RAADSVOORSTEL
BIJ ZAAKNUMMER: AST/2014/008017
Onderwerp: Bijlage(n): Vergadering van: Agenda-
nummer:
p.h.:
Inkoopstrategie aanbesteding
accountantscontrole 2015 en verder 1 3 november 2014 14.11.11 JvB
de raad
van de gemeente Asten
Samenvatting
Het huidige contract met de accountant loopt met het boekjaar 2014 af. Het voornemen is om te komen tot het gezamenlijk aanbesteden van de accountant ten behoeve van de controle op de jaarrekening door de Peel 6.1-gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peel 6.1. De eerste stap die hiertoe gezet moet worden is het vaststellen van de Inkoopstrategie. Dit besluit ligt nu voor. Voor de betrokkenheid van de raden en de GR wordt daarnaast voorgesteld maximaal 2 raadsleden te benoemen tot lid van het beoordelingsteam. Concreet betekent dit dat zij de presentaties van de kandidaat- accoutants bijwonen en beoordelen.
Beslispunten
1. Vast te stellen de Inkoopstrategie “Accountantscontrole gemeente Asten, gemeente Deurne, gemeente Gemert-Bakel, gemeente Helmond, gemeente Laarbeek,
gemeente Someren en Gemeenschappelijke Regeling van Peel 6.1”
2. Raadslid 1 en Raadslid 2 te benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant vanaf het boekjaar 2015.
Inleiding
De gemeenteraad is belast met het aanwijzen van de accountant ten behoeve van de uitvoering van de controle van de Jaarrekening. Het contract met de huidige accountant van de gemeente Asten loopt af met de controle van de jaarrekening 2014. De eerste stap die genomen moet worden is het vaststellen van de Inkoopstrategie. De
Inkoopstrategie ligt overigens voor in alle Peel 6.1-gemeenten en de
Gemeenschappelijke Regeling Peel 6.1 (GR). Hiermee wordt beoogd dat de controle op de jaarrekening voor de zes Peelgemeenten en de GR met ingang van het boekjaar 2015 door dezelfde accountant geschiedt.
Wat willen we bereiken
Met het vaststellen van de Inkoopstrategie en het benoemen van max. 2
raadsleden/leden Stuurgroep per gemeente/GR wordt een eerste stap gezet om te komen tot het het gezamenlijk aanbesteden van de accountant voor de zes
Peelgemeenten + de GR. Dit ten behoeve van de controle op de jaarrekening vanaf boekjaar 2015. Elke gemeente en de GR dient hiervoor een afzonderlijk besluit te nemen.
2/3 Wat gaan we daarvoor doen:
Een belangrijk onderdeel van de samenwerking Peel 6.1 is het contracteren van de accountant die de controletaken voor zowel de gemeenschappelijke regeling als de deelnemende gemeenten uit gaat voeren. Hiervoor wordt een Europese
aanbestedingsprocedure gestart om te komen tot één (1) accountant voor 2 jaar met de mogelijkheid tot 2 maal 1 jaar verlenging.
Om te kunnen beginnen met de aanbesteding van de accountant dienen de
Inkoopstrategie en het Programma van Eisen te worden vastgesteld. Op grond van artikel 2 van de Controleverordening gemeente Asten dient de raad dat te doen.
Overigens zal het Programma van Eisen later dit jaar door de raad worden vastgesteld.
Vervolgens zal het aanbestedingsproces worden opgestart wat ertoe zal leiden dat in het eerste kwartaal 2015 de accountant per raadsbesluit kan worden aangewezen.
Met het benoemen van max. 2 raadsleden per deelnemende gemeente/leden stuurgroep GR wordt de mogelijkheid gecreëerd om de raden/GR maximaal te betrekken in het proces dat moet leiden tot het aanwijzen van één accountant voor de Peel 6.1 (incl. GR).
Zij zullen zitting hebben in het team dat de presentaties van de accountants die participeren in de aanbesteding. Concreet betekent dit dat zij twee dagen beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen/beoordelen van de presentaties.
Het voordeel van het gezamenlijk aanbesteden is dat de afstemming bij de controles tussen organisaties onderling, waaronder de gemeenschappelijke regeling, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Bovendien is het hebben van één accountantskantoor binnen Peel 6.1 van toegevoegde waarde wanneer er verder samengewerkt gaat worden binnen de bedrijfsvoering processen.
Mogelijke alternatieven:
De aanbesteding voor alleen de gemeente Asten uitvoeren.
Risico’s:
Gestreefd wordt om te komen tot het contracteren van één accountant voor de Peel 6.1- gemeenten en de GR. Dit betekent dat alle gemeenten en de GR apart hiermee moeten instemmen. Indien één gemeente om welke reden dan ook afhaakt, zal het proces worden doorgezet met die gemeenten en GR die wel instemmen. De in paragraaf 4 genoemde voordelen worden zullen daardoor deels teniet worden gedaan.
Wat mag het kosten:
Pas bij het aanwijzen van de accountant wordt duidelijk wat het aanbestedingsresultaat is. Uitgangspunt is echter dat gezamenlijke aanbesteding efficiënter (dus goedkoper) zal zijn, dan dat elke gemeente en GR dit voor zichzelf doet (het afstemmen van processen vergemakkelijkt de controle door de accountant).
Hierbij treft u aan:
Raadsbesluit.
Voor u ligt ter inzage (niet openbaar):
De Inkoopstrategie “Accountantscontrole gemeente Asten, gemeente Deurne, gemeente Gemert-Bakel, gemeente Helmond, gemeente Laarbeek, gemeente Someren en
Gemeenschappelijke Regeling van Peel 6.1”
doc: RV.ID.14.tk.006 typ: j.peerlings@asten.nl coll:
3/3
RAADSBESLUIT
Onderwerp: Dagtekening: Agendanummer:
Inkoopstrategie aanbesteding accountantscontrole 2015
en verder. 3 november 2014 14.11.11
De raad van de gemeente Asten;
gezien het voorstel van het presidium d.d. 29 september 2014 met zaaknummer AST/2014/008017;
gehoord het advies van de commissie Algemene Zaken en Control van 16 oktober 2014;
b e s l u i t:
1. Vast te stellen de Inkoopstrategie “Accountantscontrole gemeente Asten, gemeente Deurne, gemeente Gemert-Bakel, gemeente Helmond, gemeente Laarbeek, gemeente Someren en Gemeenschappelijke Regeling van Peel 6.1”
2. De heer J.A.M. van Moorsel en de heer R. Wever te benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant vanaf het boekjaar 2015.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 3 november 2014.
De raad voornoemd,
griffier, voorzitter,
mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans mr. H.G. Vos
doc: RV.ID.14.tk.006 typ: j.peerlings@asten.nl coll:
