BERAP GRIFFIE 2010 Periode: 2010.
De Berap bevat de volgende hoofdstukken.
1. Werkzaamheden en Activiteitenverslag
2. Urenverantwoording griffier, griffie, secretariaat en ambtelijke organisatie 3. Overige Kengetallen
4. Financiën
5. Activiteiten komende kwartalen
1. Werkzaamheden en Activiteitenverslag Reguliere werkzaamheden.
Deze zijn weergegeven in de vastgestelde functieomschrijving van de griffier en in werkafspraken.
Bijzondere werkzaamheden per kwartaal.
1e Kwartaal • Afronding nota Besluitvormingsprocessen
• Afronding herbenoemingprocedure Burgemeester
• Gemeenteraadsverkiezingen
• Voorbereiding inrichting raadzaal 2de verdieping
• Voorbereiding aanbestedingsprocedure accountantsdiensten 2e Kwartaal • Afronding herbenoemingprocedure Burgemeester
• Implementatie nieuwe gegevens a.g.v. gemeenteraadsverkiezingen
• Voorbereiding inrichting raadzaal 2de verdieping
• Kerntakendiscussie
• Voorbereiding introductieprogramma nieuwe raadsleden 3e Kwartaal • Voorbereiding inrichting raadzaal 2de verdieping
• Kerntakendiscussie
• Introductieprogramma nieuwe raadsleden 4e kwartaal • Afronding inrichting Raadzaal
• Afronding Kerntakendiscussie
2. Urenverantwoording griffier, griffie, secretariaat en de ambtelijke organisatie.
2.1. Griffier
De urenbesteding ziet er als volgt uit:
Beschikbare Regulier Bijzonder Overleggen Improductief Totaal Kwartalen formatie (incl RKC) intern & extern
1 468,00 191,25 134,00 50,25 88,25 463,75
2 468,00 238,00 28,25 42,00 138,25 446,50
3 468,00 251,75 12,00 51,00 172,50 487,25
4 468,00 301,25 28,00 59,25 103,25 491,75
Jaartotaal 1872,00 982,25 202,25 202,50 502,25 1889,25
De kolom “Improductief” heeft betrekking op de volgende onderdelen:
(Collectief) Improductief, Feestdagen, Verlof/Vakantie/Buitengewoon verlof, Ziekteverzuim, Studie/training, Informatievoorziening en Planning en Control
De kolom “Overleg intern & extern” heeft betrekking op het overleg met de burgemeester, de secretaris, de directie, het management, overleg DAS en de griffiersbijeenkomsten Helmond/SRE.
2
2.2. Griffie en secretariaat
Deze zijn weergegeven in de volgende tabel.
Beschik- Griffie+plv Griffie+plv. Griffie Perc. Perc. Secre- bare Regulier Bijzonder totaal t.o.v. t.o.v. tariaat
formatie Regulier totaal Griffie
1e kwart. 468,00 198,75 134,00 332,75 42,47% 71,10% 17,00 2e kwart. 468,00 245,00 28,25 273,25 52,35% 58,39% 59,25 3e kwart. 468,00 257,75 12,00 269,75 55,07% 57,64% 41,75 4e kwart. 468,00 319,25 28,00 347,25 68,22% 74,20% 55,00 Totalen 1872,00 1020,75 202,25 1223,00 54,53% 65,33% 173,00
Reguliere werkzaamheden.
De plv. griffier heeft in 2010 voor 38,5 uur de griffier vervangen (vgl. de kolommen
“Griffier Regulier” en “Griffie+plv." Regulier” van resp. tabel in 2.1. en in 2.2.).
Bijzondere werkzaamheden
Voor deze werkzaamheden heeft de plv. griffier de griffier niet vervangen (vgl. de
kolommen “Griffier bijzonder” en Griffie + plv. Bijzonder” van resp. tabel in 2.1. en in 2.2.).
Productieve uren.
Het aantal homogeen productieve uren ligt rond de 65%.
De reguliere werkzaamheden zijn ca 55 % van de productieve uren.
2.3. Urenverantwoording ambtelijke bijstand.
Onderstaande tabel geeft de uren aan die besteed aan ambtelijke bijstand per kwartaal en per jaar.
De verordening laat maximaal 965 uur jaarlijks ambtelijke bijstand toe
Periode / jr 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
1ste kwrt. 89,53 126,00 56,50 13,00 96,28 26,87 37,09 58,22 2de kwrt. 118,51 77,49 66,75 43,25 64,80 82,00 81,90 77,60 3de kwrt. 85,47 58,03 41,87 18,78 16,40 15,95 47,73 34,63 4de kwrt. 122,50 38,50 62,07 99,15 51,77 37,52 70,98 68,55
spec.uren 77,25 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00 13,00 0,00
totaal 493,26 302,52 227,19 174,18 229,25 162,34 250,70 239,00 percentage. 40,60% 24,90% 18,70% 18,05% 23,76% 16,82% 25,98% 24,77%
3. Overige Kengetallen.
Onderstaand ziet u een overzicht van de belangstelling en betrokkenheid van burgers bij de commissie en raadsvergaderingen. Het is een van de incatoren die inzicht geeft in de
“afstand” tussen burger en politiek.
De eerste tabel geeft de resultaten van dit jaar per kwartaal, de tweede tabel geeft de resultaten per jaar beginnend bij 2005.
Overzicht per kwartaal van het lopend jaar.
1ste kwartaal. 2de kwartaal 3de kwartaal 4de kwartaal
publiek spreekr.. publiek spreekr.. publiek spreekr.. publiek spreekr..
Raad 182 0 24 2 11 0 35 2
Burgers 9 2 2 1 0 0 41 1
Ruimte 30 1 39 5 34 5 16 1
AZ&C 0 0 4 0 2 0 4 0
Totaal 221 3 69 8 47 5 96 4
Het aantal insprekers ligt gemiddeld rond de 0,7 per vergadering, Het aantal belangstellenden ligt gemiddeld rond de 15 per vergadering.
3
Overzicht per jaar.
2005 2006 2007 2008 2009 2010
publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ. spr.r. publ spr.r.
Raad 218 299 119 164 183 3 252 4
Burgers 75 6 88 5 70 2 66 9 97 6 52 4
Ruimte 218 14 396 27 201 12 116 6 149 20 119 12
AZ&C 24 3 26 4 17 3 15 2 12 0 10 0
Totaal 535 23 809 36 407 17 361 17 441 29 433 20
Gemiddeld 13,05 0,72 21,29 1,33 11 0,82 8,8 0,6 12,25 0,91 14,93 0,69 Onderstaand kengetallen inzake de vergadertijd van commissies en raad.
Gemiddelde vergadertijden Algemeen 2:55
Raad 2:23
Burgers 2:53 Ruimte 3:30 AZ&C 2:34
De gemiddelde vergadertijd ligt op ca 2 uur en 55 minuten.
4. Financiën
De onderstaande tabel geeft een overzicht van kosten per kwartaal uitgesplitst naar diverse onderdelen.
Beschikbaar 1e kwart. 2e kwart. 3e kwart. 4e kwart. Resteert Raad (Exc./Congr/Alg. Uitg.) * 8500,00 23,00 7926,35 396,77 1587,50 -1433,62 Commissies (Excursies)* 1000,00 0,00 0,00 210,08 0,00 789,92 Studiedagen (pers.+ cie's) * 500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 500,00
Sub-totaal 10000,00 23,00 7926,35 606,85 1587,50 -143,70
Verg. burger cie-leden 3900,00 242,20 1877,05 968,80 1816,50 -1004,55 Vergoeding. Notulisten 15400,00 3337,54 2763,35 1866,15 3806,32 3626,64 Rekenkamercommissie 20000,00 5000,00 5000,00 5000,00 5000,00 0,00 Totaal generaal 49300,00 8602,74 17566,75 8441,80 12210,32 2478,39
* = kosten zoals geboekt in dat kwartaal.
Overige kosten zijn vaste kosten en werkelijk gemaakte kosten in dat kwartaal Presentie burgercommissieleden
2007: 65,97 %, 2008: 51,19 %, 2009: 38,35 %, 2010: 74,31 % Overschrijdingen
• Raadskosten, met name veroorzaakt door afscheid raadsleden en introductieprogramma nieuwe raadsleden
• Vergoeding Burgercommissieleden: niet alleen is het aantal burgercommissieleden toegenomen, maar ook is de deelname aan vergaderingen toegenomen.
5. Activiteiten komende kwartalen.
In het volgende kwartalen zullen, naast de reguliere werkzaamheden aan de volgende projecten/activiteiten aandacht worden besteed:
• Afronding Audiovisuele hulpmiddelen raadzaal.
• Voorbereiding opvolging Griffier
• Opzet dynamische termijnkalender 2011 e.v. jaren
de griffier, Asten, februari 2011
C. Verborg
