SAMENWERKINGSOVEREENKOMST TUSSEN DE STAD OOSTENDE EN EVA ECONOMISCH HUIS OOSTENDE VZW
Tussen de Stad Oostende, gevestigd in het Stadhuis, Vindictivelaan 1 in 8400 Oostende,
vertegenwoordigd door Wouter De Vriendt, voorzitter van de Gemeenteraad, bijgestaan door de heer Kristof Beuren, Algemeen Directeur, hier handelend in uitvoering van een beslissing van de Gemeenteraad van ………., dat kracht van uitwerking heeft gekregen, hierna genoemd “de Stad”
Enerzijds
En het extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm Economisch Huis Oostende vzw, met zetel op de Graaf de Smet de Naeyerlaan 4, 8400 Oostende, vertegenwoordigd door de
Algemene Vergadering, voor wie optreedt mevrouw Charlotte Verkeyn, voorzitter, hierna genoemd
“Economisch Huis”
Anderzijds
Is overeengekomen wat volgt:
ARTIKEL 1 VOORWERP
Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking te regelen tussen de Stad en het Economisch Huis.
ARTIKEL 2 DUUR
Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 1 januari 2020 en eindigt uiterlijk twaalf maanden na de volledige vernieuwing van de Gemeenteraad.
Als bij het verstrijken van deze beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege voor hoogstens één jaar verlengd.
Als binnen die periode geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking is getreden of als die werd ontbonden of geschorst, zal de Stad na overleg met het Economisch Huis voorlopige regels vaststellen die zullen gelden tot een nieuwe overeenkomst in werking treedt.
ARTIKEL 3 AFSPRAKENNOTA
Aan deze samenwerkingsovereenkomst is een afsprakennota gekoppeld, waarin een aantal afspraken met de Stad, meetindicatoren en financiële engagementen zijn opgenomen. Deze afsprakennota maakt onlosmakelijk deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst.
ARTIKEL 4 MISSIE EN KERNOPDRACHTEN
§1 MISSIE
De missie van het Economisch Huis Oostende is Oostende op de kaart te zetten als dé Ondernemersstad aan Zee.
§2 KERNTAKEN
Gelet op bovenstaande missie worden de kerntaken van het Economisch Huis afgelijnd tot volgende 4 punten die een rode draad doorheen het beleid vormen:
1/ Actief aantrekken van alle vormen van ondernemingen, met het oog op duurzame tewerkstelling in Oostende;
2/ Faciliteren, door de ontwikkeling van een zeer sterke servicegerichte werking naar alle bestaande en nieuwe ondernemers toe;
3/ Instaan voor de promotie van Oostende als ondernemersvriendelijke stad;
4/ Afstemmen van vraag en aanbod inzake tewerkstelling met het oog op doorstroming naar de arbeidsmarkt.
§3 DOELSTELLINGEN
- Uitvoeren van het beleid van de Stad dat betrekking heeft op de economische activiteiten, zoals omschreven in het bestuursakkoord Allemaal Oostendenaar
- Het Economisch Huis respecteert de beleidsvisies, zoals vastgelegd in alle door de Stad vastgelegde en van kracht zijnde beleidsnota’s, beleidsplannen en actieplannen, onder welke benaming ook, niet enkel voor het beleidsveld economie, maar ook voor alle andere sectoren en concepten van beleidsintegratie, zodra er een raakvlak is met het actiedomein van
Economie.
ARTIKEL 5 ENGAGEMENTEN VAN DE VERENIGING
In het kader van deze samenwerkingsovereenkomst engageert het Economisch Huis zich tot het streven naar de realisatie van de strategische doelstellingen die op haar betrekking hebben.
ARTIKEL 6 ENGAGEMENTEN OP HET GEBIED VAN DE WERKWIJZE Bij de verwezenlijking van haar doelstellingen:
- Worden alle middelen waarover het Economisch Huis beschikt, uitsluitend aangewend voor het bereiken van de doelstellingen en het vervullen van de opdracht van het Economisch Huis.
Dit geldt zowel voor de jaarlijkse financiële toelage van de Stad als voor de middelen toegekend door andere overheden of privépersonen, middelen door het Economisch Huis zelf gegenereerd of enig andere middelen waarover het Economisch Huis beschikt.
Het Economisch Huis kan fondsen aanleggen voor projecten die de jaarwerking overstijgen.
Deze verantwoording zal blijken uit de rekening en het jaarverslag.
- Is het Economisch Huis toegestaan andere rechtspersonen op te richten, erin deel te nemen of zich erin te laten vertegenwoordigen.
ARTIKEL 7 ENGAGEMENTEN OP HET GEBIED VAN DE INTERNE BELEIDSPLANNING
De begrotingsvoorstellen voor het volgende jaar worden jaarlijks door de Raad van Bestuur van het Economisch Huis voorgelegd aan de Algemene Vergadering van het Economisch Huis.
ARTIKEL 8 ENGAGEMENTEN VAN DE STAD
§1. De Stad geeft een jaarlijkse werkingstoelage na goedkeuring van het budget aan het Economisch Huis. Het bedrag hiervan wordt bepaald in de afsprakennota.
De jaarlijkse financiële toelage wordt in drie schijven overgemaakt aan het Economisch Huis, via een storting op de zichtrekening van het Economisch Huis met nummer BE 55 0015 3958 8444.
Volgende regeling wordt daarbij toegepast indien het budget van de Stad is goedgekeurd:
-50% van de jaarlijkse toelage op 15 februari -25% van de jaarlijkse toelage op 15 mei -25% van de jaarlijkse toelage op 15 juli
Voor tijdelijke en bijzondere projecten kan het Economisch Huis een eenmalige toelage vragen aan de Stad. Het Economisch Huis doet hiertoe een schriftelijke aanvraag bij de Stad voor 31 juli. Aldus kan deze aanvraag mee opgenomen worden tijdens de budgetbesprekingen van de Stad.
§2. Het Economisch Huis maakt een strategisch beleidsplan op en legt dit voor ter goedkeuring aan de Gemeenteraad.
ARTIKEL 9 AUTONOMIE INZAKE PERSONEELSBELEID
§1. Het Economisch Huis benoemt en ontslaat het personeel, bepaalt het personeelskader, statuut en bezoldiging.
ARTIKEL 10 AUTONOMIE INZAKE FINANCIEEL MANAGEMENT
§1. Het Economisch Huis kan, voor zover dit past binnen de uitvoering van haar taken, eigen inkomsten verwerven.
§2. Het Economisch Huis kan, na overleg met de Stad, leningen aangaan om de uitvoering van haar opdracht te financieren.
§3. Wanneer op het einde van het werkingsjaar nog financiële middelen beschikbaar zijn, mag het Economisch Huis die aanwenden voor de aanleg van een reserve.
ARTIKEL 11 RESULTAATGERICHTE FINANCIËLE DOELSTELLINGEN
§1. Het Economisch Huis engageert zich ertoe haar budget in evenwicht af te sluiten.
§2. Het Economisch Huis kan werkingsmiddelen zelf verwerven.
§3. Het Economisch Huis dient de opgebouwde reserves aan te wenden in het kader van haar doelstellingen.
ARTIKEL 12 FINANCIEEL BEHEER
§1. Het Economisch Huis voert de boekhouding zelf. De boekhouding wordt gevoerd conform de vzw-wetgeving en wordt zo georganiseerd dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is.
§2. Het Economisch Huis engageert zich om een kostenanalytische boekhouding te voeren.
§3. Het Economisch Huis maakt haar budget jaarlijks op en bezorgt die aan de Stad.
ARTIKEL 13 RAPPORTERING DOOR HET ECONOMISCH HUIS
§1. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving van de onderhavige overeenkomst en op de aanwending van de middelen die door de Stad ter beschikking gesteld worden aan het Economisch Huis, stelt het Economisch Huis een jaarverslag en financieel verslag op met betrekking tot elk werkingsjaar goedgekeurd door haar Algemene Vergadering.
Het verslag en financieel verslag omvat:
1. De jaarrekening (balans en resultatenrekening);
2. De verslagen van de bestuursorganen met betrekking tot de goedkeuring van de rekeningen en van het budget;
3. Het verslag van de bedrijfsrevisor;
4. Het verslag van de Raad van Toezicht.
§2. Het Economisch Huis dient deze rapportering ter goedkeuring voor te leggen aan de Gemeenteraad.
ARTIKEL 14 TOEZICHT EN OPVOLGING DOOR DE GEMEENTE
§1. De Stad en de bevoegde overheden zullen steeds het recht hebben op toezicht op de werking van het Economisch Huis, onder meer op alle inkomsten en uitgaven en alle boekhoudkundige
bescheiden ter zake.
§2. De verrichtingen van het Economisch Huis worden nagezien door de raad van toezicht, zoals bepaald in artikel 28 van de statuten van het Economisch Huis. Hij zal aan de stad een verslag van zijn bevindingen voorleggen, vergezeld van de voorstellen die hij noodzakelijk acht.
§3. Het Economisch Huis werkt een afdoend systeem van interne controle uit, dat beantwoordt aan de wettelijke voorwaarden en de principes van een deugdelijk bestuur. Het door de Raad van Bestuur goedgekeurde intern controlesysteem en de eventuele wijzigingen eraan worden opgenomen in het financieel verslag, bedoeld in artikel 13§1.
Opgemaakt te Oostende op XX XXXXXX 2019 in twee exemplaren.
Elk van de partijen ontvangt één geparafeerd en ondertekend exemplaar.
Namens het Economisch Huis Oostende vzw Namens de Stad Oostende
De Voorzitter De voorzitter van de Gemeenteraad
Charlotte Verkeyn Wouter De Vriendt
De Algemeen Directeur
Kristof Beuren
