Terneuzen, 15 oktober 2015
Onderwerp: uitnodiging en agenda vergadering 2 november 2015 Aan de leden van het algemeen bestuur RUD Zeeland,
Namens de voorzitter nodig ik u hierbij uit voor de vergadering van uw algemeen bestuur op maandag 2 november 2015. Deze vergadering vindt plaats in de raadszaal van het
stadskantoor in Terneuzen van 9.00 tot uiterlijk 10.30 uur.
De agenda voor dit overleg ziet er als volgt uit:
1. Opening
2. Mededelingen en ingekomen stukken:
a) Stand van zaken PxQ
b) Verslag DB vergadering 14 september 2015 3. Vaststelling agenda
4. Concept verslag, besluitenlijst en actielijst vergadering algemeen bestuur van 28 september 2015
5. Handreiking gedragscode 6. Regeling melden misstanden
7. Verlenging overeenkomst met accountant 8. Uitgangspunten bedrijfsplan 2.0
9. Rondvraag 10. Sluiting
Met vriendelijke groet, Anton van Leeuwen
De Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Zeeland voert sinds 1 januari 2014 milieu- en veiligheidstaken uit namens de Zeeuwse gemeenten, Waterschap Scheldestromen en Provincie Zeeland.
Aan: dagelijks bestuur Agendapunt: 4
Onderwerp: verslag vergadering 14 september 2015
Aanwezig: de heer A.G. van der Maas (gemeente Noord-Beveland) De heer A.J.G. Poppelaars (waterschap Scheldestromen)
De heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen) De heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland) De heer N. Damman (verslaglegging)
Verhinderd:
De heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland) De heer B.J. de Reu (provincie Zeeland)
1. Opening
De heer Van der Maas opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De heren Rabelink en De Reu hebben zich afgemeld. Gesproken wordt over de toezichthoudende rol van dhr. De Reu in het kader van interbestuurlijk toezicht en de toegang tot de stukken in Pleio van de heer Van Hulle. De heer Van Hulle meldt dat hij geen toegang heeft tot de stukken.
2. Ingekomen stukken en mededelingen a) Verslag stuurgroep P*Q 27 augustus 2015 Geen opmerkingen.
b) Brief Borsele inzake coördinatie van milieu- en bouwtaken.
De heer Van Leeuwen geeft een mondelinge toelichting. Het college van de gemeente Borsele had in een eerder stadium het mandaat om de regie te voeren bij coördinatie van milieu- en bouwtaken teruggenomen. Hierover heeft overleg plaatsgevonden met Borsele.
Naar aanleiding daarvan heeft het college van de gemeente Borsele het mandaat voor de regie teruggegeven aan de RUD.
c) Uitnodiging ZLTO (mondeling)
De heer Van der Maas en de heer Van Leeuwen gaan naar de ZLTO.
d) Advies commissie bezwaar- en beroep
De heer Van Leeuwen meld de voortgang van een bezwaarprocedure.
e) Reactie brief VNG 2e brief en reactie van RUD
Opgemerkt wordt dat Vng moet VZG zijn. De heer Van Leeuwen geeft aan dat er een link met agendapunt 9 is.
f) Bedrijfsplan 2.0 (mondeling)
De heer Van Leeuwen geeft aan dat het plan van aanpak is vastgesteld. Eerste onderdeel is het vastleggen van bestuurlijke uitgangspunten. Daarin wordt nu gewerkt, deze kunnen in de volgende DB-vergadering worden besproken.. De heer Van Leeuwen noemt een aantal punten dat daarin verwerkt zal zijn. Komend half jaar wordt dit plan van aanpak verder ingevuld. De heer Van Hulle geeft aan dat hij graag ziet dat verder invulling besproken wordt met het DB. De heer Van Leeuwen geeft aan dat gedurende dit traject de invulling met het DB besproken zal worden.
g. Brief VZG inzake aansluiting toetsingscommissie Het voorstel is om aan te sluiten bij de provincie.
h. Kamerbrief evaluatie VTH en rapport
De heer Van Leeuwen geeft aan dat de kamerbrief een positief beeld schetst. In een eerder stadium werd gesproken over de mogelijkheid van een ingreep door het rijk. Aan de hand van de evaluatie is het voorstel nu om geen ingreep door het Ministerie te laten uitvoeren.
Uiteraard is er nog veel werk te doen, maar het is een bevestiging dat men op de goede weg is. De potentie van de RUD’s wordt gezien.
3. Vaststelling agenda
J-BZW150014 2
Het dagelijks bestuur stelt de agenda ongewijzigd vast.
4. Concept verslag, besluitenlijst en actielijst vergadering dagelijks bestuur van 6 juli 2015
Het DB stelt het verslag van 16 juli ongewijzigd vast.
Het DB stelt de besluitenlijst ongewijzigd vast.
De actielijst wordt besproken en aangepast met de opmerking van de heer Van Leeuwen dat op de pagina van de actielijst bij het punt over de Stuurgroep P*Q geen duidelijk besluit staat opgenomen. Reimerswaal heeft aangegeven Pilot te willen zijn in 2016. Dit brengt risico’s met zich mee. Deze moeten goed in kaart worden gebracht en waar mogelijk
weggenomen worden. Gedacht wordt aan een oplossing waarbij wel volgens de systematiek wordt afgerekend, maar waarbij een afname wordt afgesproken, die gelijk is aan het bedrag dat anders zou worden ingebracht. Daarmee lopen de andere deelnemers of de RUD geen risico.
5. Regeling aanvullende voorzieningen bij werkeloosheid Het DB stelt de regeling vast. Verder zijn er geen opmerkingen 6. Inventarisatie en vervolg kwaliteitshandboek
Het vervolgtraject kan worden ingezet. De heer Van Leeuwen geeft aan dat de provincie budget te beschikking stelt voor certificering. De heer Poppelaars vraagt aan de heer Van Leeuwen of de organisatie er klaar voor is. De heer Van Leeuwen geeft aan dat hij meent van wel. Veel medewerkers komen van een organisatie die al gecertificeerd was.
7. Besluit informatiebeheer
Het DB heeft geen opmerkingen en stelt het besluit vast 8. Wijziging arbeidsvoorwaarden
Het DB gaat akkoord met de wijziging van de arbeidsvoorwaarden 9. Regeling begeleiden van werk naar werk
Het DB stelt de regeling vast.
10. Model DVO 2016
Het DB stemt in met de model-DVO 2016. De heer Van Leeuwen geeft aan dat de productie aanzienlijk is verbeterd. De RUD zit nu vrijwel op de raming van vorig jaar. Voor het
komende jaar is de raming echter sterk omhoog gegaan. De verschillen tussen de raming en de gerealiseerde productie zijn besproken met de deelnemers. In datzelfde licht is gesproken over de te ramen productie van de RUD voor 2016. De heer Van Leeuwen geeft aan dat een verbeterslag zoals die dit jaar is gemaakt in 2016 waarschijnlijk niet nog eens gemaakt kan worden in 2016. De heer Van Hulle geeft aan dat het toch geen verrassing kan zijn dat her-controles moeten worden uitgevoerd, die volgen immers op een controle. De heer Van Leeuwen geeft aan dat een her-controle in de PDC toch een apart product is.
11. Bestuurlijke halfjaarrapportage 2015 RUD Zeeland Het DB stemt in met de halfjaarrapportage.
Het DB geeft de directeur de opdracht om de volgende DB-vergadering te komen met een voorstel voor een oplossing van het ICT probleem.
De heer Van Leeuwen geeft aan dat 80% van alle organisatorische zaken is geregeld en alles hopelijk dit jaar afkomt. Zorgpunt blijft ICT. Het gebruik en de vulling lopen niet zoals dat hoort, door diverse oorzaken. Managementinformatie komt daardoor niet goed uit het systeem. Wanneer bijvoorbeeld dezelfde informatie aan meerdere systemen wordt gesteld, dan komen er verschillende getallen uit. Hierdoor is de informatie niet inzichtelijk. Veel zaken worden nu handmatig uitgezocht. De organisatie heeft volgens de heer Van Leeuwen behoefte aan een informatiemanager. Nu zijn het de reguliere medewerkers die zo goed en zo kwaad als dat gaat, alle informatietaken op zich nemen. De vraag is of van hen verwacht kan worden dat zij, op basis van hun gebruikservaring, complexe vraagstukken op het gebied van informatie technologie oplossen. De heer Van Hulle geeft aan dat de gemeente Terneuzen de ICT regelt. De heer Van Leeuwen geeft aan dat dit de hardware en het systeem is. De heer Van Hulle vraagt of het probleem dan ligt bij de wijze waarop het systeem door de medewerkers wordt gevuld. De heer Van Leeuwen geeft aan dat dit vast ook zal gebeuren en dat daaraan gewerkt wordt. Het niet goed vullen van de systemen door medewerkers is echter slechts een deeloorzaak van het probleem. De heer Van Leeuwen
J-BZW150014 3
zal de problemen met de gemeente Terneuzen bespreken voordat de volgende DB-
vergadering wordt gehouden. De heer Van der Maas vraagt of het niet wenselijk is om alvast wat budget ter beschikking te stellen zodat direct aan een oplossing gewerkt kan worden. Hij ziet liever niet dat de problemen langer duren dan nodig. De heer Van Leeuwen geeft aan dat hij graag met een gedegen voorstel komt voor het oplossen van de problemen op ICT- gebied. Dit kan de volgende DB-vergadering worden aangeleverd.
Verder wordt gesproken over hoe de cao aanpassing verwerkt moet worden. Dit staat in de regeling van de VZG. De heer Van Leeuwen geeft aan dat de provincie voor heeft gesteld om de cao-aanpassing gewoon op te nemen in begroting.
Het DB constateert dat medewerkers van de RUD aan veel overleggen deelnemen, maar niet alle. De heer Van Leeuwen geeft aan dat dit vaak in opdracht van de provincie is. De overleggen waar medewerkers naartoe gaan, zijn wel die overleggen waar de RUD iets aan heeft.
12. Concept agenda AB 28 september 2015
Het DB stelt de conceptagenda voor het AB van 28 september ongewijzigd vast.
13. Communicatieplan
Het DB neemt hierover vandaag geen besluit. De heer Van Leeuwen geeft aan dat hij deze voorstellen onderdeel wil laten uitmaken van het op te stellen nieuwe bedrijfsplan. De leden van het DB stemmen hiermee in.
Ter bespreking
14. Overzicht delegatie en mandaten 2015
De heer Van Leeuwen geeft aan dat vorige vergadering toegezegd is een overzicht te maken van alle verleende mandaten en delegaties. Deze zijn door de RUD in een schema gezet. De heer Van Hulle en de heer Poppelaars merken op dat het een overzichtelijk en helder schema is.
15. Overzicht basis-, standaard- en plustaken Geen opmerkingen.
16. Vergaderschema RUD Zeeland 2016
De provincie heeft verzocht om niet langer op de maandag te vergaderen. De heer Van der Maas merkt op dat eerder al was geconcludeerd dat vergaderen op maandag geen
probleem was, zolang de stukken maar eerder zouden worden verzonden. Kort worden alternatieven besproken. Deze zijn vanwege de agenda’s van de overige leden van het DB niet mogelijk. Het DB wil daarom vasthouden aan vergaderen op de maandagochtend en de stukken eerder verzenden.
17. Rondvraag
Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.
18. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde sluit de heer Van der Maas onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng de vergadering om 10.30 uur.
Vastgesteld d.d. 12 oktober 2015
de voorzitter, de secretaris,
A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
Kort verslag n.a.v. de vergadering algemeen bestuur (AB) RUD Zeeland d.d. 28 september 2015 (raadzaal Terneuzen).
Aanwezig: de heer A.G. van der Maas (Voorzitter gemeente Noord-Beveland) de heer A. van Leeuwen (directeur RUD Zeeland)
de heer C. Dekker (gemeente Middelburg) de heer C. van Dis (gemeente Tholen) de heer L.J. Verhulst (gemeente Goes) de heer H. van der Maas (provincie Zeeland) de heer F.O. van Hulle (gemeente Terneuzen) de heer J. Melse (gemeente Veere)
de heer P.P.M. Ploegaert (gemeente Sluis)
de heer A.G.J. Poppelaars (waterschap Scheldestromen) de heer I. Vogelaar (gemeente Reimerswaal)
mevrouw C. Miermans (gemeente Borsele)
mevrouw D. van Damme-Fassaert (gemeente Hulst) mevrouw J. Elliott (gemeente Vlissingen)
mevrouw W. du Bois (verslaglegging) Afwezig: de heer E. Damen (gemeente Kapelle)
de heer G.C.G.M. Rabelink (gemeente Schouwen-Duiveland)
1. Opening
Voorzitter de heer Van Der Maas opent de vergadering en heet iedereen welkom.
Mevrouw Elliott deelt mede dat mevrouw Demmers – van der Geest afwezig is en dat zij voorlopig haar zal vervangen. Op verzoek van de heer Van Der Maas stelt iedereen zich voor zodat mevrouw Elliott een duidelijk beeld krijgt van de aanwezigen. Mevrouw Elliott geeft aan dat zij donderdag a.s. haar portefeuille te horen krijgt en deze in het volgend overleg kenbaar zal maken.
De heer H. Van Der Maas is aanwezig ter vervanging van de heer De Reu. De heer De Reu is de opvolger van dhr. Van Heukelom.
2. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen opmerkingen
a. Stand van zaken PxQ
De voorzitter geeft aan dat model PxQ voor het einde van het jaar klaar moet zijn. Afspraak = afspraak.
Inhoudelijk mag dit geen probleem zijn.
Verder zegt de voorzitter dat er op financieel gebied uitschieters bij zitten. De deelnemers die financieel gezien erg negatief uitvallen zullen bestuurlijk (door de voorzitter) bezocht worden.
De heer Boerma geeft een inhoudelijke toelichting op stand van zaken PxQ.
Hij ervaart dit proces als een mooi proces!. De werkgroep en sub-werkgroepen zijn nu druk bezig om de acties op de benoemde risico’s verder uit te werken en op te lossen. Er is toch nog wat langer tijd nodig dan in eerste instantie is gedacht. De doelstelling zal zeker voor het eind van het jaar gehaald worden ondanks dat de druk erg hoog ligt.
Mevrouw Van Damme maakt zich grote zorgen over de financiële consequenties.
De heer Verhulst vindt dat het PxQ document er voor het einde van het jaar moet zijn.
De Voorzitter geeft aan dat vooraf bewust geen financiële kaders zijn meegegeven in de opdracht aan de werkgroep en dat het eindproduct er eind van dit jaar ligt.
De heer Boerma merkt op dat P&Q effect heeft op de begroting van 2017 en niet op 2016. In 2016 (na bestuurlijke instemming) wordt P&Q in volle omvang geïmplementeerd.
De heer Van Dis wil vóór de vaststelling eerst een bestuurlijk overleg hebben waarin de resultaten van P&Q worden toegelicht. Daarnaast moeten ook het kwaliteitsniveau en de verrekensystematiek aan de orde komen.
De heer Boerma geeft aan dat het proces onveranderd blijft. De verrekensystematiek komt 7 oktober aan de orde tijdens het overleg met de financiële specialisten van de deelnemers. De bestuurders worden ook voorafgaand aan besluitvorming geïnformeerd.
De heer Van Dis vraagt hoe de gemeenteraden erbij betrokken worden? De heer Van Leeuwen vindt dit een goede suggestie en zal dit in de stuurgroep P*W inbrengen zodat deze met een voorstel kan komen.
De Voorzitter zegt dat het document nog geen eindstuk is en zal constant bijgesteld worden o.a. door pilots.
Verslag DB vergadering 6 juli 2015
De heer Ploegaert vraagt hoe het staat met de evaluatie van het Deelnemersoverleg.
De heer Van Leeuwen geeft aan dat de evaluatie vanwege vakantieperiode uitgesteld is naar 4 december.
Voor de vakantie bleek het niet mogelijk voldoende deelnemers voor een evaluatie bijeen te krijgen.
De heer Van Der Maas vindt dat dit geen reden mag zijn voor uitstel. Duidelijke afspraken hierover maken en indien de deelnemer toch op vakantie is, dan zorgen voor vervanging.
De heer Van Dam vindt dat er veel gediscussieerd wordt tijdens DB. Het baart hem zorgen dat er zonder overleg geen her-controles worden uitgevoerd.
De heer Van Der Maas merkt op dat goede discussies in het DB zorgen voor goede besluiten.
3. Vaststelling agenda
Het AB stelt de agenda ongewijzigd vast.
4. Concept verslag, besluitenlijst en actielijst vergadering 29 juni 2015
De heer Vogelaar wil graag weten of de conversiekosten bij benadering toch wel correct zijn (pag 2 2c).
De heer Van Der Maas zegt hierop terug te komen bij agendapunt 9, waar het Bestuurlijke rapportage 1e half jaar wordt besproken..
Het AB stelt het verslag van 29 juni 2015 ongewijzigd vast.
Besluitenlijst en actielijst worden akkoord bevonden.
5. Model dienstverleningsovereenkomst 2016
De heer H. Van Der Maas vraagt waarom er geen Plustaken in het DVO zijn opgenomen?
De heer Van Leeuwen geeft aan dat dit op verzoek gebeurt, waarvoor dan een aparte overeenkomst wordt gemaakt. Plustaken worden desgewenst afgesproken met individuele deelnemers en zijn geen onderdeel van de standaardDVO die nu voorligt.
Het AB stemt in met het Model DVO 2016
6. Regeling aanvullende voorzieningen bij werkeloosheid
Het AB stemt in met de regeling aanvullende voorzieningen bij werkeloosheid.
7. Wijziging arbeidsvoorwaarden
Het AB stemt in met de wijziging arbeidsvoorwaarden.
8. Regeling Begeleiding Van Werk Naar Werk (VWNW) De heer Ploegaert zegt dat de bijlagen (2, 3, 4 & 5) ontbreken.
Afgesproken is dat het voorstel Regeling Begeleiding VWNW inclusief de bijlagen nogmaals wordt toegezonden.
Het AB stemt in de Regeling Begeleiding Van Werk Naar Werk (VWNW).
9. Bestuurlijke rapportage 1e halfjaar 2015
De Voorzitter geeft een compliment aan de RUD voor het 1e halfjaar rapportage 2015.
De heer Damen (afwezig) is positief over de rapportage. Wel moet de kwaliteit voorop blijven staan. Indien er adhoc geld nodig is, mag dit geen belemmering zijn.
De heer Vogelaar spreekt zijn waardering uit over dat er al veel zaken gerealiseerd zijn. Hij heeft nog voornamelijk zorgen over ICT. Dit project zou geheel door de Gemeente Terneuzen betaald worden. Dat was de part of de deal en nu moeten de deelnemers toch Conversiekosten betalen. Het was de bedoeling om RUD te digitaliseren. Het is schappelijk om 2 jaar uit te trekken voor de medewerkers op te leiden m.b.t. de systemen maar dan moet het ook klaar zijn en werken. De verschillende systemen werken niet volledig en de bekwaamheid laat ook nog te wensen over wat ten koste gaat van de efficiency van de RUD. De heer Vogelaar heeft sterke twijfels bij de correctheid van de kosten en dat het gebruik van de verschillende systemen wat de bottleneck is voor de efficiency.
De heer Van Leeuwen was niet op de hoogte van de conversiekosten en vond dat de RUD hier niet voor moet betalen. RUD fungeert hierbij slechts als tussenstation bij de betaling. Zodra de bijdrage van de deelnemers binnen is, boekt de RUD deze door naar de Gemeente Terneuzen. Dat is door hem afgesproken met de directie van de gemeente Terneuzen. In het deelnemersoverleg van 22 september jl. is afgesproken dat de deelnemers vóór 15 oktober laten weten of ze het bedrag gaan betalen.
De heer Vogelaar vindt de afspraken nog steeds niet helder en zegt dat deze niet steeds langs de lat gelegd moet worden! Er moet nu duidelijkheid komen wat ermee gedaan wordt.
De Voorzitter zegt dat er hiaten in de overeenkomst met Terneuzen zitten. Er wordt een afspraak gemaakt met Terneuzen om bij elkaar te komen waarbij de heer A. Van Der Maas, de heer Van Leeuwen en de heer Lauret bij aanwezig zullen zijn.
De heer Vogelaar wil exact weten waar de verschillen zitten en wat de hiaten zijn. Vervolgens deze vastleggen, evalueren met AB en dan besluit nemen.
Mevrouw Miermans zegt dat de heer Van Schaik de kat in de zak heeft verkocht!
De Voorzitter zegt dat dit niet zo stellig is terug te vinden. Deze opdracht was te veel gebaseerd op vertrouwen en dat is achteraf niet handig geweest.
Mevrouw Elliott is van mening dat de risico’s bij Terneuzen liggen dus ook verantwoordelijk voor de extra gemaakte kosten.
De heer Ploegaert zegt dat de conversiekosten op zich geen probleem is maar heeft wel moeite met de wijze van berekenen.
De heer Van Leeuwen geeft aan dit tussen Sluis en Terneuzen besproken kan worden.
De heer Verhulst wil alles m.b.t de overeenkomst op tafel hebben zowel inhoudelijk, juridisch, ect. Hij steunt dan ook het voorstel van de Voorzitter.
Mevrouw Van Damme bedankt de RUD voor de rapportage. Zij is wel van mening dat er veel is gerapporteerd.
Verder geeft ze aan dat de begeleidende kosten voor langdurig zieken (blz. 50) niet in de bijlage moet staan maar in het rapport zelf en geven dan geen akkoord voor het rapport. Er moet een nieuw voorstel komen m.b.t.
zieken. Ook staat er in de rapportage dat er een tekort is aan menskracht. Wat gaan jullie hiermee doen?
Gemeente Hulst verleent wel vergunningen van rechtswege. Ook wil zij transparantie over de ICT-kosten.
De heer Van Leeuwen zegt dat de kosten voor de RUD zijn gemaakt en zal dit eerst bespreken met DB.
De heer Verhulst heeft een opmerking over de personeelslasten. Hij is van mening dat de medewerkers hun uren moeten opmaken i.p.v. vrije dagen sparen en deze te verzilveren.
De heer Van Leeuwen reageert hierop dat de ervaringscijfers ontbreken en daarnaast geeft de wet de medewerkers de keuzevrijheid. Er is hier nog geen beleid voor maar zal deze suggestie overnemen.
Mevrouw Miermans vindt de rapportage uitgebreid en geeft hiervoor de complimenten aan de RUD. Borsele is tevreden over de werkwijze.
De heer Van Dis dankt voor het uitvoerig verslag. Hij heeft wel zorgen over de basale gebreken in de ICT met name de waardering en de positie van de individuele deelnemers wordt niet besproken. De heer Van Dis geeft als voorbeeld:
In 2015 is er meer aangevraagd dan in 2014 maar voor Tholen geldt dit niet. Waarom telt 75% dan ook voor Tholen? PxQ lost dit wel op maar de basis moet goed zijn. Betalen voor wat je afneemt en wil dat Tholen op 95%
komt!
Verder komt hij met een suggestie om 2 maandelijks de rapportage over de voortgang van de verbeteractiviteiten op de hoofdlijnen.
De heer Van Leeuwen reageert hierop dat de conclusie is dat we met 20m FTE minder dit niet kunnen halen.
Voorzitter Van der Maas schetst het proces van de oprichting van de RUD, die voor dezelfde taken aanvankelijk zou starten met 110 fte daarna werd dit verlaagd naar 97 en vervolgens naar 94 tot uiteindelijk 90 fte. Hij vraagt om de RUD wat tijd te gunnen om te komen waar we willen dat ze komen. Verder merkt hij op de 2 maandelijks veel is en zeker niet gelijk mag lopen met de PxQ. Het voorstel wordt meegenomen naar DB.
Mevrouw Elliott spreekt ook haar waardering uit en heeft de rapportage v.k.g. Zij wacht eerst de PxQ af.
De heer Dekker vindt het een helder rapport en dankt de RUD hiervoor. Middelburg maakt zich zorgen om de budgetbeheersing. De heer Dekker leest in hfst. 5 een voorstel voor ophoging voor de deelnemers. Hij vindt dat dit niet kan! De RUD moet hier zelf de kosten van dragen. Verder willen zij snel inzicht in de financiën van PxQ
Duidelijkheid / transparant
Doorberekening per deelnemer
De heer Van Leeuwen reageert hierop dat de er nu geen voorstel ligt, maar dat hiervoor nog een begrotingswijziging komt voor 2016.
De heer Dekker zegt dat hij erop tegen is om het nadeel van 2016 te dekken door het deelnemersdeel te verhogen.
De heer Hulle vindt het een heel uitgebreide rapportage waar hij onderstaande opmerkingen over heeft:
De werkwijze van de RUD is anders
In het deelnemersoverleg bespreken hoe we met elkaar omgaan.
Ambtelijk loopt het nog niet geheel lekker
In het deelnemersoverleg wordt er niet openlijk gediscussieerd over problemen door de RUD (oa.
Hercontroles)
Focus op belangrijke zaken i.p.v. zo’n uitgebreid verslag.
De heer H Van Der Maas geeft aan dat:
PIOFACH-taken die worden geleverd door Terneuzen snel een evaluatie nodig heeft
Vertrekregeling pag. 45 -> hoe rechtvaardig is het dat 50% op alle deelnemers wordt uitgesmeerd?
De hoge werkdruk remt de doorontwikkeling! Robuustheid is belangrijk maar ook kwaliteit en prijs.
De heer Poppelaers is van mening dat de robuustheid ontbreekt en dat er door interne opleidingen er achterstand opgelopen is in de levering voor het Waterschap.
Voorzitter Van Der Maas stelt voor om dit soort situaties in het DB te bespreken en dan een besluit nemen. De vraag is hoeveel dit kost.
1. Communicatieplan RUD Zeeland
De heer H. Van Der Maas vindt dat de Bestuurlijke Overlegmomenten voor het Communicatieplan frequenter moeten worden.
Mevrouw Elliot is van mening dat er meer naamsbekendheid aan gegeven mag worden echter wel in overleg met het Bevoegd Gezag.
De heer Dekker vindt dat ook de Gemeenteraden hierbij betrokken moeten worden.
2. Vergaderrooster DB en AB 2016
Het AB is akkoord met het vergaderrooster voor 2016
3. Rondvraag
De heer Van Leeuwen is bij een bijeenkomst geweest van RIEC waarin o.a. gesproken werd over het ondermijningsplan. Hij vraagt wat er verwacht wordt van het bestuur van de RUD.
De heer Verhulst legt uit wat dit beeld is en zegt dat de Gemeenten hier verschillend mee om. Voor de RUD zijn o.a. grondstromen en sloopbedrijven aandachtspunten. Hij geeft aan dat de RUD hiermee aan de slag moet en stelt voor een werkgroep op te richten met een ambtelijke & bestuurlijke vertegenwoordiging.
De voorzitter zegt dat DB dit voorstel oppakt.
De heer H. Van Der Maas merkt op dat hij de frequentie van de bilateralen bij Communicatieplan (zie blz. 4) omhoog moet. Hij is van mening dat 1x per jaar te weinig is, zeker in de startfase van de RUD. De voorzitter zal dit meenemen naar het DB en komt hierop terug.
4. Sluiting
Voorzitter Van Der Maas bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit om 10.30uur de vergadering.
Vastgesteld d.d. 12 oktober 2015
de voorzitter, de secretaris,
A.G. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
Actielijst Onderwerp 28 september ’15 1. P maal Q
Het document vóór einde van dit jaar klaar zijn om bestuurlijk vastgesteld te kunnen worden tijdens AB overleg van 7 december.
Boerma
2. Regeling begeleiden van werk naar werk
De bijlagen worden opgevraagd en het gehele document nagezonden. Du Bois 3. PIOFACH
Op kort termijn overleg plannen met de heren Van Leeuwen, Van Der Maas en
Lauret inzake de conversiekosten. Du Bois
4. Bestuurlijk rapportage
In DB-overleg bespreken of het haalbaar is om 2-maandelijks de bestuurlijke
rapportage in beknoptere vorm te presenteren. Van
Leeuwen 5. Rondvraag
de RUD gaat aan de slag met ondermijningsbeeld van het RIEC en richt een structuur op met ambtelijke & bestuurlijke vertegenwoordiging.
Van Leeuwen
AB Besluitenlijst d.d. 28 september 2015
1
BESLUITENLIJST ALGEMEEN BESTUUR VAN 28 september 2015 1. Opening
2. Mededelingen en ingekomen stukken:
a. Stand van zaken PxQ
b. Verslag DB vergadering 6 juli 2015
Het document voor einde jaar klaar om bestuurlijk vastgesteld te kunnen worden tijdens AB 7 december 2015.
Ongewijzigd vastgesteld.
3. Vaststellen agenda Ongewijzigd vastgesteld.
4. Verslag, besluitenlijst en actielijst 29 juli 2015 Ongewijzigd vastgesteld.
5. Model Dienstverleningsovereenkomst 2016 Conform voorstel besloten.
6. Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid
Conform voorstel besloten.
7. Wijziging arbeidsvoorwaarden Conform voorstel besloten.
8. Regeling Begeleiding Van Werk Naar Werk Conform voorstel besloten.
Bijlagen voorstel nazenden.
9. Bestuurlijke rapportage 1e half jaar V.k.a.
In DB voorleggen of het haalbaar is om 2- maandelijks de rapportage in beknoptere vorm te presenteren.
10. Communicatieplan RUD Zeeland Conform voorstel besloten.
11. Vergaderrooster DB en AB 2016 Conform voorstel besloten.
12. Rondvraag De RUD gaat aan de slag met het
ondermijningsbeeld en structuur van het RIEC met ambtelijke & bestuurlijke vertegenwoordiging
AB Besluitenlijst d.d. 28 september 2015
2 Vastgesteld d.d. 2 november 2015
de voorzitter, de secretaris,
A. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
algemeen bestuur (besloten) Datum: 2 november-2015 Agendapunt:5
Behandeld door: A. Guilliet Afdeling: P&O
Pagina 1 van 1
voorstel algemeen bestuur
Onderwerp Handreiking gedragscode
Status Ter vaststelling
Voorstel De bijgevoegde handreiking gedragscode vaststellen voor de RUD Zeeland.
Besluit algemeen bestuur Registratienummer:
Paraaf voorzitter en secretaris van het
algemeen bestuur Datum:Klik hier als u een datum wilt invoeren.
Afgestemd met
Bijlagen Handreiking gedragscode 1. Aanleiding
In de CAP, hoofdstuk F1 Integriteit, lid 10 is bepaald dat nadere regels kunnen worden opgenomen. Het is de wens van de directie van de RUD Zeeland om op dat punt nadere regels te stellen. Deze regels zijn in de gedragscode opgenomen.
2. Voorgeschiedenis
- 3. Overwegingen en advies
a. Concrete grenzen zijn aangegeven bij geschenken/giften; bij
werkbezoeken/excursies en lunches/diners/recepties is dat lastig en doen we een beroep op de inschatting van de ambtenaar zelf;
b. In de gedragscode is de verplichte registratie van geschenken opgenomen;
c. In de gedragscode is artikel 7 toegevoegd over melding en registratie van nevenactiviteiten;
d. In de gedragscode is artikel 8 toegevoegd over de Verklaring omtrent het Gedrag (VOG).
De ondernemingsraad heeft ingestemd met de handreiking gedragscode op 09-07- 2015.
4. Consequenties
Financiële consequenties: de kosten voor een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) zijn
€ 30,05. Totale kosten zijn afhankelijk van het aantal nieuwe medewerkers.
Dekking uit: personele lasten Restant budget na toekenning: nvt
Organisatorische / personele consequenties: - Juridische consequenties:-
Overige consequenties:- 5. Communicatie
Na vaststelling van de handreiking gedragscode, wordt het personeel geïnformeerd.
Handreiking gedragscode Pagina 1 van 6 Besluit van het Algemeen Bestuur van RUD Zeeland, houdende de gedragscode Het Algemeen Bestuur van RUD Zeeland,
Gelet op
Gelet op artikel F1, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies;
Gezien de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 9 juli 2015;
Besluit
vast te stellen:
‘Handreiking gedragscode RUD Zeeland’
De overheid is er voor de burgers. Zij verkeert vaak in een monopoliepositie: de burger die iets wil of juist niet wil, kan niet om de overheid heen. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de overheid en van degenen die daarin werkzaam zijn. Integriteit is daarvan een wezenlijk onderdeel. Als gevolg van allerlei maatschappelijke ontwikkelingen kan de integriteit onder druk komen te staan. Te noemen zijn de toenemende complexiteit van de samenleving en van het openbaar bestuur, de steeds sterkere verstrengeling van het
publieke en private domein, de agressieve lobby vanuit de samenleving en het opleggen van bedrijfseconomische normen aan het overheidsmanagement.
Voor het adequaat functioneren van de overheid zijn gezaghebbende bestuurders
noodzakelijk. Bestuurders die het vertrouwen genieten van de burgers omdat ze deskundig, gedreven en integer zijn. Dat geldt ook voor de ambtenaren die werkzaam zijn in de
provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zoals de RUD Zeeland. Het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hebben een handreiking voor de bestuurlijke integriteit aangeboden. In die handreiking wordt voor een aantal onderwerpen aangegeven wat de integriteitrisico’s zijn en hoe daarmee kan worden
omgegaan. De handreiking bevat een groot aantal aanbevelingen en als bijlage is een model voor gedragsregels opgenomen.
Voor de ambtenaren van de RUD Zeeland is er op het punt van integriteit het nodige
geregeld in onder meer de Ambtenarenwet en de rechtspositie. De Ambtenarenwet verplicht overheden om een gedragscode voor hun personeel op te stellen. Sociale partners in het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden (SPA) geven hoge prioriteit aan een verdere versterking van de integriteit en onderschrijven het belang van de handreiking integriteit voor de provinciale bestuurders. Hierin staat veel dat ook voor de ambtenaren van de RUD Zeeland van belang is. Sociale partners in het SPA hebben in navolging van de provinciale bestuurders bij wijze van handreiking een gedragscode voor ambtenaren ontwikkeld.
Deze handreiking richt zich primair op werknemers in dienst van de RUD Zeeland.
Vanzelfsprekend zullen gedragsregels inzake integriteit ook moeten gelden voor hen die bij de RUD Zeeland anders dan in dienstverband werkzaam zijn (uitzendkrachten,
detacheringen).
Handreiking gedragscode Pagina 2 van 6 Integriteit is echter meer dan gedragsregels. Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Net als de bestuurders moeten ook de ambtenaren zich er permanent van bewust zijn dat zij voor de gemeenschap werken en uit gemeenschapsgeld worden betaald.
Bij een goed integriteitbeleid hoort een organisatieproces dat kwetsbare plekken in de organisatie opspoort en zoveel mogelijk afdekt. Integriteit is gediend met een transparante organisatie waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder zijn toegedeeld (waar nodig met functiescheiding en/of functieroulatie) en die een sluitend systeem van controle en verantwoording kent. Een goede administratieve organisatie is daarbij van groot belang. Maatregelen op dit terrein zullen in elke organisatie afzonderlijk moeten worden getroffen en passen bij de eigen organisatiestructuur en -cultuur.
De ontwikkelde gedragscode voor ambtenaren bevat normen en waarden waaraan de organisatie en de daarin werkende ambtenaren zich dienen te houden. De ambtenaren zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar. De code bestaat uit drie paragrafen.
Paragraaf 1 beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit en plaatst daarmee het
vraagstuk in een breder kader. Zij vormen als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode.
Paragraaf 2 bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema’s wordt onderscheiden.
Paragraaf 3 bevat een opsomming van bestaande wettelijke en rechtspositionele gedragsregels die betrekking hebben op de ambtelijke integriteit.
In samenhang met deze handreiking hebben sociale partners in het SPA ook afspraken gemaakt over een procedure voor het melden van misstanden binnen de organisatie en de bescherming van de ambtenaar die vermoedens van misstanden volgens die procedure heeft gemeld.
Handreiking gedragscode Pagina 3 van 6 GEDRAGSCODE AMBTELIJKE INTEGRITEIT
Paragraaf 1. Kernbegrippen van ambtelijke integriteit
Ambtenaren van de RUD Zeeland stellen bij hun handelen de kwaliteit van de dienstverlening van de RUD Zeeland centraal. Integriteit is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de RUD Zeeland, en in het verlengde daarvan de belangen van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Ambtelijke integriteit houdt in dat de
verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover rekenschap af te leggen. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst de ambtelijke integriteit in een breder perspectief:
* Dienstbaarheid
Het handelen van een ambtenaar is altijd en volledig gericht op het belang van de RUD Zeeland en dat van organisaties, bedrijven, instellingen en burgers.
* Professionaliteit
Ambtenaren zijn vakmensen op hun terrein. Zij beschikken over de juiste kennis en
vaardigheden en weten met nieuwe situaties om te gaan. Zij houden hun vak bij en nemen, waar nodig, initiatief.
* Onafhankelijkheid
Het handelen van een ambtenaar wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.
* Verantwoordelijkheid
De ambtenaar krijgt en neemt de verantwoordelijkheid die bij zijn functie past en is bereid daarover verantwoording af te leggen aan collega’s, leidinggevenden, bestuur en de burger.
* Betrouwbaarheid
Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.
* Zorgvuldigheid
Het handelen van een ambtenaar is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.
Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.
Paragraaf 2. Gedragsregels ambtelijke integriteit 1. Algemene bepalingen
1.1 De gedragscode is openbaar.
1.2 De ambtenaar ontvangt bij indiensttreding een exemplaar van de gedragscode.
1.3 In gevallen waarin de gedragscode niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is beslist de directie.
2. Aannemen van geschenken en giften
2.1 Geschenken en giften worden nooit aangenomen in ruil voor een tegenprestatie.
2.2 Geschenken en giften die een ambtenaar uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de RUD Zeeland. Er wordt een
Handreiking gedragscode Pagina 4 van 6 passende bestemming voor gezocht. De ambtenaar registreert de aangenomen
geschenken en giften op het daarvoor bestemde formulier op SharePoint.
2.3 Geschenken en giften die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kan de ambtenaar in afwijking van punt 2.2 behouden. Zij worden wel gemeld.
2.4 Geschenken en giften - van welke waarde dan ook - worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd wordt dit aan de leidinggevende gemeld en wordt een beslissing genomen over de bestemming van het geschenk of de gift.
2.5 Geschenken en giften worden niet geaccepteerd zolang overleg- en onderhandelingssituaties gaande zijn.
3. Excursies, werkbezoeken, studiereizen, congressen en evenementen
3.1 Excursies, werkbezoeken, studiereizen en congressen moeten functioneel zijn en in het belang van de RUD Zeeland. Voor evenementen zal dat niet steeds een voorwaarde kunnen zijn. Hier geldt als regel dat meerdere personen of instanties moeten zijn uitgenodigd zodat de openheid gegarandeerd wordt.
3.2 Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor een tegenprestatie.
3.3 Er moet vooraf toestemming zijn verleend door de leidinggevende.
3.4 De uitnodiging moet binnen de grenzen van de redelijkheid liggen.
3.5 De RUD Zeeland betaalt in ieder geval de reis- en verblijfkosten.
4. Lunches, diners en recepties
4.1 Lunches, diners en recepties moeten functioneel zijn.
4.2 Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor een tegenprestatie.
4.3 Uitnodigingen worden gemeld, zo mogelijk vooraf.
4.4 Bij lunches en diners moet waar mogelijk sprake zijn van wederkerigheid (bijv. om de beurt betalen).
4.5 De uitnodiging moet binnen de grenzen van de redelijkheid liggen.
5. Verrichten van incidentele diensten voor derden in werktijd (houden van presentatie of lezing e.d.)
5.1 Verzoeken aan ambtenaren om incidenteel in werktijd diensten voor derden te verrichten worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd.
5.2 Vergoedingen als blijk van waardering in de vorm van cadeaubonnen, flessen wijn en dergelijke, voor zoveel de waarde daarvan niet meer is dan 50 euro, mogen worden behouden. Vergoedingen in geldbedragen mogen nooit worden geaccepteerd.
6. Draaideurconstructies
6.1 Ambtenaren kunnen, anders dan bij hoge uitzondering, niet worden ingehuurd om tegelijkertijd als externe voor de RUD Zeeland werkzaamheden te verrichten.
6.2 Voormalige ambtenaren van de RUD Zeeland worden niet binnen 2 jaar na ontslag ingehuurd voor het verrichten van werkzaamheden voor de RUD Zeeland.
7. Nevenactiviteiten (hoofdstuk F.1 lid 1 t/m 3 van de CAP) 7.1 Ambtenaren melden nevenactiviteiten bij de directeur.
7.2 Nevenactiviteiten van ambtenaren die een functie vervullen waarvoor een hogere salarisschaal geldt dan salarisschaal 13 worden geregistreerd in een algemeen dossier.
7.3 Het is de ambtenaar verboden om nevenwerkzaamheden te verrichten die strijdig zijn met de uitoefening van zijn functie in openbare dienst.
Handreiking gedragscode Pagina 5 van 6 8. Verklaring omtrent het Gedrag (VOG)
Voordat de ambtenaar kan worden aangesteld dient hij een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen aan de RUD Zeeland. De kosten hiervoor worden vergoed door de RUD Zeeland.
Paragraaf 3. Bestaande wettelijke en rechtspositionele gedragsregels inzake integriteit Een groot aantal gedragsregels die van belang zijn in verband met de integriteit van de ambtenaar is al neergelegd in wettelijke en rechtspositionele voorschriften.
Wetboek van Strafrecht (WvS):
- verduistering (artikel 359) - vervalsing (artikel 360)
- verduistering, beschadiging, vernieling van akten, bewijsmateriaal, bescheiden e.d.
(artikel 361)
- fraude en corruptie (artikelen 362 en 363) Wetboek van strafvordering
Verder kan worden genoemd de verplichting voor de ambtenaar om aangifte te doen van misdrijven (artikel 162 Wetboek van Strafvordering).
Ambtenarenwet
In de Ambtenarenwet zijn diverse zaken ten aanzien van de integriteit geregeld.
1. In de eerste plaats bevat de Ambtenarenwet de algemene verplichting voor de openbare diensten en hun medewerkers om zich te gedragen als een goed werkgever,
onderscheidenlijk een goed ambtenaar.
2. De openbare diensten moeten daarnaast:
- een integriteitbeleid voeren dat is ingebed in het personeelsbeleid, o.a. via functioneringsgesprekken, werkoverleg, scholing en vorming;
- een gedragscode integriteit opstellen;
- jaarlijks verantwoording afleggen aan het bestuur over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode regelen.
3. De openbare diensten moeten ook:
- de verplichte eed of belofte voor ambtenaren bij hun aanstelling regelen; en - voorschriften vaststellen over verbod, melding, registratie en openbaarmaking van
nevenwerkzaamheden van hun ambtenaren, alsmede over verbod van financiële belangenverstrengeling en over melding van hun financiële belangen.
4. Verder verplicht de Ambtenarenwet de openbare diensten om een procedure vast te stellen voor de melding van vermoedens van misstanden in de organisatie en biedt de Ambtenarenwet de ‘klokkenluider’ rechtsbescherming.
5. Tenslotte is in de Ambtenarenwet geregeld dat de ambtenaar verplicht is tot
geheimhouding van hetgeen hem i.v.m. zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.
De CAP
Daar waar in de CAP staat vermeld ‘provincie’ moet ‘RUD Zeeland’ worden gelezen.
In meer algemene zin is geregeld dat de provincie en de ambtenaren verplicht zijn zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen (artikel A.5), dat de ambtenaar verplicht is zich te gedragen naar de maatregelen van orde (artikel G.1) en dat de ambtenaar
Handreiking gedragscode Pagina 6 van 6 disciplinair gestraft kan worden als hij opgelegde verplichtingen niet nakomt of zich overigens aan plichtsverzuim schuldig maakt (artikel G.3).
Daarnaast is in artikel F.1, onder meer ter uitvoering van de verplichtingen in de
Ambtenarenwet, een aantal specifieke gedragsregels opgenomen. Die hebben betrekking op de melding, registratie en openbaarmaking van nevenwerkzaamheden (lid 1), het verbod om bepaalde nevenwerkzaamheden te verrichten (lid 2), de verplichting om inkomsten uit
nevenfuncties die verricht worden in het kader van de vervulling van de functie in de provinciale kas te storten (lid 3), het verbod om deel te nemen aan aannemingen of
leveringen ten behoeve van de provincie (lid 4), het verbod tot verzoeken of aannemen van steekpenningen of andere vormen van bevoordeling (lid 5), het verbod ten eigen bate of ten bate van derden diensten te laten verrichten door provinciale ambtenaren, provinciale
eigendommen te gebruiken of gebruik te maken van kennis uit hoofde van zijn functie (lid 6), de verplichting voor de ambtenaar om bij aanstelling de eed of belofte af te leggen (lid 7), de melding en registratie van financiële belangen (lid 8) en het verbod van financiële
belangenverstrengeling (lid 9). De hierboven genoemde verboden hebben overigens niet steeds een absoluut karakter.
Tenslotte is in artikel F.1, elfde lid, de verplichting opgenomen voor bij de provincie
werkzame personen de procedure van en rechtsbescherming bij melding van (vermeende) misstanden te regelen. Daarvoor is de Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand getroffen.
Slotbepalingen Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Handreiking gedragscode RUD Zeeland Bekendmaking en inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 14 september 2015,
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de RUD Zeeland van 28 september 2015,
Handreiking gedragscode Pagina 1 van 6 Besluit van het Algemeen Bestuur van de Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland, houdende de gedragscode
Het Algemeen Bestuur van de Regionale uitvoeringsdienst Zeeland, Gelet op
Gelet op artikel F1, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies;
Gezien de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 9 juli 2015 Besluit
vast te stellen:
‘Handreiking gedragscode RUD Zeeland’
De overheid is er voor de burgers. Zij verkeert vaak in een monopoliepositie: de burger die iets wil of juist niet wil, kan niet om de overheid heen. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de overheid en van degenen die daarin werkzaam zijn. Integriteit is daarvan een wezenlijk onderdeel. Als gevolg van allerlei maatschappelijke ontwikkelingen kan de integriteit onder druk komen te staan. Te noemen zijn de toenemende complexiteit van de samenleving en van het openbaar bestuur, de steeds sterkere verstrengeling van het
publieke en private domein, de agressieve lobby vanuit de samenleving en het opleggen van bedrijfseconomische normen aan het overheidsmanagement.
Voor het adequaat functioneren van de overheid zijn gezaghebbende bestuurders
noodzakelijk. Bestuurders die het vertrouwen genieten van de burgers omdat ze deskundig, gedreven en integer zijn. Dat geldt ook voor de ambtenaren die werkzaam zijn in de
provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zoals de RUD Zeeland. Het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hebben een handreiking voor de bestuurlijke integriteit aangeboden. In die handreiking wordt voor een aantal onderwerpen aangegeven wat de integriteitrisico’s zijn en hoe daarmee kan worden
omgegaan. De handreiking bevat een groot aantal aanbevelingen en als bijlage is een model voor gedragsregels opgenomen.
Voor de ambtenaren van de RUD Zeeland is er op het punt van integriteit het nodige
geregeld in onder meer de Ambtenarenwet en de rechtspositie. De Ambtenarenwet verplicht overheden om een gedragscode voor hun personeel op te stellen. Sociale partners in het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden (SPA) geven hoge prioriteit aan een verdere versterking van de integriteit en onderschrijven het belang van de handreiking integriteit voor de provinciale bestuurders. Hierin staat veel dat ook voor de ambtenaren van de RUD Zeeland van belang is. Sociale partners in het SPA hebben in navolging van de provinciale bestuurders bij wijze van handreiking een gedragscode voor ambtenaren ontwikkeld.
Deze handreiking richt zich primair op werknemers in dienst van de RUD Zeeland.
Vanzelfsprekend zullen gedragsregels inzake integriteit ook moeten gelden voor hen die bij de RUD Zeeland anders dan in dienstverband werkzaam zijn (uitzendkrachten,
detacheringen).
Handreiking gedragscode Pagina 2 van 6 Integriteit is echter meer dan gedragsregels. Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Net als de bestuurders moeten ook de ambtenaren zich er permanent van bewust zijn dat zij voor de gemeenschap werken en uit gemeenschapsgeld worden betaald.
Bij een goed integriteitbeleid hoort een organisatieproces dat kwetsbare plekken in de organisatie opspoort en zoveel mogelijk afdekt. Integriteit is gediend met een transparante organisatie waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden helder zijn toegedeeld (waar nodig met functiescheiding en/of functieroulatie) en die een sluitend systeem van controle en verantwoording kent. Een goede administratieve organisatie is daarbij van groot belang. Maatregelen op dit terrein zullen in elke organisatie afzonderlijk moeten worden getroffen en passen bij de eigen organisatiestructuur en -cultuur.
De ontwikkelde gedragscode voor ambtenaren bevat normen en waarden waaraan de organisatie en de daarin werkende ambtenaren zich dienen te houden. De ambtenaren zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar. De code bestaat uit drie paragrafen.
Paragraaf 1 beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit en plaatst daarmee het
vraagstuk in een breder kader. Zij vormen als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode.
Paragraaf 2 bevat de feitelijke gedragsregels, waarbij een aantal thema’s wordt onderscheiden.
Paragraaf 3 bevat een opsomming van bestaande wettelijke en rechtspositionele gedragsregels die betrekking hebben op de ambtelijke integriteit.
In samenhang met deze handreiking hebben sociale partners in het SPA ook afspraken gemaakt over een procedure voor het melden van misstanden binnen de organisatie en de bescherming van de ambtenaar die vermoedens van misstanden volgens die procedure heeft gemeld.
Handreiking gedragscode Pagina 3 van 6 GEDRAGSCODE AMBTELIJKE INTEGRITEIT
Paragraaf 1. Kernbegrippen van ambtelijke integriteit
Ambtenaren van de RUD Zeeland stellen bij hun handelen de kwaliteit van de dienstverlening van de RUD Zeeland centraal. Integriteit is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de RUD Zeeland, en in het verlengde daarvan de belangen van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Ambtelijke integriteit houdt in dat de
verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover rekenschap af te leggen. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst de ambtelijke integriteit in een breder perspectief:
* Dienstbaarheid
Het handelen van een ambtenaar is altijd en volledig gericht op het belang van de RUD Zeeland en dat van organisaties, bedrijven, instellingen en burgers.
* Professionaliteit
Ambtenaren zijn vakmensen op hun terrein. Zij beschikken over de juiste kennis en
vaardigheden en weten met nieuwe situaties om te gaan. Zij houden hun vak bij en nemen, waar nodig, initiatief.
* Onafhankelijkheid
Het handelen van een ambtenaar wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.
* Verantwoordelijkheid
De ambtenaar krijgt en neemt de verantwoordelijkheid die bij zijn functie past en is bereid daarover verantwoording af te leggen aan collega’s, leidinggevenden, bestuur en de burger.
* Betrouwbaarheid
Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.
* Zorgvuldigheid
Het handelen van een ambtenaar is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.
Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.
Paragraaf 2. Gedragsregels ambtelijke integriteit 1. Algemene bepalingen
1.1 De gedragscode is openbaar.
1.2 De ambtenaar ontvangt bij indiensttreding een exemplaar van de gedragscode.
1.3 In gevallen waarin de gedragscode niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is beslist de directie.
2. Aannemen van geschenken en giften
2.1 Geschenken en giften worden nooit aangenomen in ruil voor een tegenprestatie.
2.2 Geschenken en giften die een ambtenaar uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de RUD Zeeland. Er wordt een
Handreiking gedragscode Pagina 4 van 6 passende bestemming voor gezocht. De ambtenaar registreert de aangenomen geschenken en giften op het daarvoor bestemde formulier op SharePoint.
2.3 Geschenken en giften die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kan de ambtenaar in afwijking van punt 2.2 behouden. Zij worden wel gemeld.
2.4 Geschenken en giften - van welke waarde dan ook - worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd wordt dit aan de leidinggevende gemeld en wordt een beslissing genomen over de bestemming van het geschenk of de gift.
2.5 Geschenken en giften worden niet geaccepteerd zolang overleg- en onderhandelingssituaties gaande zijn.
3. Excursies, werkbezoeken, studiereizen, congressen en evenementen
3.1 Excursies, werkbezoeken, studiereizen en congressen moeten functioneel zijn en in het belang van de RUD Zeeland. Voor evenementen zal dat niet steeds een voorwaarde kunnen zijn. Hier geldt als regel dat meerdere personen of instanties moeten zijn uitgenodigd zodat de openheid gegarandeerd wordt.
3.2 Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor een tegenprestatie.
3.3 Er moet vooraf toestemming zijn verleend door de leidinggevende.
3.4 De uitnodiging moet binnen de grenzen van de redelijkheid liggen.
3.5 De RUD Zeeland betaalt in ieder geval de reis- en verblijfkosten.
4. Lunches, diners en recepties
4.1 Lunches, diners en recepties moeten functioneel zijn.
4.2 Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor een tegenprestatie.
4.3 Uitnodigingen worden gemeld, zo mogelijk vooraf.
4.4 Bij lunches en diners moet waar mogelijk sprake zijn van wederkerigheid (bijv. om de beurt betalen).
4.5 De uitnodiging moet binnen de grenzen van de redelijkheid liggen.
5. Verrichten van incidentele diensten voor derden in werktijd (houden van presentatie of lezing e.d.)
5.1 Verzoeken aan ambtenaren om incidenteel in werktijd diensten voor derden te verrichten worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd.
5.2 Vergoedingen als blijk van waardering in de vorm van cadeaubonnen, flessen wijn en dergelijke, voor zoveel de waarde daarvan niet meer is dan 50 euro, mogen worden behouden. Vergoedingen in geldbedragen mogen nooit worden geaccepteerd.
6. Draaideurconstructies
6.1 Ambtenaren kunnen, anders dan bij hoge uitzondering, niet worden ingehuurd om tegelijkertijd als externe voor de RUD Zeeland werkzaamheden te verrichten.
6.2 Voormalige ambtenaren van de RUD Zeeland worden niet binnen 2 jaar na ontslag ingehuurd voor het verrichten van werkzaamheden voor de RUD Zeeland.
7. Nevenactiviteiten (hoofdstuk F.1 lid 1 t/m 3 van de CAP) 7.1 Ambtenaren melden nevenactiviteiten bij hun leidinggevende.
7.2 Nevenactiviteiten van ambtenaren die een functie vervullen waarvoor een hogere salarisschaal geldt dan salarisschaal 13 worden geregistreerd in een algemeen dossier.
7.3 Het is de ambtenaar verboden om nevenwerkzaamheden te verrichten die strijdig zijn met de uitoefening van zijn functie in openbare dienst.
8. Verklaring omtrent het Gedrag (VOG)
Handreiking gedragscode Pagina 5 van 6 Voordat de ambtenaar kan worden aangesteld dient hij een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen aan de RUD Zeeland. De kosten hiervoor worden vergoed door de RUD Zeeland.
Paragraaf 3. Bestaande wettelijke en rechtspositionele gedragsregels inzake integriteit Een groot aantal gedragsregels die van belang zijn in verband met de integriteit van de ambtenaar is al neergelegd in wettelijke en rechtspositionele voorschriften.
Wetboek van Strafrecht (WvS):
- verduistering (artikel 359) - vervalsing (artikel 360)
- verduistering, beschadiging, vernieling van akten, bewijsmateriaal, bescheiden e.d.
(artikel 361)
- fraude en corruptie (artikelen 362 en 363) Wetboek van strafvordering
Verder kan worden genoemd de verplichting voor de ambtenaar om aangifte te doen van misdrijven (artikel 162 Wetboek van Strafvordering).
Ambtenarenwet
In de Ambtenarenwet zijn diverse zaken ten aanzien van de integriteit geregeld.
1. In de eerste plaats bevat de Ambtenarenwet de algemene verplichting voor de openbare diensten en hun medewerkers om zich te gedragen als een goed werkgever,
onderscheidenlijk een goed ambtenaar.
2. De openbare diensten moeten daarnaast:
- een integriteitbeleid voeren dat is ingebed in het personeelsbeleid, o.a. via functioneringsgesprekken, werkoverleg, scholing en vorming;
- een gedragscode integriteit opstellen;
- jaarlijks verantwoording afleggen aan het bestuur over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode regelen.
3. De openbare diensten moeten ook:
- de verplichte eed of belofte voor ambtenaren bij hun aanstelling regelen; en - voorschriften vaststellen over verbod, melding, registratie en openbaarmaking van
nevenwerkzaamheden van hun ambtenaren, alsmede over verbod van financiële belangenverstrengeling en over melding van hun financiële belangen.
4. Verder verplicht de Ambtenarenwet de openbare diensten om een procedure vast te stellen voor de melding van vermoedens van misstanden in de organisatie en biedt de Ambtenarenwet de ‘klokkenluider’ rechtsbescherming.
5. Tenslotte is in de Ambtenarenwet geregeld dat de ambtenaar verplicht is tot
geheimhouding van hetgeen hem i.v.m. zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.
De CAP
Daar waar in de CAP staat vermeld ‘provincie’ moet ‘RUD Zeeland’ worden gelezen.
In meer algemene zin is geregeld dat de provincie en de ambtenaren verplicht zijn zich als een goed werkgever en een goed werknemer te gedragen (artikel A.5), dat de ambtenaar verplicht is zich te gedragen naar de maatregelen van orde (artikel G.1) en dat de ambtenaar disciplinair gestraft kan worden als hij opgelegde verplichtingen niet nakomt of zich overigens aan plichtsverzuim schuldig maakt (artikel G.3).
Handreiking gedragscode Pagina 6 van 6 Daarnaast is in artikel F.1, onder meer ter uitvoering van de verplichtingen in de
Ambtenarenwet, een aantal specifieke gedragsregels opgenomen. Die hebben betrekking op de melding, registratie en openbaarmaking van nevenwerkzaamheden (lid 1), het verbod om bepaalde nevenwerkzaamheden te verrichten (lid 2), de verplichting om inkomsten uit nevenfuncties die verricht worden in het kader van de vervulling van de functie in de provinciale kas te storten (lid 3), het verbod om deel te nemen aan aannemingen of
leveringen ten behoeve van de provincie (lid 4), het verbod tot verzoeken of aannemen van steekpenningen of andere vormen van bevoordeling (lid 5), het verbod ten eigen bate of ten bate van derden diensten te laten verrichten door provinciale ambtenaren, provinciale
eigendommen te gebruiken of gebruik te maken van kennis uit hoofde van zijn functie (lid 6), de verplichting voor de ambtenaar om bij aanstelling de eed of belofte af te leggen (lid 7), de melding en registratie van financiële belangen (lid 8) en het verbod van financiële
belangenverstrengeling (lid 9). De hierboven genoemde verboden hebben overigens niet steeds een absoluut karakter.
Tenslotte is in artikel F.1, elfde lid, de verplichting opgenomen voor bij de provincie
werkzame personen de procedure van en rechtsbescherming bij melding van (vermeende) misstanden te regelen. Daarvoor is de Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand getroffen.
Slotbepalingen Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Handreiking gedragscode RUD Zeeland Bekendmaking en inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de RUD Zeeland van 2 november 2015
de voorzitter, de secretaris,
A.J. van der Maas ing. A. van Leeuwen MPA
algemeen bestuur (besloten) Datum: 2 november 2015 Agendapunt:6
Behandeld door: K. Tolhoek Afdeling:Staf
Pagina 1 van 2
voorstel algemeen bestuur
Onderwerp Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand
Status Ter vaststelling
voorstel De regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand vast te stellen
Besluit algemeen bestuur Registratienummer:
Paraaf voorzitter en secretaris van het
algemeen bestuur Datum:2 november 2015
Afgestemd met Hoofd afdeling Staf en Controller
Bijlagen - Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand
- Informatie over de Onderzoeksraad Integriteit Overheid - Informatie over de Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI) 1. Aanleiding
In de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP), hoofdstuk F1 Integriteit, lid 11, is de verplichting opgenomen om een procedure vast te stellen voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen een organisatie die de CAP volgt en de bescherming van de ambtenaar tijdens en na het volgen van die procedure.
2. Voorgeschiedenis
- 3. Overwegingen en advies
De Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand van de Provincie Zeeland is als basis gehanteerd voor deze regeling voor de RUD.
Hieronder zijn enkele punten kort toegelicht:
a. Onderzoeksraad Integriteit Overheid (OIO)
Aansluiting bij de OIO is gewenst. De OIO is de meest aangewezen instantie: "De Onderzoeksraad, die op 1 oktober 2012 door Minister Spies is ingesteld, staat meer eenheid voor in de aanpak van onderzoek naar vermoedens van integriteitsschendingen binnen de overheid/publieke sector. De Raad hecht aan laagdrempelige procedures voor de melders in dienst van de overheid/publieke sector die gekenmerkt worden door uniformiteit en toegankelijkheid. Dit betekent: voor alle werknemers in dienst van de overheid geldt één onderzoeksloket, één procedure, één definitiekader en één en dezelfde rechtsbescherming. Het is de intentie van de Onderzoeksraad de huidige versnippering in voorzieningen terug te dringen." (uit het jaarverslag van het OIO). Er zijn geen alternatieve instanties.
algemeen bestuur (besloten) Datum: 2 november 2015 Agendapunt:6
Behandeld door: K. Tolhoek Afdeling:Staf
Pagina 2 van 2
Voor aansluiting bij de OIO zijn de volgende acties nodig:
- Instemming vragen aan de OR voor aansluiting bij de OIO - RUD Zeeland aanmelden bij de OIO;
- Aanwijzen en bekendmaken van een Vertrouwenspersoon Integriteit;
- Vertrouwenspersoon aanstellen (DB);
- Publiceren informatie over de OIO t.b.v. de medewerkers.
b. Vertrouwenspersoon
De organisaties die zijn aangesloten bij het OIO beschikken over een
vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Het formeel aanstellen van de vertrouwenspersoon doet het DB. Aan het DB zal een voorstel worden voorgelegd voor aanwijzing van een VPI.
De ondernemingsraad en het Dagelijks Bestuur hebben ingestemd met de regeling en de aansluiting bij de OIO.
4. Consequenties
Financiële consequenties: er zijn geen kosten verbonden aan de aansluiting bij de OIO.
Als een (serieuze) melding leidt tot een onderzoek, dan pas zijn er kosten aan verbonden. Het betreft dan slechts de kosten voor de secretariële en administratieve werkzaamheden; de leden van de Raad zelf worden door Binnenlandse Zaken betaald.
De kosten per zaak zijn afhankelijk van de duur en zwaarte van het onderzoek.
Ook voor de inzet van de vertrouwenspersoon zijn er pas kosten aan verbonden als de vertrouwenspersoon daadwerkelijk wordt ingezet.
Dekking uit:
Het is niet duidelijk of een bedrag nodig is en hoeveel er nodig is. Als het aan de orde is kan dit worden meegenomen als extra last bij de management rapportage.
Restant budget na toekenning:
Organisatorische / personele consequenties:
Juridische consequenties:
Overige consequenties:
5. Communicatie
Na vaststelling van de regeling worden de medewerkers geïnformeerd.
