RAADSBESLUIT
Gemeente
lasten
Onderwerp: Dagtekening: Agendanummer;
Aanbesteding accountantscontrole boekjaar 2019e.v. 3juli 2018 18.07.14
De raad van de gemeente Asten;
gezien het voorstelvan het college van burgemeesteren wethouders van 22 mei 2018 metzaaknummer 2018028369;
gehoord het adviesvan de commissieAlgemene Zaken en Control van 21 juni 2018;
besluit;
1. de Inkoopstrategie en hetAanbestedingsdocument"Accountantscontroleboekjaar 2019evgemeentenAsten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Somerenen GR
Peelgemeenten, BIZOB-2017-GEZ-JGR-00562"ten behoeve van deaanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar2019 vastte stellen.
Deze liggen ookvoor in de overige Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten.
2. raadslid de heer R. Wever en raadslid mevrouw J.H.G. de Groot benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen toteen nieuwe accountant met ingang van het boekjaar2019.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad vande gemeenteAsten van 3 juli 2018.
De raad voornoemd, griffier,
MLB.W. van Erp-Sonnemans
voorzitter, mr. H.G. Vos
Gemeente
Kisten
RAADSVOORSTEL
BIJ ZAAKNUMMER: 2018028369
Onderwerp: Bijlage(n): Vergadering
van:
Agenda- nummer:
p.h.
Aanbesteding accountantscontrole boekjaar
2019 e.v. -10- 3 juli 2018 18.07.14 HV
de raad
van de gemeente Asten
Samenvatting
Het contract met de huidige accountant van de gemeente Asten loopt af met de controle van de jaarrekening 2018. Samen met de 5 Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling
Peelgemeenten (GR) bereiden we met BIZOB een openbare Europese aanbestedingsprocedure voor.
De eerste stap die gezet moet worden om te komen tot een nieuwe accountant is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Dit besluit ligt nu voor. Voor de
betrokkenheid van de raden en de GR Peelgemeenten wordt daarnaast voorgesteld om 2 raadsleden te benoemen tot lid van het beoordelingsteam. Concreet betekent dit dat zij de presentaties van de kandidaat-accountants bijwonen en mede beoordelen. Het uiteindelijke gunningsbesluit zal door de raad worden bekrachtigd via een apart raadsvoorstel.
Beslispunten
1. De Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument "Accountantscontrole boekjaar 2019 ev gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren en GR Peelgemeenten, BIZOB- 2017-GEZ-JGR-00562" ten behoeve van de aanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar 2019 vaststellen.
Deze liggen ook voor in de overige Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten.
2. Raadslid de heer R. Wever en raadslid mevrouw J.H.G. de Groot benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2019.
Inleiding
De gemeenteraad is als opdrachtgever belast met het aanwijzen van de accountant ten behoeve van de uitvoering van de controle van de jaarrekening. Het contract met de huidige accountant van de gemeente Asten loopt af met de controle van de jaarrekening 2018; beide optionele
verlengingsjaren zijn reeds gelicht. De eerste stap die genomen moet worden, is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Deze liggen overigens voor in de 5 Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten (GR). Hiermee wordt beoogd dat de controle op de jaarrekening voor de 5 Peelgemeenten en de GR ook weer vanaf het boekjaar 2019 door dezelfde accountant geschiedt.
Op grond van artikel 2 van de Controleverordening gemeente Asten dient de raad de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument (Programma van Eisen) vast te stellen.
Illlill
2018028372
Watwillen we bereiken
Met hetvaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument en het benoemen van 2 raadsleden/ieden Stuurgroep pergemeente/GR wordteen eerste stap gezetom te komen tot het gezamenlijkaanbesteden van deaccountantvoorde 5 Peeigemeenten en de GR. Dit ten behoeve van de controleop dejaarrekening vanafboekjaar2019. Elkegemeente en de GRdient hiervoor een afzonderlijk besluitte nemen.
Watgaan we daarvoordoen
Argumentenin relatie totdebeslispunten
1.1 Hetvaststellen van de documenten isde eerste stap
Een belangrijk onderdeei van de samenwerking van de Peeigemeenten is het contracteren van de accountant die de controletaken voorzowel de gemeenschappelijke regeling als dedeelnemende gemeenten uitgaat voeren. Hiervoorwordt een Europese aanbestedingsprocedure gestartom te komen tot één (1) accountantvoor 3jaar met de mogelijkheid tot 1 maal 2jaarverlenging.
Om te kunnen beginnen metde aanbesteding van de accountantdienen de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument te worden vastgesteld. Opgrond van artikel 2 van deControleverordening gemeente Asten dient de raad datte doen. Vervolgenszal het aanbestedingsproces worden
opgestartwat ertoe zal leiden dat in detweede helftvan 2018 de accountant kan worden aangewezen.
2.1 Degemeenteraadis vertegenwoordigd
Met het benoemen van 2 raadsleden perdeelnemende gemeente wordt de mogelijkheid gecreëerd om de raden/GR maximaal te betrekken in het procesdat moet leiden tot het aanwijzen van één accountant. Zij zullen zitting hebben in het team datde presentatiesvan deaccountants mede beoordeelt (zie paragraaf8.1 van de Inkoopstrategie, naastde raadsleden zijn 2 concern inkopers van BIZOB vertegenwoordigd en pergemeente/GR deconcerncontrollerofsenior Financiën).
Concreet betekentditvoorde 2 raadsleden datzij twee dagen ofavonden (nog te plannen)
beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen/beoordelen van de presentaties (planning: tweede helft oktober 2018).
Het voordeelvan het gezamenlijk aanbesteden is datde afstemming bij de controlestussen organisaties onderling, waaronder degemeenschappelijke regeling, efficiënter kan worden uitgevoerd. Bovendien is het hebben van één accountantskantoor binnen de Peeigemeenten van toegevoegdewaarde wanneererverdersamengewerkt gaatworden binnen de bedrijfsvoering processen.
Mogelijke alternatieven
Soio alsgemeenteAsten een accountant contracteren ofin andere combinaties. Deze alternatieven zijn niet naderonderzocht. Financieel gezien is hetsociaal domein dermate materieel dat de
voorkeur isom met de 5 Peeigemeenten en de GRdezelfde accountantte contracteren gericht op een efficiënte controie.
Risico's
Gestreefd wordt om te komen tot het contracteren van één accountantvoorde 5 Peeigemeenten en de GR. Dit betekent dataliegemeenten en de GR apart hiermee moeten instemmen. Indien één gemeente om welke redendan ookafhaakt, zal het proces worden doorgezet met diegemeenten en GR die wel instemmen. De voordeien van gezamenlijkaanbesteden kunnen daardoor deels tenietworden gedaan.
Communicatie
Zodra dedeelnemende partijen deInkoopstrategie en hetAanbestedingsdocument hebben vastgesteid, kan het aanbestedingsprocesworden opgestart. Nadat het beoordeiingsteam haar voorkeur kenbaarheeft gemaakt, zal volgens planning in detweede heift van 2018 de accountant vanaf boekjaar2019 doorde raad worden aangewezen. Hiervoorwordt dan een separaat
raadsvoorstel opgemaakt.
Wat mag het kosten
Pas bij het aanwijzen van de accountant wordt duidelijk wat het aanbestedingsresultaat is.
Uitgangspunt is echter dat gezamenlijke aanbesteding efficiënter zai zijn, dan dat elke gemeente en GR dit voor zichzeif doet (het afstemmen van processen vergemakkelijkt de controle door de
accountant).
Bijlage(n)/ter inzage (incl. AST-nr)
1. Inkoopstrategie "Accountantscontroie boekjaar 2019 e.v. gemeenten Asten, Deurne, Gemert- Bakel, Laarbeek, Someren en GR Peeigemeenten, BIZOB-2017-GEZ-JGR-00562" (geheim).
2. Aanbestedingsdocument "Accountantscontrole boekjaar 2019 e.v. gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren en GR Peeigemeenten, BIZOB-2017-GEZ-JGR-00562"
(geheim - tot publicatie aanbesteding).
m.feiien@asten.nl
