OPENBAAR
Oordeel
Kenmerk: OPTA/EGM/2004/202913
Datum: 1 oktober 2004
1. Inleiding
Hierbij zend ik u het oordeel van het college van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit (hierna: het college) inzake de kwaliteit van de overkomstduur van brieven tot en met 100 gram en de onderliggende meetsystematiek, zoals TPG N.V. (hierna: TPG) die heeft
gerapporteerd over het jaar 2003. Het college is voornemens om dit oordeel integraal te publiceren. Het college is van oordeel dat hierin geen bedrijfsvertrouwelijke informatie is opgenomen. Gaarne verneemt het college binnen vijf werkdagen na dagtekening van het oordeel of dit gegevens bevat die door TPG als bedrijfsvertrouwelijk worden aangemerkt. 2. Oordeel
Het college is van oordeel dat TPG in 2003, met haar gerapporteerde kwaliteitscijfer van 96,1%, heeft voldaan aan de in het Besluit algemene richtlijnen post (hierna: Barp) opgenomen wettelijke norm voor de overkomstduur van brieven van 95%. Conform het Barp controleert het college jaarlijks de door TPG gehanteerde meetsystematiek om het kwaliteitscijfer van de overkomstduur van brieven te meten. Wat betreft de meetsystematiek constateert het college dat deze door TPG sinds 2000 sterk is aangepast en verbeterd. De meetsystematiek die TPG toegepast heeft om over de overkomstduur van 2003 te rapporteren, is naar het oordeel van het college deugdelijk.
3. Toelichting op het oordeel 3.1 Wettelijk kader
Op grond van het Barp1 dient TPG, als houder van de concessie, ervoor te zorgen dat losse brieven en
partijenpost brieven tot en met 100 gram met de standaard overnight service per kalenderjaar in tenminste gemiddeld 95% van de gevallen worden besteld op de dag, niet zijnde een zon- of officiële feestdag, volgende op de dag van aanbieding (onderdelen 2.18 en 2.19 van het Barp). Hierbij moet de concessiehouder op grond van onderdeel 2.19 van het Barp over elke maand metingen laten uitvoeren over deze poststromen door een onafhankelijke en daartoe deskundige instelling. In onderdeel 2.20 van het Barp is bepaald dat TPG vóór 1 april van het daarop volgende kalenderjaar de algehele uitkomsten van die onderzoeken aan het college moet overhandigen, vergezeld van een nauwkeurige omschrijving van de door de betrokken instelling toegepaste meetsystematiek. Het college controleert vervolgens op grond van onderdeel 2.20 van het Barp of de verrichte metingen deugdelijk zijn en of TPG aan de 95%-norm voldoet.
3.2 Oordeel rapportage TPG 2003 Gevolgde procedure
TPG heeft het college de rapportage “Kwaliteit overnight-service brieven 2003” bij brief van 29 maart 2004 (kenmerk: PA/04/U/031) doen toekomen. Het college heeft TPG vervolgens bij brief van 22 juni 2004 (kenmerk: OPTA/EGM/2004/201938) verzocht de rapportage over 2003 aan te vullen dan wel te verduidelijken, opdat het college over voldoende informatie beschikt om een oordeel te kunnen vellen. TPG heeft hierop geantwoord bij brief van 16 juli 2003 (kenmerk: 04/PA/U/094). Tevens hebben medewerkers van OPTA en TPG deze antwoorden besproken in een vooroverleg op 8 juli 2004. De rapportage en de brief met aanvullende informatie geven tezamen een volledig beeld van de door TPG gehanteerde meetsystematiek over het jaar 2003 en het voor 2003 gerapporteerde kwaliteitscijfer. Op basis van deze twee stukken heeft het college zijn oordeel gevormd.
Resultaat kwaliteit TPG 2003
TPG heeft in 2003 een kwaliteitscijfer voor de overkomstduur van brieven gerapporteerd van 96,1%. Het college concludeert dat TPG hiermee in 2003 heeft voldaan aan de in het Barp opgenomen wettelijke norm voor de overkomstduur van brieven van 95%.
Beschrijving meetsystematiek TPG 2003
Voor de meting van de gemiddelde overkomstduur van losse brieven worden zogenaamde proefbrieven verzonden. De verzending van deze brieven is gelijkmatig verspreid over de weken van het jaar en daarbinnen over de dagen van de week. Daartoe wordt het jaar ingedeeld in 13 perioden van 4 weken. Voor een periode van 4 weken wordt door een speciaal daartoe ontwikkeld computerprogramma precies gedefinieerd welke proefbrief door wie verzonden wordt en aan wie deze brief gericht is, en aan welke kenmerken die proefbrief voldoet. Dit houdt in dat proefbrieven via de rode tweelingbrievenbussen worden verstuurd, ruim voldoende verspreid, over het gehele land. Hierbij wordt aandacht besteed aan zaken als de wijze van adresseren, het gewicht, het formaat, weekdag van verzending en sorteergebied van verzending en ontvangst.
De meetresultaten van de losse brieven worden achteraf gewogen, aangezien de definiëring van de kenmerken van proefbrieven vooraf plaats vindt op basis van gegevens van het voorgaande jaar. Hierdoor zijn de kenmerken van de proefbrieven nooit volledig proportioneel met de verdeling van de kenmerken van de daadwerkelijk verzonden post in het betreffende jaar. Herweging heeft
plaatsgevonden naar maanden van het jaar, wijze van adressering, gewichtsklasse, weekdag, formaat, verzendende sorteercentra, ontvangende sorteercentra en tussen sorteercentra.
Voor de meting van de gemiddelde overkomstduur van partijen brieven worden proefbrieven tussen de partijenpost van grote afzenders gevoegd. De wijze van adresseren van deze proefbrieven dient zoveel mogelijk overeen te komen met de adresseringswijze van brieven van deze afzender. Het tussenvoegen geschiedt voordat aanbieding bij TPG plaatsvindt. Met een computerprogramma wordt nagegaan welke proefbrief naar wie is gestuurd. Bij deze metingen wordt aandacht besteed aan hoe brieven verzonden worden en wanneer. Kenmerken als het gewicht, het formaat, weekdag van verzending en
sorteergebied van verzending en ontvangst worden hierin ook meegenomen.
De meetresultaten van de partijen brieven worden eveneens achteraf gewogen. Herweging heeft plaatsgevonden naar maanden van het jaar, gewichtsklasse, klanten, weekdag, formaat, verzendende sorteercentra, ontvangende sorteercentra en tussen sorteercentra.
Tot slot worden de jaarcijfers voor losse brieven en voor partijen brieven gewogen aan de hand van hun respectievelijke volumeaandeel tot het totale jaarlijkse kwaliteitscijfer.
Openstaande punten uit het oordeel over 2002
a. Uitval proefbrieven
In de door TPG gehanteerde meetsystematiek vallen soms proefbrieven uit. Deze uitgevallen proefbrieven worden niet in de bepaling van het kwaliteitscijfer voor de overkomstduur meegenomen. Uitval kan verschillende redenen hebben (bijvoorbeeld proefbrieven waarover geen betrouwbare informatie over de ontvangstdatum beschikbaar is) en de kenmerken van de uitgevallen proefbrieven kunnen verschillen.
Opmerking oordeel 2002
TPG heeft in haar brief van 31 juli 2003 aangegeven dat “onderzoek heeft aangetoond dat de combinaties van kenmerken van proefbrieven die uitvallen, niet significant afwijken van de kenmerken van de totale hoeveelheid verzonden proefbrieven, zodat deze uitval statistisch gezien geen weerslag heeft op het gerapporteerde eindpercentage.” Het college heeft TPG verzocht bij de rapportage over 2003 resultaten van bovengenoemd onderzoek voor 2003 transparant te maken, inclusief de statistische onderbouwing. Het college heeft TPG hierbij verzocht een onderverdeling te maken naar de redenen van uitval van
proefbrieven. Reactie TPG 2003
TPG heeft in haar rapportage over 2003 de uitval van proefbrieven en de redenen hiervoor toegelicht. De uitval bij losse brieven bedraagt 13%, de uitval bij partijen brieven 8%. TPG stelt daarbij dat beide percentages vallen binnen de Europese norm van maximaal 25% uitval (EN 13850). TPG geeft in haar rapportage aan dat indien het zo mocht zijn dat de uitgevallen proefbrieven op relevante kenmerken afwijken van de overige proefbrieven, dat dan nog geen vertekend beeld kan ontstaan, omdat weging van het resultaat uitgevoerd is naar het werkelijk voorkomen van deze relevante kenmerken.
Oordeel college
Het college heeft kennisgenomen van de toelichting van TPG en de redenen voor uitval. Aangezien de wegingsfactoren van de kenmerken niet afhankelijk zijn van de uitval, is het college van oordeel dat door de herweging van het uiteindelijke meetresultaat naar de werkelijke kenmerken, hiermee het uiteindelijke overkomstduur-percentage correct is. Derhalve kan thans worden geconcludeerd dat de meetsystematiek van TPG deugdelijk is op dit punt.
b. Verdwenen proefbrieven
Een deel van de uitgevallen proefbrieven betreft verdwenen proefbrieven. Verdwenen proefbrieven zijn proefbrieven die om de een of andere reden niet bij de ontvanger
Oordeel 2002
TPG heeft aangegeven dat bij de metingen voor partijen brieven anders wordt omgegaan met verdwenen proefbrieven dan bij de metingen voor losse brieven. Bij losse brieven wordt een verdwenen proefbrief als “te laat” geregistreerd. Het college is van mening dat dit een correcte werkwijze is. Bij partijen brieven wordt een verdwenen proefbrief (die niet wordt teruggemeld) buiten de meting gehouden. Het college oordeelde dat deze werkwijze een vertekend beeld geeft van de werkelijkheid. Volgens TPG betreft dit slechts een klein en statistisch niet significant promillage en is deze werkwijze daarom naar het oordeel van de externe accountant acceptabel. Het college heeft TPG verzocht bij de rapportage van zijn meetsystematiek over 2003 een statistische onderbouwing te geven van het aantal verdwenen proefbrieven voor losse post en partijen post en de invloed hiervan op het gerapporteerde eindpercentage.
Rapportage 2003
TPG heeft in haar rapportage over 2003 aangegeven dat het verschil in omgaan met verdwenen proefbrieven inherent is aan de onderzoekssystematiek van beide meetbureaus. Bij de meting van losse brieven neemt het onderzoeksbureau namelijk contact op met de ontvanger om de
ontvangstdatum vast te stellen, terwijl bij de meting van partijen brieven de ontvanger zelf contact opneemt met het onderzoeksbureau om de ontvangstdatum door te geven. In de brief van 16 juli 2004 licht TPG dit als volgt toe. Bij de meting van partijen brieven kan de ontvanger als gevolg van deze systematiek, naast het niet ontvangen van een proefbrief, talloze persoonlijke redenen hebben voor het niet terugmelden van een proefbrief. Het onderzoeksbureau dat de metingen verricht geeft er daarom de voorkeur aan alle niet-teruggemelde brieven buiten de meting te houden. Het onderzoeksbureau is van mening dat de betrouwbaarheid van het overkomstduur-cijfer hierdoor minder wordt beïnvloed dan wanneer alle niet-teruggemelde proefbrieven als vertraagd zouden worden aangemerkt. TPG heeft op dit punt in de
Oordeel college
Gezien het dermate kleine percentage van verdwenen partijen brieven (een gedeelte van circa 0,2% van verkeerd bezorgde brieven), concludeert het college dat de invloed hiervan op het kwaliteitscijfer niet als significant kan worden beschouwd. Het college kan er derhalve mee instemmen dat de huidige meetsystematiek gehandhaafd blijft en concludeert dat de meetsystematiek van TPG op dit punt voldoet.
c. Herwegingen
Om ervoor te zorgen dat in de bepaling van het uiteindelijke kwaliteitscijfer alle kenmerken van proefbrieven conform de werkelijkheid vertegenwoordigd zijn, worden herwegingen (correcties) uitgevoerd op grond van de werkelijke verhoudingen van kenmerken van het gemeten jaar.
Opmerking oordeel 2002
TPG heeft in haar brief van 15 juli 2003 (kenmerk: 03/PA/U/105) aangegeven dat zij voornemens is om herwegingen onbenoemd te laten tenzij deze een significant effect hebben op het gerapporteerde kwaliteitscijfer. Aangezien TPG deze herwegingen toch ieder jaar uit dient te voeren om te onderzoeken of het een significant effect heeft op het kwaliteitscijfer, heeft het college TPG verzocht om alle herwegingen telkens in (een bijlage van) de rapportage te benoemen en in geval van een significant effect dit mee te nemen in het kwaliteitscijfer.
Reactie TPG 2003
TPG heeft over 2003 alle herwegingen uitgevoerd. Hierbij heeft TPG ook de herwegingen die geen significant effect hadden op het kwaliteitscijfer in de bijlage van de rapportage opgenomen.
Oordeel college
Het college is gelet op het vorenstaande van oordeel dat de meetsystematiek van TPG op dit punt voldoet.
d. Verdeling losse post aangeboden via loketten
Bij de verdeling van losse proefbrieven die via loketten worden aangeboden, wordt een onderverdeling gemaakt naar loketten van postkantoren, minipostagentschappen en servicepunten.
Opmerking oordeel 2002
TPG heeft aangegeven dat via onderzoek is vastgesteld dat de werkelijke samenstelling van losse brieven aangeboden aan loketten niet 40% via postkantoren, 40% via
meting van de overkomstduur van losse brieven in plaats van de tot dan toe gehanteerde schatting.
Reactie TPG 2003
TPG geeft in de begeleidende brief bij de rapportage van 2003 aan dat het college in haar oordeel over 2002 (brieven van 30 september 2003 met kenmerk OPTA/EGM/2003/203419 en 31 oktober 2003 met kenmerk OPTA/EGM/2003/204121) goedgekeurd heeft dat losse brieven aangeboden via de postvestigingen in de maanden januari t/m november niet hoeven te worden meegenomen, omdat deze post geen significant andere overkomstduur heeft dan de post via de rode brievenbus. Daarom heeft TPG de overkomstduur van brievenpost die via de loketten wordt aangeboden niet gemeten, zodat ook een weging naar soort postvestiging dus niet aan de orde is.
Oordeel college
Het college heeft in haar oordeel over 2002 van 30 september 2003 inderdaad ingestemd met het niet meten van de overkomstduur van brieven die worden aangeboden bij de postvestigingen in de maanden januari t/m november. Het college loopt vooruit op het beleidsvoornemen van de minister van EZ om de kwaliteitseisen voor de overkomstduur niet van toepassing te laten zijn op losse brieven die in december via de rode brievenbussen worden aangeboden. Dit beleidsvoornemen is opgenomen in het ontwerpbesluit van de wijziging van het Barp van 22 januari 2004. Hiervan uitgaande betekent dit dat in de maand december de kwaliteitseis voor de overkomstduur alleen geldt voor losse brieven die op de postvestigingen worden aangeboden. Hierdoor is de werkelijke samenstelling van losse brieven die bij postvestigingen worden aangeboden voor de maand december wel relevant. Na een vraag van het college hierover heeft TPG in haar brief van 16 juli 2004 aangegeven dat in de decemberperiode de werkelijke verdeling zoveel mogelijk benaderd wordt. Voor december 2003 betekent dit dat voor de losse proefbrieven een verdeling van 81%
postkantoren (inclusief postagentschappen) en 19% servicepunten wordt gehanteerd. Deze verdeling wijkt af van de eerder door onderzoek vastgestelde verdeling, omdat in de loop van 2003 het aantal servicepunten is toegenomen en het aantal postkantoren is afgenomen. Het college is van oordeel dat de meetsystematiek van TPG met deze benadering van de werkelijke verdeling voldoet.
Rapportage 2004 en EN 13850
In het kader van harmonisatie binnen de lidstaten van de Europese Gemeenschap is een Europese norm vastgesteld en goedgekeurd door het Europees comité voor normalisatie (CEN) voor de
meetsystematiek van de overkomstduur van post (EN 13850). In deze norm staat de meetsystematiek beschreven zoals deze geldt voor het meten van de overkomstduur van losse brieven. Het Comité2 heeft
geadviseerd om deze norm met ingang van 1 januari 2004 in alle lidstaten toe te passen. De implementatiedatum van deze Europese norm is formeel nog niet door de Europese Commissie
bekrachtigd. Wel kan deze Europese Norm in de lidstaten geïmplementeerd worden. Het college verzoekt TPG met ingang van de rapportage over 2004 expliciet aan te geven in welke mate TPG voldoet aan deze Europese Norm en in welke mate deze mogelijk gevolgen heeft voor de door TPG gehanteerde meetsystematiek.
Hoogachtend,
HET COLLEGE VAN DE ONAFHANKELIJKE POST EN TELECOMMUNICATIE AUTORITEIT, namens het college,
