Voorsieningsadministrasiestelsel (VAS) in hospitale

VAS is ontwikkel om 'n uniforme en gestandaardiseerde voorraadstelsel daar te stel om voorraaditems aan staatsdepartemente soos byvoorbeeld Departement van Gesondheid en instellings soos byvoorbeeld hospitale te voorsien. VAS word nie net vir medisynebevoorrading aangewend nie, maar vir enige voorraaditem soos byvoorbeeld uniforms. Met VAS word gepoog om 'n koste-effektiewe voorraadbestuur vir die Staat te verwesenlik (Greyling 1997: mededeling tydens kursus in Voorraad- administrasiebestuur, 20 Junie 1997).

dat Tesourie op aandrang van die destydse Gekose Komitee oor Openbare Rekeninge (GKOR), nou Staande Komitee oor Openbare Rekeninge (SKOOR), ver- soek het om hulle voorsieningsadministrasie voorskrifte vir evaluasie en moontlike standaardisasie voor te lê. 'n Stelsel wat by die destydse Gevangenisdiens (nou die Korrektiewe Dienste) bedryf is was die basis vir VAS. 'n VASprojekspan is aangestel om ondersoek in te stel na die ontwikkeling van 'n voorsieningsadministrasiestelsel. In 1984, voortvloeiend uit die ondersoek van die projekspan, is die Gestandaardiseerde Voorsieningsadministrasiestelsel ontwikkel wat op 4 Maart 1981 deur die Tesourie goedgekeur is vir implementering. Die Ouditeur-Generaal het geen beswaar gemaak teen hierdie stelsel nie. Die Suid-Afrikaanse Gevangenisdiens is as loodsdepartement geïdentifiseer. Op 1 April 1983 is die stelsel daar geïmplementeer en van tyd tot tyd geëvalueer, om knelpunte te identifiseer. Daarna is daar deur Tesourie-instruksie bepaal dat soortgelyke stelsels ook by ander staatsinstellings geïmplementeer kon word (Republic of South Africa, 1994a:8).

Die handstelsel is ook intussen by die Departement van Korrektiewe Dienste deur die Tesourie gerekenariseer en wat as die VAS-Gerekenariseerde stelsel bekend staan. Op 1 Augustus 1990 is die gerekenariseerde VAS-stelsel by die loodsdepartement, die Suid-Afrikaanse Gevangenisdiens, permanent geïmplementeer (Republic of South Africa, 1994a:8). Volgens terugvoering van gebruikers van die gerekenariseerde VAS ontvang is, word dit só suksesvol bedryf, dat daar reeds 'n besparing aan mannekrag in die verrekeningekomponent waarneembaar is en oortollige voorrade betyds geïdentifiseer word (VASprojekspan, 1991:1). Die gerekenariseerde VAS-stelsel is verder in 1997 ontwikkel tot 'n nuwe stelsel, te wete die Gestandaardiseerde Logistiese Informasiestelsel (LOGIS) (Republic of South Africa, [s.a.]:8). Tans bestaan die reëling dat departemente wat aansoek doen om die stelsel te gebruik, na goedkeuring van die Departement van Staatsbesteding (tans die Nasionale Tesourie) dit mag implementeer.

(a) Norme en standaarde wat deur die Voorsieningsadministrasiestelselhandleiding aangespreek word

Die Departement van Finansies (Tesourie) (nou die Departement van Nasionale Tesourie) beskik ingevolge artikel 76 (4) van Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999) oor die bevoegdheid om standaardproseduriële voorskrifte uit

prosedures word in die Voorsieningsadministrasieprosedurehandleiding vir voorsieningsadministrasie by staatsdepartemente voorgeskryf (Republiek van Suid- Afrika 1990:8). Proseduriële voorskrifte wat van belang is by bevoorrading word ingevolge die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999) en Finansiële Regulasies voorgeskryf. Om aan die bepalings van voornoemde voorskrifte uitvoering te kan gee, kan Tesourie ook standaardproseduriële voorskrifte uitreik hoe Staatsgoed gehanteer moet word (kyk voorbeeld Republiek van Suid-Afrika 1990:6). Beamptes wat bevoorradingaktiwiteite uitvoer, moet deeglik op hoogte wees van voornoemde prosedures om 'n doeltreffende en effektiewe dienslewering te bewerkstellig.

'n Nasionale tesourie moet voorskrifte en standaarde voorskryf wat deur staatsdepartemente en regionale owerhede gehandhaaf moet word. So bestaan daar byvoorbeeld voorskrifte oor die aankoop van mediese voorrade waarna ingevolge artikel 216(i)(a) in die Grondwet van die Republiek van Suid-Afrika, 1996 (Wet 108 van 1996) verwys word. Indien die voorgeskrewe voorskrifte en standaarde nie nagekom word nie, moet die Tesourie stappe doen om regstellings te bewerkstellig. Die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999); Wet op die Raamwerk vir Voorkeurverkrygingsbeleid, 2000 (Wet 5 van 2000); en die Wet op die Staatstenderraad, 1968 (Wet 86 van 1968) stipuleer duidelike riglyne uit vir die aankoop van voorrade vir die Staat. Die voorskrifte en standaarde word in die Tesourie-regulasies, die ST37 (gebruikershandleiding vir Staatsdepartemente) en die Voorsieningsadministrasiehandleiding vervat.

Die VAS-stelsel beskik oor 'n handleiding wat deur die Departement van Staatsbesteding geïmplementeer is (Republiek van Suid-Afrika 1990). Met hierdie handleiding word gepoog om 'n gedetailleerde beleid wat alle fasette van bevoorrading behels, uit te spel, vlakke van verantwoordelikheid en aanspreeklikheid te definieer en beheer te vestig (Republiek van Suid-Afrika 1990:4). Die huidige voorsieningsadmini- strasiestelsel, te wete die VAS-stelsel is deur die destydse Gesamentlike Gekose Komitee oor Openbare Rekenings in 1965 ondersoek (Botha 1987:4) wat daartoe bygedra het dat die Voorsieningsadministrasieprosedurehandleiding in 1985 as 'n tesourie-instruksie uitgereik is en in die openbare sektor toegepas word.

1968 (Wet 86 van 1968), die Staatstenderraadregulasievoorskrifte, -vrystellings en –delegasies, die Tesourie-regulasies of ander voorskrifte wat van tyd tot tyd deur die Tesourie nodig geag mag word. Staatstenderraadregulasies wat van besondere belang vir die aankope van voorraad is, is die ST37-Gebruikershandleiding: Voor- skrifte aan departemente ten opsigte van verkryging en ST36-Algemene voorwaardes en prosedures wat op 'n gereelde grondslag hersien word. Leidinggewende beamptes in mediese depots en hospitale moet ingevolge die ST37-riglyne voorrade aankoop om ongerymdhede soos byvoorbeeld voorkeure aan spesifieke verskaffers te voorkom. Indien daar kontak met 'n tenderaar tydens die tenderprosedure plaasvind en 'n bepaalde tenderaar moontlik bo ander bevoordeel word, kan ander tenderaars beswaar daarteen aanteken wat uiteindelik op 'n hofsaak kan uitloop met nadelige gevolge vir die Staat/provinsie.

Die Voorsieningsadministrasiehandleiding bevat byvoorbeeld standaardprosduriële voorskrifte oor: die analitiese tegniek vir bevoorrading (Hoofstuk 2); behoeftebepaling met die oog op reëling vir kontrakte; algemene bepalings wat geld vir kontrakte vir voorraadvoorsiening (Hoofstuk 3); finansiële beramings vir voorraadbehoeftes (Hoofstuk 4); interne en eksterne aanvraag vir voorraad en dienste (Hoofstuk 5); verkryging van voorraad en dienste (Hoofstuk 6); leweringsvoorwaardes en -aksies by ontvangs van voorrade (Hoofstuk 7); prosedures by die ontvangs van voorrade voor opname by depots, en die prosedure by die uitreiking van voorraaditems uit die magasyne voordat dit deur die verbruiker in ontvangs geneem word (Hoofstuk 8); verrekening van voorraaditems en -dienste (Hoofstuk 9); opberging, bewaring en versorging van staatsvoorraad en -uitrusting (Hoofstuk 10); uitreiking van voor- raaditems (Hoofstuk 11); rekordhouding van voorrade en toerusting (Hoofstuk 12); uitoefening en administrasie van voorraadopnames (Hoofstuk 13); jaarlikse finansiële state wat die waarde van voorraad weerspieël (Hoofstuk 14); byhou van inventarisse (Hoofstuk 15); die verantwoordingdoening oor voorraad- en uitrustingverskille by tekorte en surplusse van voorrade (Hoofstuk 16 en 17); en die beskikking oor voorraad en toerusting (Hoofstuk 18) (Republiek van Suid-Afrika 1990). Die proseduriële handleiding bevat riglyne wat dien om leidinggewende beamptes te adviseer oor die verskillende stadiums van bevoorrading in 'n instelling soos byvoorbeeld 'n hospitaalapteekmagasyn. Uit voornoemde kan afgelei word dat norme en standaarde in die Voorsieningsadministrasiestelselhandleiding aangespreek word waaraan leidinggewende beamptes in hospitale moet voldoen om op 'n voortreflike

wyse mediese voorraad doeltreffend en effektief aan pasiënte te lewer.

Twee variasies van die VAS-stelsels kan gebruik word, te wete die VAS-handstelsel en die VAS-gerekenariseerde stelsel (Republic of South Africa 1994b:8). Die gebruik van een van hierdie twee stelsels hang in 'n belangrike mate af van die behoefte van 'n instelling. Relatief "klein" hospitale kan byvoorbeeld die VAS-handstelsel gebruik wat in al hulle behoeftes voldoen, terwyl 'n streekshospitaal wat met veel omvattender werksaamhede belas is, die VAS-gerekenariseerde stelsel sal gebruik.

Om bestuursinligting op 'n gestandaardiseerde wyse vanaf hospitale en mediese depots vir besluitneming te verkry, word daar van aanwysers gebruik gemaak. Van die aanwysers wat in die VAS en Logistiese Informasiestelsel (LOGIS) gebruik word om voorraaditems, verskaffers (tenderaars) en aanvraers soos byvoorbeeld watter hospitaal te identifiseer, is onder andere:

(i) Itembeheernommer (IBN) per voorraaditem

Itemidentifikasie en kodifisering van voorraaditems vind op sentrale owerheidsgesag by die Sentrale Rekenaardienste (SRD) plaas. Spesialis beamptes soos kodifi- seerders, word slegs op sentrale vlak benodig om voorraaditems te kodifiseer en aan elke voorraaditem 'n IBN toe te ken, terwyl 'n beperkte itemidentifikasie ervarenheid by departemente benodig word om die nodige voorraaditem se inligting aan die kodifiseerders oor te dra om 'n itembeheernommer (IBN) te verkry (Republic of South Africa [s.a.]:15). Kodifikasie behels alle handelinge wat daagliks deur die betrokke beamptes verrig word om voorraad/lewende hawe en uitrusting uit te ken, dit op die gereserveerde plek by die betrokke instelling te plaas en te verseker dat dit duidelik onderskeibaar is van soortgelyke items. Alle items moet gekodifiseer word (Republiek van Suid-Afrika 1997:1).

Deur die toekenning van 'n itembeheernommer (IBN) aan 'n item nadat dit geïden- tifiseer is, word eenvormigheid in die katalogiseringstelsel teweeggebring (Republiek van Suid-Afrika 1997:1). Itemidentifikasiedata van alle items wat volgens die katalo- giseringstelsel gekodifiseer is, word in 'n rekenaardatabank geberg en deur die Stelseladministrateur, wat in die Tesourie gesetel is, beheer. Itemdata word aan gebruikersdepartemente oorgedra op die grondslag van "gebruikersbelange" sodat die

gebruiker slegs data berg van items wat vir hulle doeleindes gebruik word (Republiek van Suid-Afrika 1997:1). Inhuisnommers aan eiesoortige items wat nie by ander departemente aangetref word, mag slegs met die toestemming van die Tesourie deur die betrokke departement toegeken word (Republiek van Suid-Afrika 1997:1).

Die korrekte identifisering van items is die spil waarom voorraadbestuur by enige goedontwikkelde voorrraadbestuurstelsel wentel. Alle voorraaditems moet volledig geïdentifiseer en gekodifiseer word ingevolge die neergelegde reëls van die Nasionale Kodifikasieburo (VASprojekspan 1991:13) wat die Republiek van Suid-Afrika verant- woordelik is vir hierdie koördineringsfunksie. Sentrale Rekenaardienste (SRD) koördi- neer die aanvrae van IBNe. Die Nasionale Kodifikasieburo (NKB) het die kodifikasie van itembeheernommers (IBNe) uitgekontrakteer aan LOG-TEK, wat hierdie funksie tans vir Staatsdepartemente verrig (Mededeling: Adjunk-direkteur, Departement van Staatsbesteding, 20 Januarie 1998).

(ii) Benodiging van 'n verskafferskode per bestelling

'n Verskafferskode is 'n kode wat toegeken word aan elke verskaffer met 'n ander adres. 'n Verskaffer wat op meer as een plek 'n besigheid bedryf, het vir elke plek 'n ander verskafferskode. Sentrale Rekenaardienste (SRD) koördineer die aanvrae van verskafferskodes terwyl LOG-TEK verskafferskodes op aanvraag verstrek (Mede- deling: Adjunk-direkteur, Departement van Staatsbesteding, 20 Januarie 1998). 'n Gids wat bekend staan as 'n verskaffermeester wat by VAS gebruik word, dien as 'n rekord waarin die inligting van verskaffers verskaf word. Dit sluit inligting in soos byvoorbeeld name, adresse en telefoonnommers (Republic of South Africa 1994a:24). 'n Verskafferskode vir elke kontrakteur word benodig aangesien daar met die Finansiële Bestuurstelsel (FBS) kodes gebruik word om byvoorbeeld die rekening van kontrakteurs te vereffen.

(iii) Benodiging van 'n verantwoordelikheidskode per aanvraag van 'n mediese item

Die verantwoordelikheidskode vir 'n hospitaal word vanaf die Finansiële Bestuurstelsel (FBS) verkry. Sentrale Rekenaardienste (SRD) koördineer die aanvra van magasyn- nommers en die SRD is verantwoordelik om hierdie nommers aan hospitale toe te ken (Mededeling: Adjunk-direkteur, Departement van Staatsbesteding, 20 Januarie 1998).

Die magasynnommer word by die VAS-stelsel gebruik om magasyne te identifiseer soos byvoorbeeld 'n hospitaal se mediese magasyn. Die verantwoordelikheidskode word gebruik om 'n instelling soos byvoorbeeld 'n hospitaal, se rekening met sy begroting op die FBS te kan vereffen.