W AAROM EEN PROTOCOL ?

(1)

W ^AAROM ^EEN ^PROTOCOL ?

Motivatie voor het werken met een protocol

U gebruikt een protocol om te komen tot een gestructureerde, efficiënte en veilige zorgverlening in uw praktijk.

De Kwaliteitswet voor Zorginstellingen verplicht zorginstellingen te waarborgen dat er verantwoord en zorgvuldig gehandeld wordt. Een protocol, richtlijn of werkafspraak is hiervoor bruikbaar.

Een protocol geeft helder aan wie, wat, wanneer zou moeten doen, zodat hierover geen misverstanden bestaan. Als instrument zijn protocollen dus goed bruikbaar om de functionele verantwoordelijkheden en professionele handelingsruimte van verschillende betrokken medewerkers te reguleren en vast te leggen. Zo kunnen ze een instrument zijn om te komen tot een

gestructureerde, efficiënte en zorgvuldige uitvoering van taken. Tevens helpen ze fouten en misverstanden te beperken en maken daarmee de zorg veiliger.

Ook kunnen protocollen helpen bij het evalueren van zorgprocessen en het vertrouwen in de hulpverlening versterken.

Definitie van een protocol in samenhang met andere documenten

Een protocol is een document waarin stapsgewijs beschreven staat hoe en door wie een handeling moet worden uitgevoerd.

Een protocol is sterk sturend en geeft stap voor stap aan hoe iets gedaan zou moeten worden (en door wie). Dit document hoort weinig ruimte te bieden voor interpretatie en is dus zo helder en concreet mogelijk.

Een richtlijn is richtinggevend en ondersteunt bij het uitvoeren van taken door aan te geven wat relevante mogelijkheden zijn voor uitvoering van het werk en wat eventuele voorkeuren zijn.

Een werkafspraak omvat allerlei aspecten van het werk en is minder concreet dan een protocol en niet toegespitst op het ‘hoe’ van de uitvoering van taken.

Ook is een werkafspraak niet altijd stapsgewijs opgebouwd. Wel geeft deze vaak inzicht in wat er tussen mensen is afgesproken, en kan erin verwezen worden naar protocollen en richtlijnen.

Kanttekeningen bij het gebruik van protocollen

Een protocol kan nooit het handelen van de hulpverlener in zijn geheel vastleggen en heeft een beperkte reikwijdte.

Wettelijk kan geen recht ontleend worden aan het gebruik of de aanwezigheid van protocollen. Zij zijn slechts een hulpmiddel en kunnen en mogen nooit de plaats innemen van het eigen denken en handelen van de zorgverlener en/of ondersteuner. Elke zorgverlener en/of ondersteuner kent en neemt zijn of haar verantwoordelijkheid en moet zo nodig overleggen met de arts en/of direct leidinggevende.

Soms is het noodzakelijk af te wijken van een protocol. Een zorgverlener of ondersteuner moet dit echter altijd kunnen motiveren. Tevens moge duidelijk zijn dat protocollen nooit het handelen van de hulpverlener in zijn geheel kunnen vastleggen en dat zij dus een beperkte reikwijdte hebben.

1 van 3

Dit document is ter beschikking gesteld via de website van het Nederlands Huisartsen Genootschap of via de NHG-digitale leer- en werkomgeving en mag worden aangepast voor eigen gebruik binnen de zorginstelling (bv. praktijk, huisartsenpost, zorggroep). Buiten deze toepassing geldt onverminderd het copyright van het NHG. Het NHG aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden.

(2)

Waaraan moet een protocol voldoen?

Een goed protocol…

…bevat in ieder geval de volgende elementen:

 Titel (onderwerp)

 Datum (vaststelling/autorisatie, herziening)

 Beheerder

 Uitvoerende(n)

 Doel: wat moet met protocol bereikt worden?

Het beschrijven van een specifiek gewenst (en meetbaar) eindresultaat¹ is een nuttige check voor iedereen die een protocol opstelt. Als dit niet goed lukt, dan zou u zich moeten afvragen of een protocol wel nodig is en u niet meer behoefte heeft aan andere oplossingen of hulpmiddelen.

…bevat altijd de volgende onderdelen:

 Aandachtspunten / randvoorwaarden alvorens het protocol te starten:

o Definitie-omschrijvingen o Achtergrondinformatie o Benodigdheden o Plaats van handelingen o Tijdsduur

o Privacy van cliënten

 Een activiteitentabel waarin minimaal aanwezig:

o De opeenvolgende stappen met daarin een onderverdeling in:

 Voorbereiding

 Uitvoering

 Nazorg/onderhoud/controle o Per stap een heldere beschrijving over:

 de verwachte concrete werkwijze en de specifieke aandachtspunten daarbij;

 de verantwoordelijke functie / persoon en specifieke taak per activiteit;

 de verwachte tijdsbesteding.

 Eventueel een eenvoudige schematische weergave of stroomdiagram

Een schema of stroomdiagram is een praktisch hulpmiddel om de werkwijze uit de

activiteitentabel overzichtelijk in beeld te brengen. Daarbij kunt u specifieke figuren gebruiken die de aard van een bepaalde stap uitdrukken:

Begin/einde beschrijving

Formulier/

document Activiteit Beslissing Aansluitende

beschrijving Data Vervolg

elders

…voldoet aan basiseisen voor opmaak en de tekst:

 Schrijf in correct Nederlands

 Gebruik consequent dezelfde term voor een begrip:

het toevoegen van een lijst met termen en definities kan een goed hulpmiddel zijn.

 Gebruik een prettig leesbaar lettertype

 Gebruik zo min mogelijk afkortingen om verwarring bij de gebruiker te voorkomen

U kunt de voorbeeldprotocollen en -werkafspraken in deze praktijkwijzer afstemmen op de manier van werken in de eigen praktijk en de competenties van diverse medewerkers die u erbij betrekt.

1 SMART formuleren = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Relevant, Tijdsgebonden

2 van 3

(3)

Voorbeeld van een protocol

In koptekst van het document

Logo van de instelling

titel/onderwerp doel

beheerder naam, functie vastgesteld ^datum

bestemd voor ^functie(s) te herzien ^datum

In voettekst van het document

disclaimer voor protocollen, werkafspraken en andere documenten die gebaseerd zijn op NHG-documenten:

Dit document is ter beschikking gesteld via de website van het Nederlands Huisartsen Genootschap of via de NHG-digitale leer- en werkomgeving en mag worden aangepast voor eigen gebruik binnen een zorginstelling (bv. praktijk, huisartsenpost, zorggroep). Buiten deze toepassing geldt onverminderd het copyright van het NHG.

Het NHG aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden.

(de voettekst van NHG mag daarbij niet uit het protocol worden verwijderd) Aandachtspunten / randvoorwaarden

o Achtergrondinformatie o Definities en gebruikte termen o Benodigdheden

o Plaats van handelingen - ruimte o Tijdsduur

o Privacy van cliënten Activiteitentabel

Verantwoordelijkheden: B= beslissen U= uitvoeren O= ontvangen / = en / of

Activiteiten

(incl. benodigdheden, voorbereiding, checklist, werkwijze, complicaties)

Tijdspad³ Verantwoordelijkheden

functie(groep) 1.

2.

3.

4.

Eventueel schema of stroomdiagram

2Nummering van versies: 0.1, 0.2, 0.3, etc. voor concepten, 1.0, 2.0, etc. voor definitieve versies, 1.1, 1.2, etc. voor aanpassingen die geen gevolgen hebben voor het werkproces.

3In deze kolom kunt u een tijdsindicatie per activiteit invullen. Wanneer u hiervan afziet, kunt u deze kolom weglaten.

3 van 3

Activiteit 1

Activiteit 2

Activiteit 3