JAARVERSLAG ARCHIEF 2013
Inleiding
Burgemeester en Wethouders doen eenmaal per jaar aan de Raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht in het kader van hun wettelijke zorgtaak voor de archiefbescheiden van de gemeenten. Dit is vastgelegd in de archiefverordening van de gemeente Asten.
Middels een kort archiefverslag in de jaarrekening kan aan deze verplichting voldaan wor- den.
Als bijlage bij het verslag moeten de verslagen worden opgenomen van de streekarchivaris vanuit zijn inspectiefunctie voor het archief dat nog niet is overgebracht aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Er is in 2013 één servicebezoek geweest.
Selectie/vernietiging archieven
In 2013 is de vernietigingslijst voor 2011 niet afgerond ivm de werkzaamheden voor het project DMS.
Substitutie bouwvergunningen
De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de begroting 2011 budget beschikbaar ge- steld voor het project substitutie bouwvergunningen t/m 1989.
Voor dit project is gestart met het schonen van de bouwvergunningen die voor substitutie in aanmerking komen. Het schonen is eind 2013 afgerond. Vervolgens worden ze scanklaar gemaakt waarbij ook de bijbehorende metadata in een bestand opgenomen zullen worden.
In 2012 is het aanbestedingstraject doorlopen en is gegund aan de firma M&R micro- imaging B.V. te Kampen. Een overeenkomst is getekend.
Project Document Management Systeem (DMS)
In 2011 is het pakket Verseon aangeschaft. De projectgroep is nu bezig met de implementa- tie. Er wordt gewerkt met twee werkgroepen, te weten de werkgroep DSP/SmartDocuments (DSP=Documentair Structuurplan) en de werkgroep Substitutie. De werkgroep DSP/SmartDocuments heeft binnen de organisatie zaaktypes geïnventariseerd en is gestart met het bouwen van sjablonen. De werkgroep Substitutie heeft een handboek digitale ver- vanging opgesteld. Deze is eind 2013 voor advies naar het RHC gestuurd.
Voor verslag, Team DIV Maart 2014
Kwantitatieve gegevens
Dynamisch archief 2011 2012 2013
Centraal archief ± 65 m. ± 65 m. ± 65 m.
Decentraal archief PZ ± 10 m. ± 10 m. ± 10 m.
Decentraal archief WMO Loket ± 35 m ± 35 m ± 35 m
Milieuvergunningen 42 m. 41 m. 41 m.
Semi-statisch archief
Serie III (1986 – 1999) 110 m. 110 m. 110 m.
Serie IV (2000 – 2009) 39 m. 40 m. 40,5 m.
Serie V (2010 – 2019) 4 m. 5 m. 6 m.
Bouwvergunningen serie I 17 m. 17 m. 17 m.
Bouwvergunningen serie II 43 m. 43 m. 43 m.
Bouwvergunningen serie III 57 m. 57 m. 57 m.
Bouwvergunningen serie IV 61 m. 64,5 m. 71 m.
Bouwvergunningen serie V 2 m. 2 m. 2,5 m.
Omgevingsvergunningen/wabo 4 m. 9 m. 17 m.
Vernietigbare series
Correspondentie-archief 349 m. 380 m. 439 m.
Persoonsdossiers Sociale Zaken / WMO 64 m. 64,5 m. 64 m.
Statisch archief (bij RHCe)
Archief t/m 1947 105 m1 105 m1 105 m1
Serie I (1948 – 1969) ± 40 m 24 m1 *) 24 m1
Serie II (1970 – 1985) 21 m. 21,5 m1 21,5 m1
Uitleengegevens
Uitleen dynamisch archief 599 dossiers 599 dossiers 602 dossiers Uitleen semi-statisch archief: bewaarse-
ries
289 dossiers 242 dossiers 203 dossiers
Uitleen semi-statisch archief: op termijn vernietigbare series
352 dossiers 244 dossiers 285 dossiers
Uitleen bouwvergunningen 596 dossiers 668 dossiers 842 dossiers Uitleen milieuvergunningen 775 dossiers 307 dossiers 322 dossiers Uitleen omgevingsvergunningen/wabo -- 65 dossiers 189 dossiers Overige vraagstellingen
Kopieën A3/A4 aan de balie 332 kopieën 274 kopieën 341 kopieën
Via email toegestuurd A3/A4 -- 156 A3/A4 629 A3/A4
Kopieën lichtdruk aan de balie 22 kopieën 15 kopieën 27 kopieën
Via email toegestuurd A0 -- 30 A0 40 A0
Jaarlijkse kosten Streekarchief/RHC excl. BTW
Op basis van gemeenschappelijke rege- ling
€ 68.907 € 64.322 € 62.551
Overige jaarlijkse kosten
Onderhoudscontract paternosterkasten € 1.186 € 1.222 €1.270
Lidmaatschap Doxis € 560 € 575 € 625
*) Aantal meters is verminderd wegens schoning en nieuwe materiële verzorging door RHCe
