Verbeteren informatievoorziening

Voor het maken van goede beslissingen op het gebied voorraadbeheer, is het van belang dat er beschikking is over betrouwbare informatie. Deze informatie wordt verzameld aan de hand van historische gegevens en aan de hand van een goede planning. In de huidige situatie is het niet mogelijk een goede planning te maken voor de toekomst en kunnen alleen historische gegevens gebruikt worden voor het maken van de beslissingen. De wijze waarop de artikelen door de organisatie stromen wordt in de huidige situatie bijgehouden in de voorraadadministratie in het informatiesysteem. In de beschrijving van de huidige situatie is geconcludeerd dat deze voorraadadministratie niet betrouwbaar is. Om goede beslissingen te kunnen maken moet de betrouwbaarheid van de voorraadadministratie verbeterd worden. Hierdoor kan in de toekomst betrouwbare informatie verzameld worden.

In de analyse van de huidige situatie is geconcludeerd dat de nauwkeurigheid van de voorraadadministratie door twee activiteiten wordt aangetast. De eerste activiteiten is het doorboeken van artikelen bij binnenkomst die niet voor het magazijn zijn bestemd. Het verbeteren van deze activiteit is in hoofdstuk 8.1 behandeld. De tweede activiteit is het administreren van artikelen die uit het magazijn worden gehaald. Hierbij worden in de huidige situatie veel fouten gemaakt. Het verbeteren van deze activiteit wordt hieronder behandeld.

Administreren van gebruikte artikelen uit het magazijn

In de huidige situatie ligt de verantwoordelijkheid voor het administreren van de gebruikte artikelen bij de productiemedewerkers. Doordat de juiste procedure niet bij iedereen bekend is, worden hier veel fouten gemaakt. Om deze activiteit te verbeteren moet de

verantwoordelijkheid voor het administreren van de gebruikte artikelen bij de

magazijnmedewerkers worden gelegd. Deze medewerkers zijn verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van het magazijn en zijn op de hoogte van de juiste procedure. Hierdoor wordt op de juiste wijze doorgeboekt en zal de betrouwbaarheid van de

voorraadadministratie vergroot worden. Om dit te bereiken zijn hieronder twee mogelijke oplossingen uitgewerkt.

1. Sluiten van het magazijn voor productiewerknemers

2. Structurele controle op het magazijn

Sluiten van het magazijn voor productiewerknemers

Met het sluiten van het magazijn voor productiewerknemers, wordt het magazijn alleen toegankelijk voor magazijnmedewerkers. Op het moment dat een productiemedewerker artikelen uit het magazijn nodig heeft, zal dit doorgegeven moeten worden aan de

magazijnmedewerker, die vervolgens het artikelen uit het magazijn moet verzamelen. De magazijnmedewerker wordt hierbij verantwoordelijk voor het administreren van gebruikte artikelen. Met deze maatregel komen de magazijnmedewerkers ook meer in aanraking met de artikelen en krijgen betere kennis van de artikelen en waar de artikelen voor gebruikt worden. De kennis van de magazijnmedewerkers wordt hierdoor vergroot. Ook de controle op de voorraad wordt vergroot. Doordat alleen de magazijnmedewerkers de artikelen uit het magazijn pakken, wordt een kritiek voorraadniveau sneller opgemerkt. Op het moment dat een artikel een kritiek voorraadniveau dreigt te bereiken, zal meteen actie ondernomen kunnen worden.

Naast de voordelen zijn er ook een aantal nadelen aan deze oplossing. De kosten van de het proces zullen verhoogd worden en de snelheid verlaagd. De kosten worden verhoogd

doordat er te allen tijde één of meer magazijnmedewerkers beschikbaar moeten zijn om de artikelen voor de productiemedewerkers te verzamelen. Het aantal magazijnmedewerkers moet hiervoor vergroot worden. Een ander nadeel is dat de in de huidige situatie meerdere werknemers op hetzelfde moment de artikelen uit het magazijn kunnen verzamelen. Op het moment dat er meerdere behoeftes zijn en maar één magazijnmedewerker, moeten de productiemedewerkers wachten, waarmee productietijd wordt verloren. Daarnaast is het verzamelen van de juiste artikelen in de huidige situatie complex. Doorgaans weten de

productiemedewerkers vooraf niet precies welk artikel geschikt is om te gebruiken. In het magazijn wordt eerst gemeten, waarna besloten wordt welk artikel gebruikt wordt. Als de magazijnmedewerker dit moet gaan uitvoeren, zal de benodigde tijd om de artikelen te verzamelen nog langer worden.

Structurele controle op het magazijn

Een andere oplossing is een betere controle op de productiemedewerkers. Hiermee moet voorkomen worden dat er fouten gemaakt worden in het administreren van gebruikte

artikelen. De productiemedewerkers moeten hierbij zelf de artikelen uit het magazijn kunnen verzamelen. Dit kan bereikt worden door structurele controle op het magazijn uit te voeren. Op het moment dat een productiemedewerker een artikel uit het magazijn nodig heeft, zal de magazijnmedewerker moeten controleren of de administratie op de juiste manier is verricht. De werkwijze van deze oplossing ziet er als volgt uit.

Bij het binnenlopen van het magazijn wordt een formulier overhandigd waarop de

productiemedewerker gegevens moet noteren. De gegevens die genoteerd moeten worden zijn: “de gebruikte artikelen” en “het project waar de artikelen voor gebruikt worden”. Bij het verlaten van het magazijn moet het formulier bij de magazijnmedewerker ingeleverd worden, waarbij gecontroleerd wordt of de gegevens juist zijn genoteerd. Hierbij moet gecontroleerd worden of het juiste project is genoteerd en of de artikelnummers overeenkomen met de gebruikte artikelen. De magazijnmedewerker kan vervolgens de gegevens van het formulier verwerken in het informatiesysteem.

Met deze oplossing is de magazijnmedewerker verantwoordelijk voor de administratie, waardoor de betrouwbaarheid van de voorraadadministratie verbeterd kan worden. Voor deze maatregel moet één magazijnmedewerker continu beschikbaar zijn om de formulieren te controleren. Het voordeel van deze maatregel ten opzichte van het sluiten van het magazijn voor productiemedewerkers is, dat de snelheid waarmee de artikelen verzameld worden, niet verlaagd wordt. Er kunnen meerdere medewerkers tegelijk artikelen verzamelen en de productiemedewerker kan zelf in het magazijn zoeken naar het meest geschikte artikel. De kennis van de magazijnmedewerkers en de controle op de voorraad blijft met deze oplossing gelijk aan de huidige situatie.