Organisering

Indien twee of meer persone in 'n instelling saam 'n taak moet verrig, moet organisatoriese reëlings getref word om die werk tussen hulle te verdeel (Marx 1978:233). Administratiewe take vind plaas wanneer twee of meer individue saam- werk om die betrokke doelwit van die instelling te bereik (Cloete 1992:112; kyk ook Botes et al. 1992:241). Indien meer as een individu werk moet verrig, is dit noodsaak- lik dat die werk in hanteerbare eenhede onderverdeel word. Die doelwit(te) van 'n instelling kan so omvangryk van aard wees dat 'n span, of selfs 'n aantal spanne benodig word om die spesifieke werk te verrig om die gestelde doelwit(te) te kan bereik. Die proses van werkverdeling in poste en/of groepe en die rangskikking van hierdie groepe in funksionele verwantskappe, staan volgens Cloete (1986a:40) as organisering bekend. Verskillende spanne van beamptes soos onder andere ver- pleegundiges, geneeshere en aptekers is byvoorbeeld noodsaaklik om gesondheids- dienste in die Republiek van Suid-Afrika te lewer.

Sodra individue in 'n bepaalde groepsverband met mekaar saamwerk, is dit noodsaaklik dat een of ander vorm van organisatoriese verwantskap tot stand gebring moet word. Daar behoort stappe geneem te word om die verhoudinge tussen individue in 'n bepaalde vorm te formaliseer, te sistematiseer deur die verhoudinge in 'n volgorde te rangskik en hierdie verhoudinge te balanseer om hulle met mekaar te verbind. Hierdie amptelike handelinge wat nodig is om formele verhoudings te bepaal,

staan volgens Botes et al. (1992:241) as organisering bekend.

Simon (1959:102) verklaar dat organisering, onder andere, bestaan uit die verdeling van werk, soos om aan elke beampte 'n spesifieke taak of verskeie take opdra wat hy moet verrig wat meebring dat 'n beampte sy tyd en energie aan sy taak kan wy. Werkverdeling moet gevolglik plaasvind met inagneming van die fisiese vermoëns van 'n individuele werknemer. Een persoon kan nie al die werksaamhede van 'n instelling verrig nie aangesien dit in die merendeel van gevalle nie binne sy geestelike en liggaamlike vermoëns is nie. Derhalwe is dit ook van toepassing op personeel by mediese depots, hospitaalmagasyne en -apteke waar werkverdeling bewerkstellig moet word om mediese goedere en dienste aan pasiënte te lewer. In 'n akademiese hospitaal kan 'n apteker nie alleen al die werksaamhede daaraan verbonde verrig nie. Ondergeskiktes sal sodanige beampte behulpsaam moet wees om byvoorbeeld mediese voorrade te bestel, dit te berg en uit te reik om die doelwit, te wete die lewering van mediese items aan pasiënte, te kan bewerkstellig.

Organisering word deur Otto en Sanders (1964:355) verklaar as die metodiese wyse om take aan individue toe te wys en as 'n groep hulle pogings so te koördineer dat die doelwit(te) doeltreffend en effektief bereik kan word. Hersey en Blanchard (1982:4) verklaar op hulle beurt dat organisering op die saamvoeging van hulpbronne soos personeel, fondse en toerusting dui om op die mees effektiewe wyse die doelwit(te) van 'n instelling na te streef (Kyk ook Rachman & Mescon 1976:111).

Organisering word deur Thierauf et al. (1977:312) omskryf as die proses om verhoudings tussen beskikbare hulpbronne (soos personeel en fondse) binne die bepaalde struktuur van 'n instelling te skep om die doelwit(te) van die instelling te bereik. Organisering volgens hulle, dui op die struktuur en proses waardeur take op 'n koöperatiewe wyse onder die lede van 'n instelling verdeel, verhoudings bepaal en die aktiwiteite van die individue integreer word om gemeenskaplike doelwit(te) te bereik.

Kohn (1977:176) omskryf organisering as 'n groepsaktiwiteit, soos byvoorbeeld

bestelling en ontvangs van mediese items, wat dien om die voorraadproses te bestuur. Die voorraadproses bestaan uit die selektering en kombinering van geskikte hulpbronne, soos byvoorbeeld personeel, geld en toerusting, wat binne die struktuur

van 'n instelling geïntegreer word en wat bydra om die beplande aktiwiteit op 'n gekoördineerde en beheerde wyse uit te voer. In 'n mediese depot word die verskil- lende groepe beamptes, soos onder andere verrekening- en pakhuisbeamptes, geïdentifiseer om onder andere die verrekening van fakture en pakhuistake te verrig.

Organisering bestaan uit die klassifisering en groepering van funksies wat volgens 'n bepaalde patroon onderneem moet word sodat die take wat die beamptes moet verrig, bydra om die voorafbepaalde doelwit(te) te bewerkstellig (Cloete 1992:112). Organi- satoriese reëlings om 'n doelwit te bereik, verseker onder meer dat 'n basiese hulpbron, soos byvoorbeeld personeel, op 'n ordelike wyse byeengebring en in 'n aanvaarbare patroon gerangskik word in poste binne die instelling, om die vereiste aktiwiteite wat onderneem moet word om die doelwit te bereik, te verrig. Organisering integreer beamptes in hulle onderlinge poste binne 'n instelling tot 'n sinvolle eenheid om by te dra dat werk effektief en doeltreffend verrig word om die beoogde doelwit(te) te bereik (Terry 1974:299-319).

Du Toit (1979:117) verklaar dat met organisering stappe onderneem word om die aktiwiteite van 'n instelling, met inagneming van doelwitte van 'n instelling, op 'n geordende wyse te groepeer. Marx en Gouws (1983:62) beskryf organisering as 'n bestuurstaak wat te doen het met die reëling van die aktiwiteite en hulpbronne van 'n instelling deur die toewysing van pligte, verantwoordelikhede en gesag aan persone. Dit behels verder ook die onderlinge verhoudinge wat daar tussen beamptes behoort te geld om samewerking te bevorder, en die stelselmatige uitvoering van die werk en die bereiking van doelwitte op die doelmatigste wyse moontlik te maak (De Bruyn 1986:268).

Organisering op bestuursvlak, behels die taak van 'n bestuurder om die funksies wat verrig moet word om 'n gestelde doelwit(te) te bereik, sodanig te reël en te organiseer dat dit op die mees effektiewe en doeltreffende wyse deur ondergeskikte beamptes verrig kan word (Allen 1964:163). 'n Leidinggewende beampte in 'n mediese depot moet byvoorbeeld die aktiwiteite soos bestellings en hulpbronne, soos geld, sodanig organiseer dat mediese items, soos byvoorbeeld vaksienes, doeltreffend en effektief aan pasiënte, bekom en gelewer kan word. In 'n hospitaal is 'n soortgelyke taak meer kompleks van aard omdat verskillende afdelings, soos onder andere die medies-

aanverwante magasyn, apteekmagasyn, apteek, sale, poli- en spesialisklinieke, saam verantwoordelikheid aanvaar om mediese items vir doeltreffende en effektiewe behandeling van pasiënte beskikbaar te stel.

Trewatha en Newport (1976:312) gee 'n kort samevatting van wat organisering behels, te wete dat dit die identifisering, verdeling en groepering van take; die rangskikking van goedere en menslike bronne in 'n betekenisvolle struktuur; en die definiëring van verantwoordelikhede en delegering van gesag om verwantskappe tussen individue en groepe te koördineer, behels. Volgens Koontz et al. (1986:65) sluit organisering die volgende in, te wete die bepaling van aktiwiteite om die doelwit(te) te bereik; groepering van hierdie aktiwiteite in departemente, afdelings en seksies; toewysing van sulke groeperings aan 'n bestuurder of leidinggewende beampte(s) om beheer daaroor uit te oefen; delegering van gesag aan 'n gesagdraer om die take te verrig; en die koördinering van aktiwiteite, horisontaal en vertikaal binne die organisasiestruktuur met die doel om eenheid van optrede te bewerkstellig.

Volgens Van Straaten (1992:8) impliseer organisering: (a) die sinvolle verdeling van owerheidswerksaamhede in betekenisvolle arbeidsterreine om uitvoering aan die goedgekeurde politieke doelwitte van 'n wetgewende instelling te gee; en (b) die daarstelling van strukturele beskrywing(s) van funksies, bepaling van gesagstrukture en die implementering van beheermaatreëls wat sal bydra om openbare verantwoordingdoening te bewerkstellig. Al hierdie maatreëls moet daartoe bydra om die grootste mate van effektiwiteit en doeltreffendheid deur behoorlike spanwerk byvoorbeeld tydens die bevoorradingproses van mediese items by mediese depots, hospitale en klinieke te bewerkstellig.

Marx (1978:235) omskryf organisering as 'n bestuurstaak wat te doen het met die reëling van die aktiwiteite en hulpbronne by 'n instelling deur die toewysing van pligte, verantwoordelikhede en gesag aan persone, en die bepaling van die verhoudinge wat tussen hulle moet geld, ten einde samewerking te bevorder en die bewerkstelliging van doelwit(te) so doeltreffend en effektief moontlik te maak.

Organisering kan derhalwe vir die doeleindes van hierdie geskrif omskryf word as die handeling wat daarop gemik is om die aktiwiteite te bepaal wat onderneem moet word

om die doelwitte van die instelling te bewerkstellig; sinvolle verdeling van werksaamhede tussen werknemers te bepaal; en die toewysing van pligte, verantwoordelikhede en gesag aan persone, met inagneming van die fisiese vermoëns van elke individu, uitvoering aan hulle werksaamhede te bewerkstellig. Effektiewe kommunikasie en gekoördineerde optrede in die nastrewing van die doelwit(te) van die instelling moet te alle tye voorop gestel word. Uit voornoemde verklarings van organisering sou afgelei kon word dat die wyse van organisering van bedrywighede by die lewering van mediese voorrade aan mediese depots en openbare hospitaalapteke van voortreflikheid moet spreek om 'n doeltreffende en effektiewe diens aan pasiënte te lewer.