FO museumassistent (pdf, 44 KB)

Functieomschrijving – Museumassistent 1. Graad/ Functietitel

Museumassistent

2. Doel van de functie

Onder leiding van een meewerkende ploegbaas helpen instaan voor de dagelijkse uitbating van musea Brugge.

3. Graad/ Niveau/ Weddenschaal Graad: Museamassistent

Niveau: D

Weddenschaal: D1-D3 4. Plaats in de organisatie Dienst: Musea

Rapporteert hiërarchisch aan: meewerkende ploegbaas erfgoedbewaking en technisch medewerker

Evaluatoren: meewerkende ploegbaas erfgoedbewaking (1

beoordelaar) en technisch medewerker (2

beoordelaar)

5. Resultaatgebieden

• Resultaatsgebied 1: Je bent multi-inzetbaar en neemt afhankelijk van de behoefte van de dienst en de opmaak van de planning afwisselend een of meerdere rollen op in de dagelijkse uitbating van musea Brugge. Je kan daarbij ingezet worden als erfgoedbewaker (of molenaar of torenwachter), kassier en verkoopsassistent.

- Rol 1: Erfgoedbewaker, Molenaar of Torenwachter o Persoonscontrole:

 actief mobiel toezicht houden op personen die zich in de musea bevinden;

 verifiëren of zij gerechtigd zijn zich daar te bevinden inclusief ticketcontrole;

 controle op de activiteiten van personen die zich in het museum bevinden;

 passend optreden bij inbreuken op de regelgeving inzake toegelaten aanwezigheden en activiteiten.

o Goederencontrole:

 vrijwaring van de roerende en onroerende goederen die eigendom zijn van musea Brugge of onder haar beheer geplaatst;

 controle op het intact zijn van museale gebouwen;

 controle op de aanwezigheid en goede staat van bewaring van het roerend patrimonium;

 toezicht op aanwezigheid en goede staat van in bewaring gegeven goederen;

 passend optreden met inachtname van de wettelijke bepalingen bij vastgestelde inbreuken op deze punten;

 opvolging van de openings- en sluitingsprocedure met controle van de toestand van de aanwezige kunstwerken.

o Optreden bij calamiteiten:

 door passend optreden ervoor zorgen dat de gevolgen van eventuele calamiteiten zo beperkt mogelijk blijven;

 bij calamiteiten de richtlijnen uit de bestaande plannen uitvoeren;

Goedgekeurd in BaOC van 04/2016

 bij het ontbreken van toepasselijke plannen, nauwgezet de richtlijnen ad hoc van de ploegbazen, technisch medewerker en technisch

hoofdmedewerker uitvoeren;

 regelmatig oefenen en uitvoeren van evacuatieprocedures in geval van nood.

o Rapportering van incidenten:

 door snelle en correcte rapportering ervoor zorgen dat de gevolgen van eventuele calamiteiten of veiligheidsincidenten zo beperkt mogelijk blijven.

 in samenspraak met de meewerkende ploegbazen een sluitende incidentenregistratie voorzien;

 snelle rapportering van ongewone of verdachte gedragingen van bezoekers ter voorkoming van incidenten;

 onmiddellijke rapportering van vervreemding of beschadiging van de collecties;

 rapporteren via ploegbaas, technisch medewerker of technisch hoofdmedewerker aan de verantwoordelijken over problemen met de atmosferische omstandigheden en defecte technische infrastructuur.

o Meewerken aan de begeleiding van protocollaire ontvangsten

 zorgen voor een passende omkadering van protocollaire ontvangsten;

 helpen organiseren van een afscheiding van protocollair bezoek van het normaal bezoekerscircuit;

 instaan voor het onthaal en privacy van protocollair bezoek evt. in samenspraak met de dienst Public Relations en Onthaal.

o Maalklaar maken en draaien van de molen (enkel voor Molenaar)

 door uitvoering van praktische en onderhoudstaken ervoor zorgen dat de werking van een draaiende molen aan de bezoekers kan getoond worden;

 hulp bieden bij herstelling aan de installaties waar dit mogelijk is en kan gebeuren zonder veiligheidsrisico’s;

 kleine onderhoudstaken aan de molen;

 verkopen van toegangstickets aan bezoekers en beheer van deze ontvangsten strikt volgens de geldende richtlijnen;

 in werking stellen van de molen en malen van graan bij wijze van demonstratie.

o Hulp aan beiaardiers (enkel voor Torenwachter)

 door uitvoering van praktische en onderhoudstaken ervoor zorgen dat de werking van de stadsbeiaard vlot verloopt;

 hulp bieden bij herstelling aan de installaties waar dit mogelijk is en kan gebeuren zonder veiligheidsrisico’s;

 tijdens de zomeravondconcerten de gastbeiaardiers en assistent-beiaardier bijstaan;

 af- en aanzetten speeltrommel, doordraaien trommel, uurwerk juist zetten…

 binnen de normale diensttijden de triomfklok luiden wanneer nodig;

 medewerking verlenen aan de tweejaarlijkse versteek van de trommel.

- Rol 2: Kassier

o Ticketverkoop

 de bezoekers tegen betaling voorzien van het geldig toegangsbewijs dat best aansluit bij hun bezoekintenties;

 aanhoren en ontleden van de wens van de bezoeker;

 een ticketformule voorstellen die daar best bij aansluit;

 registratie van de verrichting in het kassaprogramma;

 ontvangen van het verschuldigde bedrag;

 uitreiken van een ticket.

o Uitreiken van middelen voor bezoekersbegeleiding

 ervoor zorgen dat de bezoekers goed geïnformeerd zijn om de kwaliteit van hun bezoek te verhogen;

 bedelen van informatief drukwerk;

Goedgekeurd in BaOC van 04/2016

 verschaffen van audioguides en verwante toestellen voor bezoekersbegeleiding, al dan niet tegen betaling;

 onderhoud van audioguides en verwante toestellen;

 verstrekken van bijkomende mondelinge informatie waar nodig.

o Bevragen van de klant

 informatie verwerven over de klanten van musea Brugge in functie van publieksonderzoeken en marketingacties;

 peilen naar en registreren van informatieve klant gegevens conform vragen van de afdeling marketing en communicatie;

 meewerken aan acties die tot doel hebben de bezoekerstevredenheid te peilen en te verhogen.

o Opmaak kassa en verzamelstaten

 centralisatie en controle van de ontvangsten mogelijk maken;

 geld tellen bij aanvang en afsluiting;

 rapporteren conform richtlijnen;

 dagelijks en maandelijks de nodige verzamelstaten aanleveren;

 constructief meewerken aan onaangekondigde kascontroles;

 indien nodig, geldtransport.

- Rol 3: Verkoopsassistent

o De klant laten kennis maken met het aanbod aan museale merchandising

 weloverwogen plaatsing van producten in de shop, rekening houdend met de beschikbare ruimte;

 prijzen van artikels en waar nodig bijkomende informatiebordjes plaatsen, installatie van toon- en luisterconsoles (zo nodig in samenwerking met distributieverantwoordelijke);

 groeperen en hergroeperen van producten in functie van tijdelijke acties;

 regelmatig etalages hermaken, op een creatieve en aantrekkelijke manier, zo nodig in overleg met en met medewerking van de

distributieverantwoordelijke;

 regelmatig plaatsing wijzigen in functie van herhaalbezoek van trouwe klanten;

 ervoor zorgen dat de winkel er goed georganiseerd uitziet en de klanten de producten in een zo kort mogelijke tijd kunnen evalueren;

 goed voorraadbeheer en correct signaleren van bestelnoden, rekening houdend met de planning van de distributieverantwoordelijke en de gangbare bestelhoeveelheid per artikel.

o Onderhoud shop

 ervoor zorgen dat dat de shop een nette aanblik biedt.

 op rustiger momenten regelmatig stof afnemen;

 de vloer onderhouden;

 de vitrines en indien nodig etalageruiten schoon houden;

 regelmatige rotatie van aan daglicht blootgestelde producten om verkleuring te vermijden.

o Productverkoop

 de klanten vriendelijk maar doelgericht te woord staan en informeren;

 verkoopstransacties afsluiten rekening houdend met alle geldende reglementering;

 efficiënt en esthetisch verpakken van koopwaar;

 rapporteren van vragen van klanten aan aankoper en bureauchef;

 vaststellen en rapporteren van tendensen in het aankoopgedrag van de klanten.

o Verkoopsadministratie

 ervoor zorgen dat het verkoopgebeuren in de museumshops administratief correct verloopt.

 aanleveren van dag- en maandstaten;

 aanleveren van een correcte rapportering op het vlak van BTW;

 opmaken en natellen van kassa;

Goedgekeurd in BaOC van 04/2016

 transporteren en afleveren van ontvangsten conform de geldende richtlijnen;

 onmiddellijk rapporten van eventueel vastgestelde onregelmatigheden in de inning van ontvangsten.

• Resultaatsgebied 2: Taken eigen aan de functie

Doel: via parate kennis, een flexibele en teamgerichte ingesteldheid bijdragen tot een vlotte werking van de dienst.

Deelactiviteiten:

- actief deelnemen aan werkoverleg en vormingsmomenten;

- bereidheid tot inspringen voor collega’s bij kortstondige afwezigheid;

- veiligheidsbedreigende situaties melden aan de centrale;

- medewerking verlenen aan activiteiten in het kader van de evenementenkalender.

- ondersteunende omkadering verzorgen voor protocollaire ontvangsten;

6. Functioneringscriteria Kennis:

- kennis van het wettelijk kader waarbinnen interne bewakingsdiensten opereren;

- om ingezet te worden als erfgoedbewaker: houder zijn van een attest erfgoedbewaking;

- om ingezet te worden als molenaar: houder zijn van een diploma van meestermolenaar;

- om ingezet te worden als torenwachter: basiskennis van de werking van een beiaard;

- om ingezet te worden als kassier: relevante en nuttige kennis van informaticatoepassingen;

kennis van de tariefreglementering; kennis van de stedelijke richtlijnen i.v.m. omgaan met ontvangsten;

- om ingezet te worden als verkoopsassistent: kennis van verkoopstechnieken; relevante en nuttige kennis van informaticatoepassingen;

- kennis van heersende veiligheidsprocedures;

Competenties:

Kerncompetenties:

- Kwaliteitsvol werken: werkt efficiënt, correct en met oog voor verbetering (niveau 2) - Respectvol werken: staat open voor gevoelens en behoeften van anderen met zorg voor

materieel (niveau 2)

- Vooruitstrevendheid/innovativiteit: doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren (niveau 2)

- Verantwoordelijk/betrokken: is betrokken bij de werking van het team en van de dienst (niveau 2)

Aanvullende competenties:

- Klantgerichtheid: actief meedenken, inspelen op vragen van de klant (niveau 2) - Mondeling communiceren: communiceren in twee richtingen (niveau 2)

- Resultaatgericht werken: doelgericht en efficiënt werken (niveau 2) - Nauwgezetheid

Vaardigheden:

- om ingezet te worden als erfgoedbewaker: voldoen aan de wettelijke bepalingen voor het uitoefenen van een beroep in een interne bewakingsdienst;

- om ingezet te worden als molenaar: fysisch geschikt zijn voor het verrichten van hef- en tilwerk;

- om ingezet te worden als torenwachter: geen hoogtevrees hebben, in goede fysieke conditie zijn voor het regelmatig beklimmen van de trappen en occasioneel klauterwerk;

- om ingezet te worden als kassier: een internationaal publiek elementair te woord kunnen staan; klassevolle uitstraling door het dragen van een perfect uniform;

- om ingezet te worden als verkoopsassistent: een internationaal publiek te woord kunnen staan; vlot voorkomen; fysisch geschikt zijn voor licht hef- en tilwerk.

7. Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden zie statutaire bepalingen ter zake

Goedgekeurd in BaOC van 04/2016