Bijlage 2: Inventarisatielijst bedrijfsprocessen Healthclub Leeuwarden

(1)

Directie Clubmanager Fitness coördinatorGroepsfitness coördinatorFacilitaire ZakenFront Desk coördinatorSalesKidsclub coördinator TechniscSchoonmaakFront Desk medewerkersFitness instructeursGroepsfitness instructeursKidsclub medewerkers

Administratie

Bron: Intern document

(2)

1 Bijlage 2: Inventarisatielijst bedrijfsprocessen Healthclub Leeuwarden

Algemene Zaken

- Urenverantwoording - Klachtenprocedure

Front Desk

- Opstarten van de Front Desk - Ontvangst bezoeker

- Toegangscontrole - Clubpas beheer - Communicatie

- Reserveren (leden, groepsleden)

- Verhuur (activiteiten, DVD, evt. materialen) - Verkoop van artikelen

- Afsluiten van Front Desk - Ledenadministratie - Kasbeheer

- Rapportages - Retentietabellen

De afdeling Sales - Intakegesprekken - Inschrijvingen

- Wijziging en opzegging abonnement - 2nd-try bellen

- Open dagen

- Promotiewerkzaamheden - Acties

Horeca (verkoop van drank, eten) - Verkoopprocedure - Kasprocedure - Inkoopprocedure - Voorraadbeheer - Controle

Fitness

- Begin dagdienst - Begeleiden van leden

- Intake trainingen en trainingsschema’s - Herziening trainingsschema’s

- Instructielessen PowerPlate - Geven van buikspiertrainingen

- Schoonmaken en technisch onderhoud

- Einde van avonddienst

(3)

Groepsfitness

- De uitvoering - Het rooster

- Kwaliteitswaarborging en opleidingen

De Kidsclub

- Ontvangst van kind - Ophalen van kind - Afsluiten van Kidsclub

- Rapportage en personeelsbezetting

De facilitaire zaken

- De technische dienst - Schoonmaak

Afdeling P & O - Instroomproces

o Selectieprocedure

o Sollicitatiegesprekken en aanstelling o (Opstellen arbeidsovereenkomst) o Aanmaken account in KuBus

o (Administratieve verplichtingen bij indienstneming) - Uitstroomproces

o Einde van het dienstverband

o Signaleren aflopen van de arbeidsovereenkomst - Ziekteverzuimbeleid

- Inwerkprocedure - Opstellen werkroosters - Afdelingsdoelstellingen - Beoordelingsgesprekken - Opleidingen

- Begeleiden stagiaires

- (Personeelsadministratie)

- (Salarisadministratie)

(4)

3 Bijlage 3: Vragenlijst

Te bespreken onderwerpen:

- Reden van het interview - Tijdsduur

Opbouw interview:

- Algemeen

- Procedure of proces (soll) - Problemen

Informatie

- Beschrijven processen - Ter controle naar jou?

Bedrijfsproces: Intake trainingen en trainingsschema’s Wanneer gehouden + hoeveel?

Hoe wordt instructeur ingelicht over de intaketraining?

Activiteiten tijdens de intake? Welk formulier?

(Doelstelling, groepsles promoten, lichaamsanalyse, huisarts, uitleg cardio, trainingsschema, archivering)

Activiteiten afloop 1

^e

intake?

(afspraak 2

^e

intake)

Activiteiten 2

^e

intake?

(uitleg kracht, vaststellen gewichten, registratie + archivering trainingsschema) Werkwijze trainingsschema?

Procedure bij gast (introducé)?

Problemen

(5)

Bijlage 4: Intake trainingen

Met elk nieuw lid van Healthclub Leeuwarden wordt een afspraak gemaakt door de Front Desk medewerker voor intakegesprekken met een fitnessinstructeur. In de agenda kan de fitnessinstructeur zien welke intakegesprekken hij/zij moet voeren.

Bij het eerste intakegesprek komt het lid in sportkleren naar de fitnessbalie waar een fitnessinstructeur het lid meeneemt naar de Intakeruimte bij de spinning zaal. Het lid wordt vervolgens in het programma Fitlinxx aangemaakt. Het Fitlinxx programma zorgt voor een registratie van de sportactiviteiten van het lid.

De volgende onderwerpen worden tijdens het intakegesprek besproken:

- Doelstelling van het lid - Andere sporten

- Fysieke gesteldheid (blessures en/of ziektes)

Aan de hand van de antwoorden op deze vragen wordt een trainingsplan opgesteld voor het lid.

Vervolgens meet de fitnessinstructeur het vetpercentage, de bloeddruk en wordt er een fittest afgenomen. Na de testen wordt het lid meegenomen naar de fitness zaal voor de 1

^e

instructietraining. De fitnessinstructeur laat het lid bij de 1

^e

instructietraining een Fitness programma volgen. Vervolgens wordt de cardio apparatuur uitgelegd aan het lid en laat de fitness instructeur het lid een cardio training volgen. In totaal neemt de instructietraining 1 uur in beslag.

De tweede instructietraining wordt ook door de Front Desk medewerker in de agenda van de fitness ingepland. Het lid meldt zich bij de fitness balie. De training begint met een warming- up. Vervolgens wordt er weer een Fitness programma gevolgd met aansluitend een cardio training. De tweede instructietraining neemt ook weer ongeveer 1 uur in beslag.

De fitnessinstructeur maakt vervolgens een afspraak voor een derde en vierde intakemoment.

Bij de 3

^e

en 4

^e

intaketraining meldt het lid zich wel bij de fitness balie, maar gaat vervolgens

zelfstandig trainen. De fitnessinstructeur blijft wel beschikbaar voor vragen.

(6)

5

Start

1 Inzien agenda Agenda

2 Lid ontvangen

3

Aanmaken lid Fitlinxx

4 Opstellen trainingsschema

5 Verrichten +

registratie metingen

Fitlinxx

6 Fitness training

7 Cardio training

Intake trainingen

8 Ontvangst lid 2e

intake

9 Warming-up

begeleiden

10 Begeleiden fitness

en cardiotraining

Einde

Fitlinxx

(7)

Nr. Functionaris Omschrijving

1. Fitnessinstructeur • De Fitnessinstructeur kijkt in zijn agenda om zijn afspraken te controleren

2. Fitnessinstructeur • Het lid wordt ontvangen door de Fitnessinstructeur en meegenomen naar de Intake ruimte

3. Fitnessinstructeur • De fitnessinstructeur maakt een account aan voor het lid in Fitlinxx

4. Fitnessinstructeur • Aan de hand van de doelstellingen van het lid en de resultaten van het gesprek stelt de fitnessinstructeur een trainingsprogramma op voor het lid

5. Fitnessinstructeur • De fitnessinstructeur meet het vetpercentage, de bloeddruk en neemt een fittest af bij het lid

6. Fitnessinstructeur • De fitnessinstructeur begeleidt het lid bij het fitnessen en legt het gebruik van de apparatuur uit

7. Fitnessinstructeur • De fitnessinstructeur begeleidt het lid bij het gebruik van de cardio apparatuur en legt het gebruik van de apparatuur uit 8. Fitnessinstructeur • De fitnessinstructeur controleert aan het begin van zijn dienst