Vraag nr. 104 van 28 april 2000
van de heer CARL DECALUWE
Vlaamse Huisvestingsmaatschappij – Implementa-tie audit
De voorbije periode werden door twee auditbu-reaus concrete voorstellen geformuleerd voor een aangepaste werking van de Vlaamse Huisvestings-maatschappij (VHM).
Een aantal voorstellen werd reeds geïmplemen-teerd door de raad van bestuur van de V H M .N i e t-temin dient nog een groot aantal voorstellen de goedkeuring te krijgen van de Vlaamse minister van Huisvesting. Dit is tot op heden nog niet ge-beurd.
1. Kan de minister een overzicht geven van de kosten die reeds werden gemaakt door beide auditbureaus ?
2. Kan hij eveneens een overzicht geven van de maatregelen die reeds door de VHM werden geïmplementeerd ?
3. Welke timing staat voorop om de globale opera-tie af te ronden ?
4. Wanneer mogen concrete beslissingen worden verwacht om de voorstellen van zowel audit als raad van bestuur effectief operationeel te maken en welke budgetten worden daarvoor vrijgemaakt ?
Antwoord
1. De externe audit door Coopers & Lybrand ge-beurde op vraag van de Vlaamse regering en de kosten ervan (6.921.000 fr.) werden door haar gedragen.
De door Ernst & Young Consulting gefactureer-de kosten bedragen 24.534.263 fr. ( i n c l . B T W ) , waarvan 18.130.943 fr. werd betaald voor de be-geleidingsopdracht op zich en 6.403.320 fr. v o o r de specifieke inhoudelijke taak naar informati-castrategie toe.
2. Op niveau van de gehele organisatie zijn vol-gende maatregelen genomen :
– de uitvoerende secretariaten werden afge-bouwd ;
– de interne e-mail wordt gebruikt als veralge-meend communicatiemedium ;
– het intranet en het extranet van de organisa-tie zijn uitgebouwd en worden in toenemen-de mate gebruikt.
Op het niveau van de algemene leiding van de VHM werden volgende maatregelen genomen : – de interne audit van de VHM maakt niet
lan-ger deel uit van een afdeling, maar is een staffunctie geworden ;
– er is een organisatieontwikkelingsfunctie ge-c r e ë e r d , die onder meer het veranderings-proces begeleidt ;
– de functie van secretaris van de administra-t e u r-generaal werd gecreëerd. Deze sadministra-taaadministra-t de a d m i n i s t r a t e u r-generaal bij en treedt daar-naast ook op als persverantwoordelijke van de VHM.
Binnen de afdeling Financiën werden volgende maatregelen genomen :
– een nieuw Financieel Informatiesysteem (FIS) werd ingevoerd op basis van het SAP-pakket ;
– de portefeuille met schuldsaldoverzekerin-gen van de VHM werd overgedraschuldsaldoverzekerin-gen aan DV V. Op basis van een offerte werd ook door DVV een nieuwe schuldsaldoverzeke-ring, specifiek voor de VHM, ontwikkeld ; – de loonadministratie werd overgedragen aan
de personeelsdienst ;
– in het kader van de invoering van de euro en de vervanging van de bestaande software voor het verlenen van hypothecair krediet werd een offerte uitgeschreven. B i n n e n k o r t wordt een short list met overblijvende kandi-daten aan de raad van bestuur van de V H M voorgelegd.
Binnen de afdeling Projecten werden volgende maatregelen genomen :
– er werd opdracht gegeven tot de integratie van de bestaande databanken ;
het Geografisch Informatiesysteem (GIS), de screening van de gronden, … ;
– er werden nieuwe initiatieven ontwikkeld rond de thema's duurzaamheid, a r c h i t e c t u r a-le kwaliteit, … ;
– er werd een concept ontwikkeld in verband met het werken via werkstations.
Binnen de afdeling Coördinatie en Controle werden volgende maatregelen genomen : – de verschillende inspectiediensten werden
geïntegreerd binnen één afdeling, er werd een project opgestart rond een logboek voor de inspecteurs en er werden initiatieven ont-wikkeld rond tele- en thuiswerk ;
– in opdracht van de VHM werd door KPMG een blauwdruk met betrekking tot het intern beheer van de socialehuisvestingsmaatschap-pijen opgemaakt ;
– er werd een project opgestart voor de gege-vensgroepering van de actorenopvolging ; – er werd een samenhangend concept
opge-steld voor de hergroepering van de midde-l e n , voor envemidde-loppefinanciering, voor midde-lokaamidde-l overleg en voor lokaal woonbeleid.
Binnen de afdeling Particulieren werden vol-gende maatregelen genomen :
– er is een organisatorische herschikking van de cellen van deze afdeling gebeurd (zo zijn onder meer de inspectiediensten geïnte-greerd in de afdeling Coördinatie en Contro-le).
Binnen de afdeling Ondersteuning werden vol-gende maatregelen genomen :
– de informaticadienst begeleidt alle opgezette informaticaprojecten (FIS, G I S, nieuw infor-maticasysteem hypothecaire debiteuren, …) ; – er is een project opgestart om een centraal
orderbureau te creëren ;
– er zijn herschikkingen gebeurd in de commu-nicatiestructuur binnen de VHM ;
– er is een integratie gebeurd tussen de perso-neelsdienst en het human resources manage-ment ;
– er zijn voorstellen geformuleerd voor een ambtenarenvolgsysteem en voor permanente vorming.
3 en 4. Wat de verdere timing voor concrete be-slissingen en de afronding van de globale opera-tie betreft, kan op dit moment nog geen precie-ze informatie worden gegeven.
