Vraag nr. 427 van 8 juli 1997
van de heer CARL DECALUWE Departement LIN – Interne audits
Ik heb vernomen dat er bij de administratie We g e n en Ve r k e e r ( AWV) een interne audit werd uitge-voerd.
1. Wat waren de concrete aandachtspunten en resultaten van de interne audit bij de adminis-tratie Wegen en Verkeer ?
2. Werden er ook bij andere administraties van het departement Leefmilieu en Infrastructuur die onder de bevoegdheid van de minister vallen, zo'n interne audits uitgevoerd ?
3. Zo ja, wat waren hiervan de aandachtspunten en resultaten ?
Antwoord
Sinds 1994 worden interne audits binnen het departement Leefmilieu en Infrastructuur uitge-voerd door de cel Interne Audit.
Deze cel staat onder het hiërarchisch gezag en toe-zicht van de secretaris-generaal. Au d i t o p d r a c h t e n kunnen zowel door de secretaris-generaal als door mijzelf aan deze cel worden gegeven.
Zo werden zowel interne audits van algemene a a r d , met betrekking tot administratieve procedu-r e s, als naaprocedu-r aanleiding van de uitvoeprocedu-ring van con-crete werken, b e v o l e n . De auditrapporten bevatten steeds een luik "bevindingen" en "aanbevelingen". 1. Bij de administratie Wegen en Verkeer werden
volgende interne audits uitgevoerd. Uitgevoerd in 1995 :
– wegenwerken met verkeershinder. G e v o l g dat aan PV's (proces-verbaal) wordt gege-ven.
Aandachtspunten waren de werken met ver-k e e r s h i n d e r, vooral de nacht- en weever-keind- weekeind-w e r k e n . Aanbevelingen weekeind-werden geformu-leerd in verband met het uniformeren van de bestekvoorschriften voor nacht- en week-eindwerken en het uniform opmaken en afhandelen van processen-verbaal van vast-stellingen ten laste van de aannemer ;
– wegenwerken Assesteenweg in Ternat. Trage vooruitgang der werken.
De aanleiding tot deze audit was een klacht over de trage vooruitgang der werken. D e audit heeft de oorzaken van deze trage voor-uitgang aangegeven ;
– probleem met spoorvorming in asfaltwegen. Een aandachtspunt was de opnieuw optre-dende spoorvorming in herstelde asfaltver-h a r d i n g e n . De audit asfaltver-heeft de locaties waar dit fenomeen zich voordeed in kaart gebracht en getracht te achterhalen wat de redenen waren van deze opnieuw optreden-de spoorvorming ;
– schade aan het openbaar domein van AWV. Dit onderzoek moest vaststellen hoe de afhandeling van de schadegevallen in de ver-schillende wegenafdelingen concreet gebeur-de. Aanbevelingen werden geformuleerd om de afhandeling te uniformeren en nog beter te stroomlijnen.
Uitgevoerd in 1996 :
– asweeginstallaties van Vlaams-Brabant. Een aandachtspunt was een onvoldoende coördinatie tussen diverse administraties. Aanbevelingen werden geformuleerd om de administratieve en financiële planning en de coördinatie der werken tussen AWV (admi-nistratie Wegen en Verkeer – gedeelte weg-uitrusting), AOSO (administratie Ondersteu-nende Studies en Opdrachten – gedeelte elektromechanica) en AOGGI (administra-tie Overheidsopdrachten, Gebouwen en Gesubsidieerde Infrastructuur – gedeelte gebouwen) beter op mekaar af te stemmen. – onderzoek van de betalingsprocessen bij de
afdelingen Bovenschelde, Wegen We s t -Vlaanderen en Elektriciteit en Mechanica-Antwerpen.
Een aandachtspunt hierbij was het tijdig ter betaling voorstellen van werkenfacturen. De audit heeft de procedures in de onderzochte afdelingen in kaart gebracht en aanbevelin-gen geformuleerd met een versnellend effect ;
– het uitvoeren van onderhouds- en herstel-lingswerken door de aannemer bij de Wegen Antwerpen.
Een aandachtspunt was een onvoldoende opvolging door de aannemer van
dienstbeve-len. De audit heeft achterhaald wat de rede-nen hiervoor waren ;
– wijze waarop de besteksvoorschriften wor-den nageleefd bij de uitvoering van wegmar-keringen door de aannemers in de provincia-le afdelingen van de We g e n . A a n d a c h t s p u n-ten waren de bestekvoorschrifn-ten in verband met de uitvoering van wegmarkeringen. D e audit heeft de bestaande praktijk in de pro-vinciale afdelingen in kaart gebracht en uni-formerings- en verbeteringsvoorstellen geformuleerd.
Uitgevoerd in 1997 :
– audit van het keuringsorganisme Copro (keuring asfaltmengsels).
Aandachtspunten waren de samenwerkings-modaliteiten tussen het keuringsorganisme Copro en AWV. De audit heeft deze modali-teiten onderzocht en aanbevelingen tot een betere en nog efficiëntere samenwerking geformuleerd ;
– betaling van de facturen van de vervrachters van de winterdienst bij AWV.
Een aandachtspunt was na te gaan hoe de facturen van de winterdienst in de diverse wegenafdelingen ter betaling werden voor-g e s t e l d . Voorstellen tot uniformiserinvoor-g en rechtstreekse betaling in de wegenafdelingen werden gedaan ;
– wegen provincie Limburg : profileren van bermen en grachten.
Het betrof hier een onderzoek naar een mogelijke onregelmatigheid in een inschrij-vingsbiljet ingediend bij een openbare aan-besteding ;
– herbouwen van de Kalverhagebrug in Melle. Het betrof hier een probleem van volledig-heid van een inschrijvingsbiljet bij een open-bare aanbesteding ;
– de praktijk van de post "voorbehouden som" in de aanbestedingsbestekken.
Dit onderzoek heeft de praktijk in de diverse afdelingen in kaart gebracht en voorstellen tot uniformisering geformuleerd.
2. Ook bij de administratie Waterwegen en Zee-wezen (AW Z ) , Ondersteunende Studies en Opdrachten (AOSO),Algemene Administratie-ve Diensten (AAD) en Ruimtelijke Ordening,
H u i s v e s t i n g, Monumenten en Landschappen (Arohm) werden audits uitgevoerd.
3. Deze audits hadden betrekking op wat volgt. Audits uitgevoerd naar aanleiding van proble-men tijdens de uitvoering van werken :
– stormschadedossier Zeeschelde linkeroever in Zwijndrecht (AWZ) ;
– Leie in Menen : baggeren, reinigen en reva-loriseren van baggerspecie (AWZ) ;
– Zeeschelde linkeroever in Rupelmonde (AWZ) ;
– Zeekanaal naar Gent : Petroleumdok – ver-rekening nr. 4 (AWZ) ;
– Gemeenschappelijke Maas in Limburg. Her-stellen van de oeverbekleding en onderhoud. Pachtjaar 1993-1994. Verrekening nr. 2 (AWZ) ;
– Dender : aanleg jaagpad en oeververdedi-ging op de rechteroever tussen Denderleeuw en Aalst (AWZ) ;
– de bouw van de nieuwe Herdersbrug in de achterhaven van Zeebrugge (AW Z , AO S O en AOGGI) ;
– herstellingswerken aan de Dender in Den-dermonde en Geraardsbergen (AWZ). Audits van algemene aard ter uniformisering of stroomlijning van administratieve processen : – onderzoek van de betalingsprocessen bij de
afdelingen Bovenschelde, Wegen We s t -Vlaanderen en Elektriciteit en Mechanica – Antwerpen (AWV, AWZ en AOSO) ;
– afhandeling van de betalingsprocessen bij de afdeling Boekhouding en Begroting (AAD) ; – de praktijk van de post "voorbehouden som" in de aanbestedingsbestekken (AW V, AW Z en AOSO) ;
– de beroepsprocedure van art. 55 van de wet op de stedenbouw en ruimtelijke ordening (Arohm).
