Toelichting waarom deze procedure

In het Verbeterprogramma vergunningverlening, toezicht en handhaving is als verbeterpunt onder andere vastgesteld dat de handhavings beschikkingen actief openbaar gemaakt dienen te worden. Ook het DT heeft aangegeven dat de mogelijkheden om meer informatie actief openbaar te maken onderzocht dienen te worden. De provincie Zuid-Holland heeft het openbaar maken van de handhavings beschikkingen van risicovolle bedrijven eveneens vastgesteld als verbeterpunt in haar Verbeterprogramma vergunningverlening, toezicht en handhaving.

De DCMR kiest ervoor te beginnen met het actief openbaar maken van de handhavings beschikkingen van de meest risicovol geachte bedrijven; de Brzo en RIE4 bedrijven. De informatie over bedrijven behoort tot de informatie waarvoor de belangstelling (van de media) op het moment het grootst is. Daarna zal bekeken worden of een uitbreiding van het openbaar maken van de handhavings beschikkingen naar overige bedrijven gewenst is. De betreffende bedrijven worden over dit nieuwe beleid geïnformeerd door een brief in februari 2014.

Deze procedure beschrijft de werkwijze hoe, door wie en wanneer handhavingbeschikkingen openbaar worden gemaakt. Deze procedure dient bij de Brzo en RIE4 bedrijven altijd te worden gevolgd. De belangrijkste betrokkenen zijn naast de leiding de juristen van SBR, HenI en de procesondersteuners bij SBR.

In de handhavingsbeschikking wordt een alinea opgenomen waarin vermeld wordt dat het beleid van de DCMR is dat een handhavingsbeschikking van een risicovol bedrijf op de website van de DCMR geplaatst zal worden. Over de procedure zal het bedrijf nader worden geïnformeerd in een aparte bij het handhavingsbeschikking gevoegde brief.

Naast de handhavingsbeschikking wordt een aparte brief verzonden waarin vermeld wordt dat de DCMR het voornemen heeft de handhavingsbeschikking openbaar te maken op de website. Het bedrijf wordt in deze brief de mogelijkheid geboden om binnen twee weken een zienswijze in te dienen tegen dit voornemen. Tevens wordt in de brief vermeld dat indien men geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot het geven van een zienswijze omdat het bedrijf van mening is dat er geen van de in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur

beschermde belangen in het geding zijn, de DCMR het handhavingsbeschikking 3 weken na dagtekening van de brief zal plaatsen op de website van de DCMR (www.dcmr.nl). Er zal dan geen Wob besluit genomen worden. In dat geval kan de DCMR er immers van uit gaan dat er ook geen bezwaar is tegen het openbaar maken van de handhavingsbeschikking.

91

Beide brieven worden verzonden in één envelop, zodat de samenhang tussen deze brieven voor de ontvanger duidelijk is.

Als contactpersoon voor het indienen van de zienswijze zullen de juristen van SBR vermeld worden. Zij zullen de zienswijze beoordelen en deze meenemen in het Wob besluit dat eveneens door hen opgesteld zal worden. Deze brief wordt ondertekend door het afdelingshoofd HenI.

Indien door het bedrijf een zienswijze is ingediend wordt na verzending van het positief Wob besluit overeenkomstig artikel 6 lid 5 van de Wob twee weken gewacht met het daadwerkelijk plaatsen van de handhavingsbeschikking op de website van de DCMR. Indien gedurende deze twee weken geen rechtsmiddel door het bedrijf wordt ingezet tegen het Wob besluit zullen de juristen SBR aan Procesondersteuning melden dat het handhavingsbeschikking op de website geplaatst kan worden. Procesondersteuning van bureau SBR plaats de beschikking op de website. Dit betekent dat het handhavingsbeschikking ongeveer vier weken nadat het genomen is op de website geplaatst zal worden. Indien er gedurende de genoemde twee weken wel een rechtsmiddel (voorlopige voorziening) wordt ingediend zal het plaatsen van de handhavingsbeschikking op de website afhankelijk zijn van de uitspraak van de (voorzieningen)rechter.

Bij de vermelding van de handhavingsbeschikkingen op de website zal ook vermeld worden of daartegen een rechtsmiddel is ingezet. De SBR juristen zullen aan het einde van iedere maand bij de handhavingsjuristen van HenI informeren of er rechtsmiddelen zijn ingezet tegen de handhavingsbeschikking dan wel een beschikking is ingetrokken. Indien dit het geval is informeren de juristen Procesondersteuning hierover. Procesondersteuning zal dit aangeven bij het handhavingsbeschikking op de website dan wel de beschikking van de website verwijderen.

8. Verbetermogelijkheden (op termijn)

- Het zou het proces vereenvoudigen wanneer de termijn bewaking via RUDIS zou kunnen verlopen (zaaktype)

- Automatiseer de ontvangstbevestiging bij indienen zienswijze (en andere inkomende stukken). Die functionaliteit zit al in DMS.

- De presentatie zou ook op een kaart te raadplegen moeten zijn. Daartoe moet gekeken worden of aangesloten kan worden op het al ingerichte milieuportaal of risicokaart.

- Bij stap 6 zou er een nieuwe DMS routering gemaakt kunnen worden voor automatisch doorzenden naar procesbeheer na intrekking beschikking.

- In deze procedure volgt het bieden van de mogelijkheid tot een zienswijze op openbaarheid na de mogelijkheid tot zienswijze op het voornemen op het nemen van een handhavingsbeschikking. Door tijdens het aanzeggen van de beschikking zowel een zienswijze te vragen op het openbaarmaken van het beschikking als ook op het inhoudelijke beschikking kan een vereenvoudiging worden bereikt. Het bedrijf krijgt dan zowel een WOB besluit tot publiceren als het Dwangsom aangeboden. Wanneer er dan binnen twee weken geen voorlopige voorziening op het publiceren of het besluit volgt dan kan de

beschikking gepubliceerd worden. Er wordt zo twee weken gewonnen in de doorlooptijd en de procedure kan eventueel door een jurist in plaats van twee worden afgehandeld. De kans op fouten wordt dan kleiner.

- Het zou de transparantie vanuit de burger verbeteren wanneer een beschikking wat is afgehandeld nog even (bijvoorbeeld drie maanden) op de site blijft staan. Met daarbij de mededeling dat aan het punt voldaan is en verwijderd gaat worden.

- Het beheer kan eenvoudiger wanneer via MIRR/Rudis notifcaties ingesteld worden voor de verschillende proces stappen en daartoe een cognos werkboek aan te maken?

92

10.8. Overige bevindingen ten aanzien van de publicatie van handhavingsbeschikkingen door de DCMR

Procedure

 De procedure is (nog) een werkdocument. Er vinden nog aanpassingen in plaats, onder meer door de invoering en een nieuw zaaksysteem.

 De gegevens die op de website vermeld moeten worden (stap 2) zijn niet heel expliciet beschreven, en wijken af van wat op de website is te zien.

 In de stap 6. ‘anonimiseren’ van het handhavingsbesluit is niet duidelijk welke gegevens moeten worden geanonimiseerd267_.

 Er is niet beschreven dat de geanonimiseerde versie als nieuw (authentiek) document in het DMS moet worden opgeslagen268.

 Bij de stap 7 ‘monitoring’ is sprake van een jaarlijkse ‘opruimweek’. Het is niet duidelijk waarom dat eenmaal per jaar wordt gedaan. De criteria voor ‘intrekken’ (lijkt hetzelfde als ‘terugnemen van de website’) zijn niet verwoord.

Metagegevens van de lijst handhavingsbeschikkingen:

 bevoegd gezag: hier staat Provincie Zuid-Holland of ‘Rotterdam’. Bij de laatste ontbreekt de aanduiding ‘gemeente’.

Aandachtspunten voor verbetering van het design: Uit het onderzoek van Haaxman en de Bont:

 ‘Handhavingsgeschiedenis’ behouden;

 de ‘veiligheidsfoto’;

 openbaarmakingsbeleid;

 onderscheid tussen ‘administratieve’ overtredingen en veiligheidsrisico’s c.q. ernst van de overtreding;

 geanonimiseerde of geaggregeerde informatie;

 varianten van openbaarmaking.

Uit de procedurebeschrijving van de handhavingsbeschikkingen:

 Het document ‘procedurebeschrijving’ een (definitieve) status geven;

 Het aantal betrokken medewerkers terugbrengen en kritisch kijken naar de stappen;

 Meer procesondersteuning met geautomatiseerde ontvangstbevestigingen, workflow en signaleringen;

 De Wob-toets-vooraf (stap 1) toevoegen;

 De gegevens die op de website vermeld moeten worden (stap 2) expliciet beschrijven, en die congruent maken met de website;

 Het verloop van het proces verduidelijken ten aanzien van het indienen van zienswijzen (inhoudelijk op de beschikking en/of op de openbaarmaking), het aanvragen van voorlopige voorziening en het

aantekenen van bezwaar (ook inhoudelijk en/of op de openbaarmaking). Procedurestappen gelijk laten lopen indien dit (juridisch) mogelijk is; duidelijk vermelden welke gegevens moeten worden

geanonimiseerd;

267 _{Hier had een verwijzing kunnen staan naar de werkinstructie die DCI hiervoor heeft. Telefonische informatie van} Evelien Wong-Wassink, (Medior medewerker DIV van DCI cluster DM) d.d.27-05-2015).

268

93

 Stap 6 ‘monitoring’ heroverwegen om vaker dan jaarlijks een ‘opruimweek’ te houden (als dubbel check);

 Toegang op kaart;

 Termijn van en criteria voor ‘intrekken’ bepalen en verwoorden

Uit de uitvoeringspraktijk van de handhavingsbeschikkingen:

 Vindbaarheid van de handhavingbeschikkingen op website verbeteren. Op (alle) logische plaats(en) zetten en/of verwijzingen aanbrengen. Documenten vindbaar maken d.m.v. navigatie;

 Begrippen uniformeren (sancties, handhavingbeschikkingen);

 Begrippen en statusinformatie expliciteren en consequent toepassen;

 Aangeven of er bezwaar is aangetekend of alleen zienswijze is ingediend;

 Ordening van beschikkingen op meer criteria mogelijk maken, b.v. met een zoekfunctionaliteit;

 bevoegd gezag ‘Gemeente Rotterdam’ voluit schrijven;

 Contactgegevens vermelden voor nadere informatie;

 Verschijnsel ‘dossiers’ toelichten en motiveren, criteria noemen. Aangeven wat relatie is met de lijst handhavingsbeschikkingen (komen ze op twee plaatsen voor?);

 Toelichting toevoegen in het dossier ‘Odfjell’;

 Tijd- of activiteitenbalk toevoegen (‘waar zitten we?’)269.

Overig:

 Overwegen om op de website de relatie met de Wob te vermelden (actieve t.o.v. passieve

openbaarmaking), om onnodige Wob-verzoeken te vermijden. Op de pagina met ‘contactgegevens’ een link maken naar de Wob-informatiepagina. Daar evt. een link plaatsen naar de ‘meestgevraagde informatie’ die al openbaar is (zoals de handhavingbeschikkingen);

 De gegevens die worden vastgelegd over de Wob-verzoeken periodiek analyseren om te zien wat veelgevraagd is en of de geboden informatie voldoende is, vindbaar is en er geen technische problemen zijn;

 Overweeg om besluiten op Wob-verzoeken te publiceren, zoals de Rijksoverheid dit doet270;

 Overweeg publiceren via GVOP / Overheid.nl, zodat bewoners gepersonaliseerde mailberichten met meldingen ontvangen. Zorg dan wel voor een goede aanduiding van de plaats (hele Rijnmondgebied of alleen een –(deel-)gemeente- of leg uit waarom dit niet gebeurt;

 Onderzoek of het mogelijk is de actieve openbaarheid van handhavingsbeschikkingen op zaaktypeniveau in het DMS aan te geven271_.

269

Voorbeeld van behandelgang wetsvoorstellen:

http://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/33328_initiatiefvoorstel_voortman, geraadpleegd 16-05-2015. 270

http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/wob-verzoeken, geraadpleegd 16-05-2015. 271

Schriftelijke input van DCMR voor onderzoeksvragen in het Archiefatelier Actieve Openbaarheid tijdens scrumbijeenkomst d.d.4 juni 2014.

94

10.9. Kwaliteitsrichtlijnen digitaal zaakgericht werken en archiveren WSBD

In document Actieve openbaarheid en archieven; design van een veelzijdige relatie (pagina 90-94)