Spanwydte van beheer

Spanwydte van beheer verwys na die aantal ondergeskiktes wat aan 'n betrokke toesighouer toegesê kan word en waaroor hy verslag kan doen (Hellriegel & Slocum 1982:257; kyk ook Smit & Cronjé 1992:213). Werksaamhede wat aan 'n apteker toegeken word, moet van so 'n aard wees dat dit deur een persoon behartig kan word.

'n Faktor wat oorweeg moet word by strukturering van 'n instelling, soos byvoorbeeld 'n hospitaal, is om 'n balans tussen die aantal hiërargiese vlakke en die spanwydte van beheer by elke toesighouer te behou (Child 1977:50-65; kyk ook Andrews 1982:49). Daar bestaan 'n neiging om uitbreidings by instellings, soos byvoorbeeld hospitale, te absorbeer deur meer hiërargiese vlakke te skep ten einde te verseker dat daar nie 'n groter werklas op bestaande toesighouers geplaas word nie (Child 1977:50-55). So 'n reëling het 'n lang hiërargie met 'n nou spanwydte van beheer tot gevolg waar ondergeskiktes in 'n groot mate van persoonlike diskresie en inisiatief in hulle werkverrigting ontneem word. Verder word 'n toesighouer, soos byvoorbeeld 'n hoofapteker, se vermoë om beheer oor sy ondergeskiktes uit te oefen, ook beperk (Koontz et al. 1986:226-237; kyk ook Van Straaten 1992:56 en Dessler 1986:186). Daar moet egter gewaak word dat 'n toesighouer nie met te veel ondergeskiktes opgesaal word oor wie se werksaamhede beheer uitgeoefen moet word nie.

Daar bestaan 'n meningsverskil by skrywers oor die aantal ondergeskiktes wat suksesvol deur 'n toesighouer gehanteer kan word (Van Straaten 1992:56; kyk ook Dessler 1986:186 en Botes et al. 1992:245). Udell (1961-1968:420) beskou 'n ideale spanwydte van beheer as agt ondergeskiktes onder die beheer van 'n toesighouer. Ander skrywers van bestuursleiding, het weer bevind dat die aantal ondergeskiktes by hoër vlakke in 'n instelling gewoonlik van 4 tot 8 ondergeskiktes en by laer vlakke 8 tot 15 ondergeskiktes onder die beheer van 'n toesighouer geplaas behoort te word, kan varieer (Koontz et al. 1986:237). In elke instelling, soos byvoorbeeld 'n mediese depot, moet daar besluit word oor die aantal ondergeskiktes wat 'n toesighouer kan

beheer.

Daar behoort by spanwydte van beheer gewaak te word dat nie te veel ondergeskiktes aan 'n toesighouer toevertrou word nie. Die aantal ondergeskiktes wat aan 'n toesig- houer toevertrou word, sal uiteraard deur die aard en omvang van die besondere werk waarmee hulle belas is, bepaal word (Van Straaten 1992:56; kyk ook Dessler 1986:186). Vir 'n toesighouer sal dit moeiliker wees om ondergeskiktes wat kom- plekse werktake verrig, soos byvoorbeeld spesialiste, se werk te beheer as dié wat byvoorbeeld 'n relatief eenvoudige werktaak verrig, soos byvoorbeeld pakkers van mediese voorrade. Dit kom voor of komplekse, onvoorspelbare werktake geassosieer word met amptenare wat meer ondervinding en professionalisme openbaar en van wie verwag word om meer selfbeheer toe te kan pas (Dessler 1986:186).

Daar moet ook gewaak word dat daar nie te veel vlakke in die hiërargie bestaan nie, aangesien dit bydra tot duplisering waar dieselfde werk dan deur meer as een beampte verrig word (Pfiffner & Prestus 1967:50). Verskillende soorte spanwydte van beheer kom in 'n instelling soos 'n hospitaal of mediese depot voor, te wete 'n wye of 'n nou spanwydte van beheer. 'n Wye spanwydte van beheer, waarna ook algemeen na verwys word as 'n plat hiërargie, het tot gevolg dat die tradisionele piramidale hiërargiese struktuur in 'n hospitaal betreffende apteekpersoneel, 'n wye basis het en relatief kort is. 'n Nou spanwydte van beheer verwys na 'n lang organisatoriese struk- tuur, waar die hiërargiese struktuur tradisioneel lank en nou piramiedvormig is (Van Straaten 1992:56).

Daar behoort geen onbuigsame voorskrifte oor die spanwydte van beheer gemaak te word nie. Faktore wat moontlik 'n rol by die spanwydte van beheer kan speel, is onder andere:

- die vermoë van 'n toesighouer. By mediese depots en hospitaalapteke beskik

toesighouers oor verskillende vaardighede en ervaring. By 'n mediese depot sal 'n hoofapteker oor byvoorbeeld meer kundigheid van alle mediese items beskik as 'n hoofapteker wat net farmaseutiese items vir 'n hospitaal aankoop.

wyer kan die spanwydte van beheer wees. By 'n hospitaalapteek kan 'n senior apteker toesig oor verskeie aptekers uitoefen omdat elke apteker oor genoegsame vaardighede beskik om medisyne aan pasiënte te voorsien. Die voorkeure van beide die toesighouer en ondergeskiktes beïnvloed ook die spanwydte van beheer. Spanwydte van beheer sal afhang van wat deur die betrokke partye verkies word (Smit & Cronjé 1992:213). In 'n mediese depot kom daar by ondergeskiktes verskeie vaardighede soos onder andere rekenaarvaardighede, voor.

- die aard van die werk (Hodge & Johnson 1970:403-412) soos onder andere:

(a) Die mate van interaksie wat tussen die verskillende eenhede, soos

byvoorbeeld 'n hospitaalapteek en sale nodig is, is ook dikwels 'n bepalende faktor. Hoe meer interaksie tussen die verskillende eenhede plaasvind, hoe nouer sal die spanwydte van beheer wees. Voornoemde kom veral by 'n hospitaalapteek voor waar alle transaksies, soos byvoorbeeld betalings van fakture, deur die finansiële afdeling, uitgevoer word.

(b) Die mate waartoe 'n toesighouer nie-leidinggewende take, soos

byvoorbeeld reseptering van 'n voorskrif moet uitvoer, speel ook 'n rol. Hoe meer nie-leidinggewende take 'n toesighouer moet uitvoer, hoe minder tyd sal daar vir leidinggewende take, soos byvoorbeeld toesighouding, bestaan en derhalwe 'n nouer spanwydte van beheer tot gevolg hê.

(c) Die relatiewe eendersheid van werktake waaroor toesig gehou moet

word, beïnvloed ook die spanwydte van beheer. Hoe meer eenders die werktake, soos byvoorbeeld voorsiening van mediese items is, hoe wyer kan die spanwydte van beheer wees.

(d) Standaardisering van prosedures is ook dikwels 'n bepalende faktor.

Hoe groter mate van standaardisasie van prosedures daar by openbare hospitaalapteke en mediese depots bestaan, hoe wyer spanwydte van

beheer uitgeoefen kan word. By die voorsiening van mediese items bestaan daar gestandaardiseerde prosedures, wat egter tans nie op alle vlakke geïmplementeer word nie (Smit & Cronjé 1992:213).

Volgens Litterer (1969:567) behoort 'n nou spanwydte van beheer by instellings voor te kom by werkomstandighede soos finansiële administrasie, waar streng beheer- maatreëls oor die werkverrigting van ondergeskiktes uitgeoefen word. By 'n mediese depot se finansiële afdeling waar verskillende transaksies soos aanvrae, bestellings en betalings noukeurig nagegaan moet word, behoort daar 'n nou spanwydte van beheer te bestaan om onreëlmatighede te voorkom.