Validatie resultaten expert panel

De conclusie uit paragraaf 3.4, dat het theoretisch toetsingskader geen hiaten bevat is aan het expertpanel ter validatie voorgelegd. Aan de expert panelleden is de volgende vraag gesteld:

“In hoeverre kunt u zich vinden in de conclusie dat het theoretisch toetsingskader geen hiaten bevat? Licht uw antwoord toe? Mochten er wel aanvullende hiaten bij u bekend zijn, kunt u deze dan omschrijven?"

Verslag response expertpanel:

Expertpanellid Response

(1) Prof. Dr. S.P. (Muel) Kaptein

(16 maart 2017)

De conclusie dat het theoretisch toetsingskader geen hiaten bevat wordt onderschreven. Kaptein ziet geen substantiële hiaten in het theoretisch toetsingskader.

Kaptein maakt daarbij wel de volgende opmerking: “Nu is het grotendeels gelegenheid (wat het eigenlijk altijd is, want anders had het niet kunnen voorkomen; volgens Cressey moeten ze trouwens altijd alle 3 voorkomen). Vraag is mijn inziens vooral hoe cultuur dit beïnvloedt (men kan immers ook druk ervaren om niet te zien of te escaleren).”

(2) Drs. P.J. (Peter) Schimmel RA CFE (18 maart 2017)

De conclusie dat het theoretisch toetsingskader geen hiaten bevat wordt deels onderschreven.

Schimmel maakt daarbij de volgende opmerking:

“Als uitsluitend vanuit de gelegenheid wordt geredeneerd dan levert dat inderdaad een relatief klassiek control framework dat geen hiaten zal vertonen, maar daardoor ook niet goed kan verklaren waarom het dan toch zo mis ging. Jouw waarnemingen zijn daarom een logische uitkomst. Dat er niet goed uitkomt wat er nou mis ging in de three lines of defense, komt doordat de twee andere driehoekselementen nog onvoldoende in ogenschouw worden genomen. En juist één van die twee is altijd de boosdoener als het om fraude gaat: druk. Onder druk wordt alles vloeibaar, zelfs een geheel dicht gecheckte gelegenheid.

Ten aanzien van verbeteringen aan het theoretisch toetsingskader geeft Schimmel de volgende opmerkingen:

Druk:

“- Druk wegnemen door bijv. te bevorderen dat het melden van gemaakte fouten wordt beloond en dat het zeer gebruikelijk is daarover te praten.

- Niet teveel werken en op tijd stoppen helpt ook. Minder stress is goed. En als het dan toch om verplichte vakanties gaat, laat het dan zijn om tot rust te komen.

- Als je je werk doet, krijg je geen bonus, maar wellicht kom je in een hogere schaal met meer verantwoordelijkheid, maar dan ook meer toezicht. Vergelijk dit met de luchtvaart, want daar haal ik deze voorbeelden vandaan.

- Ook het bespreekbaar maken van persoonlijke moeilijkheden, het ontwikkelen van aspecten die horen bij een goed functionerende familie, iets dat bijvoorbeeld de concerns van de families van Eerd, Brenninkmeier en Fenter van Vlissingen zo succesvol maakt. Iets dat je ook in de Semler bedrijven terugziet of in Nederland bij Schuberg Philis. Dergelijke maatregelen hebben te maken met het bevorderen van goed gedrag en het ontmoedigen van fout gedrag. Dat is iets anders dan preventie of detectie. De genoemde bedrijven behoeven daardoor ook veel minder hard controls. Het zijn bij wijze spreken de dorpen waar de fietsen niet op slot gezet hoeven te worden en er een touwtje uit de brievenbus hangt. Als het derhalve om een toereikend control framework gaat, dient dat toe te zien op genoemde beheersingsmaatregelen.

- een control framework dat veel meer behavioral elementen omvat. Dat hoeft allemaal niet zo meetbaar te zijn of zo hard, maar bijvoorbeeld wel elementen te omvatten die gaan om:

o toezicht op een positieve correlatie tussen leiding en werkplezier (want dat kan je wel degelijk meten) of de mate waarin directieve taal wordt gebruikt, de mate waarin ‘negatives’ wordt gecommuniceerd (meetbaar via wordmining).

o Ook een element als inclusiveness, er bij horen en gezien worden vanwege wie je echt bent en niet alleen om wat je presteert (zie Leeson, die uit een volstrekt andere sociale achtergrond komt dan zijn bazen,

waardoor ze geen hout van hem begrepen en vice versa).

Rationalisatie:

Voor rationalisatie geldt een vergelijkbaar verhaal. Ook daar niets over preventie of detectie. Hier gaat het vooral om voorbeeldgedrag top, tone at/from the top, kwalitatieve aandacht van de top. Dit is bijvoorbeeld meetbaar te maken in medewerkerstevredenheidsonderzoeken.”

(3) Drs. Thijs Aaten CFA CQF

(19 maart 2017)

De conclusie dat het theoretisch toetsingskader geen hiaten bevat wordt deels onderschreven. Aaten geeft een tweetal verbeteringen aan die hieronder worden beschreven.

Ten aanzien van verbeteringen aan het theoretisch toetsingskader geeft Aaten de volgende opmerkingen:

Druk:

“- Het nastreven vam “High levels of profitability” en winstverwachtingen die bovenmatig ambitieus of irreëel zijn en het koppelen van bonussen hieraan leidt tot een verkeerde incentive bij traders. De incentive voor een trader om de rest van zijn leven een “financial independence” status te bereiken, leidt daarmee tot deze verkeerde incentive met alle gevolgen van dien. Door het instellen van een maximale bonus opportuniteit als beheersingsmaatregel wordt de prikkel voor het nemen van steeds meer risico’s gemitigeerd.”

Gelegenheid:

- Verder benadrukt Aaten dat hij in de verschillende casussen en bij verschillende organisaties onvoldoende “kruisbestuiving” ziet tussen 1st, 2nd en 3rd line of defense. Hij haalt hierbij het voorbeeld aan dat je dieven het beste met een dief kunt vangen. In de 2nd en 3rd line zouden meer mensen uit de 1st line moeten werken die meer de verbinding met de dagelijkse praktijk en (fraude)risico’s kunnen maken.

Conclusie validatie expertpanel

Op basis van de uitgevoerde validatie met de expert panelleden en de hierboven beschreven aanbevelingen kan geconcludeerd worden dat het theoretisch toetsingskader wel hiaten bevat en dus verbeterd dient te worden.

Aanbevelingen expertpanel

De expert panelleden geven aanbevelingen ter verbetering van het theoretisch toetsingskader. Hieronder volgt een korte samenvatting van deze aanbevelingen:

Gelegenheid:

- Bevorderen van voldoende kruisbestuiving tussen 1st, 2nd en 3rd line of defense, waardoor o.a. in de 2nd en 3rd line het kennisniveau over de handelsactiviteiten, de onderliggende producten en beoordeling van de leemten in de interne beheersing en de evaluatie van mogelijke frauderisico’s, toeneemt.

Druk:

- Beoordelen van behavioral aspecten in de control environment. Elementen die bijvoorbeeld gaan over toezicht op een positieve correlatie tussen leiding en werkplezier of de mate waarin directieve taal wordt gebruikt, de mate waarin ‘negatives’ wordt gecommuniceerd (meetbaar via wordmining). Ook een element als inclusiveness, er bij horen en gezien worden vanwege wie je echt bent en niet alleen om wat je presteert dienen daarbij beoordeeld te worden. Inclusief het inbrengen van expertise van psychologen.

- Bevorderen dat het melden van gemaakte fouten wordt beloond en dat het gebruikelijk is daarover te praten.

- Bevorderen dat medewerkers hun werk binnen de gestelde werktijd kunnen verrichten en op tijd stoppen, waardoor men minder stress ervaart.

- Instellen van verplichte vakanties, waarbij medewerkers ook tot rust te komen en geen werk tijdens vakantie verrichten.

- Duidelijke begrenzing van bonussen en mogelijk geheel afschaffen daarvan. Als targets gehaald worden en het werk goed verricht wordt, kan een trader (medewerker) wellicht naar een hogere schaal met meer verantwoordelijkheid, maar dan ook met meer toezicht.

- Nadrukkelijker beoordelen van “high levels of profitability” en winstverwachtingen die bovenmatig ambitieus of irreëel zijn en de hieraan gekoppelde bonussen. Dit leidt tot een verkeerde incentive bij traders, in het kader van verhoogd frauderisico. In dit kader dient de incentive voor een trader (medewerker) om de rest van zijn leven een “financial independence” status te bereiken, weggenomen te worden.

- Het bespreekbaar maken van persoonlijke moeilijkheden en het ontwikkelen van aspecten die horen bij een goed functionerende familie. Dergelijke maatregelen hebben te maken met het bevorderen van goed gedrag en het ontmoedigen van fout gedrag. Zoals het bevorderen

dat cruciale (geconstateerde) control weaknesses en onregelmatigheden tijdig geëscaleerd werden naar hoger management en duidelijke opvolging krijgen van het hoger management. Het stimuleren van een kritische en sceptische houding. Medewerkers hier duidelijker op belonen als goed gedrag.

Rationalisatie:

Voorbeeldgedrag top, tone at/from the top, kwalitatieve aandacht van de top. Dit is bijvoorbeeld meetbaar te maken in medewerkerstevredenheidsonderzoeken.