Inrichten van het voorraadbeheer

Om het voorraadbeheer te verbeteren moet meer structuur in het voorraadbeheer worden aangebracht. Hierbij moet de verantwoordelijkheid van het voorraadbeheer niet alleen bij de magazijnmedewerker liggen, maar ook bij de leiding van de afdeling. De leidinggevende moet verantwoordelijk worden voor het bepalen welke artikelen op voorraad gehouden worden en hoe de voorraad beheerd wordt. De magazijnmedewerker moet verantwoordelijk worden voor het controleren van de voorraad.

Om structuur in het voorraadbeheer aan te brengen moeten de volgende punten vastgelegd worden.

1. Welke artikelen worden op voorraad gehouden? 2. Op welke manier moet de voorraad worden beheerd?

Welke artikelen worden op voorraad gehouden

Voor alle artikelen moet bepaald worden of er een voorraad gehouden wordt, of dat de artikelen bij elke behoefte besteld moeten worden. Om een antwoord te geven op deze vraag, moet informatie verzameld worden en een aantal berekeningen worden gemaakt. Hieronder wordt puntsgewijs weergegeven hoe bepaald kan worden of de artikelen per behoefte besteld moeten worden of uit voorraad geleverd moeten worden.

1. Moeten artikelen op voorraad worden gehouden?

Om te bepalen of een artikel op voorraad gehouden moet worden, moet de flowchart in figuur 5 doorlopen worden.

Start K 1 > Artikel moet op voorraad K 2 K 1 – K 2 < Artikel moet op voorraad

De berekening van “K1” wordt bij punt 1.1 op de volgende pagina weergegeven. De berekening van “K2” wordt bij punt 1.2 op de volgende pagina weergegeven. De berekening van “SK” wordt bij punt 1.3 op de volgende pagina weergegeven.

Figuur 5: Flowchart “moeten artikelen op voorraad gehouden worden”

1.1. Wat zijn de totale kosten als het artikel per behoefte wordt besteld?

De totale kosten zijn de bestelkosten per project vermenigvuldigd met het aantal behoeftes dat van dit artikel.

1.1.1. Wat zijn de kosten voor het bestellen van een meervoud van dit artikel?

De kosten van het bestellen bestaan uit de leveringskosten die gerekend worden door de leverancier en de kosten van de tijd die benodigd is van alle betrokken werknemers om deze bestelling te plaatsen en te verwerken. Met deze gegevens kan berekend worden wat de kosten voor het maken van een bestelling zijn. Voor Bredenoord is berekend dat de huidige bestelkosten per orderregel € 12,78 zijn.

SK * LT

Artikel per behoefte besteld worden

Toelichting:

K1: Kosten bij bestellen per behoefte

K2: Kosten bij leveren uit voorraad

SK: Shortage kosten

1.1.2. Hoeveel behoeftes zijn er per jaar voor dit artikel?

Het aantal behoeftes voor dit artikel moet bepaald worden aan de hand van de jaarplanning en/of historische gegevens. Hierbij moet geanalyseerd worden hoe vaak het artikel gebruikt wordt per jaar.

1.2. Wat zijn de kosten als het artikel op voorraad wordt gehouden?

De totale kosten bestaan uit de voorraadkosten van het artikel per jaar, vermenigvuldigt met de gemiddelde voorraad (de helft van de bestelgrootte) aangevuld met de kosten van het aantal bestellingen, dat geplaatst wordt om de voorraad aan te vullen.

1.2.1. Wat zijn de kosten om één artikel één jaar op voorraad te houden?

De voorraadkosten bestaan uit rentekosten, ruimtekosten en risicokosten. De investering in de voorraad kan ook ergens anders in geïnvesteerd kunnen worden met een hoger rendement. Dit rendement vertegenwoordigt de rente kosten. De kosten van de ruimte bestaan o.a. uit huur van de ruimte, service- en energiekosten. De risicokosten zijn de kosten die gemaakt worden bij bijvoorbeeld een artikel waarvan een nieuwe versie komt. De artikelen op voorraad zijn hierdoor niet meer te gebruiken en is de investering verloren gegaan. Hiernaast zijn er loonkosten voor het beheren van de voorraad. Voor Bredenoord zijn de voorraadkosten op 33% van de inkoopwaarde van het artikel geschat.

1.2.2. Wat zijn de kosten voor het bestellen van een meervoud van dit artikel?

De kosten van het bestellen bestaan uit de leveringskosten die gerekend worden door de leverancier en de kosten van de tijd die benodigd is van alle betrokken werknemers om deze bestelling te plaatsen en te verwerken. Met deze gegevens kan berekend worden wat de kosten van het maken van een bestelling zijn. Voor Bredenoord is berekend dat de huidige bestelkosten per orderregel € 12,78 zijn.

1.2.3. Met welke bestelgrootte moet besteld worden?

Het bepalen van de bestelgrootte is nodig voor het bepalen van de gemiddelde voorraad. Voor het bepalen van de bestelgrootte kan gebruik gemaakt worden van de EOQ-berekening (Slack, 2004). Deze formule optimaliseert de bestel- en voorraadkosten. Bij het gebruik van deze formule zijn echter veel randvoorwaarden. Een voorbeeld hiervan is dat er van een constante vraag wordt uitgegaan. Echter hier kan deze formule gebruikt worden om een indicatie te krijgen van de gemiddelde voorraad.

1.3. Wat zijn de shortagekosten van het artikel per dag?

De shortagekosten zijn de kosten die gemaakt worden als een benodigd artikel niet op voorraad is als een behoefte ontstaat. Hierbij moeten de kosten per dag

vastgesteld worden. Bredenoord moet per artikel bepalen wat de handeling is bij een tekort aan het artikel en wat de kosten daarvan zijn. Een voorbeeld is dat het artikel uit een ander aggregaat gehaald wordt, dat niet verhuurd hoeft te worden. Een ander voorbeeld is dat gewacht wordt op het leveren van het artikel. Hierdoor kan het aggregaat niet verhuurd worden en zijn dit de shortagekosten per dag.

1.4. Wat is de levertijd van de artikelen?

De levertijd van de artikelen moet in dagen vastgesteld worden. De levertijd is de tijd tussen et plaatsen van de bestelling en het moment dat de artikelen geleverd

worden.

Op welke manier moet de voorraad beheerd worden

Voor het beheren van voorraad zijn in de theorie veel methodes ontwikkeld. Hierbij kan gekozen worden om het voorraadbeheer in eigen hand te houden of te laten verzorgen door leveranciers. Verder zijn er methodes waarbij gebruik gemaakt wordt van een planning. Enkele voorbeelden van methodes zijn:

• Materials requirements planning (MRP) • Vender managed inventory (VMI) • Two-bin

• Bestelpuntmethode

Voor Bredenoord is geconstateerd dat er geen goede planning en weinig betrouwbare informatie over artikelen en leveranciersbeschikbaar is. Daarnaast de huidige

betrouwbaarheid van de voorraadadministratie erg laag. Voordat er een goede planning gemaakt kan worden of inzicht verkregen wordt in de service en betrouwbaarheid van de leveranciers, wordt het gebruiken van een MRP of VMI methode afgeraden.

Bij het gebruiken van een bestelpunt- of een two-binmethode, is men bij voorraadcontrole niet afhankelijk van de betrouwbaarheid van de voorraadadministratie. De controle op de voorraad kan handmatig uitgevoerd worden. Een voordeel van de bestelpuntmethode is dat gegevens die verzameld en berekend worden, in een later stadium gebruikt kunnen worden om het proces te automatiseren. De voorraadbeheermethode die hier voor Bredenoord verder behandeld zal worden, is de bestelpuntmethode. Voor het gebruiken van deze methode moet vastgesteld worden hoe vaak de voorraad gecontroleerd moet worden, met welke bestelgrootte besteld wordt en bij welk voorraadniveau besteld moet worden.

Hoe vaak moet de voorraad gecontroleerd worden

Omdat de voorraadadministratie niet betrouwbaar is, moet de controle op de voorraad handmatig worden verricht. De magazijnmedewerker zal periodiek langs de stellingen moeten lopen om het voorraadniveau te controleren. Dit wordt in de theorie vermeld als een “periodic review system” (Kwajewski, 2000). De frequentie waarmee de voorraad

gecontroleerd wordt, is gerelateerd aan het gemiddelde voorraadniveau. Deze relatie wordt in tabel 1 weergegeven. Bij dit voorbeeld wordt er vanuit gegaan dat de vraag constant is en er gewerkt wordt met een vaste bestelgrootte.

Artikel 1 2

Periode tussen controles 1 week 4 weken

Levertijd 1 week 1 week

Gemiddelde vraag per week 10 10

Voorraad nodig in tijd tussen controles en levertijd

20 50

Bestelpunt < 20 < 50

Gemiddelde voorraad 20 + (1/2 * bestelgrootte) 50 + (1/2 * bestelgrootte)

Tabel 1

In de tabel is te zien de periode tussen de controles van beide artikelen verschillen. Bij artikel 2 is te zien dat de periode tussen controles langer is, waardoor het bestelpunt hoger wordt ten opzichte van artikel 1. Hierdoor wordt uiteindelijk het gemiddelde voorraadniveau verhoogt. Hieruit blijkt dat bij een artikel dat vaker gecontroleerd wordt, de gemiddelde voorraad verlaagd kan worden.

Zowel het houden van voorraad als het controleren van de voorraad kost geld. Omdat de eigenschappen van de artikelen verschillend zijn, zal de optimale frequentie van controles per artikel verschillen. Voor het bepalen hoe vaak de artikelen gecontroleerd moeten worden kan gebruik gemaakt worden van een ABC-analyse (Slack, 2004).

Door een ABC-analyse toe te passen op de voorraadartikelen wordt onderscheid gemaakt tussen drie groepen artikelen. Het onderscheid wordt gemaakt aan de hand van de

usagevalue van de artikelen. De usagevalue van een artikel wordt bepaald aan de hand van de jaarlijkse vraag, vermenigvuldigt met de inkoopwaarde. De A-artikelen hebben de hoogste usagevalue en de C-artikelen hebben de laagste usagevalue. In tabel 2 is weergegeven hoe de verdeling van de artikelengroepen in de theorie wordt gemaakt. (Slack, 2004)

Percentage artikelen Percentage Usagevalue

A 20% 80% B 30% 10% C 50% 10%

Tabel 2: Theoretische verdeling

Bij een artikel met een hoge usagevalue kan met meerdere controles, meer bespaard worden dan op een artikel met een lage usagevalue. Ook het controleren van de A-artikelen kost minder tijd dan de C-artikelen, omdat deze groep minder artikelen bevat. Om deze reden worden geadviseerd de A-artikelen vaak te controleren (bijvoorbeeld twee maal per week), de B-artikelen gemiddeld te controleren (bijvoorbeeld één maal per twee weken) en de C-artikelen weinig te controleren (bijvoorbeeld één maal per twee maanden).

Bestelgrootte

Het bepalen van de ideale bestelgrootte is een aantal factoren afhankelijk. In eerste instantie zijn er de kosten om een bestelling te doen, de kosten om een artikel een jaar op voorraad te houden en de jaarlijkse vraag van belang. Als de vraag volledig constant is, kan de optimale bestelgrootte bepaald worden aan de hand van de EOQ-berekening (Slack, 2004). Bij Bredenoord is de vraag niet constant waardoor de uitkomst van de EOQ-berekening (Slack, 2004) niet per definitie de optimale bestelgrootte is. Ondanks dit nadeel van deze formule wordt deze formule zeer veel gebruikt, zelfs bij situaties met een significante mate van onzekerheid in de vraag (Zheng, 1992). Om ook rekening te houden met de fluctuaties van de vraag, moet Bredenoord deze fluctuaties eerst nauwkeurig vastleggen in de voorraad administratie en pas dan kunnen deze fluctuaties meergenomen worden in het bepalen van de bestelgrootte. De manier waarop de bestelgrootte dan bepaald moet worden, wordt hierdoor wel zeer complex. Voor de komende periode moet Bredenoord de bestelgrootte bepalen aan de hand van de EOQ-berekening, waarbij voor de vraag de gemiddelde vraag wordt genomen. Periodiek moeten de kosten en bestelgrootte worden geanalyseerd en eventueel aanpassingen worden gedaan.

Bestelmoment en veiligheidsvoorraad

Ook voor het bepalen van het bestelmoment zijn een aantal factoren moeten een aantal variabelen vastgesteld worden. Hierbij zijn de levertijd en de vraag tijdens de levertijd

bepalend. Het bestelmoment is de vraag per dag, vermenigvuldigd met de levertijd in dagen. Omdat deze variabelen niet constant zijn, zou hier het gemiddelde van de variabelen

genomen moeten worden. Om de fluctuaties op te vangen moet het bestelmoment aangevuld worden met een extra veiligheidsvoorraad. Voor het bepalen van de

veiligheidsvoorraad zijn in de literatuur meerdere formules en modellen beschikbaar. De variabelen die in deze formules gebruikt wordt, zijn de fluctuaties in de vraag en in de

levertijd. Voor Bredenoord zijn in de huidige situatie zowel de fluctuaties in de vraag als in de levertijd niet bekend. Hierdoor is het onmogelijk een goede veiligheidsvoorraad te

berekenen.

Om een goede betrouwbare voorraad te hebben moet Bredenoord het bestelmoment op een andere wijze bepalen. Bredenoord moet de veiligheidsvoorraad meteen bij het berekenen van het bestelmoment meenemen.

Voor het berekenen van het bestelmoment moet Bredenoord niet gebruik maken van de gemiddelde levertijd en vraag tijdens de levertijd, maar de maximale levertijd en vraag. Met de leverancier moet een vaste levertijd afgesproken worden en Bredenoord moet uit ervaring vaststellen wat de “maximale levertijd” van deze leverancier is. Voor de vraag moet gebruik gemaakt worden van de maximale vraag tijdens de “maximale levertijd”. Op deze manier is Bredenoord te alle tijden verzekerd van een voorraad. Bij een leverancier met een hoge leverbetrouwbaarheid zal de “maximale levertijd” dicht bij de “afgesproken levertijd” liggen. Bij een leverancier met een lage leverbetrouwbaarheid moet Bredenoord rekening houden met deze betrouwbaarheid en zal men voor het bepalen van de vraag tijdens de levertijd een relatief hoge maximale levertijd moeten gebruiken.

Het is voor Bredenoord wel van belang de administratie van zowel de vraag als de levertijd te verbeteren. Als de benodigde gegevens wel bekend zijn kunnen de formules uit de literatuur wel gebruikt worden. Hiermee zal een betere veiligheidsvoorraad en hiermee een beter bestelmoment bepaald kunnen worden.

Op het moment dat zowel de bestelgrootte, het bestelmoment en de veiligheidsvoorraad vastgelegd zijn, zal het voorraadbeheer en het inkoopproces met betrekking tot het inkopen van voorraadartikelen eenvoudiger worden. Tevens zal de betrouwbaarheid van het

magazijn vergroot worden. Door deze gegevens vast te leggen in het informatiesysteem is een basis gelegd voor het automatiseren van het voorraadbeheer. De volgende stap hierin is het verbeteren van de voorraadadministratie van artikelen die uit het magazijn worden gebruikt. Ook moet de prestatie van het voorraadbeheer gecontroleerd worden. Om dit te controleren moet het aantal keren dat een artikel niet op voorraad is vastgelegd worden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het formulier weergegeven in bijlage H. Voor artikelen waarbij vaak problemen ontstaan, moeten de berekeningen opnieuw uitgevoerd worden en eventueel een ander bestelmoment vastgesteld worden.

In document Voorraadbeheer en inkoop (pagina 47-54)