BERAP GRIFFIE 2008 Periode: 2008.
De Berap bevat de volgende hoofdstukken.
1. Werkzaamheden en Activiteitenverslag
2. Urenverantwoording griffier, griffie en ambtelijke organisatie 3. Overige Kengetallen
4. Financiën
5. Activiteiten volgende kwartalen
1. Werkzaamheden en Activiteitenverslag Reguliere werkzaamheden.
Deze zijn weergegeven in de vastgestelde functieomschrijving van de griffier en in werkafspraken.
Bijzondere werkzaamheden per kwartaal.
1e Kwartaal • Voorbereiden en afronding raadsconferentie Bestuurlijke Integriteit
• Voorbereiden nota Besluitvormingsprocessen en andere vergadervormen
• Voorbereiden excursie Ruimte
• Voorbereiden excursie Burgers 2e Kwartaal • Excursie Ruimte
• Excursie Burgers
• Voorbereiden nota Besluitvormingsprocessen en andere vergadervormen 3e Kwartaal • Voorbereiden nota andere vergadervormen
• Voorbereiden nota Besluitvormingsprocessen 4e kwartaal • Afronden nota andere Vergadervormen
• Excursie Raad huisvesting arbeidsmigranten
• Voorbereiden nota Besluitvormingsprocessen
2. Urenverantwoording griffier, plv. griffier , secretariaat en de ambtelijke organisatie.
2.1. Griffier
De urenbesteding ziet er als volgt uit:
Beschikbare Regulier Bijzonder Overleggen Improductief Totaal Kwartalen formatie (incl RKC) intern & extern
1 468,00 268,25 51,25 45,50 103,50 468,50
2 468,00 295,75 38,25 22,25 125,75 482,00
3 468,00 172,25 20,75 20,50 248,75 462,25
4 468,00 255,75 50,50 40,25 125,75 472,25
Jaartotaal 1872,00 992,00 160,75 128,50 603,75 1885,00
De kolom “Improductief” heeft betrekking op de volgende onderdelen:
(Collectief) Improductief, Feestdagen, Verlof/Vakantie/Buitengewoon verlof, Ziekteverzuim, Studie/training, Informatievoorziening en Planning en Control
De kolom “Overleg intern & extern” heeft betrekking op het overleg met de burgemeester, de secretaris, de directie, het management, overleg DAS en de griffiersbijeenkomsten Helmond/SRE.
2
2.2. Productieve uren. (Griffie regulier en bijzonder) Deze zijn weergegeven in de volgende tabel.
Beschik- Griffie+plv Griffie+plv. Griffie Perc. Perc. Secre- bare Regulier Bijzonder totaal t.o.v. t.o.v. tariaat
formatie Regulier totaal Griffie
1e kwart. 468,00 268,75 51,25 320,00 57,43% 68,38% 24,00
2e kwart. 468,00 303,75 38,25 342,00 64,90% 73,08% 19,00
3e kwart. 468,00 193,25 20,75 214,00 41,29% 45,73% 14,00
4e kwart. 468,00 260,75 50,50 311,25 55,72% 66,51% 21,25
Totalen 1872,00 1026,50 160,75 1187,25 54,83% 63,42% 78,25
Reguliere werkzaamheden.
De plv. griffier heeft in 2008 voor 34,5 uur de griffier vervangen (vgl. de kolommen
“Griffier Regulier” en “Griffie+plv." Regulier” van resp. tabel in 2.1. en in 2.2.).
Bijzondere werkzaamheden
Voor deze werkzaamheden heeft de plv. griffier de griffier niet vervangen (vgl. de
kolommen “Griffier bijzonder” en Griffie + plv. Bijzonder” van resp. tabel in 2.1. en in 2.2.).
Productieve uren.
Het aantal homogeen productieve uren ligt gemiddeld rond de 63 % (zie kolom perc. t.o.v.
totaal)
De reguliere werkzaamheden zijn ca 50 % van de productieve uren (zie kolom perc. o.v.
regulier).
2.3. Urenverantwoording ambtelijke bijstand.
Onderstaande tabel geeft de uren aan die besteed aan ambtelijke bijstand per kwartaal en per jaar.
De verordening laat maximaal 965 uur jaarlijks ambtelijke bijstand toe
Periode / jr 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
1ste kwrt. 89,53 126,00 56,50 13,00 96,28 26,87 2de kwrt. 118,51 77,49 66,75 43,25 64,80 81,99 3de kwrt. 85,47 58,03 41,87 18,78 16,40 15,95 4de kwrt. 122,50 38,50 62,07 99,15 51,77 37,52
spec.uren 77,25 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00
totaal 493,26 302,52 227,19 174,18 229,25 162,33 0,00 0,00 percentage. 40,60% 24,90% 18,70% 18,05% 23,76% 16,82% 0,00% 0,00%
3. Overige Kengetallen.
Onderstaand ziet u een overzicht van de belangstelling en betrokkenheid van burgers bij de commissie en raadsvergaderingen. Het is een van de incatoren die inzicht geeft in de
“afstand” tussen burger en politiek.
De eerste tabel geeft de resultaten van dit jaar per kwartaal, de tweede tabel geeft de resultaten per jaar beginnend bij 2003.
Overzicht per kwartaal van het lopend jaar.
1ste kwartaal. 2de kwartaal 3de kwartaal 4de kwartaal
publiek spreekr.. publiek spreekr.. publiek spreekr.. publiek spreekr..
Raad 20 31 24 89
Burgers 27 4 15 5 12 0 12 0
Ruimte 34 0 32 2 22 1 28 3
AZ&C 1 0 4 1 3 1 7 0
Totaal 82 4 82 8 61 2 136 3
3
Overzicht per jaar.
2003 2004 2005 2006 2007 2008
publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r.
Raad 113 181 218 299 119 164
Burgers 71 5 59 9 75 6 88 5 70 2 66 9
Ruimte 228 29 285 31 218 14 396 27 201 12 116 6
AZ&C 5 0 20 6 24 3 26 4 17 3 15 2
Totaal 417 34 545 46 535 23 809 36 407 17 361 17
Gemiddeld 9,48 1,03 13,97 1,48 13,05 0,72 21,29 1,33 11 0,82 8,8 0,6
Het gemiddeld aantal insprekers ligt is ongeveer 0,5 per vergadering, Onderstaand kengetallen inzake de vergadertijd van commissies en raad.
Gemiddelde vergadertijden Algemeen 2:30
Raad 2:15
Burgers 2:40 Ruimte 2:55 AZ&C 2:20
De gemiddelde vergadertijd ligt rond de 2,5 uur.
4. Financiën
De onderstaande tabel geeft een overzicht van kosten per kwartaal uitgesplitst naar diverse onderdelen.
Beschikbaar 1e kwart. 2e kwart. 3e kwart. 4e kwart. Resteert Raad (Exc./Congr/Alg. Uitg.) * 6120,00 0,00 4795,19 170,71 420,69 733,41 Commissies (Excursies)* 4920,00 0,00 1168,93 0,00 0,00 3751,07 Studiedagen (pers.+ cie's) * 3680,00 1341,76 90,00 0,00 0,00 2248,24 Verg. burger cie-leden 5585,00 561,60 673,92 505,44 673,92 3170,12 Verg. notulisten 14930,00 2703,59 5075,10 3086,35 3445,19 619,77 Rekenkamercommissie 20000,00 5000,00 5000,00 5000,00 2680,24 2319,76 Totalen 55235,00 9606,95 16803,14 8762,50 7220,04 12842,37
* = kosten zoals geboekt in dat kwartaal.
Overige kosten zijn vaste kosten en werkelijk gemaakte kosten in dat kwartaal Presentie burgercommissieleden 2008: 51,19 %
5. Activiteiten 2009.
In het volgende kwartalen zullen, naast de reguliere werkzaamheden aan de volgende projecten aandacht worden besteed:
• Besluiten inzake andere vergadervormen
• Afronding nota Besluitvormingsprocessen
• Besluitvorming over en (tijdelijke) uitplaatsing raadszaal
de griffier, C. Verborg
