Vraag nr. 272
van 9 september 1997 van mevrouw VERA DUA
Afdelingshoofden Vlaamse Gemeenschap – A a n-stellingsprocedure
Momenteel loopt een assessmentprocedure voor de vacatures van afdelingshoofd bij het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. In totaal zijn er 34 plaatsen van afdelingshoofd te begeven.
Gezien de optie van de Vlaamse regering om af te stappen van het systeem van politieke benoemin-g e n , is het belanbenoemin-grijk dat de toebenoemin-gepaste procedure op een correcte en objectieve wijze gebeurt.
1. Welk bureau werd aangezocht voor het uitvoe-ren van deze assessmentprocedure ?
Op basis van welke criteria gebeurde deze aan-stelling ?
2. Wat is de stand van zaken in deze benoemings-dossiers ? Wanneer worden de definitieve beslissingen genomen ?
3. Is de minister op de hoogte van het feit dat bepaalde personeelsleden die gelieerd zijn met bepaalde politieke partijen, grondig werden voorbereid op het assessment en vooraf be-schikten over relevante informatie ?
Beschikten alle kandidaten over gelijke kansen, gelet op het feit dat bepaalde kandidaten op voorhand beschikten over de opdrachten voor het assessment en andere niet ?
4. Binnen de interdepartementale commissie die de kandidaten moet beoordelen, wordt ook het document "potentiële inschatting" gehanteerd. Op basis van deze inschatting kunnen kandida-ten die geslaagd zijn in het assessment toch wor-den uitgeschakeld. Dit document wordt opge-maakt door de directeur- g e n e r a a l . D e z e l f d e directeur-generaal doet eveneens de uiteindelij-ke voordracht.
Geeft deze procedure voldoende garanties op o b j e c t i v i t e i t , gezien de beslissende rol van de d i r e c t e u r s - g e n e r a a l , waarvan bekend is dat zij politiek werden benoemd ?
5. Door ingewijden wordt gesteld dat ook voor de benoeming van de 34 afdelingshoofden een politieke verdeelsleutel tussen de traditionele partijen wordt gehanteerd.
Kan de minister mij meedelen welke verdeel-sleutel er wordt toegepast ? Op hoeveel posten hebben de respectievelijke partijen "recht" ? 6. Hoeveel ambtenaren hebben zich kandidaat
gesteld voor een benoeming als afdelings-hoofd ? Welk percentage is geslaagd na de pre-selectie op basis van het assessment en de potentiële inschatting en kon dus deelnemen aan de tweede ronde ?
Hoeveel kandidaat-ambtenaren zijn momenteel kabinetsmedewerker of hebben in het verleden op een kabinet gewerkt ? Hoeveel van deze kandidaten zijn nog in de running voor een benoeming ?
7. Bestaat de mogelijkheid niet dat op basis van de manke procedure de resultaten zullen worden aangevochten bij de Raad van State ? Is het niet aangewezen de toegepaste procedure bij te stel-len en een meer objectieve en onafhankelijke werkwijze toe te passen ?
Antwoord
1. Voor het uitvoeren van deze assessmentproce-dure werd het bureau Quintessence Consulting uitgekozen. Omdat werd verwacht dat de kost-prijs meer dan 8,2 miljoen zou bedragen, w a s voor de gunning van deze opdracht de Europe-se richtlijn 92/50/EEG van 18 juni 1992 van toe-p a s s i n g. Omdat een voorafgaandelijke vaststel-ling van de totale prijs van de opdracht niet mogelijk was en de opdracht intellectuele dien-sten betreft waarvan de specificaties vooraf niet voldoende konden worden vastgesteld, w e r d met akkoord van de Inspectie van Fi n a n c i ë n geopteerd voor een onderhandse gunningspro-cedure.
Op 6 november 1996 werd deze opdracht aan-gekondigd in het Europees Publicatieblad. Hierop schreven zich uiteindelijk 13 firma's in, namelijk Deloitte & Touche Consultants, Cebir, Coopers & Ly b r a n d , G I T P, Q u i n t e s s e n c e, G l o-bal Knowledge Network, De Witte & Morel, Van Ram A s s o c i a t e s, B e r e n s c h o t , Dip Consul-ting Group, Hay Group, CPM, Optimal Compa-ny. De preselectie gebeurde op basis van 3 crite-ria (opgenomen in de aankondiging van de opdracht) : betrouwbaarheid, financiële en eco-nomische draagkracht, g e s c h i k t h e i d . Op basis van de ingediende documenten bleken de fir-ma's Berenschot, De Witte & Morel, Dip Con-sulting, GITP, Quintessence, Van Ram
Associa-tes en CPM het meest te voldoen aan de gestel-de selectiecriteria.
Naar deze 7 firma's werd een bestek gestuurd met de vraag om een volledige offerte in te die-n e die-n . Vier vadie-n de zevedie-n aadie-ngeschrevedie-n firma's dienden een offerte in. Hun inschrijvingen wer-den beoordeeld op basis van de in het bestek opgenomen gunningscriteria. Deze waren : d e kwaliteit van de voorgestelde consultants (assessoren), de inschatting van de opdracht en de kostprijs. Hieruit bleek dat Quintessence de beste prijs-kwaliteitverhouding levert, r e k e n i n g houdende met de kwaliteitsnormen die werden vooropgesteld en die worden gegarandeerd door hun voorgestelde aanpak en hun gedetail-leerd dagprogramma. Op basis daarvan heeft de Vlaamse regering op 15 april 1997 beslist de firma Quintessence aan te wijzen om, b i n n e n een open overeenkomst voor 3 jaar, gedragsge-richte testen voor het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap uit te voeren.
2. De preselectie op basis van de generieke com-petenties werd afgerond op 15 juli ; de selectie door de "ontvangende" departementale direc-tieraad op basis van de afdelingsspecifieke com-petenties wordt uiterlijk eind september afge-r o n d . De aanwijzing van het afdelingshoofd door de ontvangende leidend ambtenaar en de definitieve beslissing tot bekrachtiging door de functioneel bevoegde minister zullen tegen eind oktober worden afgerond. Voor de toe te wijzen functies in een aantal departementen werden in september reeds ambtenaren definitief aange-wezen.
3. Alle betrokkenen werden op gelijke wijze voor-bereid op het assessment en kregen vooraf alle relevante informatie. Vooreerst ontvingen alle statutaire personeelsleden van rang A1 en A 2 van het ministerie van de Vlaamse Gemeen-schap en van het administratief personeel van de Vlaamse wetenschappelijke instellingen een dienstmededeling van het college van secretaris-s e n - g e n e r a a l , waarin het nieuwe procesecretaris-s met betrekking tot de aanwijzing van afdelingshoof-den werd aangekondigd en uitvoerig toegelicht en een overzicht werd gegeven van de openge-stelde betrekkingen. Geïnteresseerden voor één of meerdere van deze betrekkingen, k o n d e n aanvullende informatie over deze functies en de wijze van aanmelden opvragen. Hierbij werd gebruikgemaakt van de nieuwste communica-tiemiddelen : de informatie werd elektronisch beschikbaar gesteld op de departementale ser-vers. Uiteraard kon deze informatie ook nog via
de traditionele weg worden opgevraagd (telefo-nisch of schriftelijk). Er werd ook een infolijn o p g e r i c h t , die door een relatief grote groep werd geconsulteerd.
Tijdens een voorafgaande informatievergade-ring werden de ambtenaren die zich hadden aangemeld voor één of meerdere functies, gron-dig voorbereid op het assessmentcenter. Tijdens deze infosessies konden alle deelnemers kenni-smaken met het hoe en waarom van assess-mentcenters als selectietechniek, konden ze vrij vragen stellen aan de aanwezige consultants van Quintessence en een aantal voorbeelden van assessment-opdrachten inkijken. Er werd aan elkeen een maximum aan informatie ter beschikking gesteld, om iedere kandidaat gelij-ke kansen te bieden en omdat uit de praktijk blijkt dat voorkennis van de inhoud van het assessmentcenter geen invloed heeft op de uit-eindelijke beoordeling. Dit wordt overigens bevestigd door de statistische analyses die na afloop van dit assessment werden uitgevoerd. De assessmentcentermethode is er precies op gericht "toneelspelen" te doorprikken en peilt via feitelijk gesteld gedrag naar de aanwezig-heid van de relevante competenties. Bij de con-crete uitwerking van de procedure en de com-municatie hierover werd ook bijzondere aan-dacht besteed aan een genderneutrale benade-ring van de doelgroep.
4. Vooreerst moet worden opgemerkt dat de inter-ne potentieelinschatting slechts voor 44 % van de aanmeldingen werd opgemaakt door de d i r e c t e u r-generaal die ook bevoegd is voor de uiteindelijke aanwijzing, namelijk in die situ-aties waarbij de betrokken ambtenaar zich had aangemeld voor een functie binnen zijn/haar eigen administratie. Door de preselectiebeslis-sing toe te vertrouwen aan een interdeparte-mentaal samengestelde en bijgevolg onafhanke-lijke commissie van 7 leidend ambtenaren en de selectie in de tweede fase aan de voltallige departementale directieraad, worden voldoende garanties inzake objectiviteit ingebouwd. D e ontvangende directeur-generaal kiest pas in een derde fase uit de pool van de overblijvende kan-didaten.
De interne potentieelinschatting werd opge-maakt door de leidend ambtenaar in overleg met zijn/haar secretaris-generaal, na raadple-ging van de functioneel verantwoorde en nood-zakelijke informatiebronnen,zoals de evaluator, de minister, de kabinetschef, vorige chefs, klan-ten, ...
Bij de preselectie door de interdepartementale commissie van leidend ambtenaren vormde de interne potentieelinschatting slechts één van de elementen in de beoordeling, naast de resulta-ten van het assessmentcenter, het aanmeldings-d o s s i e r, aanmeldings-de functioneringsevaluatie, . . . Bij aanmeldings-de wijze van besluitvorming binnen de commissie werd bovendien rekening gehouden met even-tuele onverenigbaarheden tussen de hoedanig-heid van commissielid enerzijds en die van "gevende" of "ontvangende" directeur-generaal anderzijds, om een objectief beslissingsproces te garanderen.
5. Voor de aanwijzing van de 34 afdelingshoofden werd bewust voor een professionele aanpak g e k o z e n . Hiertoe werd door de Vlaamse rege-ring via een wijziging van het VPS (Vlaams Per-soneelsstatuut) een nieuwe procedure voor de aanwijzing van afdelingshoofden goedgekeurd. Deze wijziging impliceerde veel meer dan een formele aanpassing van de bestaande bevorde-ringsprocedure van rang A1 naar rang A 2 . Vi a de nieuwe regeling werd door het beleid bewust gekozen voor een volwaardig mandaatsysteem voor de leidinggevende functies van het mid-denkader, beperkt in de tijd en met als recrute-ringsveld zowel ambtenaren van rang A1 als van rang A2. In deze benadering is geen plaats meer voor toepassing van politieke verdeelsleu-tels of rechten van politieke partijen.
6. Het aantal meldingen voor één of meerdere van de opengestelde betrekkingen bedroeg 185. Hiervan werd 38 % gepreselecteerd om deel te nemen aan de afdelingsspecifieke beoordeling door de departementale directieraden.
Van deze aanmeldingen hadden er 13 betrek-king op ambtenaren die momenteel een kabi-netsfunctie vervullen. Van deze 13 kandidaten werden er 7 gepreselecteerd door de commissie op basis van hun generieke competenties. Naast de 13 ambtenaren die momenteel een kabinets-functie vervullen, hebben zich nog 13 deelne-mers aangemeld die in het verleden op een kabinet hebben gewerkt. Hiervan werden er 8 gepreselecteerd door de commissie. Over de volgende selectiestappen is nog geen informatie beschikbaar.
7. Vooreerst vind ik de uitspraak "manke proce-dure" misplaatst, waarbij ik refereer aan de ant-woorden op de vorige vragen. Uiteraard moet men bij elke procedure waarbij het individueel belang de inzet vormt, rekening houden met beroepsprocedures tegen de "ongunstige"
b e s l i s s i n g e n . Dit zal met deze procedure even-eens het geval zijn. Toch ben ik ervan overtuigd dat met de nieuwe aanpak een grote stap in de richting van een verdere objectivering van het intern selectiegebeuren werd gezet. Uiteraard is de ideale werkwijze nog niet gevonden. O p basis van een grondige evaluatie van de voor-bije procedure, wordt momenteel door de com-missie reeds gewerkt aan voorstellen voor bijsturing van het proces van aanwijzing, om in de toekomst nog meer tegemoet te komen aan deze vraag naar objectivering, die echter niet het persoonlijk belang maar wel dat van de organisatie moet dienen.
