1. Waarom een protocol? Motivatie voor het werken met een protocol

(1)

Een protocol voor een huisartsenvoorziening maken en gebruiken - handleiding

1. Waarom een protocol?

Motivatie voor het werken met een protocol

U gebruikt een protocol om te komen tot een gestructureerde, efficiënte en veilige zorgverlening in uw praktijk.

De Kwaliteitswet voor Zorginstellingen verplicht zorginstellingen te waarborgen dat er verantwoord en zorgvuldig gehandeld wordt. Een protocol, richtlijn of werkafspraak vormt vaak geschikt uitgangspunt om dit te bereiken.

Een protocol geeft helder aan wie, wat, wanneer zou moeten doen, zodat hierover geen misverstanden bestaan. Als instrument zijn protocollen dus goed bruikbaar om de functionele verantwoordelijkheden en professionele

handelingsruimte van verschillende betrokken medewerkers te reguleren en vast te leggen. Zo kunnen ze een instrument zijn om te komen tot een gestructureerde, efficiënte en zorgvuldige uitvoering van taken. Tevens helpen ze fouten en misverstanden te beperken en maken daarmee de zorg veiliger.

Ook kunnen protocollen helpen bij het evalueren van zorgprocessen en het vertrouwen in de hulpverlening versterken.

Definitie van een protocol in samenhang met andere documenten

Een protocol is een document waarin stapsgewijs beschreven staat hoe, met welke materialen en door wie een handeling moet worden uitgevoerd.

Een protocol is sterk sturend en geeft stap voor stap aan hoe iets gedaan zou moeten worden (en door wie). Dit document hoort weinig ruimte te bieden voor interpretatie en is dus zo helder en concreet mogelijk.

Een richtlijn is richtinggevend en ondersteunt bij het uitvoeren van taken door aan te geven wat relevante mogelijkheden zijn voor uitvoering van het werk en wat eventuele voorkeuren zijn.

Een werkafspraak omvat allerlei aspecten van het werk en is minder concreet dan een protocol en niet toegespitst op het ‘hoe’ van de uitvoering van taken.

Ook is een werkafspraak niet altijd stapsgewijs opgebouwd. Wel geeft deze vaak inzicht in wat er tussen mensen is afgesproken, en kan erin verwezen worden naar protocollen en richtlijnen.

Kanttekeningen bij het gebruik van protocollen

Een protocol kan nooit het handelen van de hulpverlener in zijn geheel vastleggen en heeft een beperkte reikwijdte.

Wettelijk kan een hulpverlener zich niet beroepen op het feit dat een protocol gevolgd is. Protocollen zijn slechts een hulpmiddel en kunnen en mogen nooit de plaats innemen van het eigen denken en handelen van de zorgverlener en/of ondersteuner. Elke zorgverlener en/of ondersteuner kent en neemt zijn of haar verantwoordelijkheid en moet zo nodig overleggen met de arts en/of direct leidinggevende.

Soms is het noodzakelijk af te wijken van een protocol. Als een zorgverlener of ondersteuner dit doet moet hij/zij dit echter altijd kunnen motiveren

2. Waaraan moet een protocol voldoen?

Overzichtelijkheid van een protocol is een belangrijk aspect om het doel “zorgvuldig handelen van de medewerkers”

zo goed mogelijk te halen. Uitgangspunt is dat een protocol helder en overzichtelijk de gemaakte afspraken t.a.v.

werkwijzen weergeeft, zodat medewerkers deze informatie snel kunnen terugvinden. Een standaard opmaak van alle protocollen binnen de praktijk is dus van harte aan te bevelen. Ten behoeve van de overzichtelijkheid is het ook handig om te zorgen dat er geen overvloed aan (irrelevante / detail-) informatie gegeven wordt en men “door de bomen het bos blijft zien”. Informatie zal dus bij uitstek gaan over werkwijzen met een grote kans op misverstanden en/of ongelukken.

Dit document is ter beschikking gesteld via de website van het Nederlands Huisartsen Genootschap of via de NHG-digitale leer- en werkomgeving en mag worden aangepast voor eigen gebruik binnen de zorginstelling (bv. praktijk, huisartsenpost, zorggroep). Buiten deze toepassing geldt onverminderd het copyright van het NHG. Het NHG aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden.

(2)

Een protocol voor een huisartsenvoorziening maken en gebruiken - handleiding Een protocol bevat minimaal de volgende informatie:

 In koptekst van elke pagina:

o Titel (onderwerp)

o Doel: wat moet met protocol bereikt worden?

Het beschrijven van een specifiek gewenst (en meetbaar) eindresultaat¹ is een nuttige check voor iedereen die een protocol opstelt. Als dit niet goed lukt, dan zou u zich moeten afvragen of een protocol wel nodig is en u niet meer behoefte heeft aan andere oplossingen of hulpmiddelen

o Beheerder o Gebruikers

 In voettekst van elke pagina:

o Datum (vaststelling/autorisatie, herziening) o Versienummer²

o Disclaimer met naam van de praktijk en copyright van het NHG

En bevat minimaal de volgende onderdelen:

 Werkwijze (de concrete stappen en de specifieke aandachtspunten per stap, evt. genummerd conform een schematische weergave)

 Verwijzing naar generieke randvoorwaarden, toelichting voor het gebruik en reikwijdte van protocollen op de NHG-website

En wordt indien mogelijk en voor zover relevant aangevuld met de volgende onderdelen:

Een eenvoudige schematische weergave (evt. met foto’s) of stroomdiagram:

Een schema of stroomdiagram is een praktisch hulpmiddel om de werkwijze uit de activiteitentabel overzichtelijk in beeld te brengen. Daarbij kunt u specifieke figuren gebruiken die de aard van een bepaalde stap uitdrukken:



Achtergrondinformatie

 Termen – definities

 Benodigdheden

 In het stappenplan onderverdeling van de activiteiten in de volgende fasen:

 Voorbereiding

 Uitvoering

 Nazorg/onderhoud/controle o Per stap:

 De rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers

 Indien essentieel voor juiste uitvoering de benodigde tijd per stap

En voldoet aan basiseisen voor opmaak:

 Schrijf in correct en eenvoudig Nederlands

 Gebruik consequent dezelfde term voor een begrip:

het toevoegen van een lijst met termen en definities kan een goed hulpmiddel zijn.

 Gebruik zo min mogelijk afkortingen

 Gebruik een prettig leesbaar lettertype

1 SMART formuleren = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdsgebonden

2 Nummering van versies: 0.1, 0.2, 0.3, etc. voor concepten, 1.0, 2.0, etc. voor definitieve versies, 1.1, 1.2, etc. voor aanpassingen die geen gevolgen hebben voor het werkproces.

Begin of Einde van protocol Begin of Einde van

protocol Beslissing of keuzeBeslissing of keuze Activiteit of ProcesstapActiviteit of Processtap

(3)

Een protocol voor een huisartsenvoorziening maken en gebruiken - handleiding

Voorbeeld van een protocol

In koptekst van elke pagina van het document

Logo van de instelling

titel/onderwerp

gebruiker(s) ^functie(s) beheerder naam, functie

doel

In voettekst van elke pagina in het document

 Naam van de praktijk/zorginstelling/instantie, versienummer + datum vaststelling en herziening , disclaimer Bijvoorbeeld:

versie 1.0 – nov.2015 – geldig tot dec.2018

Dit document is voor eigen gebruik binnen Groepspraktijk ‘Het Medisch Centrum’ - Buiten deze toepassing geldt onverminderd het copyright van het NHG, welke geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden aanvaardt.

Verkort schema of stroomdiagram (optioneel) (per stap genummerd, evt. met foto’s of pictogrammen)

Randvoorwaarden en Reikwijdte (Zie generieke overzicht op NHG-website)

Benodigdheden (optioneel, voor zover niet onderdeel van ‘voorbereiding’ binnen stappenplan) Stappenplan

Stappen

Concrete uitvoeringsstappen, eventuele onderverdeling in fasen:

Voorbereiding, Uitvoering, Nazorg

Tijdspad

De benodigde tijd (indien essentieel voor juiste uitvoering)

Verantwoordelijkheden

De rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken medewerkers B= beslissenU= uitvoeren O= ontvangen

1.

2.

Achtergrondinformatie (optioneel)

Begin van protocol Begin van protocol

1.Activiteit 1.Activiteit

Keuze

Keuze 2.Activiteit of Processtap2.Activiteit of Processtap

3.Activiteit of Processtap 3.Activiteit of Processtap

Einde protocol Einde protocol

(4)

Een protocol voor een huisartsenvoorziening maken en gebruiken - handleiding

Termen – definities (optioneel)