HANDBOEK VOOR
SCHULDHULPMAATJES
Deel II ‐ PORTEMONNEE
versie 2.1, december 2019
© Vereniging SchuldHulpMaatje Nederland
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.
De modellen op de foto’s zijn niet de personen waarover geschreven wordt.
INHOUDSOPGAVE
DEEL II PORTEMONNEE
Module 6 Hoe pak ik een hulpvraag aan? Werkwijze voor het Maatje 5
Module 7 Hoe krijgt de hulpvrager inzicht? Overzicht en een financieel plan 21
Module 8 Hoe wordt de hulpvrager schuldenvrij? Oorzaken en oplossingen 47
Module 9 Welke risico’s kan de hulpvrager dragen? Verzekeren, pensioen en wonen 63
Module 10 Wat wil de hulpvrager nu en in de toekomst? Doelen en een nieuwe toekomst 73
Bijlagen 87
INLEIDING
Deel I van dit handboek (modules 1 tot en met 5) gaat over verandering en over persoonlijkheid, zowel van het SchuldHulpMaatje als van de hulpvrager. We hebben gezien hoe je de hulpvrager kunt begeleiden bij nieuw gedrag of verandering. Als Maatje verander je ook. Van elk traject leer je weer. Ook bij jou is alles boven het oppervlak gemakkelijker te veranderen dan bijvoorbeeld normen en waarden
die diep in jou verankerd zitten. De volgende aspecten kwamen in deel I o.a.
aan bod:
De opstelling van het SchuldHulpMaatje naar de hulpvrager Rollen, houding, taken van het Maatje
De hulpvrager
Talenten, koopgedrag, weerstand, verliescurve, verandering, belemmeringen
Communicatie
Kennismakingsgesprek, slecht nieuws gesprek, zelfreflectie, feedback, luisteren, waarnemen
In de modules van deel II zullen we ons meer richten op de ‘technische’ kant van het Maatje‐zijn. Hoe begin je een hulptraject, hoe begeleid je hulpvragers bij het opstellen van een budgetplan, hoe pak je de schulden aan?
Maar ook: hoe help je de hulpvrager weer naar de toekomst te kijken en hoe bouw je je hulp weer af? Want onze hulp is tenslotte van tijdelijke aard.
Met de term “hulpvrager” bedoelen we vrouwen en/of mannen die onze hulp inroepen. Waar in dit boek staat:
hij, wordt bedoeld: hij of zij.
AFKORTINGEN EN BEGRIPPEN
Nog enkele afkortingen/begrippen die in deel II worden gebruikt:
SchuldHulpMaatje Nederland Vereniging SchuldHulpMaatje Nederland, de landelijke organisatie,
of LSP het Landelijk Service Punt
SchuldHulpMaatje Lokaal Lokale organisatie, die lid is van Vereniging SchuldHulpMaatje Nederland
SchuldHulpMaatje De volledige organisatie, zowel landelijk als alle lokale leden
SchuldHulpMaatje of Maatje De individuele vrijwilliger van de lokale organisatie, die mensen met financiële zorgen ondersteunt
HVS HulpVragerSysteem, het systeem dat binnen de locaties van
SchuldHulpMaatje wordt gebruikt om de hulpvragen te registreren en het hulpverleningsproces te volgen.
<F00‐00 …..> Verwijzing naar een standaard formulier, beschikbaar gesteld door SchuldHulpMaatje Nederland op de Online leeromgeving
<O00‐00 ….> Verwijzing naar een beschrijving van een oefening die als apart document door SchuldHulpMaatje Nederland beschikbaar wordt gesteld op de Online leeromgeving
MODULE 6 HOE PAK IK EEN HULPVRAAG AAN?
WERKWIJZE VOOR HET MAATJE
EEN STANDAARD WERKWIJZE?!
Zodra je als SchuldHulpMaatje een hulpvrager krijgt toegewezen, ga je met je hulpvrager in gesprek. Je inventariseert de persoonlijke en financiële situatie van de hulpvrager, je beoordeelt of professionele hulp nodig is en je begeleidt de hulpvrager. De hulpvrager kan begeleiding vragen bij het op orde krijgen van de administratie, bij het zoeken naar oplossingen voor financiële vragen of zorgen, bij het aanpakken van de betalingsachterstanden. Ook is begeleiding mogelijk voor, tijdens en na een schuldhulpverleningstraject.
Begeleiding is altijd een samenwerking. Je gaat samen op zoek naar structurele oplossingen, je werkt samen aan (een grotere mate van) financiële zelfredzaamheid van de hulpvrager. Maar hoe pak je dat nu aan? Wat doe je? En in welke volgorde?
Deze vragen zijn niet eenvoudig te beantwoorden. Iedere hulpvrager is uniek en iedere situatie is uniek. Het is niet mogelijk om een werkwijze aan te leren die altijd en overal automatisch tot een succesvolle uitkomst leidt.
Als Maatje blijf je dus altijd maatwerk leveren.
Kunnen we dan helemaal geen standaard werkwijze volgen? Gelukkig wel. Met name de financieel inhoudelijke kant van het werk van Maatjes is goed in een basisstructuur te vatten. Vanuit de praktijk blijken Maatjes hier behoefte aan te hebben. Met name het begin van een hulptraject kan best onoverzichtelijk zijn. Er is dan meer behoefte aan een duidelijke structuur van werken, zodat het risico dat je belangrijke zaken over het hoofd ziet, wordt verkleind. Door deze werkwijze te volgen, heb je een praktisch hulpmiddel in handen.
De werkwijze wordt ondersteund met standaardformulieren. Deze formulieren zijn digitaal beschikbaar via www.mijnschuldhulpmaatje.nl. Ze zijn digitaal in te vullen. Je kunt ze ook afdrukken en als papieren
formulieren gebruiken. Uiteraard mogen de formulieren ter beschikking worden gesteld aan de hulpvragers, zodat zij deze kunnen gebruiken.
WERKWIJZE VERPLICHT?
Het werken volgens de hier beschreven werkwijze is niet verplicht. Tenminste, niet opgelegd vanuit SchuldHulpMaatje Nederland. Sommige SchuldHulpMaatje locaties hebben eigen formulieren of een wat afwijkende aanpak. Dat is geen probleem. Het is belangrijk dat lokaal duidelijke afspraken gemaakt worden over de te volgen werkwijze. Houd daarbij goed in de gaten dat je als Maatje niet de rol van een professionele schuldhulpverlener gaat overnemen. Blijf je bewust van jouw taak en jouw rol in het geheel.
Als Maatje blijf je altijd maatwerk leveren.
DOSSIER OVER JE HULPVRAGER
Als SchuldHulpMaatje helpen wij hulpvragers om een overzichtelijke thuisadministratie op te zetten. Deze thuisadministratie moet uiteraard actueel en zo compleet mogelijk zijn, zodat vragen die betrekking hebben op de financiële situatie vlot beantwoord kunnen worden.
Het is NIET de bedoeling dat jij als Maatje de papieren van een hulpvrager meeneemt of kopieert, zodat jij beschikt over (een kopie van) de
thuisadministratie van de hulpvrager. Het is ook niet de bedoeling om budgetplannen en andere formulieren in jouw dossier te beheren. De budgetplannen, aflossingsplannen, etc. horen in de thuisadministratie van en bij de hulpvrager zelf.
Alle gegevens van de hulpvrager horen bij de hulpvrager.
Wel leggen we enkele basisgegevens van de hulpvrager in een eigen administratie vast, evenals de afspraken die we met de hulpvrager maken en de voortgang van de hulpvraag. SchuldHulpMaatje maakt daarvoor gebruik van het HulpVragerSysteem (HVS) dat via www.mijnschuldhulpMaatje.nl toegankelijk is. Als Maatje word jij in HVS door jouw coördinator gekoppeld aan een hulpvrager. Vervolgens kun je in datzelfde systeem de voortgang van jouw hulpvraag noteren. Zo worden de vertrouwelijke gegevens van de hulpvrager veilig geregistreerd.
Er is een aantal redenen waarom het belangrijk is dat de organisatie een beperkt dossier met voldoende gegevens bij de hand heeft met de basisgegevens en voortgang, namelijk:
• De bewaking van de voortgang van de hulpvraag door je coördinator zodat deze jou kan coachen, meedenken en eventueel bijsturen
• Uitwisseling van gegevens, vragen en acties over de hulpvraag tussen jou en je coördinator
• Evaluatie van het hulpverleningsproces zodat we hiervan kunnen leren voor toekomstige hulpvragen en dossieropbouw hebben bij eventuele klachten van de hulpvrager
• De overdracht van je hulpvrager naar een ander Maatje als jij om welke reden dan ook zou moeten stoppen of (tijdelijk) zou uitvallen
• (Geanonimiseerde) rapportages over de geboden hulpverlening aan gemeenten of andere instanties, die ons werk financieel ondersteunen. Zij vragen vaak een verantwoording van het bestede geld. Denk hierbij
aan het zichtbaar maken van de door de Maatjes gemaakte uren als Maatje en het resultaat voor de hulpvrager. Ook helpt dit om nieuwe fondsen te werven en nog meer hulpvragers te kunnen helpen.
PRIVACY ‐ DO’S AND DONT’S
In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook wel de privacywet genoemd, ingegaan.
Dit is de wet die de bescherming van persoonsgegevens regelt. Iedere organisatie die met persoonsgegevens werkt, zal daaraan moeten voldoen. Ook SchuldHulpMaatje. Bij SchuldHulpMaatje werken we met gegevens van mensen met schulden die om hulp vragen, een hele kwetsbare groep. We willen dan ook zo zorgvuldig mogelijk met de gegevens omgaan die zij aan ons verstrekken. We willen hen laten zien dat zij
SchuldHulpMaatje kunnen vertrouwen.
Wat verwachten we van jou als vrijwilliger van SchuldHulpMaatje? We vragen van je dat je de hieronder beschreven (gedrags)regels opvolgt. Niet alleen om aan de nieuwe wet te voldoen, maar vooral ook om de hulpvragers zo goed mogelijk te helpen en te beschermen. Alvast bedankt voor je medewerking!
VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Persoonsgegevens zijn gegevens op basis waarvan een persoon geïdentificeerd kan worden. Voorbeelden zijn naam, adres, telefoonnummer. Maar ook kenteken, bankrekeningnummer of een IP‐adres. Alle gegevens die direct over iemand gaan of die te herleiden zijn naar een persoon,
ook als jijzelf dat verband niet kunt leggen. Met verwerken van persoonsgegevens wordt bedoeld: ‘alle handelingen die
uitgevoerd worden met een persoonsgegeven, zoals: verzamelen, vastleggen, wijzigen, archiveren, raadplegen, ordenen,
doorsturen, verspreiden, verwijderen’.
TOESTEMMING VAN BETROKKENE
Een organisatie mag alleen persoonsgegevens verwerken wanneer er toestemming verkregen is van de betrokkene (de persoon van wie de gegevens zijn) en/of wanneer het noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren. Bij SchuldHulpMaatje wordt toestemming aan de hulpvrager (en de eventuele partner) gevraagd en vastgelegd bij het ondertekenen van de hulpverleningsovereenkomst: <F19‐03 Hulpafspraken>. In het kader van de AVG zijn door SchuldHulpMaatje Nederland alle standaard overeenkomsten en formulieren aangepast.
PERSOONSGEGEVENS OPSLAAN IN HET HULPVRAGERSYSTEEM (HVS)
De beveiliging van de gegevens die (digitaal) opgeslagen zijn in HVS wordt verzorgd door SchuldHulpMaatje Nederland. Van jou als Maatje wordt gevraagd dat je ervoor zorgt dat je jouw inloggegevens voor HVS zorgvuldig geheim houdt.
Als Maatje kun jij niet direct het verband leggen tussen het kenteken van een auto en de persoon die eigenaar is van het voertuig. Dus lijkt het kenteken geen persoonsgegeven. Echter, omdat een andere instantie of persoon dat wel kan, in dit geval bijv. de RDW, is een kenteken volgens de AVG toch een persoonsgegeven.
PAPIEREN DOCUMENTEN
Gebruik zoveel mogelijk het HVS. Gegevens op papier mogen alleen bewaard worden als dit noodzakelijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de ondertekende hulpverleningsovereenkomst, <F19‐03 Hulpafspraken> en het intakeformulier <F19‐01 Basisgegevens>. De coördinator bewaart deze gegevens achter een slot en zorgt ervoor dat deze niet voor iemand anders dan de coördinator in te zien zijn.
Documenten kunnen wanneer nodig gescand en opgeslagen worden in HVS. Bedenk wel iedere keer of de gegevens die je in HVS wilt bewaren ook werkelijk noodzakelijk zijn om in onze systemen op te nemen. Zorg ervoor dat er geen kopie van de scan op je eigen computer achterblijft.
Documenten die je niet per se meer nodig hebt, moeten vernietigd te worden.
Wanneer het HVS actief gebruikt wordt, zijn afgedrukte informatie uit HVS en aantekeningen m.b.t. een hulpvrager niet noodzakelijk. Mocht het toch een keer voorkomen dat je aantekeningen of geprinte
documenten met persoonsgegevens hebt, ga daar zo zorgvuldig mogelijk mee om: na gebruik vernietigen of bewaren achter een slot, ook niet toegankelijk voor jouw gezinsleden.
COMPUTERBESTANDEN
Er mogen geen documenten die persoonsgegevens bevatten, bewaard worden op een eigen computer, tablet of telefoon. Bestanden die tijdelijk op een eigen computer worden aangemaakt en/of moeten worden opgeslagen om deze te uploaden naar HVS of om een andere noodzakelijke reden, moeten weer verwijderd worden voordat het apparaat wordt uitgezet of afgesloten.
Als het toch noodzakelijk blijkt om privécomputers te gebruiken ‐ na overleg met en toestemming van je coördinator ‐ zorg dan voor een optimale beveiliging:
• De computer zelf moet beveiligd zijn met een wachtwoord.
• Maak een specifiek account aan voor de persoonsgegevens en beveilig deze met een wachtwoord.
• Laat je computer (browsers) het wachtwoord niet opslaan, maar vul het wachtwoord bij ieder gebruik opnieuw in.
• Verwijder bestanden of gegevens meteen wanneer deze niet meer gebruikt worden.
• Vernieuw je wachtwoorden regelmatig (minimaal 1 keer per half jaar).
GEBRUIK VAN MAIL
Gegevens over hulpvragers en hulpvragen worden zoveel mogelijk via HVS gedeeld. Probeer zo weinig mogelijk Let op dat je de documenten ook
uit de prullenbak verwijdert!
beperk je dan tot de strikt noodzakelijke persoonsgegevens en wees zorgvuldig bij het invullen van de geadresseerden.
Plaats de gegevens in een bijlage en beveilig deze met een wachtwoord. Het wachtwoord kun je telefonisch aan de ontvanger doorgeven. Verzoek de ontvanger de bijlage uit de mail te verwijderen zodra deze de gegevens heeft overgenomen.
Als een aparte beveiligde bijlage niet mogelijk is en er moeten toch gegevens over een hulpvraag via mail uitgewisseld worden, zorg dan dat de gegevens geanonimiseerd zijn en niet zijn te herleiden tot de persoon van de hulpvrager. Dus geen naam‐ en adresgegevens of andere gegevens die de hulpvrager identificeren.
RECHTEN VAN BETROKKENE
De persoon van wie de persoonsgegevens verwerkt worden, heeft een aantal rechten. Het is goed als je daarvan op de hoogte bent. Mocht een hulpvrager daarom vragen, verwijs dan door naar de coördinator. Hij/zij zal ervoor zorgen dat de vraag wordt beantwoord.
De belangrijkste rechten zijn:
• Inzage in zijn of haar gegevens
• Correctie van gegevens
• Ontvangen van gegevens in een veel gebruikt digitaal bestandsformaat (zoals Excel of PDF) Coördinatoren hebben in HVS hiervoor een exportfunctie
• Recht op het verwijderen van gegevens
MOGELIJKHEID TOT HET ANONIMISEREN VAN EEN DOSSIER
Als je hulpvrager zijn toestemming tot het gebruik of opslaan van zijn gegevens intrekt, dan moet de organisatie die persoonsgegevens wissen. De coördinator kan dit doen als de hulpvrager er zelf uitdrukkelijk om vraagt. Wanneer nodig, vragen we de hulpvrager zich te legitimeren om vast te stellen of het daadwerkelijk om betrokkene gaat.
We zullen de gegevens dan anonimiseren waardoor de gegevens niet te herleiden zijn naar een persoon. Het behouden van de geanonimiseerde gegevens is noodzakelijk voor het opstellen van rapportages en
statistieken. Deze zijn o.a. benodigd voor de aanvraag van subsidies.
DATALEKKEN
Door passende organisatorische en technische maatregelen te nemen, voldoen we als SchuldHulpMaatje aan de AVG. Echter, dit sluit datalekken niet uit. Er is sprake van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden, die geen toegang tot de gegevens zouden mogen hebben.
Gedrag van mensen kan, hoewel vaak onbedoeld, ook oorzaak van een datalek zijn.
Voorbeelden:
• Printen van persoonsgegevens en per ongeluk ergens laten liggen.
• Persoonsgegevens uitwisselen via de mail.
• Mail met persoonsgegevens versturen naar een verkeerde ontvanger.
• De mail wordt verstuurd vanaf/ontvangen op een privé mailadres dat ook toegankelijk is voor familieleden.
• De mail blijft in de verzonden items, prullenbak, archief of verwijderde items staan.
• Mail (werk) wordt automatisch gedownload in een mail‐app op de (privé) smartphone.
• Persoonsgegevens worden opgeslagen op de harde schijf van een (privé) computer of USB.
Van organisaties, dus ook van SchuldHulpMaatje, wordt gevraagd dat zij een datalek procedure hebben. Daarin staat beschreven hoe gehandeld wordt wanneer er onverhoopt toch sprake is van een datalek. Volgens de AVG moeten álle datalekken intern geregistreerd worden. Ernstige datalekken moeten worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je ondanks alle genomen beveiligingsmaatregelen ontdekken dat er toch een datalek is opgetreden, neem contact op met de contactpersoon datalekken van jouw SchuldHulpMaatje locatie, die het datalek zal registreren in het Datalekregister en het verder zal afhandelen volgens onze datalek procedure. Weet je niet wie de contactpersoon datalekken van jullie locatie is, overleg dan met je coördinator.
SCHEMA WERKWIJZE
TOELICHTING WERKWIJZE
REGISTREREN BASISGEGEVENS
Tijdens het eerste gesprek met een hulpvrager wordt een aantal basisgegevens genoteerd. In veel plaatsen voert de coördinator het eerste gesprek met de hulpvrager. Deze gegevens kunnen in de daar op volgende gesprekken door het Maatje worden aangevuld.
Tijdens de eerste gesprekken is het belangrijk zicht te krijgen op de aard van de problematiek, de motivatie van de hulpvrager en de mate van zelfredzaamheid. Ons doel is tenslotte het stimuleren/vergroten van de
zelfredzaamheid van de hulpvrager. Het is daarvoor belangrijk om te ontdekken wat de hulpvrager zelf kan oppakken en waar hij in eerste instantie bij ondersteund zal moeten worden.
SCHULDHULPVERLENING (SHV) ACTIEF?
Eén van de eerste vragen die aan de orde moet komen tijdens de start van een hulptraject is of de hulpvrager aangemeld is bij de professionele schuldhulpverlening. Als dit het geval is, dan heeft de professionele hulpverlening al getoetst of er sprake is van een (dreigende) crisissituatie en/of een problematische schuldsituatie. Deze stappen zijn dan voor het Maatje niet meer noodzakelijk. Natuurlijk kan een extra verificatie nooit kwaad.
Als SchuldHulpMaatje moet je in zo’n situatie werkafspraken maken met de schuldhulpverlener, zodat je niet onbedoeld het schuldhulpverleningstraject doorkruist. Ga bij voorkeur het gesprek aan samen met je
hulpvrager. Wanneer dit niet mogelijk is, vraag dan expliciet toestemming aan de hulpvrager om contact op te nemen met de (schuld)hulpverlener. Als de hulpvrager GEEN toestemming geeft, beoordeel je (in
samenwerking met de coördinator) of de hulpvrager wel door een SchuldHulpMaatje geholpen kan worden.
Veel schuldhulpverleners zijn ook budgetbeheerder van de hulpvragers. Dat betekent in die gevallen dat de hulpverlener alle betalingen verricht voor de hulpvrager en de hulpvrager rond moet komen van leefgeld. Soms worden alleen de vaste lasten betaald; de rest moet de hulpvrager zelf verzorgen. Niet alle schuldhulpverleners doen budgetbeheer. Informeer hiernaar en onderzoek welke afspraken precies zijn gemaakt.
Is de hulpvrager niet aangemeld bij de professionele schuldhulpverlening, dan is het noodzakelijk dat getoetst wordt of er sprake is van een (dreigende) crisissituatie en/of een problematische schuldensituatie.
N.B. Het is niet altijd noodzakelijk dat een hulpvrager een schuldhulpverleningstraject aanvraagt! Zie hiervoor het schema op blz. 12. We hopen dat een hulpvrager zich al meldt als hij zich zorgen maakt of hij rekeningen wel of niet kan betalen.
CRISIS?
Met behulp van <F19‐08 Checklist crisissituatie> kan worden getoetst of er sprake is van een (dreigende) crisissituatie. Een crisissituatie kan betrekking hebben op de woning, energie, water of zorgpremie. Informeer bij de hulpvrager naar de documenten waaruit de actuele situatie rondom de achterstanden van
huur/hypotheek, energie, water en zorgpremie blijkt. Als deze documenten niet beschikbaar zijn, adviseer de hulpvrager om zo snel mogelijk de stand van zaken op te vragen bij de betreffende leverancier(s). Is er sprake van een (dreigende) crisissituatie dan is het belangrijk dat de hulpvrager zich direct meldt bij de professionele schuldhulpverlening. Crisissituaties worden verder beschreven in deel III van dit handboek (module 12).
INVENTARISATIE FINANCIËLE SITUATIE
Na de toets of er sprake is van een crisissituatie wil je als Maatje een idee krijgen van de levensstandaard van jouw hulpvrager. Daarvoor wordt nu een globale inventarisatie van de huidige inkomsten en uitgaven gemaakt om een eerste beeld te krijgen van het maandelijkse tekort/overschot.
Het resultaat van de inkomsten en uitgaven inventarisatie wordt ook gebruikt om een eerste beoordeling te maken of eventuele schulden een problematisch karakter hebben. Later, bij het opstellen van een budgetplan, volgt een nauwkeurige inventarisatie, zowel van de inkomsten en uitgaven als van de schulden.
SCHULDEN?
Als er sprake is van betalingsachterstanden, maak dan een inventarisatie van alle achterstanden en leningen.
Vraag de hulpvrager of er achterstanden zijn. In de meeste gevallen weet de hulpvrager dat wel (ongeveer), maar hij/zij weet vaak niet hoe groot de achterstanden exact zijn en heeft meestal ook niet alle achterstanden goed in beeld.
Soms geeft de hulpvrager aan dat er geen achterstanden zijn. Houd ook in dat geval oren en ogen goed open. Je kunt zomaar papieren tegenkomen (of andere signalen krijgen) die het tegendeel bewijzen. Hulpvragers realiseren zich vaak niet hoe zij er daadwerkelijk voorstaan. Ook kunnen ze de waarheid wat verdraaien omdat zij zich schamen voor hun situatie.
INVENTARISATIE SCHULDEN
Als er betalingsachterstanden zijn, dan maak je samen met de hulpvrager een overzicht van alle schulden, met
een eerste globale inventarisatie. Later wordt een nauwkeurige inventarisatie gedaan. Meestal komen later in het traject nog nieuwe schulden boven tafel.
PROBLEMATISCH?
Met behulp van de gegevens van de inventarisatie van de inkomsten en uitgaven, de inventarisatie van de schulden en de Checklist schuldensituatie wordt bepaald of er sprake is van een schuld die binnen 36 maanden volledig kan worden terugbetaald. Als dit het geval is, kun je een hulpvrager helpen om de inkomsten en uitgaven stabiel te krijgen en vervolgens de hulpvrager betalingsregelingen af laten spreken met alle
schuldeisers. Zie module 8 en, in deel III van dit handboek, module 13. Kan de totale schuldsom niet binnen 36 maanden terug worden betaald, adviseer de hulpvrager dan zich te melden bij de professionele
schuldhulpverlening van de gemeente. Er is dan sprake van een problematische schuldensituatie.
In deze beginfase van jouw hulpverlening kan de indruk ontstaan dat er geen sprake is van een problematische schuldensituatie. Na verloop van tijd kunnen er echter nog zoveel betalingsachterstanden boven tafel komen dat dit beeld volledig onjuist blijkt. Laat de hulpvrager zich dan alsnog aanmelden bij de professionele schuldhulpverlening.
BESLUITVORMING & PLAN VAN AANPAK
Uit de verzamelde gegevens ontstaat een profiel van de hulpvraag en van de hulpvrager. Door (of in overleg met) de coördinator wordt besloten of de hulpvrager door SchuldHulpMaatje geholpen gaat worden. Het is goed om deze beslissing duidelijk vast te leggen. Ook wanneer iemand niet toegelaten wordt, bijvoorbeeld omdat hij geen inzage wil geven in de gegevens of als er sprake is van een verslaving waarvoor geen professionele hulp wordt ingeschakeld. Dit voorkomt veel onduidelijkheid achteraf.
Wordt de hulpvrager toegelaten tot de hulpverlening van SchuldHulpMaatje, dan wordt met de hulpvrager een hulpverleningsovereenkomst <F19‐03 Hulpafspraken> getekend. Ook wordt afgesproken welke aanpak zal worden gekozen.
In de praktijk wordt vaak al aan het einde van het eerste gesprek met de hulpvrager de overeenkomst getekend. Het kan soms nuttig zijn om de hulpvrager even wat bedenktijd te gunnen. Per situatie zal dit verschillend zijn.
In de hulpverleningsovereenkomst staat wat van de hulpvrager wordt verwacht. Belangrijk uitgangspunt is dat de verantwoordelijkheid voor de financiële situatie van de hulpvrager altijd bij hem of haar zelf ligt.
Ook wordt expliciet toestemming gevraagd voor het aanleggen van een hulpvragersdossier (zie paragraaf ‘Dossier over je hulpvrager’), zoals de AVG het voorschrijft. Iedere hulpvrager moet dus een
hulpverleningsovereenkomst invullen en ondertekenen.
Veel mensen met schulden zijn laaggeletterd. Het formulier Hulpafspraken is daarom bewust in eenvoudige(re) taal opgesteld, zodat je een eerste indicatie krijgt of jouw hulpvrager moeite heeft met lezen en schrijven. Als je hulpvrager (mogelijk) laaggeletterd is, ga je hierover het gesprek aan. Drie tips voor dit gesprek:
• Zorg voor een veilige, vertrouwde omgeving.
• Normaliseer de situatie: geef aan dat veel mensen in Nederland moeite hebben met lezen, schrijven, rekenen of het omgaan met de computer.
• Luister vooral goed naar waar jouw hulpvrager behoefte aan heeft. Eventueel doorverwijzen naar taalaanbod loopt altijd via de coördinator.
Voor meer informatie over laaggeletterdheid en hoe je daarmee kunt om gaan: Zie de e‐learning laaggeletterdheid en het stappenplan in de online leeromgeving (via www.mijnschuldhulpmaatje.nl)
De aanpak van de hulpvraag kan wordt samen met de hulpvrager afgesproken en kan worden vastgelegd in een zogenaamd plan van aanpak. Hiermee is zowel voor de hulpvrager als voor jou als Maatje terug te lezen welke afspraken zijn gemaakt over de aanpak van de problemen. Het plan van aanpak is geen statisch document. In de loop van de tijd komt er ongetwijfeld meer informatie beschikbaar en krijgen jullie samen een beter beeld van wat er moet gebeuren. Soms gebeuren er onverwachte zaken die de gekozen aanpak doorkruisen. Pas dan in overleg met de hulpvrager het plan van aanpak aan.
Het is verstandig om zowel de besluitvorming, de hulpverleningsovereenkomst als het plan van aanpak in tweevoud op te stellen. Eén exemplaar voor de hulpvrager, één voor jouzelf. Dit zal helpen als er tijdens het traject onduidelijkheden mochten ontstaan.
ORDENEN ADMINISTRATIE
Een duidelijke, overzichtelijke en complete financiële administratie is noodzakelijk. Overzicht hebben en houden is van groot belang om financiële problemen te voorkomen of op te lossen. Is de financiële administratie van de hulpvrager onvoldoende op orde, help de hulpvrager dan de administratie zo snel mogelijk op orde te brengen en duidelijkheid te scheppen in de geldstromen. In module 7 gaan we hier dieper
OPSTELLEN BUDGETPLAN
Het budgetplan is een begroting waarin alle inkomsten en uitgaven van de hulpvrager staan vermeld. Dit plan vormt de leidraad voor de uitgaven. De uitvoering van dit plan wordt bewaakt zodat duidelijk is wanneer inkomsten of uitgaven niet volgens verwachting verlopen, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. In module 7 staat het opstellen van het budgetplan uitgebreid beschreven. Thema’s die hier direct bij aansluiten, zoals verzekeringen en pensioenen komen in module 9 aan bod.
OPSTELLEN AFLOSSINGSPLAN ‐ AFSPRAKEN MET SCHULDEISERS
Als er sprake is van een niet‐problematische schuldensituatie is het mogelijk dat de hulpvrager
betalingsregelingen afspreekt met alle schuldeisers. Als Maatje kun je de hulpvrager daarbij ondersteunen.
Daarvoor is een betaalschema (aflossingsplan) voor het afbetalen van alle betalingsachterstanden en/of leningen onmisbaar. Op basis van het schema kunnen afspraken met de schuldeisers worden gemaakt. In module 8 wordt dit onderwerp verder uitgewerkt.
STELLEN VAN FINANCIËLE DOELEN
Het stellen van financiële doelen werkt motiverend voor het aflossen van
achterstanden, maar ook voor het volhouden van sparen voor noodzakelijke buffers of het realiseren van de wensen van de hulpvrager. Juist het stellen van doelen maakt het werken met een plan van aanpak concreet: je werkt samen naar een doel toe. Het behalen van de doelen, succes, is een enorme stimulans om nieuw (betaal‐)gedrag vol te houden. In module 10 wordt dit thema verder besproken.
BEHEREN VAN HET BUDGET
Het opstellen van een goed budgetplan is de eerste stap. Het budgetplan moet vervolgens nauwgezet worden uitgevoerd. Dit vergt een regelmatige controle of alles volgens plan verloopt, zodat snel kan worden
ingegrepen als van het plan wordt afgeweken.
Het is belangrijk voor de hulpvrager om zelf de inkomsten en uitgaven actief te bewaken. Dit is noodzakelijk om stappen te kunnen zetten op de weg naar meer financiële zelfredzaamheid. Van jou als Maatje vraagt dit een begeleidende rol. Bespreek de ontvangen post, controleer samen met de hulpvrager de inkomsten en uitgaven aan de hand van internetbankieren of bankafschriften, vraag de hulpvrager om een toelichting als er
Als het budgetplan moet worden bijgesteld, leg de afspraken hierover dan vast, zodat je samen kunt bewaken of de wijzigingen ook werkelijk worden gerealiseerd. Je kunt hiervoor het formulier
<F19‐17 Budgetwijzigingsafspraken> gebruiken.
Probeer de hulpvrager in de leidende rol te krijgen, zodat jouw eigen inbreng (soms geleidelijk) passiever wordt. Jij wordt dan uiteindelijk een klankbord voor de hulpvrager, terwijl de hulpvrager al het ‘werk’ doet. Let op: bij sommige hulpvragers verloopt dit proces snel; zij hebben de benodigde vaardigheden wel, maar waren het overzicht wat kwijt. Bij andere hulpvragers verloopt dit (veel) langzamer en moet er tussentijds soms een stapje terug gedaan worden voordat weer vooruitgang kan worden geboekt.
Wanneer je in de gaten krijgt dat de hulpvrager niet in staat is om zelfstandig zijn/haar financiële zaken te (gaan) regelen, bespreek dit dan met je coördinator. Overleg of er mogelijkheden zijn om de hulpvrager te begeleiden naar professionele hulp, zoals bijvoorbeeld een beschermingsbewindvoerder.
NAZORG
Zodra besloten wordt dat een hulpvrager weer zelfstandig verder gaat, is het verstandig een aantal afspraken te maken om het contact geleidelijk af te bouwen. Een stapsgewijze afbouw werkt drempelverlagend voor eventuele vragen. Ook wordt eerder gesignaleerd als de hulpvrager problemen tegenkomt. In module 10 komen we hierop terug.
AFSPRAKEN
In de communicatie tussen de hulpvrager en het SchuldHulpMaatje is duidelijkheid een eerste vereiste. Leg daarom de gemaakte afspraken vast. Bespreek regelmatig of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Leg zo nodig nieuwe afspraken vast of scherp de eerder gemaakte afspraken aan. Maak afspraken concreet. Leg bijvoorbeeld vast wie welke actie wanneer doet. Voor een afsprakenlijst kun je gebruik maken van het standaardformulier <F19‐06 Afspraken>.
Afspraken vastleggen betekent ook vastleggen wat jij als Maatje beloofd hebt te doen of uit te zoeken. Ook die afspraken moeten worden bewaakt. Als afspraken zo tweezijdig worden gemaakt en vastgelegd, is het
makkelijker voor de hulpvrager om afspraken na te komen, omdat voor jullie beiden met dezelfde maat gemeten wordt.
Noteer alle contacten en de afspraken die belangrijk zijn voor de voortgang van het hulptraject in het HulpVragerSysteem. Zo kun je regelmatig terugkijken hoe het traject verloopt, de coördinator
Veel afspraken die worden gemaakt, bv.
over bezuinigingen, zijn eigenlijk afspraken die een hulpvrager met zichzelf maakt. Houd hier rekening mee als een hulpvrager afspraken niet is nagekomen.
kan het proces volgen en mocht het nodig zijn om de hulpvraag ongepland over te dragen (b.v. door ziekte) dan weet jouw vervanger wat de stand van zaken is.
BEGELEIDEN
Misschien wel de belangrijkste rol van een Maatje is: er zijn voor een hulpvrager. Je bent een klankbord voor de hulpvrager, hij staat er niet meer alleen voor. Soms hebben hulpvragers te weinig inzicht in hun eigen
financiële gedrag of ze weten niet goed hoe zij hun financiële huishouding moeten voeren. Het SchuldHulpMaatje kan hen hierin begeleiden. In deel I van dit handboek staat hier veel informatie over vermeld. Er zijn verschillende instrumenten en oefeningen beschreven. Deze oefeningen zijn ook als losse documenten beschikbaar via de online leeromgeving (via www.mijnschuldhulpmaatje.nl) en in het werkboek.
Registreer in het HulpVragerSysteem welke stappen jullie hebben gezet.
WERKBOEK
Naast dit handboek ontvang je als Maatje ook een werkboek, waarin de bovenstaande structuur in een handzaam formaat staat beschreven en iedere stap is voorzien van een toelichting en tips. Iedere stap van de werkwijze wordt ondersteund door standaardformulieren, zodat je niet zelf het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Al deze formulieren zijn digitaal beschikbaar via www.mijnschuldhulpmaatje.nl.
Het werkboek kan op twee manieren worden gebruikt:
1. Als handleiding bij het invullen van formulieren
Wij hebben formulieren ontwikkeld die jou als Maatje stap‐voor‐stap door het proces leiden om jouw hulpvrager te helpen om zijn financiën weer op orde te krijgen. Het voordeel is dat je geen stappen overslaat en toch de diepte ingaat in de begeleiding. Heel snel kun je inschatten of je de begeleiding zelf kunt doen, moet overdragen, of moet samenwerken met andere hulpverleners. In dit werkboek wordt steeds verwezen naar formulieren en oefeningen. Achter in dit werkboek staat een overzicht van alle beschikbare formulieren en oefeningen. De paginanummers in het overzicht verwijzen naar de plaats in dit werkboek waar je meer informatie over die documenten kunt terugvinden. Deze formulieren en
oefeningen zijn ook allemaal digitaal beschikbaar. Je vindt ze op de Online leeromgeving via www.mijnschuldhulpmaatje.nl.
2. Handleiding bij de werkwijze en de formulieren
In aanvulling op de eerste mogelijkheid: wij hebben ook een werkwijze ontwikkeld. In dit werkboek is een schema opgenomen waarin de activiteiten van het SchuldHulpMaatje in samenhang zijn weergegeven (blz.
8 en 9 van het werkboek). Op belangrijke momenten wordt aangegeven hoe het SchuldHulpMaatje zou moeten handelen, bv. als er sprake is van een crisissituatie. Op andere plaatsen worden tips gegeven die kunnen worden toegepast.
Werken met mensen is niet te vangen in een procedure of een werkboek. Het werkboek is bedoeld ter ondersteuning van jou als SchuldHulpMaatje. Nadenken (en overleggen) blijft noodzakelijk.
MODULE 7 HOE KRIJGT DE HULPVRAGER INZICHT?
OVERZICHT EN EEN FINANCIEEL PLAN
Om uit te vinden hoe iemand er financieel voor staat, is het belangrijk om een reëel beeld te krijgen van de inkomsten en uitgaven. Over het algemeen overschatten we onze inkomsten en onderschatten we onze uitgaven. Daarom is het belangrijk te werken aan een realistisch overzicht. Het instrument dat daarvoor gebruikt wordt is een budgetplan, of anders gezegd, een begroting.
Een budgetplan of begroting is een plan waarin vastgelegd wordt welke inkomsten er zijn en waar de uitgaven voortaan aan worden besteed. De inkomsten en uitgaven worden op elkaar afgestemd.
Een begroting is altijd uniek. Ieder gezin heeft immers andere vaste lasten, maakt andere keuzes, vindt andere uitgaven belangrijk en geeft het geld op een andere manier uit. Om een budgetplan te kunnen maken is de enige vereiste dat je (evt. met behulp van een rekenmachine) kunt optellen en aftrekken.
Het is belangrijk een hulpvrager te motiveren om een budgetplan te maken. Spreek met de hulpvrager over datgene wat voor hem belangrijk is. Wil hij regie, snelheid, uitkomen met zijn inkomen of is zijn verlangen om rust te ervaren? Speel in op zijn behoefte en herinner hem aan deze behoefte, iedere keer als hij vastloopt bij het budgetteren. Dit helpt om innerlijke motivatie op te bouwen.
Innerlijke motivatie, ofwel motivatie van binnenuit, is veel krachtiger dan van buitenaf opgelegde motivatie.
Een voorbeeld: als jouw motivatie om je aan de snelheid op de snelweg te houden, voortkomt uit angst voor boetes, zul je remmen als je een snelheidscamera ziet. Als jouw innerlijke motivatie is om ander verkeer niet onnodig in gevaar te brengen, zul jij je ook aan de snelheid houden als er geen camera te bekennen is.
Een budgetplan maken betekent dus dat we vooraf een planning maken van de uitgaven. De opsteller van het budgetplan vertelt waar het geld heen moet gaan, in plaats van zich achteraf afvragen waar het geld is
gebleven. Als de hulpvrager begrijpt hoe budgetteren werkt en dit ook toepast, kan een budget heel waardevol zijn. Het geeft inzicht, het geeft het gevoel dat hij grip heeft op zijn geld. Niet de hoeveelheid geld, maar het gevoel van grip op geld, is precies datgene waar mensen gelukkig van worden!
Soms kan toch bij een hulpvrager het beeld ontstaan dat budgetteren een controlemiddel is, een middel om hem in te perken. De werkelijkheid is precies omgekeerd: budgetteren geeft juist vrijheid, omdat de uitgaven bewuste keuzes worden en duidelijk te zien is waar het geld naar toe gaat.
Een hulpvrager blijft baas over zijn eigen geld en behoudt zijn eigen vrijheid om te bepalen waar het geld aan uitgegeven wordt. Ook als iemand in de schuldsanering belandt en weekgeld van bijvoorbeeld € 50,‐ ontvangt, staat het hem vrij om dit te besteden waaraan hij zelf wil.
WAAROM BUDGETTEREN HELPT?
Het is belangrijk dat een hulpvrager inziet wat de voordelen van budgetteren zijn. De volgende positieve gevolgen zijn te ervaren:
1. REGIE
Je hebt de regie over het geld dat je bezit. Er is vrijheid om keuzes te maken voor dat geld. Je hebt geen regie over geld dat je niet hebt.
2. PRIORITEITEN
Door budgetteren krijg je inzicht in noodzakelijke, nuttige en nutteloze uitgaven. Je krijgt gelegenheid om na te denken waar het geld aan uitgegeven wordt. Zijn dat voor jou de belangrijkste zaken?
3. UITKOMEN MET JE INKOMEN
Budgetteren zorgt ervoor dat er vooraf al inzicht is of je uitkomt met je inkomen. Zo kun je vooraf
nadenken welke mogelijkheden/alternatieven er zijn om voor die maand(en) de inkomsten te verhogen of de uitgaven te verlagen.
4. RUST IN JE HOOFD
Minder financiële verrassingen maakt iemand rustiger en zekerder. Er is overzicht en je weet of het einde van de maand gehaald wordt financieel. Er kan bijtijds hulp worden gevraagd, als het budget niet sluit en je er zelf niet uitkomt.
5. RENDEMENT
Het hoogste rendement wordt bereikt door geen schulden aan te gaan of door schulden (versneld) af te betalen.
Veel banken bieden de mogelijkheid van roodstand op de betaalrekening. Dit lijkt een mooie service, want als je net niet genoeg geld op je rekening hebt staan voor een betaling, dan wordt hij toch uitgevoerd (tot een bepaalde limiet). Het creëert echter wel een gemakzuchtige houding ten aanzien van het op orde houden van je balans; het stimuleert “rood staan”, waarover vervolgens rente moet worden betaald. Bespreek met de hulpvrager hoe hij kijkt naar deze servicelimiet en welke acties hij onderneemt om roodstand te voorkomen (denk aan limiet laten verlagen of verwijderen via de bank).
In deel I van dit handboek hebben we gezien dat financiën invloed hebben op de hele persoon. Invloed op het lichamelijke, mentale, emotionele en geestelijke welzijn, de zogenoemde schijf van vijf.
In het onderstaande overzicht is zichtbaar dat de hoogte van het inkomen maar een klein onderdeel is van de factoren die bepalen of iemand kan rondkomen met zijn inkomen. Veel belangrijker is het of het uitgavenpatroon is afgestemd op het inkomen. Ook factoren van buitenaf, zoals opvoeding, gezondheid en persoonlijke situatie zijn van invloed. Het diagram is zeker niet volledig, het geeft een aantal
mogelijkheden aan. Laat de hulpvrager ze voor zijn of haar eigen situatie aanvullen.
Invloedfactoren op het rondkomen met
je inkomen Hoogte van het
inkomen
Hoogte van de uitgaven
Samenstelling gezin en bekwaamheid
gezinsleden
Doelstellingen en wensen
Persoonlijkheid Financiële
bekwaamheid
…………..
Gezondheid
PAPIEREN ADMINISTRATIE OP ORDE
De eerste stap om een financiële huishouding op orde te krijgen, is het starten met een geordende
administratie. Het kan zijn dat er zoveel ongeopende post en ongesorteerde papieren her en der slingeren, dat de hulpvrager niet weet waar hij moet beginnen. Een goed begin is het halve werk en het geeft structuur. De hulpvrager leert zaken groeperen.
Bij sommige burgerlijke gemeenten is er hulp bij het ordenen van papieren en de administratie. Informeer naar de mogelijkheden. Wellicht heb je er zelf gelegenheid voor om dit als Maatje samen met je hulpvrager op te pakken. Een index voor een indeling van de thuisadministratie vind je met formulier
<F19‐11 Indeling thuisadministratie>. Het digitale formulier is aanpasbaar aan de wensen of de situatie van de hulpvrager. De indeling van het Nibud of een andere overzichtelijke indeling is uiteraard ook goed.
Voor een overzichtelijke papieren administratie is in ieder geval nodig:
Een ordner met tabbladen
Een vaste plaats in huis om de post en de administratie te bewaren
Een mapje voor de afschriften van de bankrekening(en)
Tips voor het verwerken van de digitale administratie vind je onder het kopje: digitale thuisadministratie.
De eerste stap is alle achterstallige post wegwerken. Het is verstandig als de hulpvrager vanaf nu alle post en e‐
mail dagelijks opent. Alle enveloppen en reclame kunnen direct weggegooid of digitaal verwijderd worden.
Houd alleen de zakelijke post over, zoals bv. facturen en salarisstroken. De papieren kunnen daarna het beste worden gesorteerd volgens de indeling van de ordner. Adviseer de hulpvrager de post elke week op een vast tijdstip weg te werken en de papieren te bewaren op een vaste plek. Dit kost ongeveer een uur per week (in het begin natuurlijk wat meer).
Het is handig de poststukken te verdelen in drie stapels volgens de 3 B’s: Bewaren, Behandelen, Bestuderen.
Alles wat niet onder deze 3 categorieën valt, kan bij het oud papier. Een sticker op de brievenbus: ‘reclame NEE’ en het afmelden van digitale reclamenieuwsbrieven helpen om minder post en berichten te hoeven verwerken. Afleiders zijn social media sites zoals Facebook, Instagram, WhatsApp en Snapchat. Hierin kunnen hulpvragers het (vertekende) beeld krijgen dat het andere mensen altijd voor de wind gaat, waardoor men minder bereid zou kunnen zijn om concessies te doen rondom het besteden van de inkomsten.
A. BEWAREN
Een groot deel van de (digitale) post bestaat uit allerlei kennisgevingen: salarisstrook, een overzicht van de betaalde hypotheekrente of een adreswijziging van de verhuurorganisatie. Deze stukken worden gecontroleerd en direct opgeborgen achter het juiste tabblad in de ordner. Als er geen tijd is om deze zaken direct op te bergen, laat de hulpvrager deze stukken dan op een vaste plaats bewaren, bijvoorbeeld in een
tijdschriftencassette, die alleen bestemd is voor post in de categorie ‘Bewaren’.
B. BEHANDELEN
Op sommige poststukken moet jouw hulpvrager reageren. Dit kan hij wekelijks doen met de post die hij apart heeft gelegd onder de noemer: ‘bewaren’. Op het moment van afhandelen hoeft niet meer naar de post gezocht te worden.
Belastingaangifte moet gedaan worden als de Belastingdienst daarom vraagt. Als iemand bezwaar wil maken tegen een bepaalde beslissing van de gemeente, moet er binnen een bepaalde termijn gereageerd worden. Die termijn staat in de brief. Leer de hulpvrager om er een gewoonte van te maken om een kopie van zijn reactie te maken en deze samen met de originele brief van de instantie in de ordner te bewaren achter het juiste tabblad.
Facturen of rekeningen vallen in de categorie ‘Behandelen’. Op bijna alle rekeningen staat een vervaldatum, de datum wanneer het geld uiterlijk betaald moet zijn. Schrijf de datum waarop de rekening is betaald op de factuur. Na betaling kan de factuur nog niet definitief worden opgeborgen. Later kan aan de hand een
bankafschrift gecontroleerd worden of het bedrag correct is afgeschreven. Daarna kan de factuur pas definitief worden gearchiveerd achter het juiste tabblad in de ordner. Bewaar de betaalde, nog niet gecontroleerde, factuur op een vaste plaats, bijvoorbeeld voor in de ordner, achter een tabblad ‘Betaalde facturen’ of in een apart mapje. Met internetbankieren kan de afschrijving uiteraard direct worden gecontroleerd. Laat de hulpvrager zorgen voor voldoende saldo, zodat de betaling doorgang vindt.
Als een rekening niet direct betaald wordt, laat deze dan voor in de ordner of achter een tabblad 'Nog betalen' plaatsen. Sorteer op vervaldatum.
Bespreek met je hulpvrager het belang van wekelijks kijken of er nog rekeningen betaald moeten worden.
Ook een jaarafrekening van de energie en het bericht van een huurverhoging vallen onder de categorie
“Behandelen”. Het budgetplan moet worden aangepast met de nieuwe maandtermijnen. En wellicht komt er nog een teruggave als er minder energie is verbruikt dan was verwacht. Ook deze transactie moet worden gecontroleerd.
Blijf reclame de baas! Bepaal zélf wat je nodig hebt.
Administratie op orde houden:
Dagelijks: Post openen en sorteren
Wekelijks: Opbergen post in de categorie: Bewaren Verwerken post in de categorie: Behandelen Verrichten van betalingen
Controleren af‐ en bijschrijvingen bankrekening Incl. betaalde facturen
Stop rekeningafschriften van de bank niet in de categorie ‘Bewaren’. Kies voor ‘Behandelen’. Zijn de juiste bedragen afgeschreven? Ontvangt de hulpvrager geen afschriften, adviseer dan om wekelijks via
internetbankieren de banktransacties te controleren. Kleine moeite, en fouten worden snel gesignaleerd.
Controleer ook of de betaalopdrachten uit de ordner zijn uitgevoerd. Na controle gaan de bankafschriften in het opbergmapje en kan de rekening achter het juiste tabblad worden opgeborgen.
C. BESTUDEREN
In de categorie Bestuderen komen de nieuwsbrieven en/of tijdschriften die men wil lezen. Ze zijn niet urgent. Geschikt voor een rustig moment bij een kop koffie of thee om hiermee aan de slag te gaan. Ook voor deze categorie is het handig om een vaste opbergplaats te kiezen. Dit kan bijvoorbeeld een lectuurmand zijn, een
tijdschriftencassette of een vaste plaats in een kast.
DIGITALE THUISADMINISTRATIE
Steeds meer mensen houden hun thuisadministratie digitaal bij. In veel gevallen is het belangrijk om daarnaast toch ook nog een ordner te hebben, omdat nog niet alles digitaal toegezonden wordt. Tenzij alle papieren gescand kunnen worden natuurlijk. Ook voor de digitale administratie is het belangrijk om een vaste indeling te hebben. Het is aan te bevelen om voor de digitale administratie en voor de (papieren) ordner dezelfde indeling te hanteren. Dit voorkomt onnodig zoekwerk.
Bij een (gedeeltelijke) digitale thuisadministratie moet heel regelmatig een back‐up worden gemaakt, zodat na een computerstoring de gegevens nog beschikbaar (of te herstellen) zijn.
Bij veel banken is het digitaal inzien van de rekeninggegevens gebonden aan een periode van 1,5 of 2 jaar. Het is daarom belangrijk om tenminste ieder jaar alle transacties van een rekening te downloaden en op te nemen in de digitale thuisadministratie, bijvoorbeeld als pdf‐bestand.
Steeds meer bedrijven sturen hun rekeningen per mail. Stimuleer de hulpvrager om deze facturen niet in de mail te laten zitten, maar op te slaan in de mappen van de thuisadministratie. Hetzelfde geldt voor facturen die hij kan inzien op een eigen 'mijn'‐pagina met een speciale inlogcode. Laat hem het document downloaden en opnemen in de eigen administratie.
Zorg dat digitale codes en inloggegevens op een handige (en veilige!) plek zijn geregistreerd.
PARTNERS WERKEN SAMEN
Als de hulpvrager een partner heeft, is het belangrijk om de administratieve taken te verdelen. Dat voorkomt verwarring en dubbel betaalde of niet betaalde rekeningen. Stimuleer hen om eens in de maand samen de administratie door te nemen, omdat ze er beiden verantwoordelijk voor zijn en er dus beiden kennis van moeten hebben.
Adviseer om eens per jaar de ordner door te nemen op actualiteit. Een verlopen polis van de verzekering kan weg. En garantiebewijzen of gebruiksaanwijzingen van apparaten die niet meer in het bezit zijn, zijn overbodig geworden.
Beide partners zullen toegang moeten hebben tot de gezamenlijke digitale thuisadministratie, maar ook tot het internetbankieren en de eerdergenoemde ‘mijn’‐pagina’s.
BANKREKENINGEN
Veel hulpvragers hebben één betaalrekening. Op deze rekening komen alle inkomsten binnen, worden alle betalingen (automatisch) afgeschreven en er wordt gepind van deze rekening. Voor mensen die veel pinnen en daarmee het overzicht kwijtraken, kan makkelijk de situatie ontstaan dat vaste lasten niet afgeschreven kunnen worden vanwege onvoldoende saldo. In die situaties kan het verstandig zijn de hulpvrager te adviseren om met twee betaalrekeningen en een spaarrekening te gaan werken: een betaalrekening voor de vaste lasten, een betaalrekening voor de variabele lasten en een spaarrekening voor de reserveringen. Hieronder wordt de functie van deze rekeningen toegelicht. Zo kan worden voorkomen dat er te weinig geld is voor urgente betalingen.
Soms wordt er al gewerkt met meerdere rekeningen. Bespreek met de hulpvrager hoe de rekeningen het beste ingezet kunnen worden. Waar komt welk inkomen binnen? Welke lasten worden van welke rekening betaald?
Een vaste structuur helpt om overzicht te bewaren.
BETAALREKENING VASTE LASTEN
Op de betaalrekening vaste lasten, wordt het salaris gestort. Er wordt geen pinpas voor deze rekening aangevraagd. Met deze rekening worden alle lasten betaald die maandelijks vast staan, zoals huur, energie, verzekeringen, aflossing schulden, contributies, kinderopvang en telefoonabonnement. Deze uitgaven zijn niet gemakkelijk te beïnvloeden en zijn vaak noodzakelijk.
Het is gemakkelijk om een incassomachtiging aan deze organisaties te geven. Zij zorgen er dan voor dat de betalingen op de juiste datum van de rekening afgeschreven worden. Dit scheelt veel tijd en voorkomt dat vergeten wordt op tijd te betalen. Wel is het noodzakelijk om voor voldoende saldo op deze betaalrekening te zorgen. Als er onvoldoende saldo is, kan er geen geld afgeschreven worden en volgt een aanmaning. Een wekelijkse controle blijft dus nodig!
BETAALREKENING VARIABELE LASTEN
Maandelijks wordt een vast bedrag overgemaakt van de betaalrekening vaste lasten naar een andere betaalrekening, de rekening voor de variabele lasten. Op deze rekening wordt wel een pinpas aangevraagd.
Met de betaalrekening variabele lasten worden alle huishoudelijke uitgaven betaald die niet vast staan, maar die maandelijks kunnen variëren. Denk aan levensmiddelen, cosmetica, kapper, schoonmaakartikelen en cadeaus. Uiteraard is het de bedoeling dat de uitgaven het vooraf gebudgetteerde bedrag niet overschrijden.
(SPAAR)REKENING VOOR GROTE UITGAVEN
Het verdient aanbeveling om te reserveren voor grote(re) uitgaven zoals de vervanging van een wasmachine, grote reparaties of onderhoud aan het huis. Iedere maand een (vast) bedrag op een aparte (spaar)rekening overmaken voorkomt dat het hele inkomen iedere maand op gaat in de ‘huishoudpot’.
Raadpleeg www.nibud.nl voor richtlijnen over het bedrag dat maandelijks nodig is om te reserveren. Een handig hulpmiddel kan de bufferberekenaar zijn
(https://bufferberekenaar.nibud.nl/). Met dit hulpmiddel kun je berekenen wat een geadviseerde financiële buffer is voor de specifieke situatie van een hulpvrager.
Houd er wel rekening mee dat de financiële situatie van een hulpvrager vaak niet toelaat om zoveel te reserveren als volgens het Nibud nodig zou zijn. Als een hulpvrager na een (lange) tijd wat meer financiële ruimte krijgt, is reserveren niet altijd het eerste waar hij aan denkt. Coaching van een Maatje is hierbij belangrijk om niet bij de eerste tegenvallers direct weer in de problemen te raken.
Een paar tips die je een hulpvrager kunt aanreiken voor het omgaan met de bankrekeningen:
Het is belangrijk om te weten wat het actuele saldo op de betaalrekening(en) is.
Probeer te leven van het basissalaris. Extra’s zoals een dertiende maand, bonussen of vakantiegeld, kunnen dan op de reserveringsrekening worden gestort.
Niet onbelangrijk is het om een vast bedrag apart te zetten voor de vervanging van apparaten en vervoermiddelen. Ook
onderhoud van huis en tuin zijn grote uitgavenposten die niet zomaar van de betaalrekening betaald kunnen worden.
Controleer de bankafschriften regelmatig of er geen ‘onbekende’
af‐ of bijschrijvingen hebben plaatsgevonden.
Uitgaven die met een creditcard betaald zijn, worden later
afgeschreven. Vaak in de volgende maand. De rekeningafschriften tonen dan niet de juiste saldi! Adviseer de hulpvrager alle transacties met de creditcard te noteren om een juist beeld van het saldo te hebben.
VASTLEGGEN INKOMSTEN/UITGAVEN
Hoe hoog zijn de inkomsten en uitgaven? Bespreek met je hulpvrager de volgende opdrachten.
Stap één Het opschrijven van alle inkomsten en uitgaven van de afgelopen drie maanden
Aan de hand van de banktransacties van de afgelopen drie maanden (afschriften of internet) kan accuraat worden vastgesteld wat iemand werkelijk verdient en uitgeeft. Deze gegevens kunnen worden verzameld met behulp van formulier <F19‐13 Jaarbegroting>.
Wanneer drie maanden onvoldoende duidelijkheid geeft, verleng de periode dan tot b.v. zes maanden of een jaar.
Houd rekening met inkomsten en uitgaven die niet in de onderzochte periode plaatsvonden, maar b.v. per halfjaar of jaar (voorbeeld: jaarpremie verzekering, gemeentelijke belastingen, vakantiegeld, kosten voor vakantie).
Tel inkomsten/uitgaven die meerdere malen per maand plaatsvinden op en totaliseer per maand. Bijvoorbeeld uitgaven voor levensmiddelen.
Noteer alle inkomsten en uitgaven, ook als zij incidenteel lijken.
De meest voorkomende inkomsten en uitgaven staan op de checklist <F19‐14 Checklist Inkomsten, uitgaven en bezittingen>. Gebruik deze als je twijfelt of alle inkomsten en uitgaven zijn opgenomen.
Op openheid over financiën ‐ en in het bijzonder op de hoogte van het salaris – rust in Nederland nog een taboe. Vraag de hulpvrager om de inkomsten of uitgaven in te zien. Respecteer de privacy van de persoon en wees integer in verband met de vertrouwelijkheid van het onderwerp financiën (inkomsten, uitgaven, schulden, etc.)
Stap twee Het maken van een begroting
Een begroting of budgetplan is een toekomstgericht overzicht van (geschatte) opbrengsten en kosten. Een begroting schetst een situatie voor de komende periode: Hoeveel en welke inkomsten verwachten we? Hoeveel en welke uitgaven verwachten we? De antwoorden op deze vragen resulteren in een overzicht, waarin de verwachte inkomsten en uitgaven worden weergegeven.
Hier rolt automatisch het verwachte overschot of tekort uit.
Met de gegevens van stap één kan een overzicht gemaakt worden van de huidige situatie, het vertrekpunt voor de hulpvrager. De gegevens zijn genoteerd in de maand waarin zij ontvangen/uitgegeven zijn. Deze bedragen kunnen per maand verschillen. Daarom rekenen we alles om naar (gemiddelde) maandbedragen.
INKOMSTEN REGISTREREN
Sommige inkomsten ontvangt een hulpvrager iedere maand. Denk aan het salaris of een uitkering. Andere inkomsten krijgt hij per drie maanden of zelfs per jaar. Reken eerst het bedrag per maand uit. De kinderbijslag wordt per kwartaal uitgekeerd. Deel dit bedrag door drie en schrijf de uitkomst op in het maandoverzicht
<F19‐12 Budgetplan>. Vakantiegeld komt meestal één keer per jaar. Deel dit bedrag door twaalf en schrijf de uitkomst op. Alle inkomsten worden daarna opgeteld.
Tel alle soorten inkomsten mee, dus bijvoorbeeld ook de reiskostenvergoeding, belastingteruggave,
huurtoeslag, kinderbijslag, zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag of alimentatie. Met behulp van <F19‐14 Checklist inkomsten, uitgaven en bezittingen> kun je controleren of jullie inkomstenbronnen over het hoofd hebben gezien.
Alle bedragen zijn netto bedragen, dus bedragen die feitelijk binnenkomen op de rekening van de hulpvrager.
OMREKENEN NAAR MAANDBEDRAGEN:
Bedrag per week vermenigvuldigen met 52, daarna delen door 12 Bedrag per kwartaal delen door 3
Bedrag per halfjaar delen door 6 Bedrag per jaar delen door 12
TOESLAGEN
Bijzondere aandacht vragen de toeslagen als onderdeel van de inkomsten:
huurtoeslag, zorgtoeslag, kinderopvangtoeslag en kind gebonden budget.
Deze landelijke voorzieningen zijn in het leven geroepen om mensen met een lager inkomen financieel te ondersteunen. Deze toeslagen zijn dan ook inkomensafhankelijk. Voor veel mensen vormen deze toeslagen een substantieel deel van hun inkomen; zij zouden niet kunnen rondkomen als zij deze toeslagen niet ontvangen. De Belastingdienst Toeslagen is
verantwoordelijk voor de verstrekking van de toeslagen.
Deze toeslagen zijn afhankelijk van de hoogte van het inkomen. Dat
betekent dat vooraf een schatting wordt gemaakt hoe hoog het inkomen zal zijn. Op grond van deze schatting wordt bepaald op hoeveel toeslag iemand recht heeft. Dit bedrag wordt in maandelijkse termijnen als voorschot verstrekt. Na afloop van een jaar wordt de balans opgemaakt. Dan stelt de Belastingdienst vast hoeveel inkomen betrokkene werkelijk heeft ontvangen. Opnieuw wordt berekend op hoeveel toeslag betrokkene recht had. Het verschil tussen het verstrekte voorschot en het uiteindelijke recht op toeslag wordt vervolgens verrekend. Heb je te weinig ontvangen, dan wordt dit bedrag alsnog aangevuld. Heb je te veel ontvangen dan moet je terugbetalen.
UITKERINGEN EN ANDERE (WETTELIJKE) INKOMENSVOORZIENINGEN
In de bijlage bij deze module staat een korte uitleg over uitkeringen en andere (wettelijke) inkomensvoorzieningen met een afkortingenlijst.
Veel gemeenten kennen extra voorzieningen voor inwoners met een laag inkomen. Deze regelingen worden lokaal vastgesteld en verschillen per gemeente. Ook zijn er soms lokale of regionale fondsen waarop een beroep kan worden gedaan als een hulpvrager geconfronteerd wordt met onvoorziene uitgaven.
Met name de terugvordering van toeslagen levert veel problemen op. In veel situaties is het inkomen vooraf moeilijk in te schatten (bv. vanwege 0‐uren‐contracten of uitzendwerk). Ook kunnen onverwachte situaties gedurende het jaar het inkomen sterk beïnvloeden (echtscheiding, werkloosheid, ziekte). Om te voorkomen dat een hulpvrager (te veel) ontvangen toeslagen moet terugbetalen is het belangrijk om regelmatig te controleren of het recht op toeslag is gewijzigd. Dit kan via www.toeslagen.nl of via www.berekenuwrecht.nl
Veel informatie over toeslagen is terug te vinden op: www.belastingdienst.nl/kennisnetwerk (onlinecursussen).
