JAARVERSLAG ARCHIEF 2011
Inleiding
Burgemeester en Wethouders doen eenmaal per jaar aan de Raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht in het kader van hun wettelijke zorgtaak voor de archiefbescheiden van de gemeenten. Dit is vastgelegd in de archiefverordening van de gemeente Asten.
Middels een kort archiefverslag in de jaarrekening kan aan deze verplichting voldaan wor- den.
Als bijlage bij het verslag moeten de verslagen worden opgenomen van de streekarchivaris vanuit zijn inspectiefunctie voor het archief dat nog niet is overgebracht aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Er zijn in 2011 drie servicebezoeken geweest.
Bewerking archiefserie
De gemeente Asten moet conform de archiefverordening haar bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen overdragen aan het Streekarchief/RHCe.
Archiefblok 1948-1969: De feitelijke overdracht heeft in 2002 plaatsgevonden. In 2011 zijn nog stukken naar het RHC gegaan om tussen te voegen. De formele afronding door het RHC (opmaken definitieve inventaris en goedkeuring door RHC) moet nog plaats te vinden.
Archiefblok 1970 – 1985: In 2011 heeft de feitelijke overdracht plaatsgevonden. De formele afronding door het RHC moet nog plaatsvinden.
Archief Strandbad Oostappen: Hiervoor geldt hetzelfde als voor archiefblok 1970 – 1985.
Archief Brandweer: Deze is aan de diverse archiefblokken toegevoegd.
Selectie/vernietiging archieven
In 2011 is de vernietigingslijst voor 2009 goedgekeurd en is gestart met de lijst van 2010.
Substitutie bouwvergunningen
De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de begroting 2011 budget beschikbaar ge- steld voor het project substitutie bouwvergunningen.
Voor dit project is gestart met het schonen van de bouwvergunningen die voor substitutie in aanmerking komen. Begin 2011 heeft de gemeente aan het RHC laten weten zich vooraf te committeren aan de aanbesteding. In de loop van 2011 heeft het RHC zich teruggetrokken als projectleider. Inmiddels heeft zij deze taak weer op zich genomen en wordt de aanbeste- ding verder voorbereidt.
Project Document Management Systeem (DMS)
In 2011 is het pakket Verseon aangeschaft. De projectgroep is nu bezig met de implementa- tie. Er zijn twee werkgroepen gestart, te weten de werkgroep DSP/SmartDocuments (DSP=Documentair Structuurplan) en de werkgroep Substitutie. Hierin nemen alle mede- werkers van het team Documentaire Informatievoorziening deel. Via voorlichtingsbijeen- komsten is zowel de organisatie als uw raad geïnformeerd over de stand van zaken en de bedoeling van digitaal werken.
Voor verslag, Team DIV
Kwantitatieve gegevens
Dynamisch archief 2009 2010 2011
Centraal archief ± 65 m. ± 65 m. ± 65 m.
Decentraal archief PZ ± 10 m. ± 10 m. ± 10 m.
Decentraal archief WMO Loket ± 35 m ± 35 m ± 35 m
Milieuvergunningen 39 m. 41 m. 42 m.
Omgevingsvergunningen -- -- 4 m.
Semi-statisch archief
Serie III (1986 – 1999) 110 m. 110 m. 110 m.
Serie IV (2000 – 2009) 32,5 m. 35 m. 39 m.
Serie V (2010 – 2019) -- 1,5 m. 4 m.
Bouwvergunningen serie I 17 m. 17 m. 17 m.
Bouwvergunningen serie II 43 m. 43 m. 43 m.
Bouwvergunningen serie III 57 m. 57 m. 57 m.
Bouwvergunningen serie IV 56 m. 60,5 m. 61 m.
Bouwvergunningen serie V -- 2 m. 3 m.
Vernietigbare series
Correspondentie-archief 353 m. 322 m. 349 m.
Persoonsdossiers Sociale Zaken 61 m. 62 m. 64 m.
Statisch archief
Archief t/m 1947 105 m. 105 m. 105 m.
Serie I (1948 – 1969) ± 40 m ± 40 m ± 40 m
Serie II (1970 – 1985) 21 m.
Uitleengegevens
Uitleen dynamisch archief 777 dossiers 715 dossiers 599 dossiers Uitleen semi-statisch archief: bewaarse-
ries
325 dossiers 314 dossiers 289 dossiers
Uitleen semi-statisch archief: op termijn vernietigbare series
435 dossiers 382 dossiers 352 dossiers
Uitleen bouwvergunningen 787 dossiers 512 dossiers 596 dossiers Uitleen milieuvergunningen 469 dossiers 883 dossiers 775 dossiers Overige vraagstellingen
Kopieën A3/A4 aan het loket 234 kopieën 395 kopieën 332 kopieën Kopieën lichtdruk aan het loket 70 kopieën 38 kopieën 22 kopieën Jaarlijkse kosten Streekarchief/RHC
excl. BTW
Op basis van gemeenschappelijke rege- ling
€ 68.138 € 68.407 € 68.907
Overige jaarlijkse kosten
Onderhoudscontract paternosterkasten € 1.162 € 1.162 € 1.186
Lidmaatschap Doxis € 525 € 525 € 560
