Evaluatie conform het Decreet over het Lokaal Bestuur

Context

Artikel 227 van het Decreet over het Lokaal Bestuur luidt als volgt:

“Elk gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de

gemeenteraden een evaluatieverslag voor aan de gemeenteraad over de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de gemeenteraad zich binnen drie maanden uitspreekt.”

Artikel 492 van het Decreet over het Lokaal Bestuur luidt als volgt:

“Elke welzijnsvereniging legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de raden voor maatschappelijk welzijn een evaluatieverslag voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Dat verslag omvat een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de raad voor maatschappelijk welzijn zich binnen drie maanden uitspreekt.”

Artikel 500 van het Decreet over het Lokaal Bestuur bepaalt dat (o.a.) dit artikel 492 ook van toepassing voor de autonome verzorgingsinstelling.

Bovenstaande decretale verplichtingen tot evaluatie voor gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen, welzijnsverenigingen en autonome verzorgingsinstellingen is vertaald naar dit sjabloon, dat is opgevat als een vragenlijst.

De antwoorden op onderstaande vragenlijst zullen het verzelfstandigd agentschap in staat stellen om een evaluatie op te maken, zowel wat betreft de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst als wat betreft de verzelfstandiging op zich. Hiermee wordt voldaan aan de verplichtingen uit het Decreet over het Lokaal Bestuur.

Evaluatie conform het Decreet over het Lokaal Bestuur

Datum: 22 februari 2019

Betreft: Richtlijnen en vragenlijst evaluatie

De verzamelde input zal verwerkt en gebundeld worden door een ambtelijke werkgroep onder leiding van de strategisch coördinator, waarna de evaluaties zullen worden voorgelegd aan het managementteam, het college van burgemeester en schepenen / vast bureau en finaal zal de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn zich uitspreken over deze evaluaties.

B

-

S

: O

U

In welke mate werden de doelstellingen zoals opgenomen in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst, gerealiseerd door het agentschap?

De doelstellingen zoals opgenomen in artikel 4 van de

samenwerkingsovereenkomst (+ addendum na inkanteling HVN Antwerpen) werden gerealiseerd en worden opgevolgd in de stedelijke Beheers- en BeleidsCyclus (ORBA)

Vormt de tekst van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst een correcte weerspiegeling van de uitvoering van de taken van het verzelfstandigd agentschap in de praktijk?

De tekst vormt een correcte weerspiegeling van de opdrachten van het agentschap.

De opdrachten van het agentschap volgen uit het decreet over het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid en het bestuursakkoord van stad

Antwerpen.

Toekenning van middelen:

Is in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst duidelijk beschreven hoe middelen voor de eigen werking en de uitvoering van de doelstellingen van het agentschap worden toegekend?

De algemene beschrijving zoals vermeld in de samenwerkingsovereenkomst is duidelijk.

Presentiegelden en vergoedingen:

Welke presentiegelden en andere vergoedingen in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap zijn voorzien in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst?

Geen

Welke presentiegelden en andere vergoedingen werden in de afgelopen periode uitbetaald? Voor welke totaalbedragen per jaar?

Geen Eigen inkomsten en andere financieringen:

Omschrijft de beheers- of samenwerkingsovereenkomst duidelijk onder welke voorwaarden het agentschap eigen inkomsten en financieringen kan verwerven en aanwenden?

De algemene omschrijving in de samenwerkingsovereenkomst is duidelijk.

Welke eigen inkomsten en financieringen werden door het agentschap in de periode sinds de inwerkingtreding van de beheers- of

samenwerkingsovereenkomst verworven?

Voor het vervullen van de decretale opdrachten ontvangt het agentschap een basisfinanciering van Vlaanderen.

Eigen inkomsten of financiering:

 Continuering van vóór de start van de samenwerkingsovereenkomst (bestaande voor de fusie)

- Sociale Maribel volgens de geldende richtlijnen PC329.01

- VIVO en VIA middelen volgens de geldende richtlijnen PC 329.01 - Huurinkomsten onderhuur lokalen CPL en Desguinlei

- Verbruik dranken gebruik zalen infrastructuur Atlas

- Tussenkomst gebruikers sociaal tolken en vertalen (vertalingen &

tolkprestatie)

 Verworven sedert inwerkingtreding van de samenwerkingsovereenkomst

- Projectgelden, Vlaams en Europees, op basis van goedkeurde projectaanvragen

- Deelname externen aan vorming open aanbod afdeling organisaties en samenleving

Oprichting, deelname en vertegenwoordiging (‘dochters’):

Welke (rechts)personen richtte het agentschap op sinds de inwerkingtreding van de overeenkomst?

geen Beoordeel de toegevoegde waarde van deze ‘dochters’ in functie van de

opdrachten en werking van het agentschap..

n.v.t.

In welke (rechts)personen neemt het agentschap deel? Atlas is lid van vzw Sociare en heeft hierdoor een stem in de AV van Sociare.

Sociare vzw is een werkgeversfederatie binnen de socioculturele sector (PC329.01).

Deelname in AV en RVB vzw De Shelter (wijkcentrum Borgerhout) – ontslag uit het bestuur werd gegeven na het verlaten van deze locatie volgend op de afbouw/overdracht van de daar gehuisveste werkingen (studio kompas en ROMA) – RVB De Shelter 21/11/17

In welke (rechts)personen is het agentschap vertegenwoordigd? AV Sociare (PC329.01) Hoe werd over bovenstaande oprichtingen, deelnames en

vertegenwoordigingen gerapporteerd aan de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn?

deelname Sociare volgt automatisch als lidmaatschap van de federatie – niet gerapporteerd.

Beëindiging deelname vzw De Shelter werd afgestemd met toenmalig verantwoordelijke schepen/voorzitter en was, gezien de statuten van vzw De Shelter, de logisch volgende stap door het niet langer in gebruik hebben van ruimte in het centrum (afgelopen einde maart 2018).

Specifieke engagementen van het agentschap:

Welke specifieke engagementen nam het agentschap op zich in de beheers- of samenwerkingsovereenkomst? In welke mate kwam het agentschap deze engagementen na?

Denk bv. aan specifieke engagementen met betrekking tot aankoopbeleid, patrimonium, personeel,…

Specifieke engagementen:

Artikel 9 – uniform nieuw personeelsstatuut werd uitgewerkt in 2015 en nieuwe cao werd afgesloten.

Artikel 10 – interne controle: opgestart met een ruwe basis van interne controle, maar na financieel tekort en audit einde 2018 en in 2019 pas grondige uitwerking en implementatie van beheerssysteem

 Uitwerking systeem financiële en beheersrapportering om effectief en efficiënt beheer risico’s op te volgen => een financieel en personeel gerelateerd dashboard werd door auditor Möbius opgeleverd in januari 2019. Een verdere verbetering / verfijning van dit systeem is opgenomen in de planning van de vzw en zal gebeuren in overleg en samenspraak met Digipolis Antwerpen en stad Antwerpen. Op termijn wil Atlas naar een verbeterd rapporteringssysteem met geautomatiseerde linken en zo weinig mogelijk manuele handelingen om risico op fouten te minimaliseren

 Om een effectieve en efficiënte werking van de diensten van de vzw te beheersen vermelden we volgende zaken :

o Opstellen nieuwe organisatiestructuur na de fusie, gericht op een geïntegreerde werking van de verschillende

fusiepartners (bv geïntegreerde intake inburgering en NT2) o Inzet op kennisdelen door de creatie van een intranet voor

Atlas (algemene werking en procedures en afspraken binnen de organisatie) en een specifieke kennisbank met

beschrijving van specifieke inhoudelijke werkprocedures voor Inburgering. De kennisbank is op termijn uit te breiden naar andere afdelingen van Atlas

o oplijsten processen binnen de werking en bepalen van de caseload van de verschillende afdelingen/werkingen

o verschillende verbeterprojecten, zowel los van als volgend uit een audit in 2017-18 (opmaak en implementatie van een basis maatschappelijke oriëntatie, opmaak en implementatie van een basis trajectbegeleiding, gecentraliseerde opvolging

diverse projecten binnen de organisatie, maximale

digitalisering boekhouding, geautomatiseerd systeem voor planning cursussen maatschappelijke oriëntatie, digitaal klantbegeleidingssysteem voor klanten inburgering en sociaal tolken en vertalen, inzet op efficiëntiewinst in vergadergewoonten binnen de organisatie ….) o Procedures: beschreven via intranet, kennisbank en

draaiboeken

 Huishoudelijk reglement RVB met bevoegdheidsverdeling, - delegatie en afspraken over uitgaven. Versie 2015 opgemaakt maar niet ter kennisgeving aan college voorgelegd. Voor het vernieuwde reglement (RvB 2/4/2019) wordt deze kennisgeving wel voorzien

 Jaarlijks nazicht boekhouding en financiële verrichtingen door commissaris-revisor en IF stad Antwerpen

 Art 7 § 6: financieel tekort in 2017 Tot welke specifieke engagementen verbond de stad / het OCMW zich in

de beheersovereenkomst? In welke mate kwam de stad / het OCMW deze engagementen na?

Specifieke engagementen

Art 6: de stad engageert zich om jaarlijks, naast de Vlaamse financiering voor de decretale opdrachten, middelen in het stedelijk budget te voorzien om de opdrachten die voor het agentschap volgen uit het bestuursakkoord, te realiseren.

Art 15: Infrastructuur voorzien die voldoet aan de noden van de

doelstellingen. Tot op heden werd dit engagement niet ten volle gerealiseerd.

Het infrastructuurprobleem van het agentschap is gekend (Atlas II) en werd ook als sleutelkwestie benoemd in opvolging van de doelstellingen en indicatoren (programmastuurgroep).

Stad en OCMW hebben zich wel geëngageerd tot een deel

investeringsbudget in de meerjarenplanning, maar de uitwerking van het dossier kent weinig voortgang en wordt enkel op aandringen van de vzw op tafel gelegd.

De vzw heeft tot nu toe zelf oplossingen gezocht via tijdelijke huur en probeert dit zo veel mogelijk low cost te organiseren.

Een gebundelde werking op 1 of max. 2 locaties kan een geïntegreerde en efficiënte werking enkel ten goede komen.

Art 16: gebruik Atlas gebouw, volgend uit afspraken tussen Vlaanderen en stad Antwerpen, is gezien de afgesproken timing nog geldend

Andere:

Op welke vlakken suggereert het verzelfstandigd agentschap een aanpassing van de huidige beheers- of samenwerkingsovereenkomst?

Informatief de financiële meerjarenplanning als bijlage toevoegen aan de overeenkomst, aan te vullen met een meerjarenplanning infrastructuur, personeelsbeleid, afspraken aligneren met de groep …

Art 7: “lange termijn financiële gezondheid” toevoegen bij §6 Andere aandachtspunten, suggesties, opmerkingen,…? Art 16 behouden gezien de afspraken nog actueel zijn

Governance structuur verduidelijken (oa verduidelijken graad van autonomie en sturing van de EVA, intensiviteit van samenwerking en eventuele afstand tot de stedelijke organisatie, inbouwen van checks and balances…)

H

V

A

Welke argumenten lagen aan de basis om het verzelfstandigd agentschap op te richten, en in welke mate zijn deze argumenten op dit ogenblik nog steeds actueel en een noodzaak voor een verzelfstandigde structuur?

De motivatie voor de keuze voor een EVA vzw is gestoeld op de onderstaande argumenten (2014_GR_00892): “….

- migratiestromen zijn afhankelijk van mondiale ontwikkelingen en kunnen in functie van nieuwe conflictsituaties of economische realiteiten snel wijzigen. Het is zowel in het belang van de nieuwkomers als in het belang van de ontvangende samenleving dat nieuwkomers snel de Nederlandse taal leren en wegwijs worden gemaakt in de wetten en regels, zeden en gewoontes van hun nieuwe thuisland. Snel kunnen inspelen op nieuwe migratiestromen en passende antwoorden bieden is dan ook cruciaal;

- de bevolking van de stad Antwerpen wordt vandaag reeds gekenmerkt door superdiversiteit en niettegenstaande vandaag reeds veel inwoners met een allochtone herkomst succesvol participeren aan de samenleving neemt de armoede bij de allochtone bevolking verder toe. Het integratiebeleid, ook voor inwoners die al lang in de stad verblijven, zal ook in de toekomst vorm moeten blijven krijgen. Dit kan niet door de stad Antwerpen alleen gebeuren, niettegenstaande de stad hierin een cruciale rol te spelen heeft. De inbreng van alle mogelijke deskundigheid ook van private partners en middenveldorganisaties is hierbij

wenselijk en noodzakelijk. Via een EVA vzw en de verplicht af te sluiten samenwerkingsovereenkomst, zowel met het Vlaamse EVA als met de stad Antwerpen, kunnen de krachten gebundeld worden;

- een EVA vzw biedt de mogelijkheid om een breed maatschappelijk draagvlak te creëren bij de belangrijkste stakeholders (het Onthaalbureau Inburgering, het

integratiecentrum de8 vzw, de stedelijke tolk- en vertaaldienst, het OCMW en het Huis van het Nederlands).

- het EVA vzw zal in hoofdzaak gefinancierd worden met Vlaamse middelen. Bij inkanteling in de stad Antwerpen dient de stedelijke rechtspositieregeling te worden gevolgd voor alle

personeelsleden. Er is vandaag enkel zekerheid over de Vlaamse middelen voor 2015. Er kan dus niet met zekerheid gezegd worden dat deze middelen zullen volstaan. Het EVA vzw

kan in de loop van 2015, op basis van een meerjarenbegroting, zelf bepalen welke arbeidsvoorwaarden zij voor haar

personeelsleden wenst uit te tekenen in functie van de financiële mogelijkheden.

De stad opteert niet om bijkomende vzw’s op te richten maar kiest voor de omvorming van de bestaande vzw CISO, waar vandaag reeds alle

personeelsleden van het Onthaalbureau Inburgering contractueel mee verbonden zijn. vzw CISO paste zich in 2013 aan, aan de bepalingen van het Gemeentedecreet met betrekking tot de bestuursorganen, die meer democratische controle vanuit de gemeenteraad moesten waarborgen. Ook in het nieuwe EVA vzw werden de bepalingen van het Gemeentedecreet gevolgd.

Hieruit blijkt dat een EVA vzw de meest aangewezen vorm is om de activiteiten van de entiteit uit te voeren.

….”

Stad Antwerpen heeft bij de hervorming van het Vlaamse decreet gekozen om het integratie – en inburgeringsbeleid niet via de Vlaamse EVA, maar op stedelijk niveau te organiseren en uitvoering te geven. Deze beslissing biedt de ruimte om het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid te enten op de lokale context. Deze inhoudelijke accenten liggen bijvoorbeeld bij het organiseren van extra oefenkansen Nederlands, advies op maat voor hooggeschoolde anderstaligen, verwelkomen nieuwe Antwerpenaren en uitreiken van inburgeringsattesten, …

Om de lokale dienstverlening te versterken, kan er worden aangesloten bij acties van de stad en kunnen transversale samenwerkingen worden aangegaan met andere bedrijfseenheden (verschillende domeinen) en samenwerkingspartners. Voorbeelden hiervan: geïntegreerde werking met CAW, buurtsport, permanentie vreemdelingenloket, ontwikkeling app ‘welkom in Antwerpen’ op maat van anderstaligen, coevelt, …

De motivering voor de gemaakte keuze is nog steeds actueel. Recent is dit ook nog gebleken door de snel fluctuerende asielcrisis waar het agentschap op zeer korte termijn het hoofd moest bieden aan een sterke instroom van vluchtelingen en de dienstverlening hierop snel afgestemd moest worden.

Deze bewegingen blijven, in meerdere of mindere mate, een constant gegeven met een onmiddellijke impact op de activiteiten van het agentschap.

De keuze om via een lokaal agentschap te werken:

De korte beslissingslijnen bij het agentschap bieden een meerwaarde om snel in te spelen op veranderende actualiteit en maatschappelijke evoluties.

De kleinschaligheid, zelfstandig beheer en minder complexe regelgeving van het agentschap speelt hierin een wezenlijke rol.

De eigenheid van het agentschap maakt dat de organisatie er in slaagt profielen (diverse) aan te trekken die minder courant instromen binnen een overheid. Profielen zijn doorgaans specifiek en niet generiek.

De lokale overheid heeft door middel van de werking met het agentschap de mogelijkheid om in ruimere samenwerkingsverbanden te werken, met ook inbreng van eigen middelen van partners. Dit is een andere startpositie dan een subsidiërende overheid die samenwerkingsverbanden afsluit en

financiering afhankelijk maakt van te behalen resultaten.

Het agentschap vervult een opdracht die voor 80% Vlaams gestuurd en gefinancierd wordt.

De Vlaamse financiering vereist een verantwoordingsdossier, wat via de analytische boekhouding van het agentschap opgeleverd kan worden. Ook verantwoording jaaroverschrijdende projecten kan via het boekhoudsysteem van het agentschap vlot gerapporteerd worden aan de subsidiërende overheid (Vlaanderen, Europa).

Welke toegevoegde waarde biedt de verzelfstandigde vorm voor het uitvoeren van de taken (van gemeentelijk belang) die in het agentschap worden uitgevoerd?

- Snel inspelen op maatschappelijke evoluties of acute situaties die zich voordoen

- Flexibel inzetten op projecten (zowel Vlaams als Europees) ter versterking of innovatie van de activiteiten en in de werkingen van Atlas

- De inbreng van deskundigheid ook van private partners en middenveldorganisaties, via samenwerkingsverbanden maximaal benutten

Samenwerking stad / OCMW en groep Antwerpen:

Hoe werden de samenwerkingsafspraken met de stad / het OCMW concreet uitgewerkt en hoe verliep de samenwerking? Wat waren

De samenwerking tussen het agentschap en stad en groep stad Antwerpen verloopt over het algemeen goed. Knelpunt in 2017/2018 was het financiële

eventuele knelpunten in de samenwerking en hoe werd daar gevolg aan gegeven in de relatie stad / OCMW – verzelfstandigd agentschap?

tekort en dit blijft een aandachtspunt op lange termijn: een financieel evenwichtige en efficiënt georganiseerde bedrijfsvoering. Op dit moment wordt gewerkt aan de uitbouw van een intern controlesysteem. Naar de toekomst toe dient verder gewerkt te worden aan het maximaal stroomlijnen van de werking met de procedures en systemen van de groep stad

Binnen het kader van een volgende samenwerkingsovereenkomst zien we de opportuniteit om mbt patrimonium de samenwerking en werkafspraken te verhelderen, in afspraak met vastgoedbeheer van stad Antwerpen en het bedrijf SD.

Hoe verloopt de inhoudelijke en praktische opvolging van het

verzelfstandigd agentschap door de stad / het OCMW? Wie is binnen de stads-/OCMW-administratie het aanspreekpunt voor deze permanente opvolging?

Stad Antwerpen/OCMW is vertegenwoordigd in AV en RVB van het

agentschap – In de RVB werd een huishoudelijk regelement opgemaakt met bevoegdheidsdelegatie en afspraken.

Het dagelijks beheer verloopt via het directiecomité waar vanuit de stedelijke administratie, de bedrijfsdirecteur Sociale Dienstverlening het aanspreekpunt is. Het directiecomité vergadert minstens 1 keer per maand.

Per kwartaal wordt er via een ontwikkeld dashboard financieel en personeelsmatig gerapporteerd.

Het personeel(sbeleid) van het agentschap:

In welke mate loopt het personeelsbeleid van het agentschap gelijk met het personeelsbeleid van stad / OCMW?

Het personeelsbeleid van het agentschap blijft geënt op het personeelsbeleid van stad Antwerpen. Afwijkingen of een andere koers worden tot een

minimum beperkt, om bv. de mogelijkheden tot interne mobiliteit niet te veel te hypothekeren.

Zelfde lijn

- Gebruik competentiehandboek stad Antwerpen

- Evaluatie- en waarderingscyclus + functioneringstoelage - Inschaling volgens baremastructuur

- Vergelijkbare of zelfde extralegale voordelen - …

Hoe worden afwijkingen van het personeelsbeleid van stad / OCMW gemotiveerd?

 Fundamentele afwijkingen zijn vnl. ingegeven door een wettelijke of sector gebonden context.

De verplichtingen die volgen uit PC 329.01 kan het agentschap niet naast zich neer leggen. Dit heeft een gevolg voor bv de vakantieregeling (aantal dagen vakantie – VAP-dagen) en toe te passen baremastructuur.

Een andere wettelijke basis kan een andere toepassing tot gevolg hebben.

Enkele voorbeelden:

- Berekening en toekenning betaalde vakantierechten op basis vorig vakantiedienstjaar en niet het lopende jaar

- Gratis abonnement WWV met NMBS – 20% gedeelte WN wordt door de federale overheid betaald – maatregel die niet geldt voor lokale of openbare besturen

 Financiële overwegingen kunnen een afwijking motiveren. Enkele voorbeelden:

- Halveren van de 2° pensioenpijler ikv Cao onderhandelingen in 2015 binnen het agentschap

- Niet voorzien van een smartphone aan alle medewerkers van het agentschap – blijft enkel een functioneel werkinstrument

Hoe wordt overhead gedefinieerd binnen het agentschap?

Hoe verhoudt de overhead zich tot het totale personeelsbestand?

Hoe evolueerde deze verhouding tussen het ogenblik van oprichting van het agentschap en de actuele toestand? Hoe is deze evolutie te verklaren?

In 2017-2018 gebeurde door een externe firma een audit over en binnen het agentschap. Hieruit volgden een aantal aanbevelingen waar het agentschap mee aan de slag is gegaan, ook mbt overhead en structuur.

Algemeen:

Formuleer hier eventuele andere aandachtspunten, suggesties, opmerkingen,… met betrekking tot het agentschap op zich.

E

-

:

De beheers- en samenwerkingsovereenkomst bevat in algemene bewoordingen een aantal samenwerkingsafspraken.

Op sommige punten kan dit mogelijk concreter benoemd of uitgewerkt worden. Afhankelijk van de wijze van eenvormigheid die stad Antwerpen wil behouden in een beheersovereenkomst voor alle entiteiten, worden specifieke afspraken al dan niet in aparte overeenkomsten geregeld tussen de betrokken entiteit en de stedelijke dienst(en).

De inhoudelijke doelstellingen uit de samenwerkingsovereenkomst werden gerealiseerd en worden opgevolgd in de stedelijke Beheers- en Beleidscyclus.

Aandachtspunt in de uitvoering is de verdere uitwerking en implementatie van een organisatiebeheerssysteem dat een efficiënte bedrijfsvoering en ook de lange termijn financiële gezondheid van de organisatie kan garanderen.

Met betrekking tot engagementen van de stad is het voorzien van infrastructuur die voldoet aan de noden van de doelstellingen een aandachtspunt.

In het kader van de opmaak van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst kan de bestaande governance structuur verduidelijkt worden. De rol van de regisserend directeur wordt hierin explicieter benoemd in functie van een sterke link met de stad en het management, ter versterking van kansen en opportuniteiten in samenwerking tussen het agentschap en de stad en met oog op een goede informatiedoorstroming.

De keuze die stad Antwerpen maakte voor de structuur van een extern verzelfstandigd agentschap voor de uitvoering op het stedelijk grondgebied, van het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid, biedt de mogelijkheid om lokale beleidsaccenten te leggen en blijvend in te spelen op de vaak snel

veranderende maatschappelijke context.