Vier onderzoeksvragen: conclusies

Na de verwerking van alle data is uiteindelijk een antwoord geformuleerd op de vier onderzoeksvragen. Deze conclusies zijn in onderstaande koppen uiteengezet en belichten naast het antwoord de relevante argumenten die hebben bijgedragen aan de formulering van het antwoord.

Huidige inrichting e-HRM

Thales Nederland B.V. maakte al enkele jaren gebruik van e-HRM-tooling maar op een kleinschalig niveau met beperkte mogelijkheden. Sinds 2014 is aanzienlijke progressie gemaakt en wordt momenteel gebruik gemaakt van moderne e-HRM-tooling die veel mogelijkheden biedt zoals ESS en MSS. Dit heeft dan ook invloed gehad op processen binnen HR en de inrichting van e-HRM. Zo zijn veel processen geanalyseerd, beoordeeld en waar nodig aangepast en verbeterd. Verder heeft de combinatie van moderne e-HRM-tooling met een kritische blik op eigen processen geleid tot onder andere een efficiëntere backoffice die wordt vorm gegeven door het HR-Shared Services Centre. Een andere belangrijke toevoeging in deze is de inzet van ESS- en MSS-portals waarbij de medewerker en manager inzicht hebben in eigen HR-zaken. Voornamelijk deze toevoeging heeft een grote invloed gehad op het verlagen van de administratieve last binnen HR omdat medewerkers onder andere digitaal verlof kunnen aanvragen, ziek- en betermeldingen doen, declaraties kunnen invoeren en direct wijzigingen kunnen aanbrengen in personalia. Dit alles zonder tussenkomst van papier of HR.

Een belangrijke vraag is of deze resultaten ook aansluiten bij de beoogde doelen en aandachtsgebieden die zijn opgesteld voorafgaand het e-HRM-Project. Als men kijkt naar de doelen is op te merken dat de administratieve last daadwerkelijk is afgenomen en de HR-systemen zijn vernieuwd en een hoge(re) ondersteuningsgraad kennen. Verder heeft het e-HRM-systeem centralisatie van werkzaamheden mogelijk gemaakt en hebben medewerkers inzicht in en mogelijkheid tot HR-werkzaamheden zelf te verrichten (ESS en MSS). Ook de module Payroll die in gebruik is, zorgt voor een besparing op kosten in vergelijk met uitbesteding van dit proces. Uit de gevoerde interviews is te concluderen dat deze doelen behaald zijn. Soepenberg (persoonlijke mededeling, 8 december 2015) vertelt dan ook dat e-HRM een succes is.

Wel is een belangrijke rol weggelegd voor de rol van Functioneel Beheer, die zorg draagt voor de

vertaling van de feedback en wensen van key-users naar e-HRM. Om e-HRM een succes te houden, is het belangrijk dat regie over deze groep gebruikers wordt gevoerd.

Huidige inrichting HRM

Human Resources binnen Thales kent een centrale opzet en bestaat uit 33 FTE. Het HR Centre of Excellence bevat alle specialisten die ondersteuningen bieden aan de HR Business Partners en

Operations Partners. Het relatief nieuwe HR-Shared Services Centre richt zich op “day-to-day” vragen en is verantwoordelijk voor de resterende administratieve last. Een belangrijke toevoeging is het HR Intranet en My Place, e-HRM-oplossingen, die zorgen voor een afname in administratieve last. De HR Strategic Business Partner richt zich samen met de verschillende managementteams aan de realisatie van de lange termijn doelen. De voornaamste focus voor de HR Operations Partners ligt iets anders en richt zich op de implementatie van het door de HR Business Partners geformuleerde beleid en het coachen van lijnmanagers bij het optimaliseren van de teams. Door de komst van e-HRM heeft de HR Operations Partner niet alleen meer tijd, maar kan door middel van ondersteuning van e-HRM, de HR- jaarkalender effectiever worden uitgevoerd. Beoordeling en beloning en professionele ontwikkeling maken deel uit van deze HR-jaarkalender.

De uitvoerende rol van de HR Operations Partner wordt aangevuld door het HR-Shared Services Centre. Door het creëren van een centrale HR-organisatie zijn administratieve en transactionele handelingen voornamelijk onder gebracht in het HR-Shared Services Centre. Dit onderdeel van Human Resources dient ook als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en wordt hierin ondersteund door HR Intranet en My Place.

De inrichting zoals deze sinds 1 november is aangenomen, komt voort uit het doel om een efficiëntere backoffice te creëren. Door werkzaamheden te centraliseren ligt veel kennis nu centraal en wordt daarnaast suboptimalisatie voorkomen doordat de HR Operations Partner niet meer in slechts één domein acteert. Ook de uniformiteit van werkzaamheden heeft bijgedragen aan de efficiëntere backoffice. Uit de interviews blijkt dat de gewenste efficiënte is bereikt. Daarnaast is de krimp op het gebied van FTE gerealiseerd door harmonisatie en standaardisatie van processen. E-HRM is van groot belang geweest en wordt bestempeld als succes.

Wel is zichtbaar dat door al deze wijzigingen de rol van de HR Operations Partner in transitie is. Men kan spreken van een verschuiving van werkzaamheden en focus. Dit wordt veroorzaakt door de komst van de geïmplementeerde e-HRM-tooling en de aanpassingen van processen. Waar voorheen veelal als

boodschapper werd geacteerd, heeft de HR Operations Partner meer tijd voor het ‘enablen’ van de lijnmanager, daar waar daadwerkelijk de toegevoegde waarde ligt.

Trends en ontwikkelingen in e-HRM

Verdeeld over een aantal categorieën zijn verschillende trends en ontwikkelingen zichtbaar op het gebied van e-HRM. De onderstaande lijst geeft een overzicht van deze trends en ontwikkelingen:

 intelligente workflows;

 gebruik van mobiele applicaties;

 toename in gebruik en ontwikkeling van ESS en MSS functionaliteit;

 maar heten geen ESS en MSS meer, maar Direct Access of Employee Journey; - Employee Journey speelt in op behoefte in talentmanagement;

 feedback, betrokkenheid en cultuurmanagement zijn onderwerpen waar nieuwe e-HRM-tooling zich op gaat richten;

- door middel van ‘gamification’ wordt ontwikkeling geprobeerd leuker en effectiever te maken;

 e-learning krijgt een nieuwe invulling en wordt gepersonaliseerd door toevoegingen van opleidingsmogelijkheden vanuit verschillende ‘marketplaces’, gericht op de medewerker;

 wijzigingen e-HRM-tooling voor recruitment;

- meer gebruik van social media voor recruitment;

 e-HRM-tooling helpt aandacht voor het individu ondersteunen;

 software die helpt bij o.a. oplossen van conflicten en salarisonderhandelingen die via internet ontstaan (ODR);

 toename in opslag en gebruik van data; - voorspellende data;

 applicaties die (verborgen) boodschappen en emotie achterhalen in geschreven feedback en beoordelings- en functioneringsverslagen;

 Business Intelligence (BI);

 applicaties (apps) voor devices (smartphones, tablets etc.);

 toename in integratie van social media;

 meer e-HRM-tooling in de cloud;

 meer ruimte voor strategisch denken en werken door ondersteuning e-HRM-tooling.

E-HRM-tooling met meerwaarde

Om te bepalen welke nieuwe e-HRM-tooling interessant kan zijn voor de organisatie zijn tijdens het Changeboard de verschillende ontwikkelingen aan bod gekomen. Uit deze discussie is op te maken dat de key-users het gebruik van intelligente workflows toejuicht en wordt gewezen op de wens die al bij in gebruik name van de e-HRM-tooling bestond. Met betrekking tot micro-applicates en mobiele applicaties wordt minder enthousiast gereageerd. Mobiele applicaties worden wel als handig omschreven maar de streng beveiligde omgeving wordt als grootste hindernis gekenmerkt. Wel is duidelijk dat de term Employee Journey geen vervanger zal worden voor ESS- en MSS-functionaliteit. Binnen de organisatie wordt gebruik gemaakt van een groepsapplicatie genaamd e-HR Together die volgens de key-users min of meer dezelfde emotie waarborgt; de medewerker zelf aan het roer van zijn of haar carrière. Op het gebied van personalisatie is te concluderen dat dit wel gewenst is, maar niet volledig uit te oefenen is door het gebruik van groepsapplicaties. Met betrekking tot aandacht valt te concluderen dat dit

voortvloeit uit het gebruik van e-HRM en dit aansluit bij de HRM-doelstellingen. Een interessante e-HRM- oplossing is het gebruik van ODR-software dat doorgaans wordt gebruikt bij het oplossen van online conflicten. De werking van deze software kan worden omgebogen en ingezet worden voor bijvoorbeeld de totstandkoming van arbeidsvoorwaarden. Deze e-HRM-tooling zou met open armen worden

ontvangen maar wel reiken de wensen van de key-users verder dan de ODR-software op dit moment toelaat.

Eén van de grootste trends de komende jaren is het gebruik van voorspellende data. Waar eerst opheldering vereist is met betrekking tot welke informatie van medewerkers wordt opgeslagen, is het vervolgens duidelijk dat de key-users de meerwaarde helder hebben.