Meer zekerheid krijgen in de beschikbaarheid van materialen

Zoals aangegeven in hoofdstuk 7 wordt de productieafdeling in een grotere mate gevoelig voor storingen. De consequenties van een artikel dat niet op tijd geleverd is, zijn met het invoeren van lean manufacturing in grote mate vergroot. Om te zorgen dat er op het gebied van materiaaltoevoer geen problemen ontstaan, moet Bredenoord de zekerheid vergroten dat de benodigde artikelen beschikbaar zijn.

• Om de zekerheid dat alle benodigde artikelen beschikbaar zijn te vergroten, zijn er een aantal opties. Dit kan bereikt worden door artikelen eerder in te kopen en meer op voorraad te houden. Hiermee wordt het risico dat artikelen niet beschikbaar zijn voor productie verlaagd. De kosten van het voorraadbeheer zullen hierdoor echter verhoogd worden.

• Een andere optie is beter te onderhandelen met leveranciers, waardoor het mogelijk wordt betere afspraken met deze leveranciers te maken.

In beide situaties moet Bredenoord zoeken naar meerdere leveranciers om de benodigde artikelen in te kopen. In de huidige situatie waar voor 80% van de artikelen één leverancier bekend is, is Bredenoord erg afhankelijk van deze leveranciers.

Het krijgen van een betere relatie met leverancier kost tijd. Om goed te kunnen

onderhandelen, moet de leveranciers en de artikelen goed geanalyseerd worden. Om deze reden is dit een actiepunt voor de lange termijn. Door het invoeren van de ‘lean’ principes is het echter voor de korte termijn al van belang dat de zekerheid van de beschikbaarheid vergroot wordt. Om deze reden wordt hier eerst een korte termijn actiepunt weergeven en vervolgens een lange termijn.

Korte termijn:

In de huidige situatie heeft Bredenoord problemen met de beschikbaarheid van een aantal artikelen. Vooral de beschikbaarheid van motoren en generatoren is een groot probleem. Daarnaast is van de leveranciers niet goed bekend wat de exacte levertijd van de artikelen is. Om op korte termijn de zekerheid van de beschikbaarheid te vergroten moet Bredenoord grotere veiligheidsmarges nemen. Dit betekent dat Bredenoord de volgende acties moet ondernemen:

• De artikelen eerder inkopen

Hiermee wordt het risico dat artikelen door een langere levertijd niet beschikbaar zijn verkleind.

• Een grotere voorraad hanteren en een hoger bestelmoment kiezen

Deze actiepunten zijn volledig in tegenspraak met de “lean” gedachte, maar voor Bredenoord in de huidige situatie de enige mogelijkheid om de zekerheid van de beschikbaarheid binnen korte tijd te vergroten.

Lange termijn:

Voor de toekomst moet Bredenoord zorgen dat de benodigde artikelen altijd beschikbaar zijn. Artikelen moeten voor de productie altijd op tijd geleverd worden of op voorraad zijn. Als dit niet zo is, wordt het risico gelopen dat de gehele productielijn stil gelegd moet worden, wat zeer negatieve financiële consequenties heeft voor Bredenoord.

Om de zekerheid dat de benodigde artikelen beschikbaar zijn te verhogen, moet Bredenoord zeer goede afspraken maken met de leveranciers. De manier waarop een relatie met de leverancier aangegaan moet worden is afhankelijk van het type product en de

eigenschappen van de leverancier. Voordat een onderhandeling in wordt gegaan, moet bekend zijn om welk type artikelen het gaat en wat de eigenschappen van de leverancier zijn. Alleen met deze kennis kan op een goede manier met leveranciers worden

onderhandeld. De relatie tussen het type artikelen en het type leveranciers is weergegeven in de KamannCube (Kamann, 1999) (figuur 6). Eerst zal de theorie worden uitgediept en vervolgens wordt besproken hoe dit voor Bredenoord ingevuld kan worden.

De kubus bestaat uit twee matrices. De “portfolio matrix” (Kraljic, 1983), die gezien wordt als de “buyers perspective”, en een matrix voor de “sellers perspective” (Hugh et. Al, 1998). Deze matrices zijn samengevoegd in de Kamanncube (Kamann, 1999)

De “buyers perspective” matrix richt zich op het product. Hierbij zijn de variabelen het aantal leveranciers en de waarde van de totale inkopen van het artikel. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in vier type producten. Het type product is bepalend voor de manier waarop een relatie met de leverancier aangegaan moet worden.

Strategic

Deze artikelen hebben een hoge totale inkoopwaarde en zijn van essentieel belang voor het eindproduct. Voor dit type artikel zijn erg weinig leveranciers beschikbaar. Omdat er weinig leveranciers zijn is de afhankelijkheid van de leverancier vrij groot en moet

geprobeerd worden lange termijn afspraken te maken. Omdat de waarde van de artikelen hoog is moet bij het maken van deze afspraken goed over de inkoopprijs worden

onderhandeld.

Bottleneck

Deze artikelen hebben een relatief lage totale inkoopwaarde. Voor de artikelen zijn erg weinig leveranciers beschikbaar. Voor deze artikelen moet met de leverancier lange termijn afspraken gemaakt worden. Hierdoor kan de zekerheid dat de artikelen

beschikbaar zijn voor langere termijn vastgelegd worden. Omdat de totale inkoopwaarde erg laag is, is de beschikbaarheid van de artikelen het belangrijkste punt van de

onderhandelingen en moet hier de focus op liggen.

Routine

Deze artikelen hebben een relatief totale lage inkoopwaarde. Tevens zijn er veel leveranciers die deze artikelen kunnen leveren. Omdat deze artikelen een lage totale inkoopwaarde hebben en omdat er veel leverancier beschikbaar zijn, moet hier zo weinig mogelijk aandacht aan besteed worden. Hier kan door de lage inkoopwaarde weinig verdiend worden. Voor deze artikelen moet een leverancier gezocht worden die niet alleen de artikelen levert, maar ook het beheer voor haar rekening neemt. Op deze manier zal iets meer betaald worden, maar zal bespaard worden op beheerskosten.

Leverage

Deze artikelen hebben een hoge totale inkoopwaarde en er zijn veel leveranciers die deze artikelen kunnen leveren. Dit zijn artikelen waar veel op verdiend kan worden bij goede onderhandelingen. Hierbij moeten korte termijn afspraken gemaakt worden en elke keer als een andere leverancier goedkoper kan leveren, moet overwogen worden om over te stappen naar deze leverancier. Door het grote aantal leveranciers dat beschikbaar is staat de beschikbaarheid van de artikelen niet in het gedrang bij harde onderhandelen over prijsafspraken.

De “sellers perspective” matrix richt zich op de leverancier van het artikel. De variabelen in deze matrix zijn het aantal concurrenten van de leverancier en hoeveel afnemers de

leverancier heeft. Ook in deze matrix wordt onderscheid gemaakt in 4 type artikelen. Met dit onderscheid wordt duidelijk wat de machtsverhouding tussen de leverancier en de afnemer is. Dit is mede bepalend voor de wijze waarop onderhandeld moet worden.

Generic

De leverancier die dit type artikelen levert heeft veel andere afnemers en heeft veel concurrenten die gelijke artikelen leveren. De afnemers hebben geen invloed op de specificaties van de artikelen.

Tailorized

De leverancier die dit type artikelen levert heeft weinig andere afnemers en er zijn veel leveranciers beschikbaar die gelijke artikelen aanbieden. De macht van de afnemer is hierdoor groot en de leverancier moet ingaan op de wensen van de klant om te voorkomen dat de klant naar een andere leverancier gaat.

Proprietary

De leverancier die dit type artikelen levert heeft veel andere afnemers en er zijn ook nog eens weinig leveranciers beschikbaar. De leverancier is niet afhankelijk van één klant en heeft hierdoor een grote macht. De afnemer heeft geen invloed op de specificaties. Door het geringe aantal beschikbare leveranciers is de afnemer afhankelijk van deze

leveranciers.

Custom design

De leverancier die dit type artikelen levert heeft weinig andere afnemers en heeft weinig concurrenten die gelijke artikelen leveren. In dit geval heeft zowel de leverancier als afnemer belang bij een goede relatie. Dit is een goede basis voor gezamenlijk

ontwikkelen en een relatie waarbij zowel de klant van de leverancier afhankelijk is als andersom.

Invulling Bredenoord

Voor Bredenoord is het van belang dat de zekerheid, dat artikelen beschikbaar zijn, vergroot wordt. Tevens is het van belang dat de artikelen tegen een goede prijs ingekocht worden en dat de beheerskosten van de artikelen zo laag mogelijk zijn. Voor het bepalen op welke manier een relatie met de leverancier aangegaan moet worden, moet Bredenoord de volgende acties ondernemen.

1. Per artikel vaststellen welk type artikel het is m.b.t. de “buyers perspective”. 2. Per artikel vaststellen welk type artikel het is m.b.t. de “sellers perspective”. 3. Het maken van een inkoop strategie.

1. Per artikel vaststellen welk type artikel het is m.b.t. de “buyers perspective” Om de artikelen een plaats te geven in de “buyers perspective” matrix moet eerst

informatie verzameld worden. Per artikel moet Bredenoord bepalen hoeveel leveranciers beschikbaar zijn en moet bepaald worden welk percentage de totale inkopen van het artikel zijn ten opzichte van het totale inkopen van Bredenoord.

Voor het invullen van de matrix zijn twee variabelen bepalend. De eerste variabele betreft de waarde van de inkopen. Als de totale inkoopwaarde van een artikel meer dan 3% van de totale inkopen van Bredenoord vertegenwoordigt, moet het artikel in het bovenste gedeelte van de matrix worden geplaatst. Is dit percentage minder dan moet het artikelen in het onderste gedeelte van de matrix geplaatst worden. De tweede variabele betreft het aantal beschikbare leveranciers. Als het aantal beschikbare leveranciers minder dan drie betreft, moet het artikel in het rechter gedeelte van de matrix worden geplaatst. Zijn er meer dan drie leveranciers beschikbaar, moet het artikelen in het linker gedeelte van de matrix worden geplaatst. Aan de hand van deze instructies kan per artikel bepaald worden welk type artikel het is.

2. Per artikel vaststellen welk type artikel het is m.b.t. de “sellers perspective” Om de artikelen een plaats te geven in de “sellers perspective” matrix moet eerst informatie verzameld worden. Per leverancier moet bepaald worden welk aandeel Bredenoord heeft in de totale verkoop van deze leverancier en hoeveel concurrenten de leverancier heeft. Omdat bij veel leveranciers meerdere artikelen ingekocht worden moet de totale waarde van alle artikelen die bij de leverancier wordt ingekocht, gebruikt

Als het aandeel van de inkopen van Bredenoord groter is dan 10% van de totale omzet van de leverancier, is de macht van Bredenoord relatief groot. Bredenoord heeft de leverancier dan veel te bieden en de leverancier zal veel moeite doen om Bredenoord als klant binnen te halen, dan wel te houden als klant. Met een dergelijk aandeel moet de leverancier in het voorste gedeelte van de matrix geplaatst worden. Vertegenwoordigt de inkoopwaarde van Bredenoord minder dan 10% van de totale verkoopwaarde van de leverancier, is de macht van Bredenoord relatief klein. In deze situatie zijn er minimaal 9 andere afnemers (uitgaande van gelijke aandelen bij de leverancier) en is de leverancier in een kleinere mate financieel afhankelijk van Bredenoord. In deze situatie moet de leverancier in het achterste gedeelte van de matrix worden geplaatst.

De tweede variabele betreft het aantal beschikbare leveranciers. Als het aantal

beschikbare leveranciers minder dan drie betreft, moet het artikel in het rechter gedeelte van de matrix worden geplaatst. Zijn er meer dan drie leveranciers beschikbaar, moet het artikelen in het linker gedeelte van de matrix worden geplaatst. Aan de hand van deze instructies kan per artikel bepaald worden welk type artikel het is.

3. Het maken van een inkoop strategie

Voor het maken van een inkoopstrategie moet onderscheid gemaakt worden in verschillende groepen artikelen, gebaseerd op de indeling in de “buyers perspective” matrix. Voor de groepen zijn gelijke wensen met betrekking tot het inkopen en de service van de leverancier. Voor het inkopen is per groep aangegeven hoe een leverancier gekozen moet worden. Hierbij moet Bredenoord nog wel rekening houden met de machtsverhouding tussen de leverancier en Bredenoord. Deze is onderzocht in de

“sellers perspective” matrix. Bij een grote macht van Bredenoord kan meer geëist worden in de onderhandeling. Bij een kleine macht moet voorzichtig om worden gegaan met het stellen van eisen.

Routine

Om deze artikelen in te kopen en te beheren moet Bredenoord zo weinig mogelijk tijd verspillen. De inkoopwaarde is laag en hier kunnen nauwelijks kosten mee bespaard worden. Bredenoord moet leveranciers zoeken die zowel de artikelen leveren als beheren. Hiermee betaalt Bredenoord iets meer voor de extra service van de leveranciers, maar wordt bespaard op tijd en kosten om de artikelen te beheren.

Leverage

Om deze artikelen in te kopen moet Bredenoord veel leveranciers benaderen. Voor deze artikelen zijn veel leveranciers beschikbaar en gezien de grote inkoopwaarde zijn er veel leveranciers die willen leveren. Hier moet Bredenoord gebruik van maken en continu de leverancier kiezen die de artikelen tegen de laagste prijs aanbiedt.

Strategic

Om deze artikelen in te kopen moet Bredenoord lange termijn afspraken met de leverancier proberen te maken. Omdat er weinig leveranciers zijn, moet Bredenoord zorgen voor zekerheid in de beschikbaarheid. Bredenoord moet lange termijn afspraken maken om de beschikbaarheid te garanderen. Gezien de hoge inkoopwaarde is het ook zeker van belang goede prijsafspraken te maken. Door de lange termijn moet een soort “partner relatie” ontstaan waarbij de leverancier verzekerd is van afname en Bredenoord van beschikbaarheid van artikelen.

Bottleneck

Voor het inkopen van deze artikelen moet Bredenoord ook proberen zo weinig mogelijk tijd te verspelen. Omdat voor deze artikelen weinig leveranciers beschikbaar zijn, moet Bredenoord een zeer betrouwbare leverancier kiezen die voor een lange termijn de beschikbaarheid van artikelen garandeert. Door de lage inkoopwaarde is de inkoopprijs van de artikelen minder belangrijk. Op deze artikelen kan weinig bespaard worden, maar bij een tekort zeer veel verloren worden.

Naast deze verschillende manieren om een leverancier te kiezen moet Bredenoord bepalen welke eisen nog meer aan de leverancier worden gesteld. Met betrekking tot lean manufacturing is het bijvoorbeeld zeer belangrijk dat de leverancier betrouwbaar is. Ook deze wensen/eisen moeten meegenomen worden bij het kiezen van een