JAARVERSLAG ARCHIEF 2014
Zaaknummer: AST/2015/004131
Inleiding
Burgemeester en Wethouders deden tot nu toe eenmaal per jaar aan de Raad verslag om- trent hetgeen zij hebben verricht in het kader van hun wettelijke zorgtaak voor de archief- bescheiden van de gemeenten. In de nieuwe archiefverordening van 3 november 2014 is opgenomen dat in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht tweejaarlijks ver- slag gedaan zal gaan worden.
Middels een kort archiefverslag in de jaarrekening kan aan deze verplichting voldaan wor- den.
Als bijlage bij het verslag moeten de verslagen worden opgenomen van de streekarchivaris vanuit zijn inspectiefunctie voor het archief dat nog niet is overgebracht aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Er is in 2014 geen servicebezoek geweest.
Selectie/vernietiging archieven
In 2014 is gewerkt aan de vernietigingslijst van 2011. Er is achterstand opgelopen in ver- band met het project DMS. Aangezien we naast een bewaarplicht ook een vernietigingsplicht hebben, zal hier nu extra aandacht aan worden besteed om die achterstand ook weer in te lopen.
Substitutie bouwvergunningen
De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de begroting 2011 budget beschikbaar ge- steld voor het project substitutie bouwvergunningen t/m 1989.
Voor dit project is gestart met het schonen van de bouwvergunningen die voor substitutie in aanmerking komen. Deze klus is begin 2014 afgerond. In 2014 is het handboek substitutie bouwvergunningen opgesteld en vastgesteld. Tevens zijn er gesprekken geweest over het vervolg van het project, maar wegens onduidelijkheid in het mee te leveren metadatasche- ma en het nieuwe werken door DIV in verband met de start van het digitaal werken is dit niet gelukt. Er zijn gesprekken gaande over de voortgang van het project.
Project analoog archief
Met de start van het digitaal werken met verseon zijn ook de functies voor de DIV’ers gewij- zigd. Besloten is het analoog archief als project in drie jaar tijd op orde te brengen. Hiervoor is een vacature opengesteld en op dit moment zijn de geworven medewerkers aan de slag gegaan in dit project.
Voor verslag, Team DIV Maart 2015
Kwantitatieve gegevens
Dynamisch archief 2012 2013 2014
Centraal archief ± 65 m. ± 65 m. ± 65 m.
Decentraal archief PZ ± 10 m. ± 10 m. ± 10 m.
Decentraal archief WMO Loket ± 35 m ± 35 m ± 35 m
Milieuvergunningen 41 m. 41 m. 41 m.
Semi-statisch archief
Serie III (1986 – 1999) 110 m. 110 m. 110 m.
Serie IV (2000 – 2009) 40 m. 40,5 m. 41,5 m.
Serie V (2010 – 2019) 5 m. 6 m. 7,5 m.
Bouwvergunningen serie I 17 m. 17 m. 17 m.
Bouwvergunningen serie II 43 m. 43 m. 43 m.
Bouwvergunningen serie III 57 m. 57 m. 57 m.
Bouwvergunningen serie IV 64,5 m. 71 m. 73 m.
Bouwvergunningen serie V 2 m. 2,5 m. 4,5 m.
Omgevingsvergunningen/wabo 9 m. 17 m. 22 m.
Vernietigbare series
Correspondentie-archief 380 m. 439 m. 415 m.
Persoonsdossiers Sociale Zaken / WMO 64,5 m. 64 m. 72 m.
Statisch archief (bij RHCe)
Archief t/m 1947 105 m1 105 m1 105 m1
Serie I (1948 – 1969) 24 m1 *) 24 m1 24 m1
Serie II (1970 – 1985) 21,5 m1 21,5 m1 21,5 m1
Uitleengegevens
Uitleen dynamisch archief 599 dossiers 602 dossiers 394 dossiers Uitleen semi-statisch archief: bewaarse-
ries
242 dossiers 203 dossiers 169 dossiers
Uitleen semi-statisch archief: op termijn vernietigbare series
244 dossiers 285 dossiers 230 dossiers
Uitleen bouwvergunningen 668 dossiers 842 dossiers 533 dossiers Uitleen milieuvergunningen 307 dossiers 322 dossiers 308 dossiers Uitleen omgevingsvergunningen/wabo 65 dossiers 189 dossiers 282 dossiers Overige vraagstellingen
Kopieën A3/A4 aan de balie 274 kopieën 341 kopieën 114 kopieën Via email toegestuurd A3/A4 156 A3/A4 629 A3/A4 141 A3/A4 Kopieën lichtdruk aan de balie 15 kopieën 27 kopieën 25 kopieën
Via email toegestuurd A0 30 A0 40 A0 22 A0
Jaarlijkse kosten Streekarchief/RHC excl. BTW
Op basis van gemeenschappelijke rege- ling
€ 64.322 € 62.551 € 62.551
Overige jaarlijkse kosten
Onderhoudscontract paternosterkasten € 1.222 €1.270 € 524 #)
Lidmaatschap Doxis € 575 € 625 € 630
*) Aantal meters is verminderd wegens schoning en nieuwe materiële verzorging door RHCe
#) Is verlaagd ivm de leeftijd van de kasten
