functiebeschrijving en selectiereglement
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Bevorderingsprocedure binnen het niveau
Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO)
zoekt een
Senior Laborant Expert Kwaliteitscoördinator
Statutair Niveau: B Rang: B311
Graad: Senior Hoofddeskundige Met standplaats: Melle Vacaturenummer: 4037
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
1 DE VACATURE IN HET KORT
Het Instituut voor Landbouw- en Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) zoekt een Senior Hoofdlaborant Kwaliteitscoördinator voor hun afdeling Technologie en Voeding. Ben jij een organisatietalent met een passie voor het implementeren van structuur en kwaliteit. Iemand met een groot verantwoordelijkheidsgevoel die energie haalt uit het werken met mensen. Lees dan zeker verder!
2 FUNCTIECONTEXT
Het Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) verricht multidisciplinair, baanbrekend en onafhankelijk onderzoek gericht op duurzame landbouw en visserij in economisch, ecologisch en maatschappelijk perspectief. Gebaseerd op dit onderzoek, bouwt ILVO fundamentele en toegepaste kennis op die nodig is voor de verbetering van producten en productiemethoden, voor de bewaking van de kwaliteit en de veiligheid van de eindproducten en voor de verbetering van beleidsinstrumenten als basis van sectorontwikkeling en plattelandsbeleid.
De uitdagingen of vraagstukken die binnen ILVO aangepakt worden zijn zeer divers en complex: als instituut is het van vitaal belang om over een gemotiveerd, multidisciplinair team te kunnen beschikken waarbinnen elke medewerker ten volle zijn talenten kan ontplooien. Dit maakt dat we verschillende carrièrepistes hebben waarbinnen medewerkers kunnen groeien geleid door hun potentieel en ambitie.
Jonge onderzoekers (masters en doctorandi) krijgen de mogelijkheid om in een breed gamma van onderzoeksdisciplines baanbrekend werk te verrichten. Naast een loopbaan als onderzoeker bieden wij een grote variatie aan technische en ondersteunende functies in verschillende domeinen: management, informatici, veldwerkers, technici, ingenieurs, dierenartsen, laboratoriumtechnologen, financiële medewerkers, administratieve medewerkers, …
Werken binnen een onderzoeksinstelling is ook werken aan jezelf: ILVO hecht veel belang aan de ontwikkeling van de medewerkers en biedt voldoende ruimte voor het aanleren van nieuw technieken of procedures door opleidingen, stages en netwerken.
Werk en privéleven op een evenwichtige manier combineren verhoogt het welzijn van medewerkers. ILVO heeft als werkgever oog voor deze balans en voorziet heel wat flexibiliteit, onder meer door glijdende werktijden en 35 vakantiedagen per jaar bovenop de Belgische en Vlaamse feestdagen.
3 TAKENPAKKET
3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE
Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren.
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN
Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan:
Resultaat Voorbeelden van activiteiten
Voorbereiding
De eigen werkzaamheden inhoudelijk
voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel ervoor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen.
- Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten met de bijhorende deadlines en stelt op basis hiervan een eigen werkplan op die het mogelijk maakt alle deadlines te respecteren
- Je wint voorafgaandelijk informatie in ter verduidelijking van de opdracht
- Je contacteert klanten en informeert bij de diverse laboverantwoordelijken van de kwaliteitsafdeling en de laboratoria van de kwaliteitsafdeling teneinde overkoepelende
- Je voert voorbereidende administratieve taken uit; zoals bvb. opmaken van sjablonen voor het opstellen van diverse offertes, opmaken
sjablonen tijdsbesteding en vragen referentiewerking
- Je verricht voorbereidend studie- en opzoekwerk
- Je doet alle voorbereidingen voor het jaarlijkse Belgische symposium voor
levensmiddelenmicrobiologie. (Bvb. opmaak uitnodiging, inschrijvingen, sponsors
contacteren,…) Uitvoering
Diverse activiteiten inherent aan de eigen
specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit.
- Je staat in voor het verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke gegevens, zoals de gegevens nodig voor het opmaken van offertes , presentaties nodig voor het organiseren van opleidingen en workshops; gegevens voor de KPI’s, management review en meetbare doelstellingen, database klanten, klantenbevraging, …
- Je neemt de lead bij overkoepelende kwaliteitsgerelateerde issues (vb. criteria balansen, pipetten, ….)
- Je maakt administratieve documenten aan zoals documenten die deel uitmaken van het management systeem van de ISO 17025/ ISO 17043 geaccrediteerde labos’ op T&V370 , offertes,…
- Je hebt verantwoordelijkheid over het algemeen document beheersysteem van de kwaliteitsafdeling
- Uitvoeren van de technische interne audits en de systeem audit op andere ILVO sites binnen de ISO 17025 - ISO 17043 geaccrediteerde kwaliteitsafdeling.
- Centrale verantwoordelijkheid voor de
coördinatie en de organisatie van het jaarlijkse
Belgische symposium voor levensmiddelenmicrobiologie Rapporteren
Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen om het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen.
- Je maakt de nodige activiteitenverslagen op - Je signaleert knelpunten en/of uitzonderlijke
waarnemingen of gebeurtenissen
- Je houdt een agenda bij van de uitgevoerde taken en outputindicatoren
- Je rapporteert en informeert over gewijzigde documenten van het management systeem van de kwaliteitsafdeling
- verslaggeving stafvergaderingen QA Beheer van materiaal en/of gegevens
Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en
werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens.
- Je verzorgt een documentatiebeheersysteem, namelijk het kwaliteitshandboek en de daarbij horende documenten, alsook het klasseren en archiveren van de kwaliteitsdocumenten - Je beheert de gecertificeerde thermometers en
gewichten van de kwaliteitsafdeling - Je houdt toezicht op de naleving van de
kwaliteitssysteem Informeren
Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel ervoor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan.
- Je beantwoordt vragen en verstrekt advies aan klanten
- Je staat in voor het organiseren van en/of technisch of vakinhoudelijk ondersteunen van de dienst in overleg met leidinggevende: bv.
ondersteunen en meewerken aan organisatie van symposia, workshops en studiedagen - Je verleent assistentie bij het gebruik van
gespecialiseerde systemen
- Je verspreidt documentatie en voorschriften naar interne en/of externe klanten
- Je neemt deel aan vergaderingen,
werkgroepen, stuurgroepen, allerhande bv.
stafvergaderingen kwaliteit, ILVO werkgroep certificering, ILVO werkgroep ICT, …
- Je verzorgt de jaarlijkse
kwaliteitsvergaderingen en geeft indien nodige
- Je geeft uitleg rond procedures, regelgeving, dienstnota’s,aan (nieuwe) personeelsleden en bent verantwoordelijk voor de algemene opleiding van personeelsleden (nieuw) in de kwaliteitsafdeling
Kennis m.b.t. het vakgebied
Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren.
- Je leest vakliteratuur, je woont studiedagen bij en volgt gespecialiseerde opleidingen (bvb.
workshops ILVO, werkgroep certificering,…) - Je doet aan informatie-uitwisseling met
vakgenoten (bvb. via ILVO werkgroep certificering)
- Je kent de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied en volgt deze op
- Je kent de reglementering binnen het accreditatiesysteem ISO 17025/ISO 17043/ISO 14001 en volgt deze op
4 PROFIEL
4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden:
1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen ILVO in de graden van de rangen B2 en B1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen ILVO én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking en je wordt betaald in een salarisschaal in de graden van de rangen B2 en B1
2) Je bent werkzaam in B2 en hebt op de uiterste inschrijvingsdatum 8 jaar relevante beroepservaring in laboratoriumtechnieken voedseltechnologie.
3) Je bent werkzaam in B1 en hebt op de uiterste inschrijvingsdatum 12 jaar relevante beroepservaring in laboratoriumtechnieken voedseltechnologie.
4) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende.
Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijken Josephine Keerman, Josephine.Keerman@ascento.be, 09 243 88 66 of Inge Peeters, Inge.Peeters@ascento.be, 0497 16 79 94.
4.2 COMPETENTIES
4.2.1 Technische competenties
• Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren.
• Basiskennis van laboratoriumtechnieken voedseltechnologie, meer bepaald extractiemethoden, DNA en eiwit detectietechnologie, chemische analyses zoals bvb HPLC-/MS-gebaseerd
• Grondige kennis van ISO 17025 accreditatie en ervaring met het opstellen/wijzigen/publiceren van kwaliteitsdocumenten, het implementeren van noodzakelijke wijzigingen van papier naar praktijk/in het labo, het formuleren van voorstellen ter verbetering/verhoging van de efficiëntie van
laboratorium analyses en activiteiten.
• .Ervaring met het coördineren van overkoepelende en complexere opdrachten, waarbij verbanden en samenwerkingen opgezet worden, met zowel internen als externen, en met het geven van presentaties teneinde een tussentijdse stand-van-zaken of finale output over te brengen naar de verschillende betrokkenen.
4.2.2 Persoonsgebonden competenties
• Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1)
• Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2)
• Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2)
• Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2)
• Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2)
• Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2)
Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN
Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:
▪ Je voldoet aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde.
▪ Je bent geslaagd voor de selectieprocedure.
▪ Je bent ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd.
▪ medisch geschikt zijn voor deze functie
▪ je bevindt je in dienstactiviteit.
▪ Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen.
5 AANBOD
• Je wordt bevorderd in de graad van senior hoofddeskundige (rang B3) met de bijbehorende salarisschaal B311.
• Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.VI 36).
• De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing.
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid?
www.werkenvoorvlaanderen.be
6 SELECTIEPROCEDURE
6.1. MODULE 1: EERSTE SCREENING
6.1.1. CV-screening op basis van formele deelnemingsvoorwaarden
Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet.
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure.
De cv-screening vindt plaats in de week van 6 september (datum onder voorbehoud).
6.1.2. Voorselectie op basis van standaardvragenlijst
Vanaf 3 kandidaten die doorstromen uit de CV screening kan een voorselectie op basis van standaardvragenlijst georganiseerd worden.
Door middel van een standaardvragenlijst beoordeelt een selectieverantwoordelijke je kandidatuur op volgende criteria:
• Eerste toetsing van je motivatie voor de functie
• Relevantie van de ervaring of opleiding
• Eerste toetsing van je inzicht in de functie en organisatie
De beoordeling gebeurt in de week van 6 september 2021 (datum onder voorbehoud).
Deze voorselectie is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende module. Bij gelijkheid van scores kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze voorselectie, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.).
6.2. MODULE 2: SCREENING PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Door middel van een interview en een persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende competenties bevraagd:
• Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1)
• Samenwerken (niveau 1)
• Analyseren (niveau 1)
• Klantgerichtheid (niveau 1)
• Plannen & organiseren (niveau 1)
• Zorgvuldigheid (niveau 2)
Deze module vindt plaats samen met module 3.
6.1 MODULE 3: FUNCTIESPECIFIEKE SCREENING
Op basis van een jurygesprek (met case) beoordelen afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke volgende criteria:
• Je technische competenties
• Je gedragscompetenties
• Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie
Deze module is eliminerend en vindt samen met module 2 plaats in de kantoren van ILVO in de week van 13 september 2021 (onder voorbehoud).
Op basis van het verkregen totaalbeeld (bij de resultaten van module 2 en 3) word je ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie?
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature.
6.2 NIET NODELOOS HERTESTEN
Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe ‘niet nodeloos hertesten’ in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen.
7 HOE KUN JE SOLLICITEREN?
Solliciteer ten laatste op 3 september 2021 via het online formulier op www.werkenvoorvlaanderen.be . Je sollicitatie moet in het Nederlands gebeuren om geldig te zijn en beoordeeld te kunnen worden.
Kan je niet online solliciteren? Vraag dan een sollicitatieformulier op via public@ascento.be of telefonisch op T 0497 16 79 94. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier dan via mail naar public@ascento.be of per post naar: Ascento t.a.v. Josephine Keerman, Bellevue 5/5, 9050 Ledeberg.
Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het online sollicitatieformulier ten laatste op de uiterste sollicitatiedatum hebt ingediend (zo nodig met een kopie van je diploma).Voor papieren sollicitaties geldt de datum van de poststempel als bewijs.
8 VRAGEN
Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud, de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met:
Inge Peeters
Managing consultant inge.peeters@ascento.be 0497 16 79 94
Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op www.werkenvoorvlaanderen.be
9 FEEDBACK
Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind september 2021 (datum onder voorbehoud).
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar public@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer.
