Stelsels vir werkverdeling

By werkverdeling kan daar tussen lyn-, staf- en 'n lyn- en stafstelsel onderskei word. Dit sal vervolgens nodig wees om saaklik op elkeen van hierdie stelsels te let.

4.5.2.1 Lynstelsel

Met lynfunksies word bedoel, alle funksies wat direk bydra tot die bereiking van die betrokke instellingsdoelwit(te) (Nigro & Nigro 1977:158; kyk ook Dessler 1986:142; Koontz et al. 1986:285; en Elkins 1980:523). Lynfunksies is daardie aktiwiteite wat noodsaaklik is en wat onderneem moet word om die doelwit(te) van 'n instelling te bewerkstellig. Om dit te kan bewerkstellig, sal byvoorbeeld ag geslaan moet word op delegering van gesag; die toedeling van werksaamhede aan beamptes; en toesighouding oor werknemers (Smit & Cronjé 1992:210).

Die lyneenhede in 'n hospitaal verwys na afdelings of seksies, soos byvoorbeeld 'n apteek en verpleegkundige dienste. By die organisering van lyneenhede word bepaal watter funksies onderneem moet word om primêre goedere en/of dienste te lewer ter verwesenliking van die doelstelling(s) van 'n instelling (De Bruyn 1986:301). Primêre goedere en/of dienste by 'n gesondheidshospitaalapteek, behels byvoorbeeld die reseptering van medisyne om pasiënte se siektes te behandel en die opleiding wat aan verpleegkundiges gegee moet word om byvoorbeeld medisyne te hanteer. Derhalwe is lynbestuurders daardie leidinggewende beamptes, soos byvoorbeeld hospitaalaptekers, wat binne 'n hospitaal direk verantwoordelik is om toe te sien dat die instellingsdoelwit(te) van die instelling of afdeling of seksie, te wete die verskaffing van medisyne aan sale vir die behandeling van pasiënte, bewerkstellig word.

Lyngesag vind sy ontstaan by die topbestuur, soos byvoorbeeld 'n mediese superintendent van 'n hospitaal, wat moet besluit of hy gesag verder aan sy ondergeskiktes in die verskillende hiërargiese vlakke tot op die laagste vlak waar die basiese aktiwiteite van die instelling uitgevoer word, wil delegeer of nie (Smit & Cronjé 1992:210). In 'n hospitaalapteek is 'n lynfunksionaris die apteker wat die primêre funksie verrig om mediese items aan pasiënte te verskaf.

In die Vrystaat Provinsie is die mediese depotpersoneel lynfunksionarisse, behalwe in die voorraadverifikasieseksie, waar hulle as staffunksionarisse funksioneer. Hierdie depot funksioneer onder die Direktoraat: Finansies (wat onder die Departement Gesondheid funksioneer) en hulle funksie is om mediese goedere aan die Provinsie te lewer (Mededeling: Hoofapteker, Vrystaat Provinsie, 15 April 1997). In 'n hospitaal- apteek is alle personeel lynfunksionarisse en hulle funksioneer onder Farmaseutiese Dienste. In 'n hospitaalapteekmagasyn is alle personeel lynfunksionarisse en hulle funksioneer op hulle beurt onder die Afdeling: Voorsieningsadministrasie. Sekere beamptes wat byvoorbeeld bestellings en betaaladviese hanteer en dit na die finansiële afdeling in die hospitaaladministrasie stuur, funksioneer as staffunk- sionarisse wat die lynfunksionaris behulpsaam is om mediese voorraad in die hospitaal te hanteer (Mededeling: Hoofapteker, Vrystaat Provinsie, 15 April 1997).

4.5.2.2 Stafstelsel

Staffunksies impliseer alle hulpfunksies, soos byvoorbeeld die betaling van rekenings deur die finansiële afdeling van goedere wat gelewer is, wat indirek tot die verwesenliking van die doelwit(te) van die instelling bygedra het (Andrews 1982:48; kyk ook De Bruyn 1986:303). As voorbeeld kan na 'n personeelbeampte verwys word wat noodsaaklike personeelfunksies, soos byvoorbeeld opleiding en rekordhouding verrig. Hierdie beampte is nie direk betrokke by die lewering van die bepaalde goedere of diens wat die instelling moet lewer nie. Die lynfunksionaris word deur staffunksionarisse met advies en inligting in hulle daaglikse werktaak bedien. Hulle werksaamhede dien om die rompslomp van die lynfunksionarisse te verminder wat die lynwerksaamhede kan vertraag maar wat noodsaaklik is om die diens moontlik te maak (Andrews 1982:48; kyk ook Dessler 1986:142; en Smit & Cronjé 1992:210). Staffunksies behels met ander woorde daardie aktiwiteite wat lynfunksies op 'n indirekte wyse beïnvloed in die effektiewe en doeltreffende uitvoering daarvan, deur byvoorbeeld advies, aanbevelings, navorsing en tegniese kundigheid (Smit & Cronjé 1992:210).

Stafeenhede is in die merendeel van gevalle adviserende eenhede, soos byvoorbeeld 'n personeelbeampte, wat in 'n adviserende hoedanigheid lyneenhede met advies bedien of werksaamhede behartig oor personeelaangeleenthede wat nie direk verband hou met die lynwerksaamhede nie (Cloete 1986a:41). Die administrasie van personeelaangeleenthede is noodsaaklik by elke instelling, soos byvoorbeeld by 'n hospitaalapteek. Die administrasie daarvan dra egter nie by dat die lyndiens, te wete die voorsiening van medisyne, gelewer word nie. 'n Staffunksionaris is 'n deskundige op 'n bepaalde gebied, byvoorbeeld 'n voorsieningsadministrasiebeampte, wat 'n lynfunksionaris soos byvoorbeeld 'n hoofapteker, adviseer oor voorsieningsprosedures voortspruitend uit sy personeelfunksie sodat hy sy administratiewe funksie sinvol kan verrig.

4.5.2.3 Lyn- en stafstelsel

Staffunksies wat in 'n instelling gelewer word, stel 'n lynfunksionaris in staat stel om die primêre doelwit(te) van sy instelling op die doeltreffendste en effektiefste wyse te

bewerkstellig (Koontz et al. 1986:285). Staffunksionarisse vorm nie deel van die hiërargie van lynfunksionarisse nie, maar staan buite die lynstruktuur en tree in 'n adviserende hoedanigheid op (Andrews 1982:48). By mediese voorrade in 'n hospitaalapteekmagasyn, is 'n voorsieningsadministrasiebeampte byvoorbeeld 'n staf- funksionaris wat 'n apteker behulpsaam is om mediese voorrade vir die hospitaal (apteek) te bekom (kyk diagram 4.5).

Diagram 4.5: Diagrammatiese voorstelling van 'n stelsel van lyn- en stafeenhede by 'n hospitaal waar voorsiening van mediese items plaasvind

HOSPITAAL SUPERINTENDENT

HOOFAPTEKER SENIOR VOORSIENINGS- SENIOR VOORSIENINGS-

(Apteek) ADMINISTRATIEWE- ADMINISTRATIEWE-

(Lyneenheid) BEAMPTE BEAMPTE

(Apteekmagasyn) (Mediesaanverwante (Lyneenheid) magasyn)

(Lyneenheid)

Senior Verrekenings- Voorsienings- Verrekenings- Voorsienings- Verrekeningsklerk: apteker klerk: administrasie- klerk: administrasie- Finansies

Finansies klerk Finansies klerk (Stafeenheid) (Stafeenheid) (Stafeenheid)

FUNKSIES:

Voorsiening van Voorsiening van Voorsiening van medisyne aan medisyne aan mediesaanver- pasiënte en sale apteek en/of sale wante items aan

sale en apteek

Lyn- en staffunksies kom by mediese depots en hospitale voor waar lyn- en spesialiteitsfunksies en afdelings, soos byvoorbeeld personeeldeskundiges en finansiële beamptes benut word om spesialiswerksaamhede wat dikwels as rompslomp werk bestempel word, te verrig. In hospitaalmagasyne is voorsienings- administrasiepersoneel as staffunksionarisse verantwoordelik om toe te sien dat mediese items aan hospitaalapteke en -sale gelewer word om die doelwit van 'n apteek en hospitaalsale, te wete die doeltreffende en effektiewe behandeling van pasiënte, te verwesenlik. In 'n lyn- en stafstelsel word van beide lyn- en staffunk- sionarisse gebruik gemaak om die bepaalde goedere aan die betrokkenes te lewer.

Die feit dat individue oor beperkte vermoëns beskik en nie alle werksaamhede kan verrig nie, noodsaak dit om aandag aan die spanwydte van beheer te gee. In die volgende paragrawe word die aandag op spanwydte van beheer toegespits.