Plan van Aanpak
Jaarverslag Archiefinspectie 2015
1 oktober 2016 - L.F.M. Wismans (VRGZ)
Ingevolge artikel 13 van de vigerende Archiefverordening (2013) doet de gemeentearchivaris van Nijmegen in zijn rol van toezichthouder jaarlijks verslag aan het bestuur over het archief- en informatiebeheer bij GGD Gelderland-Zuid. In de Archiefverordening heeft het AB van de GGD de archiefbewaarplaats van Nijmegen aangewezen als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling. De gemeentearchivaris oefent toezicht uit op het beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeenschappelijke regeling GGD, waarvan hij de toekomstig beheerder is. In dit jaarverslag legt hij, op grond van het door hem uitgevoerde toezicht in 2015, zijn bevindingen en aanbevelingen vast. De ondersteunende diensten voor de GGD (waaronder het archiefbeheer) worden uitgevoerd door de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid op basis van een daartoe afgesloten dienstverleningsovereenkomst.
De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (2012) bepaalt dat het bestuur van de GGD het jaarverslag na bestuurlijke behandeling toestuurt aan Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland.
Het Dagelijks Bestuur van de GGD wordt in zijn hoedanigheid als zorgdrager voor de archieven van de gemeenschappelijke regeling gevraagd:
1. Kennis te nemen van het verslag over 2015 van het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer bij de GGD Gelderland-Zuid;
2. Kennis te nemen van de verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats;
3. Kennis te nemen van de verbeteractiviteiten naar aanleiding van de in het verslag verwoorde constateringen en aanbevelingen (plan van aanpak);
4. Het jaarverslag na behandeling / vaststelling toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland.
5. De gemeentearchivaris in een schrijven te laten weten dat het verslag ter kennisneming is behandeld / vastgesteld en is toegezonden aan GS van Gelderland.
Puntsgewijs weergegeven staan in de jaarrapportage van de gemeentearchivaris op grond van zijn bevindingen de volgende aanbevelingen:
a-maak de lokale regels –meer dan nu het geval is- bekend bij managers en medewerkers
b-medewerkers en managers dienen bewust te worden van de wijze waarop ze gefaciliteerd en ondersteund kunnen worden daar waar het informatiebeheer betreft voor de processen waarvan de managers zelf eigenaar en dus ook archiefverantwoordelijk zijn
c-zorg ervoor dat de informatievoorziening / het informatiebeheer op het gewenste kwaliteitsniveau en “in control” wordt gebracht (realisatie systematische kwaliteitszorg)
d-breng een dossierstructuur / -ordening in het digitale archief (DMS1 Decos) en in de fysieke archieven verder aan
e-werk een voorstel uit voor het oplossen van het capaciteitsprobleem (fysieke archivering)
f-completeer de archieven zodanig dat de volledigheid en juistheid van de analoge en digitale archieven (dossiers) wordt verbeterd
g-documenteer de inrichting van het Decos-DMS en toets deze aan NEN 2082 v.w.b. betrouwbaarheid, authenticiteit, volledigheid en duurzaamheid
h-inventariseer de in gebruik zijnde procesapplicaties waarin archiefbescheiden worden / zijn opgenomen.
i-richt in Decos en procesapplicaties procedureel in de verplichte vernietiging van digitale bestanden, gegevens en van digitale kopieën
j-maak gebruiksafspraken met rechtsvoorgangers (gemeenten) over het gebruik van archiefbestanden van vóór de regionalisering (1-1-2013)
k-pas aan, stel vast en implementeer het (concept) archiefcalamiteitenplan
Naar aanleiding van eerdere jaarverslagen / rapportages door en frequent overleg met de archiefinspectie zijn een aantal verbeteracties (door DIV2) al in gang gezet en /of afgerond. In onderstaand plan van aanpak wordt daar even aan gememoreerd en wordt er ingegaan op de verder te ondernemen stappen. Waar mogelijk wordt tussen haakjes, vetgedrukt en cursief verwezen naar de van toepassing zijnde aanbeveling(en) a t/m k van de archiefinspectie.
PLAN VAN AANPAK Opbouw:
1-Stand van zaken; puntsgewijs (een korte terugblik)
2-Plannen middellange termijn (waar gaan / willen we ons de komende maanden op richten en wat hebben we daarvoor nodig)
3-Tijdpad en haalbaarheid
1 DMS is het Document Managementsysteem c.q. het digitale archief 2DIV staat voor Documentaire Informatievoorziening
pagina 2 van 4
1- STAND VAN ZAKEN: PUNTSGEWIJS
Na het vertrek van de projectleider Decos is vanaf begin mei 2016 een kernteam DIV-JOIN geformeerd om de stand van zaken / voortgang van de digitalisering van de archieven (m.b.v. het DMS DECOS-JOIN) wekelijks te bespreken c.q. onderling af te stemmen. In het kernteam hebben zitting: twee functioneel beheerders Decos, de functioneel beheerder i-Writer / sjablonen, de sr. medewerker archiefbeheer en de coördinator DIV.
De terugkoppeling aan het afdelingsmanagement van hetgeen op dit terrein gerealiseerd is dan wel op stapel staat vindt maandelijks plaats. In onderstaande tabel staat kort aangegeven wat is gerealiseerd (en zich dus in de beheer-/onderhoudsfase bevindt) en wat reeds in ontwikkeling is (en zich dus nog deels in de
realisatiefase bevindt). Tevens wordt –voor zover van toepassing- de verwachte afrondingsdatum vermeld.
Korte omschrijving Beheerfase Realisatiefase Datum I Basale inrichting Decos: documentregistratie (d)
II Inrichting rechtenstructuur (c)
III Realisatie contractenboek /beheer contracten (d) IV Relatiebeheer (organisaties, contactpersonen,
medewerkers) zie ook punt 2-D (d)
1-1-2017
V Koppelingen Afas (pro-active), iWriter en Beaufort (d en h)
VI Migratie WPW (documentregistraties en dossierinventaris) naar Decos (d)
VII Zaakgerichte registratie / archivering processen WMO-toezicht (GGD) voor de medewerkers in de lijn (b en d)
VIII WMO-instructie aan DIV-medewerkers ten behoeve van uit te voeren kwaliteitscontroles (c) IX Aanschaf / implementatie nieuwe scanapparatuur
zowel voor DIV als voor JGZ (d)
X Zaaktypecatalogi voor GGD basaal samengesteld en in Decos ingevoerd (d)
1-10-2016
XI Archiefcalamiteitenplan (concept) aanpassen, vaststellen en implementeren (k)
Medio 2017
2- PLANNEN MIDDELLANGE TERMIJN A- Zaakgerichte registratie door DIV
Per 1 oktober aanstaande start het zaakgericht registreren van alle inkomende / uitgaande / interne
documenten door de DIV-medewerkers (d). Alvorens daar gedegen mee van start te kunnen gaan moet aan de volgende vereisten voldaan zijn:
- voor het met terugwerkende kracht verwerken (zaakgericht registreren) van de reeds in Decos aanwezige documentregistraties zal (tijdelijk) a-structureel extra mankracht ingehuurd moeten worden. Dit kan niet door DIV-personeel naast het dagelijkse registratiewerk worden uitgevoerd. (f) - de nieuwe wijze van zaakgericht registreren zal voor de DIV-medewerkers zeker in het begin extra
tijd vergen. Het is om die reden zaak dat zo spoedig mogelijk de reguliere formatie op sterkte wordt gebracht. Met andere woorden de vervanging van een medewerkster (als gevolg van ziekte langdurig afwezig) moet –in ieder geval voor langere tijd, maar liefst structureel- geregeld worden. Het begeleiden (instrueren) van de vervanger zal voor de zittende DIV-medewerkers ook zorgen voor extra tijdsinvestering (belasting). De begeleiding van DIV – medewerkers bij het zaakgericht registreren zullen een FB-er Decos en de senior DIV-medewerker voor hun rekening nemen.
- de ZTC-en van GGD en VRGZ moeten voor 90% op orde zijn. De komende tijd zal gewerkt worden aan het completeren van invulvelden / metadata in Decos. (c en d)
- zo spoedig mogelijk zullen protocollen voor kwaliteitscontroles uitgewerkt moeten worden zodat er gestandaardiseerde controles op de registratiewerkzaamheden uitgevoerd kunnen worden (c en g).
De coördinator DIV zal zich hier de komende tijd mee bezig gaan houden. Bedoeling is o.a. dat DIV- medewerkers al roulerend elkaars werk en de zaakgerichte registraties van medewerkers in de lijn gaan controleren. Uit te voeren zijn o.a. de controles op:
-relaties: opschonen organisaties, contactpersonen, medewerkers uit dienst, lege regels -toegekende rechten: aan nieuwe medewerkers
-de kwaliteit van de scans
-de documentregistraties in Decos / JOIN: controle op juistheid en volledigheid, niet gekoppelde documentenregistraties
-nieuwe zaakregistraties: dossier ‘‘geen zaak”, zaken op juistheid en volledigheid, controle voortgang / afdoening
pagina 3 van 4
B- Beheer sjablonen
Het beheren en onderhouden van alle sjablonen voor de GGD zal (door het vertrek van de huidige FB-er) tijdig gestabiliseerd moeten worden (d). Het is zaak dat vervanging / opvolging tijdig geregeld wordt (voor een gedegen overdracht). Binnen het team van Functioneel Beheerders worden momenteel de taken -waaronder dit sjablonenbeheer- (her-)verdeeld. De verwachting is dat het sjablonenbeheer eveneens deels bij de functioneel beheerders Decos zal worden ondergebracht.
C- Implementatie JOIN
Het is de bedoeling dat nog vóór het eind van 2016 de nieuwe versie van Decos (JOIN) geïmplementeerd is.
Met name ook omdat de huidige Decos-versie vanaf 2017 niet meer ondersteund wordt door de leverancier.
Hoewel de grootste verandering de “interface” betreft is bij iedere upgrade van belang uitvoerig te testen of alles werkt zoals het zou moeten werken waarbij met name alle koppelingen met andere procesapplicaties aandacht vereisen (c en g).
-In de maanden augustus t/m oktober 2016 zal JOIN in al zijn facetten door de FB-ers Decos getest worden.
-verwachting is dat bij het implementatietraject expertise van externe adviseurs (DocLogic) nodig zal zijn.
-in september zullen MT en secretariaten nader geïnformeerd worden over de overgang naar JOIN (b) -in november zullen medewerkers in de organisatie geïnstrueerd worden in het werken met JOIN (b) -vanaf 1 december is het de bedoeling dat JOIN live gaat. De gehele maand december zullen beide FB-ers voor verdere ondersteuning en begeleiding zorgdragen. (b)
D- Relatiebeheer verder in de organisatie(s) inbedden
Uit de organisatie (met name GGD) worden signalen opgevangen dat de in Decos opgeslagen relatiegegevens helemaal niet of slechts ten dele worden gebruikt door secretariaten. Er wordt nog steeds gewerkt met allerlei lijstjes (Excel, Perfect View). Met o.a. de manager AGZ heeft al eerder een overleg plaatsgevonden over nut en noodzaak van onderhoud en gebruik van de Decos-relaties. Op grond daarvan is een eerste aanzet
gegeven tot hernieuwde instructie van de secretariaatsmedewerkers. De registratie van contactpersonen dient namelijk door de secretariaten zelf gedaan te worden (DIV medewerkers onderhouden de registraties van organisaties).
Omdat de her-instructie vooralsnog stokt blijft tot op heden voor secretariaten onduidelijk hoe het onderhoud en gebruik van relaties (contactpersonen) op dit moment zou moeten verlopen.
In een eerder stadium (maart 2016) heeft de toenmalige projectleider Decos al een tweetal verbeterstappen voor wat betreft het relatiebeheer geformuleerd:
Stap 1: Organisaties met hetzelfde postadres samenvoegen tot 1 registratie.
Stap 2: De lijst met organisatiekenmerken is erg vervuild. Binnen de GGD zou een voorstel uitgewerkt worden om e.e.a. op te schonen. Omdat relatiebeheer voor beide organisaties geldt is het van belang om dit voorstel voor opschoning ook binnen VRGZ af te stemmen.
Het blijft noodzaak om te bepalen wie nu precies wat daarin te doen heeft (c en d).
E-Gefaseerde uitrol “zaakgericht werken”
Vanaf 1 januari 2017 willen we ons gaan richten op het verder zaakgericht inrichten van bedrijfsprocessen in JOIN zodat medewerkers zo veel mogelijk zelfstandig de “eigen” documenten rechtstreeks daarin digitaal kunnen registreren en archiveren. Van tevoren zal er op MT- / Directieniveau commitment moeten zijn over de fasering m.a.w. zij zullen moeten bepalen welke afdelingen c.q. bedrijfsprocessen hiervoor als eerste in aanmerking komen (a en b). In 2016 is de inrichting van het zaakgericht registreren / archiveren van de documenten voortvloeiend uit de processen binnen WMO-toezicht gerealiseerd. In het najaar zal gestart worden met de inrichting van het zaakgericht registreren / archiveren van de documenten voortvloeiend uit de Inspectie Kindercentra.
Voor de volledigheid van een “documentair structuurplan” (DSP) is het daarnaast voor DIV van belang te inventariseren (h en i):
- welke procesapplicaties er binnen de GGD in gebruik zijn,
- of er een koppeling tussen procesapplicaties en DMS JOIN gewenst / noodzakelijk is
- voor zover in eigen beheer in procesapplicaties gegevensopslag / dossiervorming plaatsvindt in hoeverre dat dan voldoet aan de geldende normen en wet- en regelgeving (NEN 2082, archiefwet) (g).
Een eerste stap tot deze inventarisatie van applicaties is binnen DIV inmiddels gezet.
F-Fysieke en digitale archivering
Omdat het in dit stadium nog te vroeg is om substitutie (een vervangingsbesluit) in gang te zetten is vooralsnog fysieke (zaakgerichte) archivering leidend. Er zijn voor wat betreft het realiseren van een 1-op-1- situatie nog een aantal flinke stappen te zetten. Grofweg kom ik daarin tot de volgende vier stappen:
-afsluiten fysieke archieven tot aan datum fusie GGD (1-7-2013) inclusief het vastleggen van gebruiksafspraken over de archieven van de rechtsvoorganger (Regio Rivierenland) (j)
-het zoveel als mogelijk met terugwerkende kracht fysiek (zaakgericht) archiveren van de reeds gescande en in Decos geregistreerde documenten. Dit zou gelijk op moeten lopen met de klus zoals verwoord onder punt a eerste aandachtsstreepje. (f)
pagina 4 van 4
-het vanaf 1 oktober 2016 “op zaaknummer” archiveren van fysieke documenten (c)
-het opstellen van een plan voor het oplossen van het capaciteitsprobleem (opslagruimte fysieke archivering).
Met het versneld afsluiten van archieven en het plaatsen van reeds gescande documenten in het semi-statisch archief is nu al wel duidelijk dat de opslagruimte voor deze fysieke bestanden niet toereikend is. Er zal een voorstel gedaan moeten worden voor het “uit huis plaatsen” van (papieren) archiefbestanden (e).
Het is denk ik goed als we van tevoren bepalen:
-of en zo ja welke dossiers / archiefbescheiden van vóór fusiedatum nog lopende zaken betreft die voor de organisatie zodanig van belang zijn dat ze overgeheveld zouden moeten worden (f).
-of we van alle (vernietigbare / niet vernietigbare) documenten van ná 1-7-2013 fysieke zaakdossiers aan gaan leggen of dat we bijvoorbeeld alleen NV-bescheiden daarvoor van toepassing verklaren (i)
-wat we hierin zelf kunnen doen en waarvoor we a-structureel iemand van buitenaf willen inzetten.
Digitalisering van de archieven moet uiteindelijk leiden naar de mogelijkheid van definitieve vervanging (substitutie). Een vervangingsbesluit kan echter alleen dan door het Dagelijks Bestuur (de zorgdrager) worden genomen als aan alle vereisten is voldaan. Frequente afstemming met het gemeentearchief over digitalisering is van belang omdat het uiteindelijk mogelijk moet zijn om niet-vernietigbare (digitale) archiefbescheiden aan het e-depot (de digitale archiefbewaarplaats) van de gemeente over te dragen.
NB: voor het afsluiten van de archieven en het maken van de gebruiksafspraken is al eerder een apart intern voorstel (a-structurele archiefklus / inzet van een extern iemand) opgesteld. Dit is nog niet tot uitvoering gekomen.
3-TIJDPAD EN HAALBAARHEID
In onderstaand schema worden de voorgenomen activiteiten genoemd onder 2 nog eens op rijtje gezet met daaraan toegevoegd de door ons gewenste realisatiedatum en met vermelding van afhankelijkheden om een en ander ook daadwerkelijk te realiseren.
Omschrijving activiteit Datum Haalbaarheid a Zaakgerichte registratie door DIV
(c, d, f en g)
1-10-16 Afhankelijk van:
-formatie DIV op sterkte
-extra inhuur mankracht voor verwerken bestaande registraties
-basale / generieke ZTC moet klaar zijn b Beheer sjablonen / overdracht (d) Start z.s.m.
klaar vóór 1-12-16
Afhankelijk van:
-herverdeling werkzaamheden FB-ers door servicemanager IM
c Implementatie JOIN (b, c en g) Van 1-8-16 tot 31-12-16
Afhankelijk van:
-mogelijkheid om expertise van externe adviseurs (DocLogic) in te huren -inzetbaarheid DIV-medewerkers om te kunnen testen
-beschikbaarheid van medewerkers in de GGD om ze te kunnen opleiden
d Relatiebeheer (c en d) ntb Afhankelijk van:
-uitkomst / bevindingen evaluatie e Voortzetting gefaseerde uitrol “ZG-
werken” en migratie naar zaaktypen.nl (a, b, g, h en i)
Vanaf 1-1-17 Afhankelijk van:
-commitment directie / MT over fasering -duidelijkheid over eventuele koppeling van JOIN met bedrijfsapplicaties -volledige overgang op JOIN
-mogelijkheid om expertise van externe adviseurs (consultancy Decos) in te huren f Fysieke en digitale archivering
(c, e, f, i en j)
Vermoedelijk in 2017 benodigde tijd minimaal 6 maanden
I.o.m. manager FD qua planning uitgesteld Afhankelijk van:
-tijdelijke a-structurele inzet van een externe kracht
De afhankelijkheden bepalen het al dan niet bereiken van de gewenste realisatiedata. Om een aantal onderdelen überhaupt gerealiseerd te krijgen zijn het op sterkte krijgen van de DIV-formatie en de inzet van extra expertise / mankracht noodzakelijk. Het is de vraag of we de geschikte mensen tijdig in huis kunnen hebben, zeker omdat de besluitvorming hierover nog niet (of slechts ten dele) is afgerond. De kans is dan ook groot dat een aantal zaken qua planning nog naar achteren verschoven zal moeten worden. Het tempo waarin Decos / JOIN ingericht, geïmplementeerd en in werkprocessen geïntegreerd kan worden staat gezien
complexiteit en omvang onder druk. Terecht merkt de gemeentearchivaris op dat de bezetting van het DIV- team weliswaar is versterkt maar desondanks kwetsbaar blijft. Achterstanden in digitale en fysieke archivering zijn weliswaar inzichtelijk gemaakt maar ook in 2015 ontbrak het aan voldoende menskracht om deze
weggewerkt te krijgen. In de plannen voor de komende tijd wordt met name gepleit om hiervoor voldoende mensen (a-structureel / tijdelijk) beschikbaar te stellen.
