Is de menselijke factor voldoende meegenomen bij de inrichting van de digitale informatiebeheeromgeving?

Het beeld is overwegend positief. Gebruikers zijn zich zeer bewust van het belang van goed archiveren van procesinformatie. Het zit als het ware ‘in de genen’ van de organisatie. DCI betrekt de gebruikers bij het informatiebeheer door voorlichting, instructie, afstemming over procedures en een actieve gebruikersorganisatie. Er is echter wel een noodzaak voor

doorontwikkeling en verbetering. Met name de integriteit en vindbaarheid kunnen verder

162

Onder bijvoeging van de bijlagen: D. Blom, Advies archivering website DCMR (DMS 21935663, agendapost DMS 21940942), D. Blom, Protocol opslag elektronisch berichtenverkeer DCMR 2013 (DMS 21586331), D. Blom, Verkenning archivering sociale media (DMS 21710983).

48

verbeterd worden wanneer de eigen verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie zichtbaarder wordt in regelgeving en kwaliteitsprocedures. Met name het toenemende gebruik van sociale media, e-mail en sms maken dit steeds urgenter (mailbericht J.W. de Reus d.d. 08-07-2015: Dit is inmiddels aangepakt163)”.

De archiefinspectie geeft als één van de aanbeveling mee om regels op te stellen voor uniform gebruik van document- en mapnamen ter bevordering van vindbaarheid van informatie.

7.3. Het design van actieve openbaarheid en het archiveringssysteem

Als de beschrijving van het archiveringssysteem van de DCMR (subpar. 7.2.1.) wordt vergeleken met de eisen die actieve openbaarheid stelt aan het archiveringssysteem (par. 6.3), dan blijkt dat de DCMR al op een heel aantal punten voldoet aan de eisen. Er is een procedure voor actieve openbaarmaking, er is kennis aanwezig van de processen en het toepassen van het openbaarheidsregime, de documenten worden zorgvuldig opgenomen164, beschreven165, geordend en bewaard, gewaardeerd, geselecteerd en verwijderd. Ten aanzien van het ‘beschikbaarstellen’ zijn verschillende zaken geregeld, zoals de bescherming van privacy- en

bedrijfsbelangen (door anonimiseren) en tijdige publicatie van de beschikkingen. De gegevens óver de beschikkingen en de informatie in de ‘dossiers’ zijn begrijpelijk voor ‘leken’.

Uit het onderzoek van Haaxman en de Bont, uit de procedurebeschrijving en de uitvoeringspraktijk van de publicatie van de handhavingsbeschikkingen, uit onderzoek naar de website en uit informatie van

medewerkers van de DCMR komen wel verdere verbetermogelijkheden voor actieve openbaarheid van handhavingsbeschikkingen bij de DCMR naar voren. Ze blijken grotendeels uit de tekst in de betreffende paragrafen en bijlagen. Voor de overzichtelijkheid zijn ze verzameld in bijlage 10.8.

Over het geheel genomen kan worden gesteld dat er verbeteringen mogelijk zijn ten aanzien van:

 het formaliseren van het openbaarmakingsbeleid;

 het rekening houden met gebruikersbehoeften (vindbaarheid, bruikbaarheid, context) bij het beschikbaarstellen van de handhavingsinformatie;

 het verduidelijken van het design en de gemaakte keuzes, onder meer met betrekking tot de-publicatie en het vormen van een ‘dossier’ op de website;

 het optimaliseren van het publicatieproces;

 het optimaliseren van de publicatie en verwijzingen op de website;

 het leren van de uitvoeringspraktijk van passieve informatieverstrekking (Wob-verzoeken).

163

Onder bijvoeging van de bijlagen: D. Blom, Advies archivering website DCMR (DMS 21935663, agendapost DMS 21940942), D. Blom, Protocol opslag elektronisch berichtenverkeer DCMR 2013 (DMS 21586331), D. Blom, Verkenning archivering sociale media (DMS 21710983).

164

De geanonimiseerde versie van de handhavingsbeschikkingen worden als nieuwe authentiek document opgeslagen (telefonische informatie Evelien Wong-Wassink d.d. 27-05-2015).

165

49 7.4. Tussenconclusie

Wat is de relatie tussen de kwaliteitseisen van het archiveringssysteem en de inrichting van actieve openbaarheid by design ten aanzien van handhavingbeschikkingen bij de DCMR Milieudienst Rijnmond en hoe kan die relatie worden gewaardeerd?

Net als in het voorgaande hoofdstuk is hier te concluderen dat er een veelzijdige relatie is tussen actieve openbaarheid en het archiveringssysteem, die doorgaans positief kan worden gewaardeerd.

De archivalisering heeft veel aandacht gekregen in de onderzoeken van Haaxman en de Bont naar de behoefte aan en de effecten van actieve openbaarheid. De DCMR heeft bij het openbaar maken van de

handhavingsbeschikkingen en de samenvattingen van inspectieverslagen duidelijk rekening gehouden met het domein ‘documenteren’, door vast te leggen welke documenten er moeten zijn en door het toepassen van ‘gelaagde transparantie’; dat wil zeggen dat de informatie ook voor leken leesbaar is gemaakt.

De inrichting en werking van het informatie- en archiefbeheer voldoet zodanig aan kwaliteitseisen dat de actieve openbaarheid hiermee wordt ondersteunt, hoewel nog verbetering mogelijk is in de ontsluiting en beschikbaarstelling van de informatie. In het Informatieplan zijn ontwikkelingen te zien die daarop bevorderlijk kunnen werken.

De DCMR houdt rekening met de externe gebruiker, door hem recht en gelegenheid te bieden de toezichts- en handhavingsinformatie op de website te raadplegen en ervoor te zorgen dat die informatie vindbaar en

bruikbaar is. Ook op dit punt zijn nog verbetering mogelijk. De ‘Wob-toets vooraf’ is ingericht, waardoor zorgvuldig rekening wordt gehouden met de belangen van personen, bedrijven en de eigen organisatie. De DCMR heeft een design gemaakt voor actieve openbaarheid van handhavingsbeschikkingen, rekening houdend met de cultuur, wet- en regelgeving, beleid, normen en standaarden en praktijkvoorbeelden. Aan het

design en de toepassing daarvan in de praktijk is te zien dat de relatie tussen actieve openbaarheid en het

archiveringssysteem is gereguleerd. De DCMR zou wel het design nog meer transparant kunnen maken voor de externe gebruikers, bijvoorbeeld door aan te geven wanneer publicaties worden teruggenomen van de

website.

Gezien het karakter van dit onderzoek kan geen harde uitspraak worden gedaan over de invloed van de maatschappelijke en politiek-bestuurlijke context van de DCMR op de actieve openbaarheid van

handhavingsbeschikkingen. Het feit dat het Rijnmondgebied dichtbevolkt is en relatief veel bedrijven kent die potentieel grote risico’s opleveren voor veiligheid en milieu, is waarschijnlijk wel merkbaar. Vast staat dat het dossier ‘Odfjell’, het rapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid en het actief openbaarheidsbeleid van de Provincie Zuid-Holland (die een groot aandeel heeft in het bestuur van de DCMR) van doorslaggevende invloed zijn geweest op de actieve openbaarheid.

50