Toelichting wettelijk kader voor toezichts en handhavingsinformatie

Daalder (2011) beschrijft dat een aantal specifieke wetten actieve openbaarmaking van sanctiebesluiten toestaan of zelfs verplichten. Daarbij gaat het meestal om het economisch bestuursrecht of milieurecht252 , zoals de Wet financieel toezicht. Betrokkenen kunnen bij de rechter een voorlopige voorziening tegen de publicatie vragen; de rechter beoordeelt dan of het sanctiebesluit stand kan houden en daarmee tevens het publicatiebesluit. Daarbij wordt getoetst op redelijkheid van het sanctiebesluit. Publicatie van het besluit wordt alleen geschorst als publicatie niet in overeenstemming is met de doelen van het toezicht, maar dit wordt niet snel aangenomen bij verplichte publicatie. Verder is er evenmin ruimte voor nadere belangenafweging253 of een evenredigheidstoets. Vrees voor reputatieschade of andere schadelijke gevolgen leiden ook niet tot schorsing van het publicatiebesluit. Boetebesluiten hoeven niet geanonimiseerd te worden en publicatie mag gepaard gaan met een persbericht254.

Heel anders ligt het bij openbaarmaking van sanctiebesluiten op grond van artikel 8 van de Wob (actieve openbaarmaking zonder wettelijke plicht). De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vindt dat publicatie van boetebesluiten past bij de taakuitoefening van toezichthouders, omdat daarmee bekendheid wordt gegeven aan de wijze van uitvoering van deze taak. De Afdeling kent een groot belang toe aan het algemeen belang van openbaarmaking, maar er moet wel een zorgvuldige afweging van belangen als onevenredige benadeling van betrokkenen plaatsvinden. Publicatie van namen van rechtspersonen zijn ook toegestaan als de naam als overtreder herleidbaar is tot een natuurlijk persoon255.

Voor verdere juridische uitwerking van openbaarmaking van toezichtsinformatie verwijs ik naar de scriptie van Haaxman256.

252

Voor de Nederlandse Emmissieautoriteit (NEa) geldt een verscherpte openbaarheidsregime ten aanzien van milieuinformatie (Århus Directive). Dat regime (in Artikel 16, lid 2, van de richtlijn en artikel 18.16p van de Wm) schrijft zelfs voor dat overtreders van emissienormen met naam en toenaam worden genoemd (‘naming & shaming’). Dialogic, voetnoot 38 op pag. 26.

253 _{Op basis van art. 10 lid 2 Wob.} 254 Daalder (2011) p.238 255 Daalder (2011) p.243 256 Haaxman (2013) par. 4.4

79 10.5. Kwaliteitseisen volgens NEN-ISO 15489-1

Eisen aan het archiveringssysteem

ISO 15489 noemt een aantal ‘principes van beleidsprogramma’s voor informatie- en archiefmanagement’257die kunnen worden beschouwd als onderdeel van het archiveringssysteem:

a) de vaststelling welke archiefbescheiden behoren te worden gemaakt in elk bedrijfsproces en welke informatie in de archiefbescheiden moet worden vastgelegd;

b) de beslissing in welke vorm en structuur archiefbescheiden behoren te worden opgemaakt en vastgelegd, en welke technologieën daarbij worden gebruikt;

c) de vaststelling welke metagegevens behoren te worden gecreëerd bij het archiefstuk en tijdens de verschillende (beheer-)processen en hoe deze metagegevens op een persistente wijze zullen worden gekoppeld en beheerd;

d) de vaststelling van de eisen voor het terugzoeken, gebruiken en verzenden van archiefbescheiden tussen de bedrijfsprocessen en andere gebruikers en hoe lang zij moeten worden bewaard om te voldoen aan de eisen;

e) de beslissing hoe de archiefbescheiden worden geordend zodanig dat aan gebruikerseisen kan worden voldaan;

f) de beoordeling van de risico’s die het ontbreken van gezaghebbende archiefbescheiden van activiteiten met zich mee kan brengen;

g) de langdurige bewaring en toegankelijkheid van archiefbescheiden ten einde aan de eisen van de organisatie en de maatschappelijke verwachtingen te kunnen voldoen;

h) de wijze waarop voldaan wordt aan eisen van wet- en regelgeving, toepasselijke standaards en beleid van de organisatie;

i) De zorg dat archiefbescheiden worden onderhouden in een veilige en beveiligde omgeving; j) zorg dat archiefbescheiden niet langer worden bewaard dan nodig of vereist is, en

k) het identificeren en evalueren van mogelijkheden tot verbetering van de effectiviteit, efficiëntie of kwaliteit van (informatie- en archiefmanagement)processen, beslissingen en activiteiten die kunnen leiden tot een betere creatie of beheer van archiefbescheiden.

Daarnaast stelt ISO 15489 eisen aan het archiefsysteem. Het moet volgens Horsman worden gelezen als het

recordkeeping system, in zijn termen het archiveringssysteem258. Volgens de norm zijn de kwaliteitseisen hiervoor259: 257 ISO 15489, paragraaf 7.1 258 Horsman (2011) p.33

80

 Betrouwbaarheid

o routinematig alle archiefbescheiden binnen de reikwijdte van de betreffende bedrijfsactiviteiten op te nemen;

o de archiefbescheiden te ordenen op een manier die de bedrijfsprocessen van de archiefvormer weergeeft;

o de archiefbescheiden te beschermen tegen ongeautoriseerde verandering of maatregelen; o routinematig te functioneren als de primaire informatiebron over handelingen die in de

archiefbescheiden zijn gedocumenteerd;

o gemakkelijk toegang te bieden tot alle relevante archiefbescheiden en bijbehorende metagegevens.

De betrouwbaarheid van het systeem behoort te worden gedocumenteerd door het creëren en onderhouden van documentatie over de werking van het systeem. Het behoort adequaat te reageren op veranderingen in de behoefte van de organisatie.

 Integriteit260

o Hieronder worden verstaan maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang, vernietiging, verandering of verwijdering.

 Overeenstemming met eisen

o Het archiveringssysteem wordt beheerd in overeenstemming met alle eisen die voortkomen uit de huidige bedrijfsactiviteiten, de wettelijke context en de verwachtingen van de gemeenschap waarin de organisatie functioneert. Medewerkers die archiefbescheiden maken, behoren te begrijpen hoe deze eisen de bedrijfsactiviteiten die zij uitvoeren, beïnvloeden. De mate waarin het archiveringssysteem aan dergelijke eisen voldoet, behoort geregeld te worden beoordeeld. De neerslag van dergelijke beoordelingen behoort te worden bewaard voor bewijsdoelen.

 Het bereik

o Het archiveringssysteem behoort archiefbescheiden te beheren die voortkomen uit de volledige verzameling bedrijfsactiviteiten van de organisatie of het onderdeel van de organisatie, waar het in gebruik is.

 Systematiek

o Archiefbescheiden behoren systematisch te worden opgemaakt, instandgehouden en beheerd.

Eisen aan archiefbescheiden261

Archiefbescheiden dienen qua vorm, structuur, context262 en relatie met andere archiefbescheiden ongewijzigd bewaard te blijven. Verder zijn er de algemene kwaliteitseisen263:

259

ISO 15489, paragraaf 8.2 260

Horsman voegt hier ‘onpartijdigheid’ aan toe. Horsman (2011) p.39-40. Is vooral van belang nu archivering in het primaire proces wordt verweven. (hij verwijst naar ISO 15489, -waarschijnlijk naar h.8.3 -, waarin voor de

beheerhandelingen audit trails worden voorgeschreven). 261

ISO 15489, paragraaf 7.2 262

Context van het ontvangen, opmaken of gebruiken, dat wil zeggen: de werkprocessen waarin de archiefbescheiden voorkomen.

81

 Authenticiteit: het document moet zijn wat het beweert te zijn, onder meer blijkend uit ondertekening

en datering;

 Betrouwbaarheid: de inhoud van het document moet in overeenstemming zijn met de feiten, de lezer

moet erop kunnen vertrouwen dat wat er staat juist is. Archiefbescheiden moeten meteen bij het handelen (of zo snel mogelijk daarna) worden opgesteld door personen die directe kennis hebben van de feiten of door hulpmiddelen die routinematig worden gebruikt in het bedrijfsproces voor de uitvoering van de transactie264.

 Integriteit: het document is volledig en ongewijzigd. Indien toch wijziging nodig zijn, dan mogen die

alleen door bevoegde personen worden aangebracht en ze moeten worden vastgelegd.

 Bruikbaarheid: het document kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd in zijn

context265.

264 _{Dit zijn eisen die voortkomen uit de diplomatiek (oorkondeleer). Creatie van documenten wordt in Nederland} doorgaans niet als onderdeel van het records management gezien. Horsman (2011) p.17

265

Context van voorafgaande of opvolgende documenten (‘dossier’), context van het bedrijfsproces en het grotere geheel van de organisatie.

82