BIJLAGE 3: VRAGENLIJST SOURCINGSBESLUITVORMING
Door: Kapitein ing. Jeroen Luijten
Ten behoeve van mijn studie MSc Bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen ben ik een afstudeeronderzoek aan het doen naar sourcingsbesluitvorming binnen de publieke sector. Voor het empirisch deel van dit onderzoek worden een aantal praktijk cases binnen het Ministerie van Defensie onderzocht.
De doelstelling van dit onderzoek is te komen tot een beter inzicht in het besluitvormingsproces omtrent outsourcing binnen de overheid. Hierbij ligt de nadruk op de relatie tussen
instrumenteel-professionele en politiek-ideologische motieven in de beslissing voor outsourcing.
Bij instrumenteel-professionele motieven gaat het om motieven vanuit de bedrijfskunde en de economie zoals het behalen van kostenbesparing en het beter organiseren van de organisatie. De politiek-ideologische motieven gaan in op de discussie wat nu precies de taak van de overheid is en mogelijke ethische dilemma’s in de motivatie tot outsourcing en gevolgen hiervan bij de uiteindelijke uitvoering van de dienstverlening.
Deze vragenlijst fungeert als inleiding op het geplande interview. De vragen in dit interview zullen afgestemd zijn op de resultaten van deze vragenlijst.
Algemene inleiding
Naam:
Naam project/dienstverlening: Type/beschrijving dienstverlening:
Wat is uw rol in de sourcingsbeslissing:
Schaal
Deel 1: Eigenschappen van de dienstverlening Volledig Volledig Oneens Eens 1. Er zijn voor het verlenen van de dienst zeer specifieke assets (bv.
machines, kennis) noodzakelijk (F1). 1 2 3 4 5
2. De resultaten van de dienstverlening zijn eenvoudig meetbaar of
meetbaar te maken bijvoorbeeld d.m.v. prestatie indicatoren (F2). 1 2 3 4 5 3. Er is sprake van stabiele omgevingsfactoren (politieke
besluitvorming, arbeidsmarkt, economische systeem, etc..) met betrekking tot de dienstverlening (F2).
1 2 3 4 5
4. De dienstverlening is met regelmaat benodigd (F3). 1 2 3 4 5 5. De dienstverlening is met een hoge frequentie benodigd (F3). 1 2 3 4 5 6. Een eerste analyse laat zien dat er grote besparingen te verwachten
zijn door uitbesteding van de dienstverlening (F4). 1 2 3 4 5 7. Er zijn voor betreffende dienstverlening voldoende spelers op de
markt om voldoende concurrentie te genereren bij een aanbesteding (F5).
1 2 3 4 5
8. Er is sprake van een zeer grote initiële investering voor de realisatie
Schaal
Deel 2: Motieven in de besluitvorming Volledig Volledig
Oneens Eens 9. Reorganisatie door afslanking van de organisatie heeft geleid tot de
overweging tot outsourcing (B1). 1 2 3 4 5
10. De overweging tot sourcing is vooral tot stand gekomen door een
bezuinigingsmaatregel (B1). 1 2 3 4 5
11. De dienstverlening die ter discussie staat is een primair onderdeel
van de kern competenties/kerntaken van Defensie (B2, A1). 1 2 3 4 5 12. De dienstverlening die ter discussie staat is direct ondersteunend aan
een hoofdtaak van Defensie (A1). 1 2 3 4 5
13. Er is voor uitvoering van de dienstverlening een grote initiële investering benodigd die door uitbesteding mogelijk over de exploitatiefase kan worden uitgesmeerd (B3).
1 2 3 4 5
14. De dienstverlening omvat een complex bestuursmatig proces dat
meerdere stappen van de beleidscyclus omvat (B4). 1 2 3 4 5 15. De dienstverlening is onderdeel van een complex bestuursmatig
proces dat eenvoudiger wordt door uitbesteding (B4). 1 2 3 4 5 16. Voor uitvoering van de dienstverlening is kennis nodig die binnen de
organisatie niet, slechts beperkt of niet op voldoende niveau aanwezig is. Deze is echter wel in de markt verkrijgbaar (B5).
1 2 3 4 5
17. Ontwikkelingen in de markt op het gebied van de dienstverlening
verlopen in hoog tempo (B6). 1 2 3 4 5
18. Risico’s die onderdeel van de dienstverlening zijn kunnen door
uitbesteding worden gedeeld met contractanten (B7). 1 2 3 4 5 19. Door uitbesteding kan dienstverlening flexibeler worden ingezet (B8). 1 2 3 4 5 20. Door uitbesteding kan de dienstverlening sneller worden aangepast
aan wijzigende klantwensen (B9). 1 2 3 4 5
21. Door uitbesteding kunnen bepaalde organisatiefuncties intern beter
beheerd worden (B10). 1 2 3 4 5
22. De overweging om de dienstverlening uit te besteden is ontstaan omdat deze niet direct gerelateerd is aan de hoofdtaken van defensie (A1).
1 2 3 4 5
23. Uitbesteding wordt overwogen voor de dienstverlening als een vorm
van professionalisering van de organisatie (A2). 1 2 3 4 5 24. Verantwoording/accountability van de huidige dienstverlening (indien
reeds bestaand) naar het departementaal niveau en de politiek komt moeilijk tot stand (A4).
1 2 3 4 5
25. Uitbesteding kan verantwoording naar het departementaal niveau
vereenvoudigen door prestatie contracten (A4). 1 2 3 4 5
26. Het uitbesteden van de dienstverlening kan leiden tot het verlies van controle op het eindproduct ondanks mogelijke politieke
verantwoordelijkheid voor deze uitvoering (A5).
1 2 3 4 5
27. Door uitbesteding bestaat de mogelijkheid dat onethisch gedrag van medewerkers van contractanten leidt tot risico’s voor defensie (imagoschade, verlies van draagvlak bij lokale bevolking tijdens missies) (A6).
1 2 3 4 5
28. Personeel van eventuele contractanten werkt onder in Nederland
geaccepteerde arbeidsvoorwaarden (A6). 1 2 3 4 5
29. In contracten met leveranciers wordt met juridische kaders op het
gebied van arbeidsomstandigheden rekening gehouden A(6). 1 2 3 4 5 30. De dienstverlening kan de toepassing van geweld noodzakelijk
maken (bewaking/beschermingstaken)(A7). 1 2 3 4 5
31. Eventuele contractanten zijn bij de uitvoering van de dienstverlening zelf verantwoordelijk voor de bescherming van haar personeel en materieel (A7).
Schaal
Deel 3: Spanningsvelden tussen motieven in de besluitvorming. Volledig Volledig Oneens Eens 32. Er zijn in de besluitvorming tot uitbesteding van de dienstverlening
tegenstrijdige motieven. 1 2 3 4 5
33. Bestaande tegenstrijdigheden zijn voornamelijk van
bedrijfseconomische aard. 1 2 3 4 5
34. In de afweging staan financiële/efficiëntie overwegingen tegenover minder tastbare motieven als veiligheid, politieke
verantwoordelijkheid voor de uitvoering en ethische aspecten.
1 2 3 4 5
35. De besluitvorming is te typeren als een rationeel proces waarin objectieve motieven worden afgewogen om tot de juiste keuze te komen.
1 2 3 4 5
36. De besluitvorming is te typeren als zeer politiek van aard waarbij
diverse bekende maar ook onbekende motieven een rol spelen. 1 2 3 4 5
Schaal Deel 4: Mogelijke consequenties van onderbelichting van bepaalde
motieven Volledig Volledig
Oneens Eens 37. Uitvoerders van de dienstverlening (eigen personeel of van een
contractant) kunnen grote risico’s lopen door inzet in operatiegebieden.
1 2 3 4 5
38. Indien de contractant zijn leveringsverplichting niet nakomt kan
defensie de dienstverlening op korte termijn overnemen. 1 2 3 4 5 39. Indien de contractant zijn leveringsverplichting niet nakomt kan dit
lopende operaties in gevaar brengen. 1 2 3 4 5
40. Het disfunctioneren van een uitvoerder van de dienstverlening kan
Defensie publiekelijk in verlegenheid brengen. 1 2 3 4 5
41. Door overname van de dienstverlener door een buitenlandse partij
BIJLAGE 4: STRUCTUUR INTERVIEW
SOURCINGS-BESLISSINGEN
Door: Kapitein ing. Jeroen Luijten
Ten behoeve van mijn studie MSc Bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen ben ik een afstudeeronderzoek aan het uitvoeren naar sourcingsbesluitvorming binnen de publieke sector. Voor het empirisch deel van dit onderzoek worden een aantal praktijk cases binnen het Ministerie van Defensie onderzocht.
Dit interview is voorafgegaan door een schriftelijke enquête. De vragen in dit interview houden rekening met de antwoorden van deze enquête. Het biedt tevens de mogelijkheid om antwoorden uit het schriftelijk deel toe te lichten.
Algemene inleiding (reeds ingevuld, overgenomen uit schriftelijk deel)
Naam:
Naam project/dienstverlening: Type/beschrijving dienstverlening:
Wat is uw rol in de sourcingsbeslissing:
Inleiding:
Introductie van mezelf Introductie op de opdracht:
De doelstelling van dit onderzoek is te komen tot een beter inzicht in het besluitvormingsproces omtrent outsourcing binnen de overheid. Hierbij ligt de nadruk op de relatie tussen instrumenteel-professionele en politiek-ideologische motieven in de beslissing voor outsourcing.
Bij instrumenteel-professionele motieven gaat het om motieven vanuit de bedrijfskunde en de economie zoals het behalen van kostenbesparing en het beter organiseren van de organisatie. De politiek-ideologische motieven gaan in op de discussie wat nu precies de taak van de overheid is en mogelijke ethische dilemma’s in de motivatie tot outsourcing en gevolgen hiervan bij de uiteindelijke uitvoering van de dienstverlening.
Wat is de relatie tussen politiek-ideologische en professioneel-instrumentele motieven in de
besluitvorming met betrekking tot outsourcing en welke spanningen ontstaan er door de invloed van beide motieven op de besluitvorming?
1. Welke politiek-ideologische en instrumenteel-professionele motieven, en hieraan gerelateerde eigenschappen van de dienstverlening, worden in de sourcingsliteratuur herkent rondom de besluitvorming tot outsourcing van de dienstverlening?
2. Welke spanningsvelden kunnen worden onderscheiden in het besluitvormingstraject tussen instrumenteel-professionele en politiek-ideologische motieven?
3. Wat zijn de mogelijke consequenties van het niet of onvoldoende onderkennen van het belang van zowel politiek-ideologische als instrumenteel-professionele motieven in de
besluitvorming?
Interview duur: ongeveer 1 uur
