JAARVERSLAG ARCHIEF 2012
Inleiding
Burgemeester en Wethouders doen eenmaal per jaar aan de Raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht in het kader van hun wettelijke zorgtaak voor de archiefbescheiden van de gemeenten. Dit is vastgelegd in de archiefverordening van de gemeente Asten.
Middels een kort archiefverslag in de jaarrekening kan aan deze verplichting voldaan wor- den.
Als bijlage bij het verslag moeten de verslagen worden opgenomen van de streekarchivaris vanuit zijn inspectiefunctie voor het archief dat nog niet is overgebracht aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Er zijn in 2012 twee servicebezoeken geweest.
Bewerking archiefserie
De gemeente Asten moet conform de archiefverordening haar bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen overdragen aan het Streekarchief/RHCe.
Archiefblok 1948-1969: De overdracht heeft heel wat jaren in beslag genomen. De formele overdracht heeft in 2012 plaatsgevonden. De definitieve inventaris heeft collectienummer A- 3029 gekregen en is via de website van het RHCe te raadplegen.
Archiefblok 1970 – 1985: Ook van dit archiefblok heeft de formele overdracht in 2012 plaatsgevonden. Dit archiefblok heeft het collectienummer A-0921 en is uiteraard ook via de website van het RHCe te raadplegen.
Archief Strandbad Oostappen: Dit archief is ook in 2012 formeel overgedragen en heeft col- lectienummer A-0924.
Hinderwetvergunningen: In 2012 zijn de hinderwetvergunningen behorend bij het archief- blok 1948 – 1969 overgedragen en aan dit correspondentiearchief toegevoegd.
Selectie/vernietiging archieven
In 2012 is de vernietigingslijst voor te vernietigen bescheiden in 2010 bewerkt en deze is in januari 2013 goedgekeurd.
Substitutie bouwvergunningen
De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van de begroting 2011 budget beschikbaar ge- steld voor het project substitutie bouwvergunningen t/m 1989.
Voor dit project is gestart met het schonen van de bouwvergunningen die voor substitutie in aanmerking komen. De dossiers t/m 1980 zijn inmiddels geschoond. Afgesproken is om eerst het schonen af te ronden en de dossiers vervolgens scanklaar te maken en de metada- ta in een bestand op te nemen. Dit staat gepland voor 2013. In 2012 is het aanbeste- dingstraject doorlopen en is gegund aan de firma M&R micro-imaging B.V. te Kampen. Een overeenkomst is getekend.
Project Document Management Systeem (DMS)
In 2011 is het pakket Verseon aangeschaft. De projectgroep is nu bezig met de implementa- tie. Er zijn twee werkgroepen gestart, te weten de werkgroep DSP/SmartDocuments (DSP=Documentair Structuurplan) en de werkgroep Substitutie. De werkgroep DSP/SmartDocuments heeft binnen de organisatie zaaktypes geïnventariseerd en is gestart met het bouwen van sjablonen. De werkgroep Substitutie heeft een handboek digitale ver- vanging opgesteld. Deze is in concept gereed. Het operationeel gaan begin 2013 is opge- schoven in verband met de organisatiebrede probleemanalyse die is uitgevoerd en de be- sluitvorming die nu voorligt met betrekking tot de samenwerking Asten-Someren.
Voor verslag, Team DIV Maart 2013
Kwantitatieve gegevens
Dynamisch archief 2010 2011 2012
Centraal archief ± 65 m. ± 65 m. ± 65 m.
Decentraal archief PZ ± 10 m. ± 10 m. ± 10 m.
Decentraal archief WMO Loket ± 35 m ± 35 m ± 35 m
Milieuvergunningen 41 m. 42 m. 41 m.
Semi-statisch archief
Serie III (1986 – 1999) 110 m. 110 m. 110 m.
Serie IV (2000 – 2009) 35 m. 39 m. 40 m.
Serie V (2010 – 2019) 1,5 m. 4 m. 5 m.
Bouwvergunningen serie I 17 m. 17 m. 17 m.
Bouwvergunningen serie II 43 m. 43 m. 43 m.
Bouwvergunningen serie III 57 m. 57 m. 57 m.
Bouwvergunningen serie IV 60,5 m. 61 m. 64,5 m.
Bouwvergunningen serie V 2 m. 2 m. 2 m.
Omgevingsvergunningen/wabo -- 4 m. 9 m.
Vernietigbare series
Correspondentie-archief 322 m. 349 m. 380 m.
Persoonsdossiers Sociale Zaken / WMO 62 m. 64 m. 64,5 m.
Statisch archief (bij RHCe)
Archief t/m 1947 105 m1 105 m1 105 m1
Serie I (1948 – 1969) ± 40 m ± 40 m 24 m1 *)
Serie II (1970 – 1985) 21 m. 21,5 m1
Uitleengegevens
Uitleen dynamisch archief 715 dossiers 599 dossiers 599 dossiers Uitleen semi-statisch archief: bewaarse-
ries
314 dossiers 289 dossiers 242 dossiers
Uitleen semi-statisch archief: op termijn vernietigbare series
382 dossiers 352 dossiers 244 dossiers
Uitleen bouwvergunningen 512 dossiers 596 dossiers 668 dossiers Uitleen milieuvergunningen 883 dossiers 775 dossiers 307 dossiers
Uitleen omgevingsvergunningen/wabo -- -- 65 dossiers
Overige vraagstellingen
Kopieën A3/A4 aan het loket 395 kopieën 332 kopieën 274 kopieën
Via email toegestuurd A3/A4 -- -- 156 A3/A4
Kopieën lichtdruk aan het loket 38 kopieën 22 kopieën 15 kopieën
Via email toegestuurd A0 -- -- 30 A0
Jaarlijkse kosten Streekarchief/RHC excl. BTW
Op basis van gemeenschappelijke rege- ling
€ 68.407 € 68.907 € 64.322
Overige jaarlijkse kosten
Onderhoudscontract paternosterkasten € 1.162 € 1.186 € 1.222
Lidmaatschap Doxis € 525 € 560 € 575
*) Aantal meters is verminderd wegens schoning en nieuwe materiële verzorging door RHCe
