In dit hoofdstuk wordt de behoefte aan prestaties van de processen inkoop en
voorraadbeheer geanalyseerd. Hierbij moet in kaart worden gebracht in welke mate de processen verbeterd moeten worden om in eerste instantie de behoefte van de huidige situatie goed te kunnen ondersteunen. Verder wordt geanalyseerd welke invloed de toekomstige ontwikkelingen van Bredenoord hebben op de behoefte aan prestaties.
Voor beide processen geldt dat er een behoefte aan structuur en inzicht in de processen is. In de huidige situatie worden de activiteiten van de processen op verschillende wijzen uitgevoerd, waardoor de informatie die verzameld wordt onbetrouwbaar is. Dit leidt ertoe dat de prestaties van de processen niet meetbaar zijn en het moeilijk is de processen te
verbeteren. Voor de huidige situatie is behoefte aan een standaard wijze waarop de activiteiten worden uitgevoerd. Hierdoor zal meer structuur in de processen komen en zal betrouwbare informatie verzameld worden. Hierdoor kunnen problemen in de processen beter worden geanalyseerd en de processen verbeterd worden om de problemen op te lossen. Door het instellen van standaard werkwijzen wordt ook de kennis van de processen beter gewaarborgd. Als een werknemer een verbetering aandraagt, zal de standaard werkwijze veranderd kunnen worden, zodat iedere werknemer deze verbetering gebruikt.
Voor het analyseren welke invloed de toekomstige ontwikkelingen hebben op de behoefte aan prestaties, wordt hieronder in het kort aangegeven welke ontwikkelingen van toepassing zijn. Vervolgens wordt in paragraaf 7.1 het inkoopproces en in paragraaf 7.2 het
voorraadbeheerproces geanalyseerd. In paragraaf 7.3 wordt een conclusie gegeven.
Invoering van lean manufacturing
Door het invoeren van lean manufacturing bij BV4, wordt het productieproces van BV4 gevoeliger voor stagnaties. In de huidige situatie wordt aan ongeveer 15 aggregaten tegelijk gewerkt. Als tijdens de productie een onderdeel niet aanwezig of defect is, zal men verder werken aan een ander aggregaat. Op het moment dat het benodigde artikel geleverd wordt, zal weer verder gewerkt worden aan het aggregaat waarvoor het artikel niet aanwezig was. Door het invoeren van lean manufacturing wordt het aantal aggregaten waaraan tegelijk gewerkt wordt sterk gereduceerd. Het produceren van de aggregaten zal in een lijn worden verricht, waarbij op elke plaats op de lijn vaste werkzaamheden uitgevoerd worden. Als in deze situatie tijdens productie een artikel niet aanwezig of defect is, zal dit de gehele lijn stilliggen, waardoor een groot omzetverlies optreedt en de planning van de productie verstoord wordt.
Verdubbeling van productie en verhuurpark
Bredenoord heeft de doelstelling om de productie van BV4 binnen 3 jaar te verdubbelen. Met deze verdubbeling is het de bedoeling binnen 8 jaar een verdubbeling van het verhuurpark te kunnen realiseren. Voor het voorraadbeheer betekent dit dat de vraag naar artikelen
verdubbeld wordt. De snelheid waarmee de voorraad uit het magazijn afneemt zal hierdoor verdubbelen. Voor het inkoopproces is het aan te nemen dat het aantal bestellingen dat gemaakt moet worden ook zal verdubbelen.
7.1 Prestatie inkoop
In deze paragraaf zal per performance objective worden aangegeven welke invloed de ontwikkelingen van Bredenoord hebben.
Betrouwbaarheid
De betrouwbaarheid van het inkoopproces wordt belangrijker in vergelijking met de huidige situatie. Het negatieve effect van een artikel dat niet op tijd geleverd of defect is, zal door het invoeren van lean manufacturing vergroot worden. Om goed te kunnen plannen en te
voorkomen dat stagnaties in het productieproces ontstaan door het ontbreken van benodigde artikelen, moet in eerste instantie inzicht in de leverbetrouwbaarheid van de leveranciers verkregen worden. Met dit inzicht kan vervolgens een betere planning voor het inkopen gemaakt worden en kan getracht worden de leverbetrouwbaarheid te verbeteren.
Snelheid
Voor het maken van een goede planning voor het inkopen van benodigde artikelen moet ook de snelheid van het proces inzichtelijk zijn. De kennis over de snelheid waarmee
leveranciers kunnen leveren is hierbij belangrijk, maar ook van de tijd die benodigd is om de artikelen daadwerkelijk te bestellen. Met dit inzicht is kunnen de inkoopwerkzaamheden goed gepland worden, waardoor de artikelen op tijd aanwezig zijn. Door het verdubbelen van het verhuurpark, zal in de toekomst aan meer aggregaten onderhoud verricht worden. Bij deze werkzaamheden wordt een groot deel van de behoefte pas bekend tijdens de activiteiten. De snelheid van het inkoopproces is hierdoor in de huidige situatie al erg belangrijk. Door de verdubbeling zal het belang voor een snel inkoopproces toenemen. Met een sneller proces zal het onderhoud sneller uitgevoerd kunnen worden, waardoor meer tijd gecreëerd wordt om de aggregaten te verhuren en meer omzet gegenereerd wordt.
Kwaliteit
De kwaliteit van het proces wordt door het invoeren van lean manufacturing zeer belangrijk. Als een verkeerd artikel of een artikel met een te lage kwaliteit bij BV4 in het productieproces terechtkomt, zal de gehele productielijn hierdoor stilgelegd worden. Ook hier is het in eerste instantie van belang dat er inzicht in de kwaliteit van het proces wordt verkregen. Hierbij geldt dat met inzicht, vervolgens gezocht kan worden naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren.
Flexibiliteit
Door het verdubbelen van de productie en het verhuurpark, is het aan te nemen dat met de huidige werkwijze, de behoefte aan bestellingen ook verdubbeld wordt. In de analyse van de huidige situatie is geconcludeerd dat de flexibiliteit van de huidige inkoopfunctie minimaal is en dat overuren gemaakt worden om het huidige aantal bestellingen te maken. Bij een toename van het aantal te maken bestellingen, zullen problemen ontstaan. De capaciteit van de inkoopmedewerkers is niet groot genoeg, waardoor de snelheid van het bestellen
verlaagd wordt. Voor BV5 betekent dit, dat de benodigde artikelen later beschikbaar zijn, waardoor de aggregaten een langere periode niet verhuurd kunnen worden. Voor BV4 worden in het ergste geval de artikelen voor projecten te laat besteld, waardoor stagnaties in het productieproces veroorzaakt kunnen worden.
De flexibiliteit van het inkoopproces betreffende het aantal mogelijkheden om de artikelen in te kopen wordt ook beïnvloedt. De problemen die ontstaan als een benodigd artikel niet aanwezig is, wordt door de ontwikkelingen van Bredenoord vergroot. In het geval dat een leverancier niet of niet op tijd kan leveren, zal zo snel mogelijk een andere leverancier gevonden moeten worden. In de huidige situatie zijn gegevens van alternatieve leveranciers niet beschikbaar. Hierdoor zal het veel tijd kosten om een andere leverancier te vinden voor de artikelen. Ook is het niet duidelijk of de huidige leveranciers de toename van de vraag aankunnen. Ook dit is een reden waarvoor de betere prestatie op het gebied van flexibiliteit is gewenst.
Kosten
Uit de berekening van de kosten van het inkoopproces, is geconcludeerd dat de loonkosten een groot percentage van de totale kosten zijn. Door de verdubbeling van het aantal
bestelbehoeftes, is het aan te nemen dat hiermee de kosten ook verdubbeld worden. Zoals bij het onderdeel flexibiliteit al aangegeven, zal de capaciteit vergroot moeten worden om de toename van het aantal bestelbehoeftes aan te kunnen. De kosten van het proces zullen hierdoor verhoogd worden van € 230.000,- naar € 460.000,-.
7.2 Prestatie voorraadbeheer
Het invoeren van lean manufacturing bij BV4 zal de behoefte aan prestaties van het
voorraadbeheer minimaal beïnvloeden. De benodigde artikelen voor de projecten van BV4, wordt voornamelijk apart besteld. Voor het deel van de artikelen die uit het magazijn worden gepakt, is een hoge mate van betrouwbaarheid en kwaliteit van het magazijn vereist. De benodigde artikelen moeten altijd beschikbaar zijn met de juiste kwaliteit.
De verdubbeling van de productie en het verhuurpark, heeft wel een grote invloed op de behoefte aan prestaties het voorraadbeheer. Bij een verdubbeling van de productie en het verhuurpark, zal de afname van artikelen uit het magazijn verdubbeld worden. Het
voorraadbeheer zal hierdoor complexer worden. De magazijnmedewerker die
voorraadbeheer uitvoert, zal de voorraad twee maal zo snel zien verlagen in vergelijking met de huidige situatie. Om aan de verdubbelde vraag goed te kunnen voldoen, is het aan te nemen dat de magazijnmedewerker een hoger voorraadniveau zal gaan hanteren. Hiermee moet voorkomen worden dat productiemedewerkers misgrijpen op het moment dat zij een artikel uit het magazijn nodig hebben. Het effect hiervan zal zijn dat het gemiddelde voorraadniveau en daarmee de kosten van het voorraadbeheer, minimaal twee maal zo hoog zal worden. Dit leidt er niet alleen toe dat de kosten van het voorraadbeheer van € 400.000,- naar € 800.000,- verhoogd worden, maar dat ook geïnvesteerd zal moeten worden in de ruimte waar de voorraad is opgeslagen. Het huidige magazijn is met het huidige
voorraadniveau al vol. Wanneer dit voorraadniveau verhoogd zal worden, is extra opslagruimte nodig.
Doordat de doorloop van de artikelen in het magazijn versneld wordt, zal de controle op de voorraadartikelen verhoogd moeten worden. Om de betrouwbaarheid van het magazijn gelijk te houden, zal het aantal controles dat gedaan wordt, minimaal verdubbeld moeten worden. Het aan te nemen dat het aantal fouten dat gemaakt wordt door de magazijnmedewerker verhoogd wordt. Door de toenemende snelheid waarmee de voorraad in het magazijn zal afnemen, zal de magazijnmedewerker vaker kritieke voorraadniveaus over het hoofd zien. Het resultaat hiervan zal zijn dat het aantal spoedbestellingen verhoogd moet worden.
Om de toekomstige ontwikkelingen goed te ondersteunen en te voorkomen dat er een situatie ontstaat die hierboven is beschreven, zal het voorraadbeheerproces verbeterd moeten worden. De huidige manier van voorraadbeheer zal niet meer voldoen. Om een betere controle op de voorraad te krijgen en om kosten te besparen, moet het
voorraadbeheer gebaseerd worden op historische gegevens, planning en berekeningen. De gehele inrichting van het voorraadbeheer zal hiervoor aangepast moeten worden en
7.3 Conclusie behoefte aan prestaties
Uit de analyse van de behoeftes aan prestaties is geconcludeerd dat het van essentieel belang is, dat de processen verbeterd worden. De ontwikkelingen van Bredenoord vragen om betere prestaties van de beide processen. Hiernaast is het voor Bredenoord van belang dat de kennis van de processen beter gewaarborgd wordt.
In eerste instantie is het voor Bredenoord belangrijk dat de processen beter ingericht worden. Hiermee moet een beter inzicht in de processen gekregen worden. Voor de werknemers zal het duidelijk worden hoe activiteiten uitgevoerd moeten worden, waardoor iedere werknemer de activiteit op gelijke wijze uitvoert. Op deze manier wordt betrouwbare informatie verzameld en wordt de kennis van de processen beter gewaarborgd.
Op het moment dat de betrouwbare informatie beschikbaar is, kan geanalyseerd worden op welke wijze betere prestaties behaald kunnen worden, waardoor de toekomstige