Context
Artikel 227 van het Decreet over het Lokaal Bestuur luidt als volgt:
“Elk gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden een evaluatieverslag voor aan de gemeenteraad over de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan.
Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de gemeenteraad zich binnen drie maanden uitspreekt.”
Artikel 492 van het Decreet over het Lokaal Bestuur luidt als volgt:
“Elke welzijnsvereniging legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de raden voor maatschappelijk welzijn een
evaluatieverslag voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Dat verslag omvat een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de raad voor maatschappelijk welzijn zich binnen drie maanden uitspreekt.”
Artikel 500 van het Decreet over het Lokaal Bestuur bepaalt dat (o.a.) dit artikel 492 ook van toepassing voor de autonome verzorgingsinstelling.
Bovenstaande decretale verplichtingen tot evaluatie voor gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen, welzijnsverenigingen en autonome verzorgingsinstellingen is vertaald naar dit sjabloon, dat is opgevat als een vragenlijst.
De antwoorden op onderstaande vragenlijst zullen het verzelfstandigd agentschap in staat stellen om een evaluatie op te maken, zowel wat betreft de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst als wat betreft de verzelfstandiging op zich. Hiermee wordt voldaan aan de verplichtingen uit het Decreet over het Lokaal Bestuur.
Evaluatie conform het Decreet over het Lokaal Bestuur
Datum: 22 februari 2019
Betreft: Richtlijnen en vragenlijst evaluatie
De verzamelde input zal verwerkt en gebundeld worden door een ambtelijke werkgroep onder leiding van de strategisch coördinator, waarna de evaluaties zullen worden voorgelegd aan het managementteam, het college van burgemeester en schepenen / vast bureau en finaal zal de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn zich uitspreken over deze evaluaties.
In functie hiervan geven we u onderstaande timing mee:
Indienen evaluatieverslagen bij de ambtelijke werkgroep Uiterlijk 10 april 2019 Verwerking ingediende evaluatieverslagen door de ambtelijke werkgroep 10 april 2019 – 3 mei 2019 Voorlegging evaluatieverslagen aan het managementteam 8 mei 2019
Voorlegging evaluatieverslagen aan het college / vast bureau (voorstel aan gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn)
10 mei 2019 Uitspraak gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn over de evaluaties 27 mei 2019
BEHEERS- EN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST:OPMAAK EN UITVOERING
Doelstellingen en taken:
In welke mate werden de doelstellingen zoals opgenomen in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst, gerealiseerd door het agentschap?
Doelstellingen werden integraal gerealiseerd (volgens de samenwerkingsovereenkomst 2013-2018 en de jaarlijkse doelstellingennota’s).
Zie kwartaalrapporteringen, managementsamenvattingen, jaarrapporten en jaarverslagen van de vzw
Noot: na beslissing van de raad van bestuur werd het project Adream in 2019 stop gezet wegens een hoge productiekost na verhuis naar het stadspark versus een lage opkomst na wijziging GDPR
Vormt de tekst van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst een correcte weerspiegeling van de uitvoering van de taken van het verzelfstandigd agentschap in de praktijk?
Ja
Toekenning van middelen:
Is in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst duidelijk beschreven hoe middelen voor de eigen werking en de uitvoering van de
doelstellingen van het agentschap worden toegekend?
Ja Art.6
De stad engageert zich er toe om als een goede huisvader maximale inspanningen te leveren om het bedrag, noodzakelijk om de
overeengekomen doelstellingen te realiseren, jaarlijks in het budget op te nemen. De stedelijke dotatie wordt jaarlijks bepaald overeenkomstig de budgetrichtlijnen van de stad en de bepalingen in artikel 7 van de overeenkomst. Bij het bepalen van de exploitatiedotatie zal rekening worden gehouden met het eventueel gebruik door de vzw van de ondersteunende gemeenschappelijke diensten.
De dotatie wordt aan de vzw uitbetaald volgens de modaliteiten die worden vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen in het (jaarlijks hernieuwbare) besluit over de procedure voor de uitbetaling van toelagen.
Art.7, §2
De vzw maakt een budget op conform de wettelijke voorschriften die gelden voor het budget en conform de stedelijke budgetonderrichtingen.
Financiën: vzw krijgt jaarlijks een dotatie van de stad en legt jaarlijks haar begroting aan de GR voor
Presentiegelden en vergoedingen:
Welke presentiegelden en andere vergoedingen in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap zijn voorzien in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst?
Geen
Welke presentiegelden en andere vergoedingen werden in de afgelopen periode uitbetaald? Voor welke totaalbedragen per jaar?
Geen Eigen inkomsten en andere financieringen:
Omschrijft de beheers- of samenwerkingsovereenkomst duidelijk onder welke voorwaarden het agentschap eigen inkomsten en financieringen kan verwerven en aanwenden?
Ja Art.7 §3
De vzw kan binnen de perken van zijn maatschappelijk doel eigen inkomsten verwerven evenals andere financieringen aanwenden.
Naar aanleiding van de jaarlijkse opmaak van het budget zal de vzw concreet aangeven in welke mate het van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken en volgens welke modaliteiten. De stad en de vzw zullen op dat ogenblik in onderling overleg en na voorafgaand gunstig advies van de financieel beheerder bepalen welke financieringswijze de meest aangewezen is.
Welke eigen inkomsten en financieringen werden door het agentschap in de periode sinds de inwerkingtreding van de beheers- of
samenwerkingsovereenkomst verworven?
Inkomsten uit dotaties en projectsubsidies van de Associatie Universiteit en Hogescholen Antwerpen, uit projectsubsidiering van Associatie en Thomas More en KULeuven Antwerpen, inkomsten uit sponsorgelden voor oa het evenement StuDay, cateringinkomsten bij zaalverhuur of bij events, huurinkomsten bij zaalverhuur, inkomsten uit de concessie overeenkomst voor uitbating TAKEOFF.
Oprichting, deelname en vertegenwoordiging (‘dochters’):
Welke (rechts)personen richtte het agentschap op sinds de inwerkingtreding van de overeenkomst?
Nvt Beoordeel de toegevoegde waarde van deze ‘dochters’ in functie van de
opdrachten en werking van het agentschap..
Nvt In welke (rechts)personen neemt het agentschap deel? Nvt
In welke (rechts)personen is het agentschap vertegenwoordigd? AV vzw Stadsmarketing en Toerisme Hoe werd over bovenstaande oprichtingen, deelnames en
vertegenwoordigingen gerapporteerd aan de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn?
Via de rapporteringen door de vzw Stadsmarketing en Toerisme
Specifieke engagementen van het agentschap:
Welke specifieke engagementen nam het agentschap op zich in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst? In welke mate kwam het agentschap deze engagementen na?
Denk bv. aan specifieke engagementen met betrekking tot aankoopbeleid, patrimonium, personeel,…
Het agentschap nam de engagementen op zoals beschreven in het groepscharter, met uitzondering van de éénmerkstrategie. Afwijkende afspraken hierover werden steeds bekrachtigd door de raad van bestuur.
Het agentschap kwam alle engagementen en verplichtingen uit de samenwerkingsovereenkomst 2014-2019 na.
Tot welke specifieke engagementen verbond de stad / het OCMW zich in de beheersovereenkomst? In welke mate kwam de stad / het OCMW deze engagementen na?
Alle afspraken werden nagekomen.
Antwerpen Studentenstad kon beroep doen op de ondersteunende diensten zoals beschreven in het specifieke gedeelte van de
samenwerkingsovereenkomst.
Andere:
Op welke vlakken suggereert het verzelfstandigd agentschap een aanpassing van de huidige beheers- of samenwerkingsovereenkomst?
Automatisch verlengd tot 31 december 2019 Nvt gezien de inkanteling
Andere aandachtspunten, suggesties, opmerkingen,…? Enkele randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om de huidige werking te kunnen blijven garanderen:
Medebeheer van stakeholders (hoger onderwijs en studenten)
Platformfunctie, co-creatie, ambassadeurschap,… vragen
innovatieve manieren van werken, van personeelinzet én financiële wendbaarheid.
Continuering van exploitatie volledige site GATE15 (facilitair, gebouwverantwoordelijke, grotere poule vrijwilligers noodzakelijk,…)
HET VERZELFSTANDIGD AGENTSCHAP
Motivatie verzelfstandiging:
Welke argumenten lagen aan de basis om het verzelfstandigd agentschap op te richten, en in welke mate zijn deze argumenten op dit ogenblik nog steeds actueel en een noodzaak voor een verzelfstandigde structuur?
Argumenten bij oprichting:
Een verzelfstandiging van de huidige werking Antwerpen Studentenstad is noodzakelijk om de strategische doelstelling te realiseren in een krachtig partnerschap.
Een externe verzelfstandiging in privaatrechtelijke vorm is de rechtsvorm die Antwerpen Studentenstad toelaat om deze partners op een structurele en duurzame manier en op basis van wederzijdse engagementen en inbreng te betrekken in het studentenbeleid van de stad. De privaatrechtelijke
rechtsvorm bij uitstek is de VZW aangezien het partnerschap een maatschappelijk belang en geen winstoogmerk nastreeft.
Antwerpen Studentenstad moet de stad in staat stellen een studentenbeleid te voeren met inbreng en engagementen van alle onderwijspartners
(Associatie Universiteit & Hogescholen, het studentenoverleg en de stad).
De stad zet mensen en middelen in om dit te realiseren maar kan haar strategische doelstellingen enkel realiseren mits engagementen en een structurele inbreng van deze onderwijspartners. Mensen en middelen moeten op een structurele basis gebundeld ingezet kunnen worden.
Een verzelfstandiging van de huidige werking Antwerpen Studentenstad is hiervoor noodzakelijk.
De overdracht of terbeschikkingstelling van gemeentelijk personeel en infrastructuur is eveneens mogelijk waardoor de continuïteit van de werking door de studentambtenaren kan verzekerd worden.
Bovendien kan een extern verzelfstandigd agentschap zelfstandig
overeenkomsten met derden afsluiten. Dit maakt het mogelijk dat naast de oprichters ook met andere partners overeenkomsten met een meer tijdelijk of specifiek karakter kunnen afgesloten worden. We denken hierbij aan Antwerpse diensten voor studentenvoorzieningen, sponsors, hogescholen die niet tot de Associatie behoren, …. .
Door deze rechtsvorm wordt het rechtstreekse politieke zeggenschap van de
gemeenteraad en het college beperkt. Deze beperking weegt echter niet op tegenover het duurzame partnerschap en de inbreng van de Associatie en het studentenoverleg. Bovendien blijft het beheer en de controle
gewaarborgd via de meerderheidsvertegenwoordiging in de algemene vergadering en raad van bestuur van de VZW.
Vandaag:
De argumenten bij oprichting gelden nog steeds. Binnen het huidige stedelijke kader en hoe de zaken op dit moment georganiseerd worden is een eva-vzw een noodzaak tenzij oplossingen worden geboden die een flexibele realisatie van een omvangrijke publieksgerichte werking en aanbod binnen een overheidscontext toelaten, zodat er geen verlies is aan
slagkracht, flexibiliteit, wendbaarheid, financiële middelen (financiering van derden, eigen inkomsten, etc.) en noodzakelijke structurele en duurzame betrokkenheid van stakeholders.
Welke toegevoegde waarde biedt de verzelfstandigde vorm voor het uitvoeren van de taken (van gemeentelijk belang) die in het agentschap worden uitgevoerd?
Zie de motivatie voor het oprichten van de verzelfstandigde vorm, een EVA.
Het opheffen van de eva-vzw zoals geformuleerd in het nieuwe
bestuursakkoord is slechts haalbaar indien een antwoord wordt geboden op de noodzakelijke betrokkenheid van stakeholders Het (financieel)
engagement en verantwoordelijkheid vanuit het hoger onderwijs in Antwerpen is daarbij cruciaal. In de huidige verzelfstandigde werking is de Associatie Universiteit & Hogescholen goed vertegenwoordigd waardoor deze op een structurele en duurzame manier en op basis van wederzijdse engagementen en inbreng, betrokken zijn. Het model is bovendien uniek in Vlaanderen en onderscheidt ons van andere (concurrerende)
studentensteden. Antwerpen is al 10 jaar op rij de sterkst groeiende studentenstad in Vlaanderen.
Samenwerking stad / OCMW en groep Antwerpen:
Hoe werden de samenwerkingsafspraken met de stad / het OCMW - Structureel overleg met Ondernemen en Stadsmarketing
concreet uitgewerkt en hoe verliep de samenwerking? Wat waren eventuele knelpunten in de samenwerking en hoe werd daar gevolg aan gegeven in de relatie stad / OCMW – verzelfstandigd agentschap?
- Structureel overleg met bevoegde schepen en kabinet - Samenwerkingen verliepen vaak constructief
Hoe verloopt de inhoudelijke en praktische opvolging van het
verzelfstandigd agentschap door de stad / het OCMW? Wie is binnen de stads-/OCMW-administratie het aanspreekpunt voor deze permanente opvolging?
- Via kwartaalrapportering, managementsamenvattingen en jaarrapporten
- Via structureel overleg met de bedrijfsdirecteur van Ondernemen en Stadsmarketing
- Via deelname aan directiecomité van Ondernemen en Stadsmarketing
- De bedrijfsdirecteur Ondernemen en Stadsmarketing was het aanspreekpunt
Het personeel(sbeleid) van het agentschap:
In welke mate loopt het personeelsbeleid van het agentschap gelijk met het personeelsbeleid van stad / OCMW?
De vzw heeft geen eigen personeel met uitzondering van de jobstudenten voor:
de onthaalwerking GATE15
exploitatie zaal TARMAC /TAKEOFF door studenten
productiemedewerkers StuDay
productiemedewerker STUDY360
Daarnaast werkt de vzw met een grote poule vrijwilligers voor het onafhankelijke studentenredactieteam, het cultuurteam, gidsen, … Hoe worden afwijkingen van het personeelsbeleid van stad / OCMW
gemotiveerd?
nvt Hoe wordt overhead gedefinieerd binnen het agentschap?
Hoe verhoudt de overhead zich tot het totale personeelsbestand?
Hoe evolueerde deze verhouding tussen het ogenblik van oprichting van het agentschap en de actuele toestand? Hoe is deze evolutie te verklaren?
Als kleine organisatie werd er niet echt een berekening gemaakt. Voor details verwijzen we hier graag naar de oplijsting overhead die ooit werd gemaakt voor de Möbiusstudie.
Bijkomende info: als agentschap doen we beroep op de ondersteuning van de stafdienst van Ondernemen en Stadsmarketing, en wordt onze
boekhouding opgevolgd door een extern boekhoudkantoor Bij oprichting: 3 VTE (vzw personeel)
Momenteel: 7,6 VTE (stadspersoneel)
Algemeen:
Formuleer hier eventuele andere aandachtspunten, suggesties,
opmerkingen,… met betrekking tot het agentschap op zich. Zie eerder geformuleerde risico’s en aandachtspunten mbt de inkanteling
EVALUATIE UITVOERING BEHEERS- EN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST EN EVALUATIE AGENTSCHAP: SAMENVATTING EN CONCLUSIE
Het agentschap Antwerpen Studentenstad vzw werd in 2008 opgericht met als belangrijkste motivatie dat een verzelfstandiging noodzakelijk was om een de strategische doelstelling, de promotie van Antwerpen als een internationale studentenstad, in een krachtig partnership te kunnen uitwerken. Een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm is binnen het huidige stedelijke kader de rechtsvorm die Antwerpen Studentenstad toelaat om haar partners op een structurele en duurzame manier en op basis van wederzijdse engagementen en inbreng te betrekken in het studentenbeleid van de stad. De privaatrechtelijke rechtsvorm bij uitstek is binnen dat kader de VZW aangezien het partnerschap een maatschappelijk belang nastreeft en geen winstoogmerk nastreeft.
Antwerpen Studentenstad stelt de stad in staat om een studentenbeleid te voeren met inbreng en engagementen van alle onderwijspartners (Associatie Universiteit & Hogescholen, het Antwerps Studentenoverleg en de stad). De stad zet mensen en middelen in om dit te realiseren maar kan haar
strategische doelstellingen enkel realiseren mits engagementen en een structurele inbreng van deze onderwijspartners. Mensen en middelen moeten op een structurele basis gebundeld ingezet kunnen worden. Een verzelfstandigde werking van Antwerpen Studentenstad is hiervoor noodzakelijk.
De argumenten bij oprichting gelden nog steeds. Binnen het huidige stedelijke kader en hoe de zaken op dit moment georganiseerd worden is een eva- vzw een noodzaak tenzij er oplossingen worden geboden die een flexibele realisatie van een omvangrijke publieksgerichte werking en aanbod binnen een overheidscontext toelaten, zodat er geen verlies is aan slagkracht, flexibiliteit, wendbaarheid, financiële middelen (financiering van derden, eigen inkomsten, etc.) en noodzakelijke structurele en duurzame betrokkenheid van stakeholders.
Het huidige samenwerkingsmodel met hoger onderwijs, zijnde een vzw met wederzijdse engagementen is een uniek model in Vlaanderen dat het hoger onderwijslandschap en de studenten mee betrekt en verantwoordelijk maakt voor het studentenbeleid in deze stad. Het opheffen van de eva-vzw zoals geformuleerd in het nieuwe bestuursakkoord is slechts haalbaar indien een antwoord wordt geboden op de noodzakelijke betrokkenheid van
stakeholders. Het (financieel) engagement en verantwoordelijkheid vanuit het hoger onderwijs in Antwerpen is daarbij cruciaal. In de huidige
verzelfstandigde werking is de Associatie Universiteit & Hogescholen goed vertegenwoordigd waardoor deze op een structurele en duurzame manier en op basis van wederzijdse engagementen en inbreng, betrokken zijn. 10 jaar werking van de vzw Antwerpen Studentenstad lopen parallel met 10 jaar groei van Antwerpen als kwaliteitsvolle studentenstad. De studentenaantallen zijn in 10 jaar verdubbeld, een uitdaging voor zowel de stad als hoger onderwijs. Het unieke platform en de doorgedreven samenwerkingsstructuur met de stakeholders staan garant voor een structurele inbreng van middelen en gezamenlijke engagementen, noodzakelijk om het hoge ambitieniveau te kunnen realiseren.
Vertrekkende vanuit de succesfactoren van de huidige werking, zijn een aantal randvoorwaarden noodzakelijk voor een performante werking bij inkanteling:
1. Budgetefficiëntie
- Juridisch en fiscaal statuut dat inkomstenwerving mogelijk maakt:
o sponsoring van evenementen (btw-plicht) o jaarlijkse dotatie van hoger onderwijs
o inkomsten uit zaalverhuur en catering (btw-plicht) o huurinkomsten van externe cateraar (btw-plicht) o huurinkomsten hoger onderwijs
Jaarlijks totaal aan externe inkomsten maken ongeveer 60% uit van totale werkingsbudget (exclusief personeelskost) - Flexibel financieel beheer waardoor de werking zo efficiënt en optimaal mogelijk kan gegarandeerd worden
2. Betrokkenheid
- Medebeheer van stakeholders (hoger onderwijs en studenten) als noodzakelijke voorwaarde om missie verder te ontwikkelen. Vandaag zetelen hoger onderwijs en studenten samen met de stad in de raad van bestuur en algemene vergadering waar alle beleidskeuzes worden gemaakt Noot: potentieel risico bij inkantelen: breuk met hoger onderwijs? > financiële en inhoudelijke gevolgen, neutrale brugfunctie en platform vervallen
- Co-creatie met studenten als DNA voor werking: 30 studenten maken vandaag deel uit van dagelijkse werking (zie bemanning onthaal, verhuur zalen, co-design projectwerking,…) via statuut van jobstudent
- Merkenarchitectuur die neutraal en onafhankelijk blijft waarbij stakeholders gelijkwaardig worden uitgedragen en zelf Antwerpen als studentenstad mee willen/kunnen uitdragen & waarbij co-design met studenten/net-afgestudeerden mogelijk blijft.
Deze laatste twee punten als noodzakelijke voorwaarden om de GATE15-studentencommunity die zich de afgelopen jaren vormde, verder te laten groeien.
3. Flexibiliteit en snelheid
- Flexibel personeelsmanagement waarbij ook vervangingen van korte duur gegarandeerd zijn (zie uitgebreide werking met klein team) - Zie punt 1: flexibel dagelijks en financieel beheer waardoor werking wendbaar blijft
Samengevat
Bij inkanteling in het huidige stedelijke kader vervallen huidige brug-en platformfunctie waarbij stad, studenten en hoger onderwijs elkaar ontmoeten en samenwerken.
Snelheid, wendbaarheid, betrokkenheid en budgetefficiëntie zijn daarnaast kritische randvoorwaarden om werking te kunnen garanderen in de toekomst.
