Vraag nr. 151 van 23 mei 2001
van de heer MARINO KEULEN
Vlaamse huisvestingsmaatschappij – Overd r a ch t verzekeringsportefeuille
Door problemen met de wetgeving op de controle van de verzekeringsondernemingen zag de V l a a m-se Huisvestingsmaatschappij (VHM) zich geplaatst voor een verplichte keuze inzake het afsluiten van s c h u l d s a l d o v e r z e k e r i n g e n . Meer bepaald moest worden gekozen tussen zich laten registreren als verzekeraar, of het afstoten van de portefeuille. De VHM koos voor deze laatste optie.
Vanaf januari 2000 werkt de VHM daarom samen met DVV deze schuldsaldoverzekeringen. B l i j k-baar kwam DVV als financieel gunstigste bod uit de laatste zes dossiers die terzake werden inge-diend.
1. Op basis van welke criteria werd voor DVV ge-kozen ?
2. Werden alle inschrijvers gehoord om hun bod toe te lichten ?
3. Werden de geldende regels inzake openbare aanbestedingen gevolgd ?
4. Was het lastenboek naar behoren en voldoende gedetailleerd opgesteld ?
5. Werden alle inschrijvers van de beslissing op de hoogte gebracht, alsook van de motivering waarom voor DVV werd gekozen ?
Antwoord
Voor het afstoten van de portefeuille schuldsaldo-verzekeringen heeft de VHM de volgende werkwij-ze gevolgd : in een eerste fase werd een gunnings-procedure georganiseerd voor de selectie van een consultant die de VHM zou begeleiden bij het uit-werken van een gunningsprocedure.
De opdracht van de consultant werd als volgt be-schreven in het lastenboek dat voor die gunnings-procedure werd opgesteld : "Advies verlenen aan en begeleiden van de Vlaamse Huisvestingsmaat-schappij bij het concipiëren en uitwerken van een gunningsprocedure voor de overdracht van een schuldsaldoverzekeringsportefeuille en de ontwik-keling van een gelabeld product ; begeleiding tij-dens en tot bij de voleindiging van de overdracht."
De opdracht van de consultant werd daarbij onder-verdeeld in vier deelopdrachten.
Deelopdracht 1 : Advies verstrekken bij de prakti-sche overdracht van een verzekeringsportefeuille en de ontwikkeling van een gelabeld product Advies bij de ov e rd r a cht van de verze k e r i n g s p o r t e -feuille
– Voorstellen doen omtrent het verloop en de or-ganisatie van de overdracht
– Analyse van de bestaande portefeuille (accepta-tiepolitiek, schadebeheer, productie)
– Controle en evaluatie van de boekhoudige sa-menstelling van de verzekeringskas, nagaan of de boekhouding een volledig en getrouw beeld weergeeft van de reële toestand, met hierbij een bijzondere aandacht voor de wiskundige reser-ves
– Studie van de mogelijke boekhoudkundige im-p l i c a t i e s. Eventueel integratie van dit element in het lastenboek met betrekking tot de gunning van de tweede fase
– Het verlenen van advies in verband met alle preliminaire kwesties aangaande de hierboven aangegeven problematiek : mogelijk rijzen nog andere vragen die een antwoord behoeven alvo-rens de hierboven vermelde deeltaken kunnen worden aangevat
– Regelmatige rapportering over de geleverde prestaties (minimum veertiendaags)
Advies bij de ontwikkeling van een gelabeld product – Advies verstrekken over de verschillende mo-gelijkheden en, dit in het licht van de belangen van de instelling
– Het leggen van tussentijdse contacten met het oog op eventuele bijsturingen door de VHM – Geregelde rapportering over de geleverde
pres-taties (minimum veertiendaags)
– Samenstelling van een lastenboek conform de wetgeving op de overheidsopdrachten dat alle gegevens omvat die relevant zijn voor de over-name van de verzekeringsportefeuille van de V H M , alsook voor de ontwikkeling van het ge-labeld product conform de wet op de overheids-opdrachten
– Het leggen van tussentijdse contacten met het oog op eventuele bijsturingen door de VHM Deelopdracht 3 : Begeleiding bij de keuze van de inschrijver conform de wetgeving op de overheids-opdrachten, onder andere voor volgende punten. – Bij de evaluatie van de offertes van de
kandida-ten de instelling adviseren aan de hand van alle aanwezige en dienstige knowhow aangaande de sector en rekening houdende met alle potentia-liteiten aanwezig op de markt van de schuld-saldoverzekeringen
– Het leggen van tussentijdse contacten met het oog op eventuele bijsturingen door de VHM – Maandelijkse rapportering over de geleverde
prestaties
Deelopdracht 4 : Begeleiding bij de overdracht en bewaking bij de uitvoering van de overdracht, onder andere voor volgende punten.
– Ondersteuning geven bij de conversie van de bestaande polissen naar nieuwe overeenkom-sten met een zo groot mogelijke gelijkvormig-heid op onder meer verzekeringstechnisch vlak, en bij de financiële, boekhoudkundige en prak-tische operaties die met zo'n omzetting gepaard gaan
– Bewaking van de naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen alsook begeleiding van de VHM bij het totstandkomen van een voor deze financieel, operationeel en praktisch zo gunstig mogelijke overdracht, waarbij de be-langen van de instelling maximaal worden ge-vrijwaard
– Het leggen van tussentijdse contacten met het oog op eventuele bijsturingen door de VHM – Maandelijkse rapportering over de geleverde
prestaties
De volgende gunningscriteria werden gehanteerd bij de selectie van de consultant :
– het profiel en de ervaring van het team dat met de opdracht zal worden belast,
– de kostprijs,
– het voorgestelde concept, – de snelheid van uitvoering.
De consultancyopdracht werd gegund aan Buck Consultants (intussen opgeslorpt door E & Y Con-sulting).
In de tweede fase werden aldus de verschillende deelopdrachten uitgevoerd.
In eerste instantie heeft de consultant aan de hand van een aantal hypothesen (sterfte, financiële hy-p o t h e s e n , a c t u a l i s a t i e v o e t , verval van contracten, e x p l o i t a t i e k o s t e n , v e n n o o t s c h a p s b e l a s t i n g, s o l v a b i-l i t e i t s m a r g e ) , die trouwens ook werden goedge-keurd door de raad van bestuur, de embedded value berekend van de portefeuille.
Wat de nieuwe productie betreft, heeft de consul-tant dan een gelabeld product met bepaalde ken-merken voorgesteld aan de V H M . De doelstelling daarbij was dat het nieuwe tarief de Belgische wet-geving met betrekking tot de levensverzekeringsac-tiviteit diende te respecteren, maar vooral diende het nieuwe product sterk concurrentieel te zijn. E r werd dan ook een marktpositionering gedaan van het nieuwe product.
Na dat inleidend onderzoek werd een gunnings-dossier uitgewerkt.
Vooreerst werd de toepasselijkheid van de wetge-ving op de overheidsopdrachten onderzocht. Wa t luik 1 van de opdracht (overdracht van de verzeke-ringsportefeuille) betrof, werd vastgesteld dat die transactie het toepassingsveld van de wet van 24 december 1993 niet raakt, vermits die wet enkel slaat op overheidsopdrachten voor werken, l e v e-ringen en diensten onder bezwarende titel die rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het publiekrechtelijk orgaan en waarop voor de daaraan geleverde prestaties een vergoedings-plicht rust.
dienst-verlening geen enkele kostprijs of plicht tot presta-tie draagt.
Hoewel de wetgeving op de overheidsopdrachten niet van toepassing was, heeft de VHM ervoor ge-kozen om een procedure te hanteren die steunt op het gelijkheidsbeginsel, het effectief in concurren-tie plaatsen van de verschillende kandidaten en daadwerkelijke objectiviteit bij de vergelijking van de voorstellen van de verschillende kandidaten. De volgende procedure werd gevolgd.
Aankondiging "gunning" en aanvraag tot insch r i j -ving
De basisdoelstelling was een zo ruim mogelijke be-kendheid te geven aan de intentie van de V H M met betrekking tot de verkoop van de verzeke-ringsportefeuille en aan haar intentie om haar diensten als actief bemiddelaar aan te bieden. De bekendmaking werd als volgt uitgevoerd : – aankondiging in Bulletin der A a n b e s t e d i n g e n
en het Europees Publicatieblad ;
– aankondiging in vooraanstaande financiële dag-bladen : Financial Times ; Financieel Economi-sche Tijd ; Echo de la Bourse ;
– aanschrijven van een ruime selectie van verze-keraars actief op de Belgische verzekerings-markt (en toelating van de CDV) ;
– aanschrijven van een aantal verzekeraars mo-menteel niet actief op de Belgische markt of werkende in vrije dienstverlening op de Belgi-sche markt.
( C DV : Controledienst voor de Ve r zekeringen – red.)
De gunningsprocedure zelf is als volgt verlopen. Indienen aanvraag
De verzekeraars die geïnteresseerd waren in het dossier konden het document "Aanvraag tot in-schrijving" opvragen mits betaling van een inschrij-v i n g s p r i j s. De inschrij-verzekeraar diende dan op straffe van absolute nietigheid van de aanvraag zijn inte-resse met betrekking tot het voorstel mee te delen. Die interesse kon slaan op :
– alleen overname van de bestaande portefeuille,
– alleen en uitsluitend samenwerking voor de toe-komst,
– alleen interesse indien beide samen kunnen worden gerealiseerd,
– interesse in beide luiken afzonderlijk en teza-men.
Preselectie
Het doel van de preselectie was enkel die kandida-ten te behouden die manifest voldeden aan de ex-clusieve uitsluitingscriteria.
Die uitsluitingscriteria hadden betrekking op wet-telijke vereisten, kennis van de Nederlandse taal, financiële draagkracht en technische kennis. Tweede selectie
Bij de tweede selectie werd een beperkt lastenboek samengesteld waarbij voor :
– luik 1 in grote lijnen een beschrijving werd ge-maakt van de bestaande portefeuille ;
– luik 2 een beschrijving werd gegeven van het gelabeld product schuldsaldoverzekering. Voor luik 1 werden de volgende selectiecriteria met bijbehorende weging gehanteerd :
prijselementen : 80 ; samenwerkingsaspect : 20.
Voor luik 2 werden de volgende selectiecriteria met bijbehorende weging gehanteerd :
het product : 30 ;
de vergoedingselementen : 40 ; het samenwerkingsaspect : 30. Definitieve selectie
De geselecteerde kandidaten ontvingen een gede-tailleerd bestek aan de hand waarvan zij een bin-dend bod moesten indienen. Bovendien kregen de kandidaten de gelegenheid om tijdens een infor-matiesessie bijkomende vragen te stellen.
Het bindende bod voor luik 1 diende de volgende elementen te bevatten, die bovendien als selectie-criteria werden gehanteerd :
overeenkomst : 10.
Het bindende bod voor luik 2 diende de volgende elementen te bevatten, die bovendien als selectie-criteria werden gehanteerd :
het product : 30 ;
de vergoedingselementen : 30 ; het samenwerkingsaspect : 30 ; de overeenkomst : 10.
Zowel voor luik 1 als voor luik 2 bleek dat DV V Verzekeringen de meest gunstige offerte had inge-diend.
Omdat het prijselement van doorslaggevende aard (vooral wat luik 1 van de opdracht betrof) was bij de gunning, achtte de VHM het niet zinvol de kan-didaten te horen wier prijsvoorstel niet het meest gunstige bleek.
