Organisatie: Logistiek
Functie geïnterviewde: Corporate Communicatie
A. Gebruikte communicatiemiddelen
1. Welke communicatiemiddelen gebruikt u binnen uw bedrijf?
Soort
communicatiemiddel Medium Periodiek Oplage Bijzonderheden
nieuwsbrief Papier onregelmatig Iedereen (2000) Insight brief, wordt Open brief
Decentraal: instructiebrief
Papier Onregelmatig Werknemers van
bepaalde afdelingen
(afdelingsnaam) Actueel Intranet Digitaal Update dagelijks tot per
uur
Iedereen Ook extern op in te loggen
e-mail Digitaal Onregelmatig belanghebbenden Er worden rode
envelopjes gebruikt Telefoon/Blackberry Digitaal Onregelmatig Managers en top 80
werknemers
Laatste nieuws wordt hierop weergegeven
Screensaver Digitaal Dagelijks Iedereen Laatste nieuws te zien
wanneer men 10 minuten de computer niet gebruikt
Intern blad Papier Onduidelijk Iedereen Voor meer
achtergrondinfo, niet actueel
Het intranet is ook nog uitgesplitst naar diverse doelgroepen: voor managers bijvoorbeeld,
waar dan besprekingen van vergaderingen en dergelijke worden opgezet. Elke afdeling heeft
in principe zijn eigen intranetgedeelte, met informatie die alleen voor die specifieke groep
interessant is.
2. Hoeveel werknemers krijgen een intern communicatiemiddel? Welke
werknemers krijgen het middel? Zie tabel
3. Waarom geeft u de interne communicatiemiddelen uit? Wat is het doel van deze
middelen? (per middel!)
Als eerste informeren, de werknemers moeten het nieuws eerder horen dan het in de krant
staat. Ook betrokkenheid bij het bedrijf, 60% woont in de omgeving en ervaart behalve de
lusten (goed salaris) ook de lasten (veel vliegverkeer). Interne communicatie is pro-actief, er
wordt veel aan gedaan, externe communicatie is reactief, minder intensief.
4. Denkt u dat de gebruikte middelen toereikend zijn voor het doel dat u wilt
bereiken?
Ja. Alles wordt gemeten, met name bij digitaal
5. Wat voor berichten zijn er voornamelijk te vinden in de interne
communicatiemiddelen?
Leuke nieuwtjes, niet urgent personeelsblad/intranet
notulen van vergaderingen intranet
Verslagen van activiteiten intranet
Interviews met collega’s nieuwsbrief/personeelsblad/intranet/e-mail/anders
Aankondigen activiteiten intranet/e-mail
Nieuwe ontwikkelingen nieuwsbrief /intranet/email/brief/telefoon/screensaver
Belangrijke besluiten van het bestuur nieuwsbrief/intranet/email/screensaver/telefoon/brief
6. Hoeveel tijd en moeite besteedt u aan de opmaak van de interne
communicatiemiddelen (papier/digitaal, proces beschrijven)?
Er zijn een aantal fulltime medewerkers voor interne communicatie. Er wordt meer tijd aan
besteed door de digitale versies, omdat er meer mogelijkheden zijn, dus worden er grenzen
verlegd en het is sneller; snel verouderde informatie. Eerst werd het intranet 1x per twee
weken geüpdate, vervolgens 1x per week en nu soms wel elk uur. De kosten voor interne
communicatie zijn hoger geworden doordat er naast digitaal ook nog gebruik wordt gemaakt
van print; een uitgave van een blad kost al snel 20.000 euro.
B. Kenmerken van de werknemers (intern)
7. Heeft iedere werknemer een privé e-mailadres?
Ja maar is verder niet van toepassing hier
8. Heeft iedere werknemer een e-mailadres van de organisatie?
Ja, en iedereen heeft een login van het bedrijf. Ook extern toegankelijk
9. Wordt deze elke dag geopend en gebruikt/gelezen?
Niet door iedereen elke dag geopend, bijvoorbeeld door de volcontinudienst van 600
medewerkers die nooit achter een computer zitten. Managers ook niet.
10. Heeft uw keuze voor papier/digitaal te maken met het feit dat de werknemers
beschikking hebben over een e-mailadres, en weten hoe hiermee te werken?
Nee
11. Heeft iedere werknemer van uw bedrijf beschikking over een PC?
Nee niet allemaal bij werkzaamheden, maar thuis wel.
12. Hoeveel procent van de werknemers van uw bedrijf gebruiken een PC bij hun
werkzaamheden? 70%
13. Heeft uw keuze voor papier/digitaal te maken met het feit dat de werknemers
gebruik maken van een computer tijdens hun werkzaamheden?
Nee
14. Hoe is de verhouding wat betreft leeftijd binnen uw bedrijf?
De gemiddelde leeftijd is 45+. Bij dit bedrijf blijven mensen heel lang hangen, het is een
overheidsinstelling. Bij het operationeel personeel ligt het gemiddelde hoger dan bijvoorbeeld
op de afdeling corporate.
15. Heeft uw keuze voor papier/digitaal te maken met de gemiddelde leeftijd van uw
werknemers?
Nee
De keuze heeft te maken met het feit dat bij digitale media actualisatie veel makkelijker is, en
de medewerkers gaven aan dat ze ook graag vanuit thuis die informatie wilden kunnen lezen.
Ook had digitaal gewoon de voorkeur.
C. Overstappen op andere media
16. Is er een communicatiemiddel onlangs veranderd van medium, of bent u gestopt
met het gebruiken van een bepaald communicatiemiddel? Ja
17. Zo ja, welk middel is dit?
Intern: gedigitaliseerd: intranet, mail, screensaver, Blackberry en telefoon. Vooral intranet
wordt heel erg veel gebruikt. Het is de bedoeling dat alles in de toekomst moet worden
opgestart via intranet, dus ook word en dergelijke. Men miste alleen toch wel wat, en dus doet
papier hier ook weer zijn intrede voor achtergrond en verdieping.
18. Welke factoren hebben meegespeeld bij deze beslissing?
Het management heeft hier een sterke invloed op gehad; als zij bijvoorbeeld zeggen dat
intranet niet wordt gebruikt, dan wordt het ook niet gebruikt, en wordt er dus iets anders
verzonnen. Dit hoeft niet representatief te zijn. Het proces duurt te lang voor het maken van
een krant; van redactievergadering tot drukken en verspreiden toch al snel 3 weken.
Actualiteit weergeven is hier erg moeilijk; zodra je het blad uitgeeft zijn de artikelen alweer
verouderd. Nu worden aanvragen om artikelen te plaatsten alleen behandeld als ze op
dezelfde dag geaccordeerd kunnen worden, dus gemaakt en geplaatst. Ook moet er een foto
bij kunnen staan. Dit wordt dan zsm geregeld. Kosten spelen hier een mindere rol, omdat die
niet per definitie lager zijn geworden. Men vergeet vaak de uren die erin worden gestoken
door medewerkers. Digitalisering is ook doorgevoerd doordat er is onderzocht dat hier
behoefte aan was: alles wordt gemeten!
19. Wat vindt u zelf van de overgang naar een ander medium? Positief
20. Waarom? Het sluit aan bij wat werknemers willen, het is snel en actueel.
21. Hoe heeft de ontvanger gereageerd op de verandering van
communicatiemedium? Positief
22. Wat was de reactie van de ontvanger?
Er waren eerst infozuilen geplaatst in de operationele afdelingen. Maar omdat het daar niet
‘stoer’ is om bij het bedrijf betrokken te zijn, zijn ze daar weer weggehaald; men voelde zich
er onveilig. Iedereen kan nu thuis inloggen via extranet. Verder, zoals gezegd, gaven de
medewerkers aan dat ze liever digitaal wilden.
D. Voordelen en barrières
23. Wat zijn volgens u de 3 belangrijkste voordelen van het gebruik van digitale
interne communicatiemiddelen?
1. Snel, een fout kun je direct herstellen.
2. Documentatiemogelijkheden zijn erg gemakkelijk
3. Goedkoop
4. Meetbaar
24. Wat zijn volgens u de drie belangrijkste barrières om digitale interne / externe
communicatiemiddelen te gebruiken?
1. Je kan er niet vanuit gaan dat alles aankomt, m.a.w. dat je boodschap aankomt zoals deze is
bedoeld, bij de personen die de boodschap moeten krijgen. Selectie van informatie.
2. Men denkt dat het gratis is, en vergeet de manuren die erin worden gestoken, en de andere
kosten die erbij komen.
3. Er zijn veel meer mogelijkheden dan bij papier, en om die uit te buiten kost veel tijd.
4. Het veroudert heel snel
25. Wat zijn volgens u de 3 belangrijkste voordelen van het gebruik van papieren
interne / externe communicatiemiddelen?
1. Het is leuk, je hebt iets in handen. Het wordt veel bewaard.
2. Je hebt meer ruimte voor achtergrond, je kunt dieper ingaan op zaken.
3. Het geeft karakter aan een organisatie, het is makkelijk om karakter te geven aan een
papieren communicatiemiddel.
4. Papier is geduldig: bij digitale communicatiemiddelen wordt er zelden gebruik gemaakt
van de archieffunctie, terwijl dat bij papier veel meer gebeurt. Dat blader je sneller nog eens
door.
26. Wat zijn volgens u de 3 belangrijkste barrières om papieren interne / externe
communicatiemiddelen te gebruiken?
1. Het is traag en niet flexibel. Dit is voornamelijk belangrijk voor extern, maar wanneer het
bedrijf naar de beurs gaat, zal het ook voor intern belangrijker worden. In dit geval kan er
meer worden ingespeeld op laatste ontwikkelingen, en dat kan niet als er bij papier vlak voor
de deadline nog iets binnenkomt.
2. Het is duur
3. Het is slecht voor het milieu
4. Het is niet meer nodig
27. Wat zou voor u een goede reden zijn om te kiezen voor een digitaal
communicatiemiddelen boven een geprint communicatiemiddelen
(intern/extern)?
Deze vorm van communicatie hoeft geen geld te kosten; er zijn hierbij meer mogelijkheden
voor een kleiner budget.
28. Wat zou voor u een goede reden zijn om te kiezen voor een geprint
communicatiemiddelen boven een digitaal communicatiemiddelen
(intern/extern)?
Je kunt snel een sfeer of gevoel overbrengen bij een bedrijf, en dat is bij digitaal niet
mogelijk; zakelijker, afstandelijker.
F. Effecten van interne communicatie
29. Kunt u een voorbeeld geven van een moment waarop u merkte dat het interne
communicatiemiddel goed werd gelezen?(tijd, factoren,berichten die bekend
hadden moeten zijn, digitaal/papier)
In geval van calamiteit kan er met 1 knop naar alle computers hetzelfde bericht worden
gestuurd, alle computers blokkeren dan en er verschijnt een pop-up. Bijvoorbeeld bij
ontslagen van een belangrijk iemand wordt er een brief gestuurd naar alle medewerkers, naar
het huisadres of naar het postvak.
30. Kunt u een voorbeeld geven van een moment waarop u merkte dat het interne
communicatiemiddel NIET goed werd gelezen?(tijd, factoren,berichten die
bekend hadden moeten zijn, digitaal/papier)
Bij de ontwikkeling van het concept SixSigma, dat is bedoeld om alle processen zo simpel
mogelijk te houden, bijvoorbeeld van 20 stappen naar 3, werd er een brief op het bureau
gelegd alle medewerkers, zonder format, en vol spelfouten. Dit heeft bijna geleid tot de
mislukking van het hele project; het voorval deed zich enkele weken geleden voor, en is nog
steeds niet rechtgetrokken.
31. Denkt u dat uw interne communicatiemiddel over het algemeen wordt gelezen?
Ja, en er wordt ook wel voor gezorgd; in de toekomst moet alles worden opgestart via het
intranet. Je kan alleen nooit alles lezen; het is een kwestie van kiezen welke informatie je
nodig hebt. Bij echt belangrijke berichten wordt er wel voor gezorgd dat iedereen het te weten
komt. Verder is het persoonlijke voorkeur.
32. Lezen de werknemers interne berichten onder werktijd of erbuiten?
- Onder werktijd: vooral digitale communicatiemiddelen, zoals mail en intranet. Het is een
beetje raar om uitgebreid een krantje te gaan zitten lezen terwijl je op je werkplek zit.
- Buiten werktijd: print.
- Beide: extranet. Hierop kun je van buitenaf inloggen, maar ook binnen de organisatie, alleen
dan is het intranet. 1/3 leest het thuis, 2/3 op het werk. Bij papier was dat andersom.
33. Stuurt u geprinte nieuwsbrieven naar het huisadres van de medewerker of krijgt
hij/zij deze op het werk? Beide
34. Ligt het geprinte communicatiemiddel binnen het bedrijf op een centrale plaats,
bijvoorbeeld de kantine of de centrale hal? Nee, wordt naar ieder persoonlijk
verstuurd of uitgedeeld.
35. Waar kunnen uw werknemers een digitale nieuwsbrief/personeelsblad lezen?
In document
Verschillen in effecten tussen digitale en papieren interne communicatiemiddelen
(pagina 102-107)