Projectplan
Project naam: Revitalisering Bloemenwijk
Project nummer: RO2011-11
Project soort: Uitvoeringsproject Project fase: Opdrachtfase
Opdrachtgever: Naam: A. Buise en D. v. Zwet Ondertekening: …
Projectleider: Naam: Hanny Reumkens Ondertekening: …
Versienummer: 05
Status: Concept
Datum: 22 januari 2013
Verspreiding: Opdrachtgever Projectleider Projectgroep Directie MT Anderen
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 2 / 15 Versiehistorie:
Versie Datum Auteur Opmerking
01 2 januari 2013 J. Reumkens
02 7 januari 2013 J. Reumkens verwerking opmerkingen uit overleg met J. Huijsmans d.d. 7 januari 2013
03 8 januari 2013 J. Reumkens uitwerking plan van aanpak 04 14 januari 2013 J. Reumkens afronding definitief concept
t.b.v. besluitvorming regieteam en college
05 22 januari 2013 J. Reumkens definitief plan ter kennisname naar college
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 3 / 15 1 Inleiding
1.1 Algemeen
Op 8 november 2011 is de projectopdracht voor het revitaliseringsproject Bloemenwijk vastgesteld. In vervolg daarop is een start gemaakt met de uitvoering van de opdracht, waarbij tegelijkertijd een aantal parallelle trajecten is opgepakt, met name:
- de opstelling van een samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en Bergopwaarts;
- de herziening van een nieuw bestemmingsplan t.b.v. de te ontwikkelen BMV;
- de planvorming van de BMV;
- formulering van volkshuisvestelijke en stedenbouwkundige randvoorwaarden voor de verschillende ontwikkelingslocaties.
Tevens is in overleg met partijen onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor participatie van Prodas in de BMV. Recentelijk hebben partijen geconstateerd dat het onderzoek niet heeft geleid tot een gezamenlijke oplossing voor de verdere ontwikkeling van de BMV.
Het niet doorgaan van de ontwikkeling van de BMV betekent dat een belangrijk onderdeel van het project wegvalt. De doelstelling van het project blijft echter onveranderd,
namelijk het toekomstbestendig maken van de Bloemenwijk, zodat het ook in de
komende decennia een wijk is om prettig te wonen en te leven. Om dit doel te bereiken is het van belang om het project (zonder BMV) voort te zetten, waarbij de integraliteit van de overige projectonderdelen als uitgangspunt geldt.
Met het oog daarop is het nu voorliggende projectplan opgesteld. In dit projectplan is beschreven op welke wijze de doelstelling van het revitaliseringsproject (zonder BMV), binnen de gestelde beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie/communicatie, organisatie en risico’s, kan worden behaald.
1.2 Relatie met project Maatschappelijke voorzieningen en accommodaties Binnen het revitaliseringsproject zijn diverse deelprojecten/projectonderdelen te onderscheiden (zie hiervoor par. 2.2).
Het deelproject Prodas is gericht op de ontwikkeling van een nieuwe school ter
vervanging van de bestaande Deken van Houtschool. Onderzoek moet uitwijzen op welke locatie de school gebouwd zal worden, ook moet onderzoek inzicht geven in de gewenste huisvestingsvorm. De uitgangspunten van het project Maatschappelijke voorzieningen en accommodaties zijn richtinggevend voor het onderzoek.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 4 / 15 2 Projectdefinitie
2.1 Probleemstelling
Deze projectopdracht is gericht op de revitalisering van de Bloemenwijk. Het is een uitvoeringsproject met meerdere onderdelen, als uitwerking van het door de gemeenteraad vastgestelde beleid voor deze wijk.
De revitalisering wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met woningbouwvereniging Bergopwaarts@BOW uit Deurne, die ook primair verantwoordelijk is voor een aantal onderdelen van het project.
Relevante besluiten / beslissingen die in dit verband zijn genomen betreffen:
06-09-2009
Raad gemeente Asten: instemmen met Bestuursopdracht Revitalisering Bloemenwijk
04-07-2011
Raad gemeente Asten:
1. aanwijzing locatie Ceresstraat als beste optie voor huisvesting van een brede school inclusief een welzijnscluster en voor de revitalisering van de
Bloemenwijk;
2. opdracht aan college van burgemeester en wethouders om:
- in nader overleg met Bergopwaarts de uitgangspunten van de bieding d.d.
21 juni 2011 verder uit te werken, met name op het gebied van de effecten op het woningbouwprogramma en het opstellen van een stedenbouwkundig aanvaardbaar plan;
- in nader overleg met Prodas en de andere partners in de BMV
overeenstemming te bereiken omtrent de participatie in deze voorziening.
18-12-2012
Burgemeester en wethouders van Asten:
1. mededelingen aan de raad:
- het gezamenlijk overleg tussen Prodas en de gemeente heeft niet geleid tot een gezamenlijke oplossing voor de verdere ontwikkeling van de BMV.
- mede op grond daarvan bespreken Bergopwaarts en de gemeente op korte termijn de ontstane situatie en mogelijk oplossingen.
- van belang hierbij is dat er mogelijk een (separate) ontwikkeling is voor De Beiaard in de vorm van mogelijke verkoop onder voorwaarden.
2. toekenning van de aanvraag van Prodas door de voorziening (vervangende bouw basisschool Deken van Hout) te plaatsen op het huisvestingsprogramma van 2013.
2.2 Projectdoelstelling
Het effect/doel van dit project is het toekomstbestendig maken van de Bloemenwijk, zodat het ook in de komende decennia een wijk is om prettig te wonen en te leven.
Binnen het revitaliseringsproject zijn de volgende deelprojecten/projectonderdelen te onderscheiden. Per deelproject/projectonderdeel is de bijbehorende doelstelling vermeld.
Deelproject Bloemenwijk - Prodas (primaat fase 1 ligt primair bij de gemeente, primaat fase 2 ligt primair bij Prodas):
fase 1 bereiken van overeenstemming met Prodas over locatie, huisvestingsvorm, ontwikkeling en realisatie van een nieuwe school, taken en verantwoor- delijkheden van de betrokken partijen binnen dit proces en afspraken vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst;
fase 2 ontwikkeling en realisatie van nieuwbouw (brede) school.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 5 / 15 Deelproject Bloemenwijk - Bergopwaarts (primaat ligt primair bij Bergopwaarts):
fase 1 bereiken van overeenstemming met Bergopwaarts over enerzijds de afronding van het voortraject (historische plankosten c.q. aangegane verplichtingen, zie brief van Bergopwaarts ingekomen op 18 december 2012) en anderzijds de toekomstige ontwikkeling en realisatie van de revitalisering, taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen binnen dit proces..
Afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst;
fase 2 ontwikkeling en realisatie van herstructureringsprojecten locaties Ceresstraat, kerk/pastorie en Rozenstraat/Anjerstraat;
verrichten van (groot) onderhoud aan te handhaven woningen binnen Bloemenwijk.
Projectonderdeel De Beiaard (primaat ligt primair bij De Beiaard):
bereiken van overeenstemming met (de nieuwe eigenaar/exploitant van) De Beiaard over de functies binnen De Beiaard, waaronder het welzijns-/zorgcluster, onder meer in relatie tot het gemeentelijke subsidiebeleid. Hieruit voortvloeiende afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een overeenkomst dan wel een (subsidie)beschikking.
Deelprojecten Bloemenwijk - gemeente (primaat ligt primair bij de gemeente):
herstructurering: (optioneel, alleen als locatie Deken van Hout vrijkomt doordat nieuwe (brede) school elders wordt gerealiseerd):
bereiken van overeenstemming met ontwikkelende partij over de ontwikkeling en realisatie van de herstructurering van locatie Deken van Hout, taken en verantwoordelijkheden van de betrokken
partijen binnen dit proces en afspraken vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst;
openbaar gebied: herinrichten en opknappen openbaar gebied binnen Bloemenwijk.
2.3 Onderlinge samenhang (deel)projecten/projectonderdelen
Deelproject Prodas (fase 1) hangt samen met het gemeentelijke project Maatschappelijke voorzieningen en accommodaties. Prodas heeft verklaard de absolute intentie te hebben om samen met de gemeente op te trekken om te komen tot een gezamenlijke visie op de huisvesting van het primair onderwijs in Asten en de bijzondere plaats van de Deken van Houtschool hierin binnen genoemd project. De projectleiding van dit project ligt bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (Peter Baudoin). Met name de locatie en de huisvestingsvorm van de nieuwe school moeten uit dit MO-project resulteren.
Overeenkomstig het collegebesluit van 18 december 2012 moeten Prodas en de gemeente uiterlijk op 29 juni 2013 overeenstemming hebben over locatie en huisvestingsvorm.
De deelprojecten/projectonderdelen Prodas, Bergopwaarts, De Beiaard en gemeente hangen qua projectinhoud met elkaar samen. De inhoud van de afzonderlijke projecten kan worden bepaald door de keuze van locatie en huisvestingsvorm van de nieuwe school.
deelproject Prodas – deelproject Bergopwaarts – deelprojecten gemeente:
samenhang wordt bepaald door de toekomstige bestemming/invulling van de locatie Deken van Hout. Wordt op die locatie de nieuwe school gebouwd of komt deze locatie vrij voor herstructurering (eventueel door Bergopwaarts?)
deelproject Prodas – projectonderdeel De Beiaard:
samenhang wordt bepaald door de situering van de toekomstige peuterspeelzaal.
Wordt deze opgenomen in een nieuwe (brede) school of blijft deze in De Beiaard?
projectonderdeel De Beiaard – deelproject Bergopwaarts:
samenhang wordt bepaald door een eventuele toekomstige fysieke en/of functionele combinatie tussen welzijn/zorg en wonen. Gaat ORO hierin nog een rol spelen?
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 6 / 15 2.4 Projectresultaten
Het resultaat van het project is de voltooide revitaliseringsopgave Bloemenwijk.
Binnen dit totaalresultaat zijn de volgende deelresultaten te onderscheiden:
Resultaten deelproject Prodas:
fase 1 een ondertekende samenwerkingsovereenkomst Prodas – gemeente (o.a.
overeenstemming over de locatie en huisvestingsvorm van de nieuwe school).
fase 2 een woonrijpe, ingerichte en gebruiksgerede (brede) school met bijbehorende buitenruimte en parkeervoorzieningen.
Resultaten deelproject Bergopwaarts:
fase 1 een ondertekende samenwerkingsovereenkomst Bergopwaarts – gemeente.
fase 2 herstructureringsprojecten: woonrijpe, ingerichte en gebruiksgerede bouwlocaties locaties Ceresstraat, kerk/pastorie en Rozenstraat/
Anjerstraat;
onderhoudsproject: woonrijpe, ingerichte en gebruiksgerede woningen.
Resultaat projectonderdeel - De Beiaard:
een ondertekende overeenkomst (nieuwe eigenaar/ exploitant) De Beiaard – gemeente, dan wel een (subsidie)beschikking.
Resultaten deelproject gemeente:
(optioneel) herstructureringsproject: een ondertekende samenwerkings- overeenkomst ontwikkelende partij – gemeente.
openbaar gebied: een ingericht en gebruiksgereed openbaar gebied.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 7 / 15 3 Plan van aanpak
3.1 Huidige situatie
Voor de beschrijving van de huidige situatie wordt kortheidshalve verwezen naar de brief van Bergopwaarts 17 december 2012 (stagnatie planontwikkeling, aangegane financiële verplichtingen, wijzigingen in planvorming, geen BMV) (bijlage 1).
Aankoop De Beiaard door particulier, met als gevolg dat De Beiaard in stand blijft.
Toegekende aanvraag voorziening onderwijshuisvesting (onder voorwaarden) nieuwe school Prodas.
3.2 Gewenste situatie
Voltooiing revitaliseringsproject naar tevredenheid ontwikkelende partijen (Bergopwaarts, Prodas, Beiaard, gemeente), gebruikers en bewoners, waarbij de uitgangspunten uit het visiedocument Bloemenwijk zoveel mogelijk in acht zijn genomen. In het bijzonder worden genoemd:
zorgdragen voor een voldoende aanbod woningen in de sociale sector (huur en koop) in de Bloemenwijk;
zordragen voor een divers woningaanbod zodat een goede mix en levendigheid binnen de Bloemenwijk ontstaat;
zorgdragen voor het toekomstbestendig maken c.q. revitaliseren van de woonomgeving (openbare ruimte).
3.3 Beschrijving activiteiten/aanpak om te komen van huidige naar beschreven situatie
Overeenkomstig het collegebesluit van 18 december 2012 moeten de gemeente en Prodas uiterlijk op 29 juni 2013 overeenstemming hebben over de locatie en huisvestingsvorm van de nieuw te bouwen school. Mede rekening houdend met de samenhang met de andere deelprojecten/projectonderdelen binnen het
revitaliseringsproject wordt deze doelstelling als volgt vertaald:
Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 29 juni 2013 hebben:
- de gemeente en Prodas overeenstemming over de visie op de huisvesting van het primair onderwijs in Asten en de bijzondere plaats van de Deken van Houtschool hierin binnen het project Maatschappelijke voorzieningen en accommodaties;
- de gemeente en Prodas overeenstemming over de locatie en de huisvestingsvorm van de nieuw te bouwen school in relatie tot het revitaliseringsproject, alsmede over de planontwikkeling (waaronder financiële middelen en planning);
- de gemeente en De Beiaard overeenstemming over de welzijns- en zorgfuncties in De Beiaard onder meer in relatie tot het gemeentelijk subsidiebeleid;
- de gemeente en Bergopwaarts overeenstemming over de afronding van het voortraject, de invulling en ontwikkeling van de herstructureringslocaties van Bergopwaarts, de deelprojecten van de gemeente de daarmee samenhangende financiële consequenties.
Om dit te bereiken zullen achtereenvolgens de volgende stappen worden gezet:
Stap 1 - analysefase: o.a. voeren van informatief overleg met Bergopwaarts, Prodas en Beiaard. Doel:
informatie-uitwisseling over
stand van zaken revitaliseringsproject;
probleemstelling
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 8 / 15 uitgangspunten/randvoorwaarden voor vervolgtraject, zowel inhoudelijk
als procesmatig
ideeën, schets scenario-onderzoek
Stap 2 - onderzoeksfase: scenario-onderzoek uitvoeren (incl. besluitvorming) in samenwerking met Bergopwaarts, Prodas en Beiaard. Doel:
bereiken van duidelijkheid en besluitvorming over de inhoud van de afzonderlijke deelprojecten. Een scenario-onderzoek moet antwoord leveren op de volgende vragen:
Waar wordt nieuwe school gesitueerd en hoe ziet huisvestingsvorm eruit?
Scenario’s:
- binnen de Bloemenwijk (diverse locaties), buiten de Bloemenwijk - alleen school of brede school
Aandachtspunten:
- toegekende aanvraag voorziening onderwijshuisvesting - project MVA en integraal huisvestingsplan
- PSZ is nu in Beiaard ondergebracht
Hoe ziet de invulling van de herstructureringsprojecten van BOW uit?
Scenario’s:
- school wel of niet op perceel BOW
- (brede) school of woningbouw op locatie Asterstraat Aandachtspunten:
- gemaakte kosten in voortraject
- aangegane verplichtingen in voortraject - relatie met welzijn/zorgcomponent in Beiaard
- volkshuisvestelijke en stedenbouwkundige randvoorwaarden - financiële consequenties afzonderlijke scenario’s
Per scenario worden de financiële consequenties inzichtelijk gemaakt.
Het scenario-onderzoek wordt vervolgens afgesloten door besluitvorming op
stuurgroepsniveau, waarbij overeenstemming over de voorkeurscenario’s met betrekking tot de nieuwe school en de herstructureringsprojecten wordt nagestreefd.
Stap 3 - voorbereidingsfase: contractvorming (opstellen samenwerkings- overeenkomsten incl. besluitvorming). Doel:
bereiken van overeenstemming tussen gemeente en de afzonderlijke partijen
Bergopwaarts, Prodas en Beiaard over de verdere planvorming. In deze overeenkomsten worden afspraken vastgelegd over de inhoud en condities van de afzonderlijke
deelprojecten/projectonderdelen (zie ook onder 2.4).
De contractvorming wordt afgesloten door besluitvorming door college en raad, waarbij spoedige (uiterlijk in de raad van 10 september 2013) beschikbaarstelling van de financiële middelen voor de nieuw te bouwen (brede) school wordt nagestreefd.
Stap 4 – ontwerpfase: ontwikkelen plannen voor afzonderlijke deelprojecten.
Deelproject Prodas:
Prodas ontwikkelt in samenwerking met andere betrokken partijen het bouwplan voor de nieuwe (brede) school;
Prodas bereidt in samenwerking met andere betrokken partijen de omgevingsvergunning en de aanbesteding van bouw en grondwerk voor;
de gemeente draagt zorg voor de (eventueel) benodigde herziening van het bestemmingsplan en de vergunningverlening.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 9 / 15 Deelproject Bergopwaarts:
Bergopwaarts ontwikkelt bouwplannen voor de herstructureringslocaties;
Bergopwaarts vraagt de benodigde vergunningen aan en bereidt de daadwerkelijke uitvoering voor;
de gemeente draagt zorg voor de (eventueel) benodigde bestemmingsplanherzieningen en vergunningverlening;
de gemeente stelt plannen op voor de herinrichting van het openbare gebied (deelproject gemeente).
Stap 5 – uitvoeringsfase: realiseren van deelprojecten.
Deelproject Prodas:
Prodas draagt in samenwerking met andere betrokken partijen zorg voor de realisatie van de nieuwe (brede) school.
Deelprojecten Bergopwaarts en gemeente:
Bergopwaarts draagt zorg voor de realisatie van de plannen voor de herstructurerings- locaties;
de gemeente draagt zorg voor de realisatie van het herinrichtingsplan openbaar gebied.
Integrale aanpak en besluitvorming
Ondanks de opsplitsing van het revitaliseringsproject in meerdere
deelprojecten/projectonderdelen dient sprake te zijn van een integrale aanpak en besluitvorming. Op ambtelijk niveau is de integraliteit gewaarborgd doordat de projectleiding van de afzonderlijke deelprojecten in één hand is gehouden.
Op bestuurlijk niveau is dit niet het geval. De deelprojecten Bergopwaarts en Prodas hebben verschillende portefeuillehouders. Ingeval van tegengestelde standpunten zal het college door de projectleiding geadviseerd worden de richting te bepalen (via opiniërend voorstel).
Instelling van een extra (integrale) stuurgroep boven de stuurgroepen van de afzonderlijke projectgroepen is overbodig.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 10 / 15 4 Randvoorwaarden (beheersaspecten)
B&W hebben overeenkomstig het besluit van 18 december 2012 aan de toekenning aanvraag voorziening huisvesting de navolgende voorwaarden verbonden:
de raad stelt de voor de nieuwbouw benodigde middelen beschikbaar;
de middelen worden beschikbaar gesteld nadat de omgevingsvergunning voor de nieuwbouw onherroepelijk is geworden;
de gemeente en Prodas bereiken vóór 29 juni 2013 schriftelijk overeenstemming over de locatie en de huisvestingsvorm van de nieuwe school;
Prodas toont de absolute intentie om samen met de gemeente op te trekken om te komen tot een gezamenlijke visie op de huisvesting van het primair onderwijs in Asten en de bijzondere plaats van de Deken van Houtschool hierin binnen het project Maatschappelijke voorzieningen en accommodaties;
de kosten voor werkzaamheden die Prodas voorafgaand aan de overeenstemming maakt, zijn voor rekening en risico van Prodas. Prodas vrijwaart de gemeente voor deze kosten.
Aanvullend gelden voor het project de navolgende randvoorwaarden:
4.1 Geld
a De door de gemeenteraad op 4 juli 2011 vastgestelde financiële kaders zijn onder meer gebaseerd op de ontwikkeling van een BMV. Deze financiële kaders komen met het schrappen van een BMV te vervallen.
b Voor het project zullen nieuwe financiële kaders moeten worden vastgesteld. Dit zal plaatsvinden bij de afronding van de voorbereidingsfase (zie onder par. 3.3 pag. 8.) c De gemeente levert grond aan Prodas voor de bouw van de nieuwe school. Deze
wordt voor rekening van de gemeente geschikt gemaakt voor de nieuwbouw (met bijbehorende buitenruimte).
d De planvoorbereidingskosten van de afzonderlijke deelprojecten Prodas,
Bergopwaarts en gemeente zijn voor rekening van genoemde partijen. Uitzondering hierop vormen de voorbereidingskosten in het kader van het geschikt maken van de te leveren ondergrond voor de nieuwe school, als bedoeld onder b.
e Planschade als gevolg van vaststelling van ruimtelijke plannen c.q. besluiten ten behoeve van de afzonderlijke deelprojecten Bergopwaarts en gemeente is voor rekening van genoemde partijen.
f Kosten voor het bouw- en woonrijp maken (incl. kosten voor eventuele sanering(en) en andere werkzaamheden als gevolg van uitgevoerde onderzoeken) alsmede de realisatiekosten van de afzonderlijke deelprojecten Prodas, Bergopwaart en
gemeente zijn voor rekening van genoemde. Uitzondering hierop vormen de kosten in het kader van het geschikt maken van de te leveren ondergrond voor de nieuwe school, als bedoeld onder b.
g Het deelproject gemeente (openbaar gebied) vindt uitsluitend doorgang indien de benodigde financiële middelen vrijvallen binnen het revitaliseringsproject.
4.2 Organisatie
In de eerder vastgestelde projectopdracht was één projectorganisatie opgenomen. Deze organisatie kan en moet vanwege de recente ontwikkelingen worden bijgesteld.
In onderstaand voorstel is aangesloten bij de opsplitsing van het project in diverse deelprojecten/projectonderdelen. Ieder deel kent zijn eigen projectorganisatie.
Ondanks de opsplitsing zijn de integrale aanpak en besluitvorming gewaarborgd. Zie voor toelichting laatste alinea par. 3.3 (pag. 9).
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 11 / 15 4.2.1 Projectorganisatie Prodas
Ziet op deelproject Prodas, fasen 1 en 2.
Stuurgroep (deelproject Prodas)
Bestuursleden portefeuillehouder (vz) bestuurder Prodas projectleider (secr.) projectleider MVA1
in fase 2 uitgebreid met bestuurders PSZ / KO
Theo Martens Hans Tromp Hanny Reumkens Peter Baudoin
Taken:
1. het bewaken van de integraliteit bij het onderzoek naar de locatie en de huisvestingsvorm van de nieuwe school, mede in relatie tot het project MVA;
2. de afstemming van de verschillende onderdelen bij het onderzoek en er voor zorgen dat de geformuleerde doelstellingen worden bereikt;
3. verantwoordelijk voor een goede communicatie naar alle belanghebbenden;
4. besluiten nemen over de adviezen van de projectgroep;
5. bewaken van het tijdpad naar besluitvorming door de raad.
Vergaderfrequentie:
In fase 1: 1 x per 4 weken.
In fase 2: nader te bepalen.
Projectgroep (deelproject Prodas) Vertegenwoordigers gemeente
Vertegenwoordigers Prodas
Vertegenwoordigers PSZ / KO
projectleider (vz) projectleider MVA onderwijs
jur. kwaliteitszorg interne dienstverlening grondzaken
OW
bureau BBZ directeur school n.t.b.
Hanny Reumkens Peter Baudoin
Barbara Mutsaerts / Bart van Houts
Hilde Derison Fanny van Helmond Roelant Derijck Paul Smeets e.a.
Jan Borg
Frank Vliegenberg n.t.b.
Taken:
1. de aansturing vanuit de stuurgroep vertalen in concrete acties;
2. onderzoek doen naar het voorkeurscenario voor de nieuwbouw, zowel voor wat betreft locatie als huisvestingsvorm, mede in relatie tot project MVA;
3. juridische en financiële randvoorwaarden van voorkeurscenario in beeld brengen;
4. (integrale) voorstellen opstellen en aan de stuurgroep voorleggen;
5. n.a.v. uitkomsten vorige taken een programma van eisen opstellen dat als input zal dienen voor de opstelling van een architectonisch ontwerp en ruimtelijke inpassing.
Vergaderfrequentie
In fase 1: 1 x per 2 weken In fase 2: nader te bepalen
1 MVA = project Maatschappelijke voorzieningen en accommodaties
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 12 / 15 Op te stellen / aan te leveren documenten:
in fase 1
schets voorkeurscenario locatie en huisvestingsvorm en bijbehorende financiële en juridische consequenties
definitief concept samenwerkingsovereenkomst
in fase 2
ondertekende samenwerkingsovereenkomst
(event.) ondertekende koop- c.q. grondruilovereenkomst(en), huurovereenkomsten;
definitief PvE;
definitief ontwerp;
vergunning(en);
bestek/aanbestedingstukken/aannemingsovereenkomst;
door aannemer en projectleider ondertekend opleverdocument.
4.2.2 Projectorganisatie Bergopwaarts
Ziet op deelproject Bergopwaarts en op deelproject gemeente (openbaar gebied).
Stuurgroep (deelproject Bergopwaarts)
Bestuursleden gemeente
Bergopwaarts
Jac Huijsmans (vz) Annick Buise / Diane van Zwet (achtervang) Hanny Reumkens Chris Theuws Tom Alders
Willem Hijdra (secr)
Taken: in overleg met Bergopwaarts formuleren Vergaderfrequentie: 1 x per 4 weken
Projectgroep (deelproject Bergopwaarts) Vertegenwoordigers Bergopwaarts
Vertegenwoordigers gemeente
projectleider BOW en anderen
projectleider jur. kwaliteitszorg interne dienstverlening grondzaken
OW
voorlichting
Willem Hijdra Ingmar Box e.a.
Hanny Reumkens Hilde Derison Fanny van Helmond Roelant Derijck Paul Smeets Maaike Jole
Ellis van der Heijden
Taken: in overleg met Bergopwaarts formuleren
Vergaderfrequentie: in overleg met Bergopwaarts bepalen
Op te stellen / aan te leveren documenten:
in fase 1
ondertekende samenwerkingsovereenkomst in fase 2
voor iedere bouwlocatie:
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 13 / 15 definitief PvE;
definitieve ontwerpen voor bebouwing en inrichting buitenruimte;
vergunning(en);
ondertekende realisatieovereenkomst;
ondertekende beheer en exploitatieovereenkomst;
ondertekende koopovereenkomsten;
ondertekende huurovereenkomsten;
bestek(ken)/aanbestedingstukken/aannemingsovereenkomst(en);
door aannemer en projectleiding ondertekend opleverdocument.
4.2.3 Projectorganisatie De Beiaard Ziet op projectonderdeel De Beiaard.
De organisatie kan worden beperkt tot een kleine overleggroep, die bestuurlijk en ambtelijk wordt bemand.
Overleggroep (projectonderdeel De Beiaard) Vertegenwoordigers De Beiaard
Vertegenwoordigers gemeente
eigenaar Onis
portefeuillehouder projectleider welzijn
Rene Martens Irma van Gogh
Jac Huijsmans (vz) Hanny Reumkens Peter Baudoin
Taken:
1. onderzoek doen naar de gewenste functionaliteit van De Beiaard, met name inzake welzijns- en zorgfuncties;
2. de juridische en financiële randvoorwaarden van de gewenste functionaliteit in beeld brengen
3. overeenkomst opstellen waarin afspraken uit 1. en 2. worden vastgelegd;
4. verantwoordelijk voor een goede communicatie naar alle belanghebbenden.
Vergaderfrequentie:
Onmiddellijk na eigendomsoverdracht overleg starten, z.s.m. tot afspraken komen.
Tevens afstemmen met tijdpad deelproject Prodas fase 1 (vanwege PSZ).
4.2.4 Projectorganisatie gemeente
Ziet uitsluitend op deelproject gemeente (herstructureringsproject). Het deelproject openbaar gebied is ondergebracht in de organisatie Bergopwaarts.
Een voorstel voor een projectorganisatie gemeente zal pas worden gemaakt indien daaraan behoeft bestaat, m.a.w. als de nieuwe school niet op de locatie Deken van Hout wordt gebouwd en een ontwikkelaar moet worden gezocht voor herstructurering van de locatie. Mede gelet op de oorspronkelijke planvorming is het niet uitgesloten dat
Bergopwaarts de ontwikkeling in die situatie op zich zal nemen. Als dat gebeurt dan wordt de herstructurering van de locatie naar verwachting ondergebracht bij de projectorganisatie Bergopwaarts.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 14 / 15 4.2.5 Benodigde ambtelijke capaciteit nog nader te bepalen en in te vullen
Benodigde uren in
2013 2014 2015
Hanny Reumkens Peter Baudoin
Barbara Mutsaerts / Bart van Houts Fanny van Helmond / collega Hilde Derison
Ellis van der Heijden Roelant Derijck Jeanny Strijbosch Paul Smeets / collega Bureau Bizob
4.3 Planning
In de afdelingsplannen voor 2013 is ambtelijke capaciteit opgenomen voor het project. In de afdelingsplannen voor 2014 e.v. zal de benodigde ambtelijke capaciteit worden
opgenomen.
Projectplanning:
Voor de afzonderlijke deelprojecten worden in overleg met de ontwikkelende partijen projectplanningen opgesteld.
Relevante mijlpalen (voor zover bekend in dit stadium):
- projectplan in regieteam van 22 januari 2013 gevolgd door collegebehandeling op 29 januari 2013.
- afronding deelproject Prodas, fase 1 z.s.m. doch uiterlijk op 29 juni 2013
- raadsbehandeling vaststelling nieuwe financiële kaders en beschikbaarstelling grond en geld voor nieuw school z.s.m. doch uiterlijk op 10 september 2013
- bouwopdracht voor nieuwe school door Prodas uiterlijk 1 oktober 2013 verstrekt (tenzij uitstel gevraagd en verkregen).
4.4 Informatie
a Belanghebbenden: Bergopwaarts, Prodas, De Beiaard, projectdeelnemers, betrokken afdelingen, college- en raad.
b Intern: documenten conform proces projectmatig werken (uitvoeringsproject).
4.5 Communicatie
a Interne communicatie binnen projectaanpak (verslaglegging overleggen e.d.) en voortgangsrapportages.
b Externe communicatie via website en nieuwsbrieven, bijeenkomsten, persberichten.
4.6 Kwaliteit
a Voldoen aan wettelijke regels: o.a. overeenkomsten moeten Wro-proof zijn, Wet geluidhinder, Wet primair onderwijs
b Voldoen aan gemeentelijke kwaliteitsnormen: o.a. VAC, (Woonkeur), welstand, LIOR, waterkwaliteitsbeleid, parkeerbeleid, groenbeleid, beleid op gebied van welzijn/zorg c Voldoen aan gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Opstartfase, format proces PMW Asten Pagina: 15 / 15 4.7 Risico’s
De voornaamste risico’s die worden onderscheiden zijn:
Gemeente en Prodas bereiken vóór 29 juni 2013 geen overeenstemming over de Deken van Houtschool binnen het project MVA geen overeenstemming over locatie en huisvestingsvorm nieuwe school gereserveerde middelen (huisvestings-
programma 2013) worden niet beschikbaar gesteld.
Gemeente en Bergopwaarts bereiken geen overeenstemming over invulling en financiering deelprojecten mede in relatie tot financiële afwikkeling voortraject.
Investeringsbedrag gemeente (deelproject gemeente (openbaar gebied)) is ontoereikend.
Inspraakreacties, zienswijzen, bezwaar- en beroepschriften met als gevolg aanpassingen binnen project, o.a. planning.
Oplossingen:
Voorkomen is beter dan genezen (door o.a. zorgvuldige voorbereiding, draagvlakverwerving)
Tijdig signaleren en bijsturen (door o.a. strakke monitoring, flexibiliteit/ inventiviteit).
Bijlage:
1. brief van Bergopwaarts d.d. 17 december 2012
