BERAP GRIFFIE 2009
Periode: 1ste – 3de kwartaal 2009.
De Berap bevat de volgende hoofdstukken.
1. Werkzaamheden en Activiteitenverslag
2. Urenverantwoording griffier, griffie, secretariaat en ambtelijke organisatie 3. Overige Kengetallen
4. Financiën
5. Activiteiten komende kwartalen
1. Werkzaamheden en Activiteitenverslag Reguliere werkzaamheden.
Deze zijn weergegeven in de vastgestelde functieomschrijving van de griffier en in werkafspraken.
Bijzondere werkzaamheden per kwartaal.
1e Kwartaal • Besluitvorming Nota Andere Vergadervormen
• Nota Besluitvormingsprocessen
• Verbetering P&C cyclus
2e Kwartaal • Nota Besluitvormingsprocessen
• Afronding verbetering P&C cyclus
• Voorbereiding excursie Dienstverleningsconcept
• Excursie behoud cultuurhistorische elementen (voorgevel Bartholomeus)
• Voorbereiden en begeleiden raadsconferentie evaluatie uitvoering WMO
• Locatie raadszaal in relatie tot dienstverleningsconcept 3e Kwartaal • Excursie Dienstverleningsconcept
• Afronding nota Besluitvormingsprocessen
• Voorbereiden herbenoemingprocedure Burgemeester
• Inrichting raadzaal 2de verdieping
• Voorbereiding aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 4e kwartaal •
2. Urenverantwoording griffier, griffie, secretariaat en de ambtelijke organisatie.
2.1. Griffier
De urenbesteding ziet er als volgt uit:
Beschikbare Regulier Bijzonder Overleggen Improductief Totaal Kwartalen formatie (incl RKC) intern & extern
1 468,00 295,25 33,25 49,25 86,00 463,75
2 468,00 260,25 36,00 36,75 144,25 477,25
3 468,00 186,75 34,25 37,75 195,00 453,75
4 468,00 0,00
Jaartotaal 1872,00 742,25 103,50 123,75 425,25 1394,75
De kolom “Improductief” heeft betrekking op de volgende onderdelen:
(Collectief) Improductief, Feestdagen, Verlof/Vakantie/Buitengewoon verlof, Ziekteverzuim, Studie/training, Informatievoorziening en Planning en Control
2
De kolom “Overleg intern & extern” heeft betrekking op het overleg met de burgemeester, de secretaris, de directie, het management, overleg DAS en de griffiersbijeenkomsten Helmond/SRE.
2.2. Griffie en secretariaat
Deze zijn weergegeven in de volgende tabel.
Beschik- Griffie+plv Griffie+plv. Griffie Perc. Perc. Secre- bare Regulier Bijzonder totaal t.o.v. t.o.v. tariaat
formatie Regulier totaal Griffie
1e kwart. 468,00 301,25 33,25 334,50 64,37% 71,47% 7,50
2e kwart. 468,00 279,75 36,00 315,75 59,78% 67,47% 16,00
3e kwart. 468,00 211,25 34,25 245,50 45,14% 52,46% 8,75
4e kwart. 468,00 0,00 0,00% 0,00%
Totalen 1872,00 792,25 103,50 895,75 42,32% 47,85% 32,25
Reguliere werkzaamheden.
De plv. griffier heeft in de eerste 3 kwartalen 2009 voor 50 uur de griffier vervangen (vgl.
de kolommen “Griffier Regulier” en “Griffie+plv." Regulier” van resp. tabel in 2.1. en in 2.2.).
Bijzondere werkzaamheden
Voor deze werkzaamheden heeft de plv. griffier de griffier niet vervangen (vgl. de
kolommen “Griffier bijzonder” en Griffie + plv. Bijzonder” van resp. tabel in 2.1. en in 2.2.).
Productieve uren.
Het aantal homogeen productieve uren ligt in de eerste 3 kwartalen rond de 63 %.
De reguliere werkzaamheden zijn ca 56 % van de productieve uren.
2.3. Urenverantwoording ambtelijke bijstand.
Onderstaande tabel geeft de uren aan die besteed aan ambtelijke bijstand per kwartaal en per jaar.
De verordening laat maximaal 965 uur jaarlijks ambtelijke bijstand toe
Periode / jr 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
1ste kwrt. 89,53 126,00 56,50 13,00 96,28 26,87 37,09 2de kwrt. 118,51 77,49 66,75 43,25 64,80 82,00 81,90 3de kwrt. 85,47 58,03 41,87 18,78 16,40 15,95 47,73 4de kwrt. 122,50 38,50 62,07 99,15 51,77 37,52
spec.uren 77,25 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00 13,00
totaal 493,26 302,52 227,19 174,18 229,25 162,34 179,72 0,00 percentage. 40,60% 24,90% 18,70% 18,05% 23,76% 16,82% 18,62% 0,00%
3
3. Overige Kengetallen.
Onderstaand ziet u een overzicht van de belangstelling en betrokkenheid van burgers bij de commissie en raadsvergaderingen. Het is een van de incatoren die inzicht geeft in de
“afstand” tussen burger en politiek.
De eerste tabel geeft de resultaten van dit jaar per kwartaal, de tweede tabel geeft de resultaten per jaar beginnend bij 2004.
Overzicht per kwartaal van het lopend jaar.
1ste kwartaal. 2de kwartaal 3de kwartaal 4de kwartaal
publiek spreekr.. publiek spreekr.. publiek spreekr.. publiek spreekr..
Raad 61 33 1 38 0
Burgers 41 0 21 4 7 1
Ruimte 60 6 39 4 8 3
AZ&C 7 0 2 0 0 0
Totaal 169 6 95 9 53 4 0 0
Het aantal insprekers ligt gemiddeld rond de 0,8 per vergadering,
Het aantal belangstellenden ligt gemiddeld rond de 11,3 per vergadering, Overzicht per jaar.
2004 2005 2006 2007 2008 2009
publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ spr.r.
Raad 181 218 299 119 164 132 1
Burgers 59 9 75 6 88 5 70 2 66 9 69 5
Ruimte 285 31 218 14 396 27 201 12 116 6 107 13
AZ&C 20 6 24 3 26 4 17 3 15 2 9 0
Totaal 545 46 535 23 809 36 407 17 361 17 317 19
Gemiddeld 13,97 1,48 13,05 0,72 21,29 1,33 11 0,82 8,8 0,6 11,74 0,83 Onderstaand kengetallen inzake de vergadertijd van commissies en raad.
Gemiddelde vergadertijden Algemeen 2:51
Raad 2:38
Burgers 3:10 Ruimte 3:21 AZ&C 2:15
De gemiddelde vergadertijd ligt net onder de 3 uur.
4. Financiën
De onderstaande tabel geeft een overzicht van kosten per kwartaal uitgesplitst naar diverse onderdelen.
Beschikbaar 1e kwart. 2e kwart. 3e kwart. 4e kwart. Resteert Raad (Exc./Congr/Alg. Uitg.) * 6300,00 865,35 4379,14 2080,81 -1025,30
Commissies (Excursies)* 5070,00 0,00 0,00 0,00 5070,00
Studiedagen (pers.+ cie's) * 3790,00 0,00 0,00 0,00 3790,00
Sub-totaal 15160,00 865,35 4379,14 2080,81 0,00 7834,70
Verg. burger cie-leden 5750,00 770,90 415,10 118,60 4445,40
Verg. notulisten 15100,00 4091,15 4593,80 2441,07 3973,98
Rekenkamercommissie 20000,00 5000,00 5000,00 5000,00 5000,00 0,00 Totaal generaal 56010,00 10727,40 14388,04 9640,48 5000,00 16254,08
4
* = kosten zoals geboekt in dat kwartaal.
Overige kosten zijn vaste kosten en werkelijk gemaakte kosten in dat kwartaal Presentie burgercommissieleden 2009: ca 58%
5. Activiteiten komende kwartalen.
In het volgende kwartalen zullen, naast de reguliere werkzaamheden aan de volgende projecten aandacht worden besteed:
• Afronding nota Besluitvormingsprocessen
• Voorbereiding herbenoemingprocedure Burgemeester
• Inrichting raadzaal 2de verdieping
• Voorbereiding aanbestedingsprocedure accountantsdiensten de griffier,
C. Verborg
