kunnen opleveren. Naast een concurrentievoordeel omdat op bepaalde
omstandigheden beter ingespeeld kan worden, simpelweg omdat men over ‘betere’
informatie beschikt, zal een mogelijk gevolg kunnen zijn dat het werk er voor meerdere mensen eenvoudiger op wordt gemaakt.
Zoals reeds eerder aangegeven zal het informatiesysteem zich voornamelijk
beperken tot de gegevens opgeslagen door het ERP pakket, dit houdt echter niet in dat invloeden van buitenaf buiten beschouwing worden gelaten. Deze invloeden zullen door werknemers en strategen van de organisatie ingevoerd moeten worden in het ERP pakket; hier dient echter voorzichtig mee omgegaan te worden, invloeden van buitenaf kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd.
Om de kwaliteit van de informatie te waarborgen zullen enkele specificaties beschreven te worden:
• Ten eerste de functionele specificaties. De functie van het informatie systeem zal moeten zijn het management te voorzien van eenduidige, kwalitatief goede informatie die het het management vereenvoudigt juiste beslissingen te nemen tegen relatief weinig tijd. Daar waar mogelijk zullen in het ontwerp enkele kwantificeerbare meetwaarden worden beschreven welke ervoor zorgen dat er daadwerkelijk snellere, juiste beslissingen kunnen worden genomen.
• Specificaties met betrekking tot de gegevens. Zoals vermeld zullen dit gegevens zijn voortkomend uit een ERP-pakket. De kwaliteit hiervan is dus afhankelijk van de gebruikers van het ERP-pakket die de gegevens er in stoppen. Er zal
alvorens de gegevens te gebruiken gecontroleerd dienen te worden of deze gegevens juist zijn. Dit zou onder andere kunnen door de gebruikers die de gegevens hebben ingevoerd te interviewen om een indruk te krijgen van de kunde van het personeel.
• Specificaties die betrekking hebben op voorwaarden waaronder de informatie beschikbaar wordt gesteld:
• Specificaties met betrekking tot betrouwbaarheid. Het ERP pakket moet een stabiel en goed functionerend geheel zijn. Het liefst al jaren actief zonder grote problemen
• Specificaties met betrekking tot toegankelijkheid en beveiliging. Wie zal toegang krijgen tot welke informatie; eenduidig vastgelegd. Tegen de tijd dat het MIS ‘in de lucht gaat’ zullen met individuele klanten van EBI afspraken worden gemaakt omtrent de beveiliging.
• Prestatie eisen. Niet alle informatie zal adhoc beschikbaar dienen te zijn. Met name de leverbetrouwbaarheid en omzetoverzichten zullen niet dagelijks door het management bekeken te worden.
Een organisatorisch gevolg van het bovenstaande zal zijn dat werknemers op het belang van het juist invoeren van gegevens zullen moeten worden gewezen.
Eveneens zullen verantwoordelijkheden vastgelegd dienen te worden, zodat het voor eenieder duidelijk zal zijn wie waarvoor verantwoordelijk is en wie het aanspreekpunt zal zijn.
Op technische eisen met betrekking tot netwerken en snelheid, capaciteit van
computers zal ik hier niet verder uitweiden.
Het grootste invoeringsprobleem wat ik verwacht mede uit gesprekken met toekomstige gebruikers en managers van klanten zal zijn om de toekomstige gebruikers zover te krijgen dat zij het informatie systeem op een juiste manier gaan gebruiken. Motivatie van de gebruikers zal dus belangrijk worden.
Fase 2 basisontwerp
In het basisontwerp zal nader worden ingegaan op het functioneel ontwerp van het te ontwerpen Management Informatiesysteem aan de hand van de uitkomsten van de definitiestudie. Een volledige uitwerking van het basisontwerp zal in Hoofdstuk 7 aan de orde komen.
Fase 3 t/m fase 6
De fasen die nog dienen te volgen zijn voor de geschetste probleemsituatie niet van belang, wel dienen deze fasen uiteraard in verdere acties meegenomen te worden.
Voor het behalen van een pakket van eisen beperk ik mij tot de eerste drie fasen van SDM. De doelstelling en het kader van dit onderzoek in acht nemend zal het duidelijk worden dat dit een prima basis is voor de verdere ontwikkeling van het informatie systeem en met name voor het op te leveren eisenpakket.
Verderop in dit verslag volgt een gedetailleerde beschrijving (Hoofdstuk 7:
Uitwerking volgens SDM) van het ontwerp aan de hand van System Development
Methodology.
4.3 Uitkomsten en aard van de interviews
De uitwerking van de interviews staat op de volgende pagina in tabelvorm
samengevat. Later in dit verslag zal hier nog verder op worden ingegaan. Dit is van essentieel belang voor de kwaliteit van het te ontwerpen management informatie systeem.
Ik heb voor alle interviews gekozen voor de meest vrije vorm van interviewen.
De meest vrije vorm is dat de interviewer slechts een lijstje met onderwerpen in het achterhoofd heeft. Hierbij heeft de interviewer de mogelijkheid om met de
ondervraagde te interacteren. Toelichting op een antwoord, als wel toelichting op een vraag kunnen hierbij gegeven worden.
Eveneens zijn moeilijk in te schatten vraagstukken zowel technisch als organisatorisch eenvoudiger mondeling te behandelen dan schriftelijk.
Dit geldt voor alle twee verschillende interviewgroepen (zie hier onder).
Deze vorm van interviewen vergt ook niet erg veel extra inspanning in de geschetste onderzoekssituatie met bijvoorbeeld het telefonische interviewen, omdat de te interviewen groepen eenvoudig te benaderen zijn.
Uitwerking van de interviews
De uitkomsten van deze interviews zijn gebaseerd op de interviewvragen zoals deze in de bijlage staan vermeld. Het gaat hier om een uitwerking van twee verschillende groepen.
- Ten eerste, de interviews die betrekking hebben op consultants.
- Ten tweede, interviews die betrekking hebben op klanten.
De eerste en de tweede groep hebben betrekking op de uitkomsten van het management informatiesysteem en op het functionele ontwerp ervan.
Enkele algemene vragen die gesteld zijn aan de twee verschillende groepen om het verschil tussen de input van de groepen aan te geven zijn:
Vragen aan Consultants
Wat voor informatie is over het algemeen gewenst
Algemene opmerkingen ten aanzien van informatie behoefte Vragen aan Klanten
Aan welke informatie is behoefte
Hoe is de huidige informatie voorziening en waar bestaat deze uit
Specifieke aard van de werkzaamheden van de persoon en van de organisatie als
geheel
Uitkomsten interviews:
Met betrekking tot de vragen over informatie (zowel huidige als gewenste informatie) kwam het resultaat, zoals schematisch weergegeven naar voren. De uitkomsten zijn onderverdeeld naar groep.
Soort informatie Consultants Klanten
Huidige situatie van informatie voorziening
Standaard rapportage uit het ERP pakket, gedacht moet worden aan standaard lijsten als een debiteuren/crediteren overzicht, orders op dagnivo
De huidige informatievoorziening is te summier
Informatie omtrent Marges Marges per periode / afdelingen Hoeveel winst maken we? Winst per bedrijfsonderdeel, klant, artikel, tijdseenheid, etc.
Informatie omtrent Omzetten
Aantal verkopen,
Omzetten per periode, etc..
Hoeveel bedraagt de omzet? Omzet per klant, artikel, tijdseenheid, etc.
Informatie omtrent Leveranciers
Leverbetrouwbaarheid, betalingstermijnen Wie zijn mijn ´goede´ en ´slechte´
leveranciers? Wat is de inkoop leverbetrouwbaarheid.
Informatie omtrent klanten Waar bevindt (geografisch gezien) de afzetmarkt zich
Waar zitten mijn (belangrijkste) klanten?
Wat is mijn leverbetrouwbaarheid. Welke producten kopen welke klanten, uitgezet in de tijd.
Financiële informatie Openstaande posten, afschrijvingen
Wat is mijn financiële positie (hoeveel geld komt er nog binnen en hoeveel gaat er nog uit)? Verlies- en winst rekeking direct beschikbaar
Logistieke informatie Openstaande inkoop orders, Eenvoudige planningsoverzichten
Waar en hoe kan ik mijn logistieke kosten omlaag brengen? Hoe hoog zijn mijn voorraden uitgezet in de tijd.
Algemeen Wat is er allemaal te halen aan informatie uit het systeem en wat zijn de specifieke wensen van de klant.
Wat voor informatie kan ik allemaal uit mijn systeem halen?
De uitkomsten van deze interviews zijn meegenomen in het ontwerp.
4.4 Analyse: de manager
Bij het ontwikkelen van een functioneel ontwerp voor een Management Informatie Systeem spelen taken en verantwoordelijkheden van de manager, welke met het MIS zal gaan werken, een belangrijke rol.
Managers zijn verantwoordelijk voor de processen waarover zij de supervisie dragen.
5In deze paragraaf zal een beeld geschetst worden van de taken/
verantwoordelijkheden van de manager. Deze zullen, indien van toepassing, in het ontwerp (Hoofdstuk 5) uitgediept worden.
In onderstaande figuur wordt de rol van de manager geschetst volgens Rummler.
veranderingen in doelen en plannen
meetwaarden
feedback data mbt resultaat
verklaring
input resultaat
taken van de manager,
verantwoordelijk voor het proces
taken van de manager5
Paul Harmon: Business Process Change: blz. 162 Plannen van het proces
• Doelen
• verwachtingen
Uitvoering van het proces
Proces controle
• Proces monitoren
• Afwijkingen waarnemen
• Correctieve actie nemen
Verklaring figuur:
Plannen van het proces
Een manager is verantwoordelijk voor het proces welke hij voor aangenomen is te managen. Het doel van het proces moet in kaart worden gebracht als ook de te verwachten opbrengsten.
Deze processen zullen in het SDM ontwerp beschreven worden.
Verklaring
De doelen en verwachtingen van de manager worden vertaald naar operationele processen. De informatiebehoefte van de manager worden vertaald naar
specificaties.
Uitvoering van het proces
Het proces zal uitgevoerd gaan worden door het te ontwikkelen Management Informatie Systeem. De manager blijft verantwoordelijk voor de output uit het systeem.
Proces controle
Als het Management Informatie Systeem eenmaal in de lucht is, is de manager verantwoordelijk voor het vergaren van resultaten van het proces. Om precies te zijn zal de manager de doelen moeten omzetten in meetwaarden en deze vergelijken met van te voren vastgestelde targets.
Als de juiste waarden niet worden gehaald zal de manager moeten vaststellen waar de afwijking zit en corrigerende maatregelen treffen.
Deze kunnen zijn aanpassing van de software of aanpassingen in de manier waarop werknemers sommige taken uitvoeren.
Inputs
De inputs betreffen hier verscheidene bedrijfsmatige, operationele processen.
Gedacht kan worden aan orderinvoer, productieplanning en debiteuren/ crediteuren registratie. Deze processen zullen in het ontwerp beschreven worden.
Het vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden van de manager zijn bij het
ontwikkelen van een Management Informatie Systeem cruciaal en bepalen of het
MIS slaagt of niet. In dit functioneel ontwerp van het MIS zullen de rollen en
verantwoordelijkheden van de manager niet uit het oog verloren raken.
Hoofdstuk 5 Ontwerp
Uitwerking volgens SDM
6Met behulp van SDM zal vanaf de volgende pagina het functioneel ontwerp vorm gegeven worden.
Dit functioneel ontwerp is van toepassing op de situatie zoals deze geldt voor de klanten van EBI. Dit betekent dat als er gesproken wordt over organisaties en over managers, hiermee bedoeld wordt de organisatie en de manager van de klant.
•
6Gebaseerd op Snoo, H.C.R. de: Projectmanagement met SDM
5.1 Definitiestudie
Waar gaat het ontwerp over en waar doen we het voor
5.1.1 Introductie
In dit rapport zal het hoe en waarom van het ontwerpen van het Informatie Systeem beschreven worden. De doelstelling zowel als de vraagstelling zullen ook hier weer kort de revue passeren.
5.1.2 Samenvatting
Uit artikelen en gesprekken met klanten van EBI blijkt dat er behoefte is aan
management informatie. Aan de hand van een aantal interviews met klanten van EBI bleek dat er in de bestaande markt steeds meer gegevens beschikbaar komen. Met name de technische vooruitgang, de 24-uurs economie en de internationalisering dragen hier hun steentje aan bij. Dit aanbod van gegevens maakt het er voor de manager niet eenvoudiger op om de juiste stuurinformatie te vinden in termen van prestatie indicatoren. Hieruit blijkt dat er een groeiende behoefte is aan goede, bruikbare informatie op de juiste tijd op de juiste plaats. EBI wil voorzien in deze behoefte door gebruik te maken van de gegevens die de bedrijven hebben
opgeslagen in hun database (aan de hand van een ERP-pakket van EBI), om deze aan te wenden voor het opzetten van een Management Informatie Systeem (MIS).
5.1.3 Opdrachtformulering
Het tot stand komen van een eisenpakket waaraan een Management Informatie Systeem zal moeten voldoen, met als uitgangspunt de gegevens opgeslagen in een database met behulp van een ERP-pakket en de wensen van de klanten van EBI.
EBI heeft haar goedkeuring gegeven tot het uitvoeren van deze opdracht.
5.1.4 Beschrijving van de huidige situatie 5.1.4.1 Organisatiestructuur
Het is lastig om in deze subparagraaf de formele hiërarchische structuur
(overlegstructuur) weer te gegeven. Aangezien het hier een Informatie Systeem betreft welke voor meerdere organisaties in gebruik dient te worden genomen. Deze organisaties hebben als klanten van EBI wel enige overeenkomstige kenmerken, zo maken ze ieder gebruik van hetzelfde ERP pakket en wat de organisatie betreft zijn het allen productiegerichte organisaties uit het midden en kleinbedrijf. Mede door het reeds geïmplementeerde ERP pakket heeft in het verleden al een organisatie
verandering plaatsgevonden. Om een ERP pakket effectief en efficiënt te gebruiken is het noodzakelijk om korte communicatiekanalen te hanteren. Dit kan het best bewerkstelligd worden indien het een zoveel mogelijk platte (matrix)organisatie betreft.
De organisatiestructuur voor de klanten van EBI ziet er veelal als volgt uit:
Of
In beide gevallen zullen alle afdelingen in staat zijn om rechtstreeks met elkaar te communiceren Directie
IT afdeling Administratie
Planning Financiën
Logistiek
Productie
Directie
IT afdeling Planning Logistiek Administratie Financiën Productie
5.1.4.2 Automatiseringsstructuur
Hardware
De hardware aanwezig bij de klanten van EBI betreft in alle gevallen een AS/400 systeem met een daarbij behorende DB2 database
Om de management informatie snel toegankelijk te maken voor de eindgebruikers zal gebruik gemaakt dienen te worden van snelle Pc’s (veel processorsnelheid en intern geheugen (RAM geheugen))
Software
Een door EBI ontwikkeld ERP pakket bestaande uit 3 componenten: een logistieke, financiële en productie component met de daarbij behorende software (geschikt voor een AS/400)
Om de management informatie uit het bestaande systeem te krijgen zal gebruik gemaakt gaan worden van een of meerdere software pakketen om de informatie te presenteren. Gedacht moet hierbij worden aan de software pakketten van Cognos of Business Objects; de uiteindelijke afweging tot de aanschaf van deze pakketten zal in samenspraak met de klant genomen worden.
Om de informatie uit het huidige systeem te krijgen zal het noodzakelijk zijn om bepaalde gebieden binnen het ERP pakket te herprogrammeren en/of om nieuw programmeerwerk te verrichten.
5.1.4.3 Probleeminventarisatie
De vraagstelling zoals reeds eerder geformuleerd:
Wat zijn de specificaties, voortkomend uit de ontwerprichtlijnen en de
informatiebehoefte (eisen), waaraan het Management Informatie Systeem dient te voldoen?
De deelvragen die hieruit voortvloeien zijn:
a) Welke specificaties zijn er te ontlenen aan de ontwerprichtlijnen?
b) Welke eisen zijn er te ontlenen aan de informatiebehoefte?
Als er geen antwoord op deze vraagstelling gegeven zal kunnen worden zal het probleem van het ‘gebrek’ aan informatie alleen maar toenemen, voornamelijk omdat concurrerende bedrijven veelal wel mogelijkheden zien om hun
informatievoorziening te verbeteren.
De nieuwe informatiesystemen en veranderingen in informatiestromen zullen in beeld moeten worden gebracht. De Top-down schematiek is hiervoor zeer geschikt.
Allereerst dienen de verschillende visies bij de gebruikers geïnventariseerd en gerubriceerd te worden. Het activiteitenschema (A-schema) zal hiervoor worden gehanteerd. Hierin staan de activiteiten en hun relaties in termen van goederen en informatie beschreven.
In het A-schema worden de binnenkomende informatie en goederenverzamelingen genummerd. De identificatie bestaat uit een nummer en een letter. Hierop volgende activiteiten zijn vervolgens navolgend genummerd.
Informatie en goederenverzamelingen krijgen een identificatie bestaande uit het nummer van de activiteit waaruit ze voorkomen gevolgd door een letter.
Het A-schema is bruikbaar als alle gebruikers het accepteren als beschrijving van de bedrijfsactiviteiten.
In het A-schema staan de producten / diensten van de bedrijven onder het kader, boven het kader staan de opdrachten aan het bedrijf. In het rechthoekig kader staan de bedrijfsactiviteiten.
Het A-schema is tot stand gekomen in samenspraak met de consultants en de klanten van EBI.
De blauwe pijl binnen het A-schema geeft het bedrijfsproces weer. Beginnend bij de klant met verkopen (orders). Vervolgens komt de order bij de planning en
administratie terecht waar gekeken gaat worden of er voldoende materiaal op
voorraad ligt. Zo niet dan wordt dit besteld. Er wordt nu ook een productieplanning
gemaakt en uiteindelijk is het product klaar voor transport.
Het A-schema (klantsituatie)
1a 2a
5 aankopen door klanten
4b
4a
4 Financieel beheer 3 Planning en administratie
3a 3b
5a
6 Transporteren
3c 6a
De verklaring van dit schema is te vinden in de volgende paragraaf
ERP-pakket Kennis van werknemers, werkgevers en derden
Productieplanning Klanten
administratie
Strategische
plannen Investeringen
Producten in magazijn klaar
voor transport
Producten bij klanten Bestelling
materialen
5.1.4.4 Informatiestromen
De soort informatie die door het ERP pakket het systeem in wordt gestuurd betreft voornamelijk informatie omtrent de planning van mensen en materiaal en de verwerking van de financiële gegevens, zoals het opslaan en categoriseren van de verkooporders en werkorders.
Tekstbladen en eigenschappen van de activiteiten en de verzamelingen:
1a Logistieke, financiële en productie gegevens worden in het ERP pakket vastgelegd teneinde de productie en logistiek effectiever en efficiënter te maken. Deze gegevens zijn bestemd voor zowel operationele werknemers als het management aangezien een volledige samenwerking van eenieder binnen een bedrijfsnoodzakelijk is om een ERP pakket goed te gebruiken. Het
vastleggen van de gegevens in het ERP pakket en het presenteren is een continu proces.
2a De kennis van werkgevers werknemers en derden wordt vastgelegd in verscheidene documenten binnen de organisatie Tevens wordt deze informatie mondeling overgedragen. Dit is noodzakelijk om kennis over te dragen op nieuwe werknemers. Uitwisseling van kennis is van belang voor iedereen binnen een organisatie er kan echter verwacht worden dat het voor nieuwe werknemers van groter belang is. De informatie kan van verschillende aard zijn, van hoe een bepaalde machine bediend te worden tot het boeken van een factuur Dit is een continu proces.
3a Hierin wordt vastgelegd wie de klanten zijn en wat ze bestellen, deze gegevens zijn bestemd voor de administratie. Klanten bestellen over het algemeen dagelijks. Er zullen dan ook dagelijks orders worden gemaakt.
3b Hier wordt de productie gepland aan de hand van het ERP pakket. Materialen en mensen worden ingepland.
Productieplanning verschilt sterk per bedrijf. Bedrijven die op voorraad
produceren zullen over het algemeen een lange termijn planning hanteren en zullen zodoende slechts een keer per maand behoefte hebben aan
planningsoverzichten. Bedrijven die daarentegen op order produceren zullen daarentegen veel sterker de behoefte hebben aan planningsoverzichten per week of zelfs per dag.
3c Er wordt vastgelegd hoeveel materialen en welke materialen besteld dienen te worden voor de productie. Deze gegevens zijn bestemd voor zowel de
administratie als de productie. De frequentie van de rapportage zal evenals 3b
afhangen van de aard van het bedrijf.
4a De investeringen worden vastgelegd zowel op korte als op lange termijn het gaat hierbij om investeringen om het bedrijf op korte als op lange termijn operationeel te houden en indien gewenst een concurrentievoorsprong te bereiken. Deze gegevens zijn met name van belang voor het management en zullen slechts een paar keer per jaar worden verstrekt. Dit zullen gegevens zijn omtrent de omzet en de winstgevendheid van het bedrijf.
4b Waar willen we met het bedrijf staan over een aantal jaren en wat dienen we hiervoor te doen en te laten. Met name bestemd voor het management. Dit hangt sterk samen met 4a. Met betrekking tot de aard en de frequentie van de gegevens geldt dat dit strategische gegevens betreft die hooguit per kwartaal gepresenteerd dienen te worden.
5a Er wordt vastgelegd welke producten waar opgeslagen zijn en voor welke klanten bestemd zijn. Er wordt dus vastgelegd wat de klant afneemt en tevens hoe vaak en in wat voor hoeveelheden klanten producten afnemen. De aard van de producten bepaald de frequentie van deze rapportage.
Problemenlijst:
In deze problemenlijst worden uiteengezet die wensen van de klanten die een verbetering van de huidige informatievoorziening bewerkstelligen.
P1: Alhoewel een heleboel informatie omtrent klanten aanwezig is een verbetering van deze informatie noodzakelijk. Dit is met name gewenst om een betere klantenbinding te bewerkstelligen en om nieuwe klanten aan te trekken. Aan de hand van de klant wil het bedrijf zijn sterke en zwakke punten kunnen aflezen. Tevens wil men niet alleen geografisch weten waar zich het afzetgebied bevindt maar tevens de aard van de klanten achterhalen:
bedrijfstak, afnemers / toeleveranciers van de klanten.
P2: Planning van mensen en materiaal is nog lang niet zo efficiënt en effectief als mogelijk is. De rapportage dient hierbij aangepast te worden aan de aard van de organisatie. Eenduidige planningsoverzichten voor in te zetten
materiaal en mensen zijn gewenst. Tevens dient er een grafische
mogelijkheid te zijn tot het analyseren van de inzet afgezet tegen de tijd.
P3: Meer inzicht in de Financiële stromen binnen en buiten de organisatie. Hierbij
is sterk behoefte aan grafische presentatie van omzet en margegevens
zodat in een oogopslag gezien kan worden waar winst en omzet worden
behaald. Ook een resultaten- en verlies en winstrekening, standaard uit het
te ontwikkelen MIS, zijn gewenst. Dit alles zal analyses mogelijk maken.
De belangengroepen behorende bij de problemen zijn:
P1: De afdeling marketing. Zij wensen te beschikken over informatie over hun klanten en waar de kansen in de markt liggen.
P2: De planningsoverzichten zijn voornamelijk voor de planners en de uitvoerders van de productie van belang. Zo weten de werknemers wanneer en waar ze aanwezig moeten zijn en dat er immer voldoende materiaal aanwezig is. Voor wat betreft de langere termijnplanningoverzichten ligt het belang voornamelijk bij het management die investeringen zal moeten afwegen.
P3: Van belang voor de financiële afdeling en het management om de financiële positie te bepalen en zodoende de eventuele mogelijkheden tot investeren te kunnen afwegen.
5.1.4.5 Kwantiteiten en kwaliteiten
Voor de activiteiten en verzamelingen zoals aangegeven in het A-schema dienen de frequenties aangegeven te worden. Per activiteit en informatiestroom wordt
vastgelegd hoe vaak ze voorkomen. Vooral voor informatiestromen met een externe herkomst of bestemming is dit van belang. Op deze informatiestromen kan niet of nauwelijks invloed uitgeoefend worden.
Voor de binnenkomende informatiestromen geldt dat hierbij naast de kwantitatieve kenmerken ook kwalitatieve kenmerken vastgelegd worden. Hierbij gaat het om het medium, de kwaliteit van de informatie en de verschillende bronnen waaruit de informatie afkomstig is en hun effecten op de informatie.
De frequenties van de huidige informatiestromen zijn reeds besproken.
5.1.5 Beoogde verbeteringen
De algemene doelstelling hierbij is te voldoen aan de wensen van de klant om de informatievoorziening in de gehele organisatie te verbeteren.
Wat betreft de meetbaarheid en de snelheid van doelrealisatie valt te zeggen dat enkele positieve gevolgen niet direct zichtbaar kunnen zijn. Voor goede analyses zijn veel historische gegevens nodig. Indien deze gegevens nog niet werden vastgelegd in de database zal er dus een tijd overheen gaan alvorens voldoende gegevens zijn verzameld om te kunnen analyseren. Voor goede langere termijn analyses als jaarvergelijkingen tussen verschillende artikelen zal dit eerder een proces van jaren zijn dan van maanden. Om trends waar te kunnen nemen moeten zeker twee jaar aan historische gegevens aanwezig zijn.
Waar wel direct de verbeteringen meetbaar zullen zijn, zijn de ad hoc rapportages voor bijvoorbeeld de planning van mensen en materiaal, deze rapportage zal niet zozeer afhangen van historische gegevens.
Algemeen kan gezegd worden dat de klanten van EBI die tot aanschaf van het management informatie systeem overgaan meer middelen hebben om concurrerend te blijven of eventueel zelfs een concurrentievoordeel te behalen.
5.1.6 Systeemdefinitie
5.1.6.1 Grenzen van het nieuwe systeem
De bepaling wat er binnen de invloedssfeer van het nieuwe systeem valt. De grenzen van het nieuwe systeem en de raakvlakken met de omgeving dienen vastgesteld te worden.
Ik zal deze grenzen vast stellen aan de hand van het A-schema.
1. meer inzicht in de financiële stromen, afkomstig vanuit enerzijds het ERP pakket en anderzijds de werknemers, de werkgevers en kennis van derden.
De afkomst van de informatie vanuit het ERP pakket is vanuit de database.
Voor wat betreft de afkomst van de informatie van de personen kan gezegd worden dat deze op velerlei wijzen de organisatie kan bereiken, door middel van documenten en door middel van ook door middel van het mondeling overdragen van de kennis.
2. Gegevens omtrent de planning zijn afkomstig uit het ERP pakket. Het
medium waarop deze informatie ter beschikking wordt gesteld aan het
systeem is vanuit de database.
3. De klantinformatie zal het systeem ook bereiken vanuit het ERP systeem.
Deze verwerkt de orders van de klanten en zal de gegevens hierop vermeld worden aan het systeem ter beschikking stellen
Voor zowel het eerste als het tweede punt geldt uiteraard dat er voor de interpretatie van de gegevens het soms noodzakelijk zal moeten zijn om een beroep te doen op werknemers, werkgevers en derden welke buiten het systeem staan.
5.1.6.2 Systeemgebruikers
Een gebruiker wordt als volgt gedefinieerd:
Een gebruiker is iedereen die voor het nieuwe systeem gegevens aanlevert of daaruit gegevens gebruikt
7.
Aangezien het informatie systeem niet voor eigen gebruik wordt ontwikkeld maar voor de klanten van EBI is de vorm en de inhoud van de gegevens niet voor alle organisaties dezelfde en ligt de verantwoordelijkheid voor de bepaling van deze vorm en inhoud niet bij EBI. EBI kan slechts haar oordeel geven over hoe zij hierover denkt en de verantwoordelijkheid bij de betreffende organisaties laten. Het is dan ook onmogelijk voor EBI om de uiteindelijke gebruikers bij naam te noemen. De input en output worden derhalve als een extern gegeven beschouwd en worden niet tot de interne input en output beschouwd.
5.1.6.3 Output / Input gebruikers
Aangezien het onmogelijk is voor EBI om de gebruikers te definiëren zullen de output en de input gebruikers bij de ontwikkeling van het informatie systeem buiten beschouwing worden gelaten, zoals in paragraaf 3.6.2 vermeld.
7
