2018028372*
RAADSVOORSTEL
BIJ ZAAKNUMMER: 2018028369
Onderwerp: Bijlage(n): Vergadering
van:
Agenda- nummer:
p.h.:
Aanbesteding accountantscontrole boekjaar
2019 e.v. -10- 3 juli 2018 18.07.14 HV
de raad
van de gemeente Asten
Samenvatting
Het contract met de huidige accountant van de gemeente Asten loopt af met de controle van de jaarrekening 2018. Samen met de 5 Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling
Peelgemeenten (GR) bereiden we met BIZOB een openbare Europese aanbestedingsprocedure voor.
De eerste stap die gezet moet worden om te komen tot een nieuwe accountant is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Dit besluit ligt nu voor. Voor de
betrokkenheid van de raden en de GR Peelgemeenten wordt daarnaast voorgesteld om 2 raadsleden te benoemen tot lid van het beoordelingsteam. Concreet betekent dit dat zij de presentaties van de kandidaat-accountants bijwonen en mede beoordelen. Het uiteindelijke gunningsbesluit zal door de raad worden bekrachtigd via een apart raadsvoorstel.
Beslispunten
1. De Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument “Accountantscontrole boekjaar 2019 ev gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren en GR Peelgemeenten, BIZOB- 2017-GEZ-JGR-00562” ten behoeve van de aanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar 2019 vaststellen.
Deze liggen ook voor in de overige Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten.
2. Raadslid de heer R. Wever en raadslid mevrouw J.H.G. de Groot benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2019.
Inleiding
De gemeenteraad is als opdrachtgever belast met het aanwijzen van de accountant ten behoeve van de uitvoering van de controle van de jaarrekening. Het contract met de huidige accountant van de gemeente Asten loopt af met de controle van de jaarrekening 2018; beide optionele
verlengingsjaren zijn reeds gelicht. De eerste stap die genomen moet worden, is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Deze liggen overigens voor in de 5 Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten (GR). Hiermee wordt beoogd dat de controle op de jaarrekening voor de 5 Peelgemeenten en de GR ook weer vanaf het boekjaar 2019 door dezelfde accountant geschiedt.
Op grond van artikel 2 van de Controleverordening gemeente Asten dient de raad de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument (Programma van Eisen) vast te stellen.
2/4 Wat willen we bereiken
Met het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument en het benoemen van 2 raadsleden/leden Stuurgroep per gemeente/GR wordt een eerste stap gezet om te komen tot het gezamenlijk aanbesteden van de accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR. Dit ten behoeve van de controle op de jaarrekening vanaf boekjaar 2019. Elke gemeente en de GR dient hiervoor een afzonderlijk besluit te nemen.
Wat gaan we daarvoor doen
Argumenten in relatie tot de beslispunten
1.1 Het vaststellen van de documenten is de eerste stap
Een belangrijk onderdeel van de samenwerking van de Peelgemeenten is het contracteren van de accountant die de controletaken voor zowel de gemeenschappelijke regeling als de deelnemende gemeenten uit gaat voeren. Hiervoor wordt een Europese aanbestedingsprocedure gestart om te komen tot één (1) accountant voor 3 jaar met de mogelijkheid tot 1 maal 2 jaar verlenging.
Om te kunnen beginnen met de aanbesteding van de accountant dienen de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument te worden vastgesteld. Op grond van artikel 2 van de Controleverordening gemeente Asten dient de raad dat te doen. Vervolgens zal het aanbestedingsproces worden
opgestart wat ertoe zal leiden dat in de tweede helft van 2018 de accountant kan worden aangewezen.
2.1 De gemeenteraad is vertegenwoordigd
Met het benoemen van 2 raadsleden per deelnemende gemeente wordt de mogelijkheid gecreëerd om de raden/GR maximaal te betrekken in het proces dat moet leiden tot het aanwijzen van één accountant. Zij zullen zitting hebben in het team dat de presentaties van de accountants mede beoordeelt (zie paragraaf 8.1 van de Inkoopstrategie, naast de raadsleden zijn 2 concern inkopers van BIZOB vertegenwoordigd en per gemeente/GR de concerncontroller of senior Financiën).
Concreet betekent dit voor de 2 raadsleden dat zij twee dagen of avonden (nog te plannen)
beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen/beoordelen van de presentaties (planning: tweede helft oktober 2018).
Het voordeel van het gezamenlijk aanbesteden is dat de afstemming bij de controles tussen organisaties onderling, waaronder de gemeenschappelijke regeling, efficiënter kan worden uitgevoerd. Bovendien is het hebben van één accountantskantoor binnen de Peelgemeenten van toegevoegde waarde wanneer er verder samengewerkt gaat worden binnen de bedrijfsvoering processen.
Mogelijke alternatieven
Solo als gemeente Asten een accountant contracteren of in andere combinaties. Deze alternatieven zijn niet nader onderzocht. Financieel gezien is het sociaal domein dermate materieel dat de
voorkeur is om met de 5 Peelgemeenten en de GR dezelfde accountant te contracteren gericht op een efficiënte controle.
Risico’s
Gestreefd wordt om te komen tot het contracteren van één accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR. Dit betekent dat alle gemeenten en de GR apart hiermee moeten instemmen. Indien één gemeente om welke reden dan ook afhaakt, zal het proces worden doorgezet met die gemeenten en GR die wel instemmen. De voordelen van gezamenlijk aanbesteden kunnen daardoor deels teniet worden gedaan.
Communicatie
Zodra de deelnemende partijen de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument hebben vastgesteld, kan het aanbestedingsproces worden opgestart. Nadat het beoordelingsteam haar voorkeur kenbaar heeft gemaakt, zal volgens planning in de tweede helft van 2018 de accountant vanaf boekjaar 2019 door de raad worden aangewezen. Hiervoor wordt dan een separaat
raadsvoorstel opgemaakt.
3/4 Wat mag het kosten
Pas bij het aanwijzen van de accountant wordt duidelijk wat het aanbestedingsresultaat is.
Uitgangspunt is echter dat gezamenlijke aanbesteding efficiënter zal zijn, dan dat elke gemeente en GR dit voor zichzelf doet (het afstemmen van processen vergemakkelijkt de controle door de
accountant).
Bijlage(n)/ter inzage (incl. AST-nr)
1. Inkoopstrategie “Accountantscontrole boekjaar 2019 e.v. gemeenten Asten, Deurne, Gemert- Bakel, Laarbeek, Someren en GR Peelgemeenten, BIZOB-2017-GEZ-JGR-00562” (geheim).
2. Aanbestedingsdocument “Accountantscontrole boekjaar 2019 e.v. gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren en GR Peelgemeenten, BIZOB-2017-GEZ-JGR-00562”
(geheim - tot publicatie aanbesteding).
m.feijen@asten.nl
RAADSBESLUIT
Onderwerp: Dagtekening: Agendanummer:
Aanbesteding accountantscontrole boekjaar 2019 e.v. 3 juli 2018 18.07.14
De raad van de gemeente Asten;
gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 22 mei 2018 met zaaknummer 2018028369;
gehoord het advies van de commissie Algemene Zaken en Control van 21 juni 2018;
besluit:
1. de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument “Accountantscontrole boekjaar 2019 ev gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren en GR
Peelgemeenten, BIZOB-2017-GEZ-JGR-00562” ten behoeve van de aanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar 2019 vast te stellen.
Deze liggen ook voor in de overige Peelgemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten.
2. raadslid de heer R. Wever en raadslid mevrouw J.H.G. de Groot benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2019.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 3 juli 2018.
De raad voornoemd,
griffier, voorzitter,
mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans mr. H.G. Vos
