JAARVERSLAG ARCHIEF 2009
Inleiding
Burgemeester en Wethouders doen eenmaal per jaar aan de Raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht in het kader van hun wettelijke zorgtaak voor de archiefbescheiden van de gemeenten. Dit is vastgelegd in de archiefverordening van de gemeente Asten.
Middels een kort archiefverslag in de jaarrekening kan aan deze verplichting voldaan wor- den.
Als bijlage bij het verslag moeten de verslagen worden opgenomen van de streekarchivaris vanuit zijn inspectiefunctie voor het archief dat nog niet is overgebracht aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Er is in 2009 één servicebezoek geweest en hiervan is geen ver- slag ontvangen.
Bewerking archiefserie
De gemeente Asten moet conform de archiefverordening haar bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen overdragen aan het Streekarchief/RHCe.
Voor de periode 1948-1969 had de overdracht wettelijk moeten plaatsvinden voor 1-1-2000.
In onderling overleg heeft de feitelijke overdracht in 2002 plaatsgevonden. De formele af- ronding door het RHC (opmaken definitieve inventaris en goedkeuring door RHC) dient ech- ter nog altijd plaats te vinden.
In 2006 is een begin gemaakt met de voorbereiding om tot overdracht van het volgende archiefblok (1970 – 1985) te komen in 2007. De bewerking hiervan heeft in 2007 plaatsge- vonden door een extern bureau. De controle hiervan door de archiefinspectie heeft in 2008 plaatsgevonden. Er dient nog een nabewerking plaats te vinden voordat feitelijke overdracht en goedkeuring kan plaatsvinden.
Het archief van Strandbad Oostappen is in 2009 bewerkt. Na controle door de archiefinspec- tie dienen nu nog een aantal aanpassingen gedaan te worden waarna dit archief kan worden overgedragen aan het RHCe.
Selectie/vernietiging archieven
In 2009 heeft de vernietiging over 2007 plaatsgevonden. De vernietigingslijst over 2008 is ter goedkeuring naar het RHCe gezonden en inmiddels goedgekeurd. De daadwerkelijke vernietiging vindt in de eerste helft van 2010 plaats.
Substitutie bouwvergunningen
De bedoeling van dit project is, dat de deelnemende gemeenten in een gezamenlijk traject komen tot substitutie van de bouwvergunningen. Het initiatief is ingegeven door het feit, dat het RHC geen ruimte heeft om alle bouwvergunningen op te slaan en men nu door de ar- chiefinspectie gedwongen wordt de bouwvergunningen van 20 jaar en ouder over te nemen.
Bijkomend voordeel is, dat iedereen (ook burgers) de bouwvergunningen straks digitaal kan raadplegen. Het project zit nog in de voorbereidende fase om tot een offerte te kunnen ko- men.
Aanschaf Document Management Systeem (DMS) en Documentair Structuurplan (DSP) In gezamenlijkheid met de gemeente Someren wordt de aanschaf van een DMS voorbereid.
Een DMS is nodig om elektronische dienstverlening en efficiëntere bedrijfsvoering mogelijk te maken.
Besloten is, afwijkend van het eerder in 2009 vastgestelde projectplan, een nieuw project- plan te maken waarbij ingestoken wordt op het geheel digitaal overgaan per 1 januari 2012.
Het nieuwe projectplan is in concept gereed.
Voor verslag, Team DIV
Kwantitatieve gegevens
Dynamisch archief 2007 2008 2009
Centraal archief ± 65 m. ± 65 m. ± 65 m.
Decentraal archief PZ ± 10 m. ± 10 m. ± 10 m.
Decentraal archief SZ ± 35 m. -- --
Decentraal archief WMO Loket ± 35 m ± 35 m
Decentraal archief elders ± 25 m. ± 25 m. ± 25 m.
Milieuvergunningen 40 m. 37 m. 39 m.
Semi-statisch archief
Serie II (1970 – 1985) 72 m. 19 m. 19 m.
Serie III (1986 – 1999) 110 m. 110 m. 110 m.
Serie IV (2000 – 2009) 25 m. 27,5 m. 32,5 m.
Bouwvergunningen serie I 17 m. 17 m. 17 m.
Bouwvergunningen serie II 43 m. 43 m. 43 m.
Bouwvergunningen serie III 57 m. 57 m. 57 m.
Bouwvergunningen serie IV 45 m. 49 m. 56 m.
Strandbad Oostappen 1,20 m. 1,20 m. 1,20 m.
Vernietigbare series
Correspondentie-archief 306 m. 364 m. 353 m.
Persoonsdossiers Sociale Zaken 59 m. 57 m. 61 m.
Statisch archief
Archief t/m 1947 105 m. 105 m. 105 m.
Serie I (1948 – 1969) ± 40 m ± 40 m ± 40 m
Uitleengegevens
Uitleen dynamisch archief 939 dossiers 774 dossiers 777 dossiers Uitleen semi-statisch archief: bewaarse-
ries
433 dossiers 370 dossiers 325 dossiers
Uitleen semi-statisch archief: op termijn vernietigbare series
653 dossiers 531 dossiers 435 dossiers
Uitleen bouwvergunningen 998 dossiers 943 dossiers 787 dossiers Uitleen milieuvergunningen 460 dossiers 536 dossiers 469 dossiers Overige vraagstellingen
Kopieën A3/A4 aan het loket 301 kopieën 370 kopieën 234 kopieën Kopieën lichtdruk aan het loket 60 kopieën 148 kopieën 70 kopieën Jaarlijkse kosten Streekarchief/RHC
excl. BTW
Op basis van gemeenschappelijke rege- ling
€ 87.288 € 64.724 € 67.515
Overige jaarlijkse kosten
Onderhoudscontract paternosterkasten € 274 (3 maanden)
€ 1.162
Lidmaatschap Doxis € 470 € 495 € 525
