IRIS ONE
Haal het beste uit jezelf in
de ‘Altijd-Aan-Ecomonie’
Haal het beste uit jezelf in de ‘Altijd-Aan-Economie’
Digitale afleidingen maken het moeilijk om het beste werk naar wens af te krijgen. Deze technologie kan tegelijkertijd ook een deel van het antwoord zijn.
Shamsi Igbal, hoofdonderzoeker in de Productivity and Intelligence Group at Microsoft Research, heeft onderzoek gedaan naar de manieren voor de werknemers om focus en flow in evenwicht te brengen. Daarbij rekening houdend van de afleidingen – digitaal en anderszins – die hen van hun taak af willen helpen, wat organisaties zowel tijd als geld kost.
Met haar werk staat ze in de frontlinie in de strijd tegen afleiding, die jaar na jaar alleen maar groter lijkt te worden. Dankzij de nieuwe digitale tools en een toenemende maat- schappelijke verwachting dat onze communicatie ten alle tijden real-time verloopt.
“In veel gevallen denk ik dat je afleiding kunt vermijden”, geeft ze toe. “Maar ik denk dat je je er beter op kunt voorbereiden om ermee om te gaan.”
Dit is het probleem met afleidingen: het zijn niet alleen de korte, discrete gebeurtenissen.
Een eerste afleiding leidt vaak tot een reeks gedragingen die werknemers wel 25 minuten per keer wegnemen van de taak.
Sinds de pandemie sturen mensen gemiddeld
49 procent meer
Teams-chat per persoon, per dag.
Dit aantal stijgt naar 69 procent voor chats
tussen 17.00uur en
middernacht
Productiviteitsonderzoekers hebben drie soorten afleidingen op de werkplek geïdentificeerd. Elk van de type heeft zijn eigen strategieën nodig om het bestrijden:
- Digitaal - Persoonlijk - Intern
Digitale afleidingen
In veel opzichten zijn digitale afleidingen de meest voorkomende – en irritante- maar ook de gemakkelijkste om tegen te gaan.
Sommige zijn tenslotte gewoon geautomati- seerde meldingen, die je laten weten dat er een nieuwe e-mail in de inbox staat of dat er een nieuw bericht op je wacht in Microsoft Teams.
De oplossing om met deze afleidingen om te gaan, is om ze gewoon uit te schakelen.
Voor veel mensen gaat dit toch weer een stap te ver. De productiviteitsonderzoekers hebben hier meer genuanceerde strategieën voor ontwikkeld om ze te beheren. Zo heeft Microsoft meer geavanceerde tools
ontwikkeld dan alleen een simpele aan-uit- knop.
Windows 10 introduceerde bijvoorbeeld Focus Assist, een tool waarmee gebruikers specifieke soorten meldingen kunnen inschakelen, zoals alarmen en prioriteits- berichten, en andere kunnen uitschakelen.
Je kunt ook plannen maken waarmee je een vaste tijd kunt instellen waarop je je op de weektaken kunt concentreren voordat je agenda vol raakt. Als je MyAnalytics-klant bent, gebruikt je de MyAnalytics Outlook- invoegtoepassingen om focustijd in je agenda te boeken.
Aan/uit knop Wanneer je je in de focustijd bevindt, verandert je Teams-status in “Focussen’ en worden alle meldingen gedempt totdat je focustijd afloopt.
In de toekomst, zegt Iqbal, zou Microsoft tools kunnen ontwikkelen waarmee je alleen meldingen over kritieke e-mails van een collega kunt ontvangen, maar niet van een familievriend die een diner willen plannen.
Het uitschakelen van je e-mailmeldingen, helpt niet echt als je je e-mailtoepassingen open houdt terwijl je aan iets anders werkt en voortdurend kijkt naar het aantal berichten dat momenteel in je inbox staat. Het is daarom aan te raden om de e-mail- en
berichten-apps te stoppen, tenzij je ze op dat moment actief gebruikt.
Sinds het begin van de pandemie hebben medewerkers wekelijks
55 procent meer vergaderingen in hun
agenda.
Haal het beste uit jezelf in de ‘Altijd-Aan-Economie’
Persoonlijke afleidingen
De tweede afleiding waarmee werknemers geconfronteerd worden, is persoonlijk.
Tijdens de pandemie waren dergelijke afleidingen vaak makkelijker te vermijden.
Met zo veel thuiswerken, zijn persoonlijke onderbrekingen door collega’s geen
probleem. Tegelijkertijd kunnen de collega’s niet naar je bureau kijken om zien hoe gefocust je op dat moment bent.
Dit betekent dat je eerder overspoeld wordt met pings en uitnodigingen voor vergaderingen om het gebrek aan persoonlijke toegang goed te maken.
Iqbal heeft hiervoor een eenvoudige hack gevonden om ervoor te zorgen dat er de hele dag gefocust kan worden: plannen.
In de openbaar toegankelijke agenda, tijdsblokken wanneer je niet beschikbaar bent voor vergaderingen, discussies of iets anders.
Met je collega’s communiceren wanneer je niet wordt gestoord, is een cruciaal hulp- middel om focus te bereiken, vooral als ze fysiek niet kunnen zien of je het druk hebt.
zegt dat het gebrek aan balans tussen werk en privé
een negatief effect heeft
op hun welzijn
Haal het beste uit jezelf in de ‘Altijd-Aan-Economie’
Innerlijke focus
De laatste vorm van afleiding is intern voor de werknemer, die misschien het moeilijkst te bestrijden is.
Focussen op een taak vergt inspanning en concentratie. Die concentratie putten je entale bronnen uit, waardoor je uiteindelijk dus een mentale pauze moeten nemen. En mentale onderbrekingen presenteren
zichzelf vaak als afleiding, zoals het controleren van LinkedIn-feed of scrollen door Instagram.
Het is verleidelijk om te denken dat het blok- keren van toegang tot niet-werk gerelateerde sites dit soort gedrag zou elimineren – en dat doet het inderdaad – maar alleen voor de meest impulsieve werknemers.
Voor meer gewetensvolle werknemers die afleiding kunnen blokkeren, ontdekten de productiviteitsonderzoekers dat het
verbieden van toegang tot niet-werklocatie feitelijk de productiviteit verlaagt en de stress verhoogt op de lange termijn, omzet ze geen pauze kunnen nemen en terugkeren naar de staat van hernieuwde gelijkmatigheid die je weer in een taak laat duiken.
Het is niet verstandig om je werkdag te beschouwen als slechts een reeks taken die moeten worden uitgevoerd. Het is essentieel om je dag zo in te richten dat je ingebouwde mentale pauzes hebt die je tijd geven om uit te rusten en op te laden.
De productiviteitsonderzoek richt zich in de toekomst op het helpen van werknemers om effectieve pauzes van het werk te nemen, zodat ze uiteindelijk hun productiviteit gedurende langere tijd kunnen behouden.
Met andere woorden, ze gaan op zoek naar manieren om afleiding voor werk- gevers te laten werken in plaats van tegen hen.
“Hun focus zou niet alleen moeten zijn om mensen efficiënter te laten werken; het zou ook moeten gaan over het helpen van mensen om veerkrachtiger te zijn door hun welzijnsbehoeften tijdens hun werk- dag op te nemen”. zegt Iqbal.
Prioriteit geven aan welzijn kan een mentaliteitsverandering vereisen. ‘Meer pauzes’ klinkt misschien als ‘minder productief’. Welzijn is een cruciaal onder- deel van het bereiken van focus. Het is in die periodes van focus en flow, gratis concurrenten eisen van aandacht, dat mensen hun beste werk gedaan krijgen.
073 523 2288 iris@iris-one.nl
www.iris-one.nl
