In de eerste categorie komt de definitie van Miller 246 voor:’ “ beschikbaarheid van informatie online” is de hedendaagse definitie van transparantie’ Grimmelikhuijsen verwoordt transparantie als: “De
6. Bewaren en vernietigen van zaken
10.10. Beoordeling archiveringssysteem WSBD op kwaliteitseisen (par.6.2.3 en bijlage 10.5)
Wettelijke eisen
eis oordeel
een kwaliteitssysteem hebben voor het beheer van de archiefbescheiden
Er is geen als zodanig beschreven
‘kwaliteitssysteem’. Wel zijn zaken geregeld die kwaliteit moeten waarborgen, zoals het
vaststellen van de kwaliteitsrichtlijnen, het opleiden en adviseren van gebruikers van het DMS en het controleren van de afgehandelde zaakdossiers
zorgen voor de context en authenticiteit van de archiefbescheiden
in orde
zorgen voor een overzicht van de
archiefbescheiden en een ordeningsstructuur
In orde
zorgen voor een metagegevensschema en koppeling van de metagegevens aan de archiefbescheiden
In orde
zorgen dat archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden en gelezen
In orde
voldoen aan een aantal beheerstechnische eisen voor digitale archiefbescheiden
In orde
ISO 15489
Eisen aan het archiveringssysteem
aspect subaspect oordeel
Betrouwbaarheid routinematig alle
archiefbescheiden binnen de reikwijdte van de betreffende bedrijfsactiviteiten op te nemen
in orde
de archiefbescheiden te ordenen op een manier die de bedrijfsprocessen van de archiefvormer weergeeft in orde de archiefbescheiden te beschermen tegen In orde
99
aspect subaspect oordeel
ongeautoriseerde verandering of maatregelen
routinematig te functioneren als de primaire informatiebron over handelingen die in de archiefbescheiden zijn gedocumenteerd
In orde
gemakkelijk toegang te bieden tot alle relevante
archiefbescheiden en
bijbehorende metagegevens.
In orde
De betrouwbaarheid van het systeem behoort te worden gedocumenteerd door het creëren en onderhouden van documentatie over de werking van het systeem. Het behoort adequaat te reageren op veranderingen in de behoefte van de organisatie.
In orde
Integriteit Hieronder worden verstaan maatregelen tegen
ongeautoriseerde toegang, vernietiging, verandering of verwijdering.
In orde
Overeenstemming met eisen Het archiveringssysteem wordt beheerd in overeenstemming met alle eisen die voortkomen uit de huidige bedrijfsactiviteiten, de wettelijke context en de verwachtingen van de gemeenschap waarin de organisatie functioneert. In orde Medewerkers die archiefbescheiden maken, behoren te begrijpen hoe deze eisen de bedrijfsactiviteiten die zij uitvoeren, beïnvloeden.
In orde
De mate waarin het archiveringssysteem aan
100
aspect subaspect oordeel
dergelijke eisen voldoet, behoort geregeld te worden beoordeeld.
De neerslag van dergelijke beoordelingen behoort te worden bewaard voor bewijsdoelen
Gebeurt niet structureel en expliciet.
Het bereik Het archiveringssysteem
behoort archiefbescheiden te beheren die voortkomen uit de volledige verzameling
bedrijfsactiviteiten van de organisatie of het onderdeel van de organisatie, waar het in gebruik is.
Niet van toepassing in deze casus (alleen
handhavingsbeschikkingen)
Systematiek Archiefbescheiden behoren systematisch te worden opgemaakt, instandgehouden en beheerd.
In orde
Principes van beleidsprogramma’s voor informatie- en archiefmanagement
ISO 15489 noemt verder een aantal ‘principes van beleidsprogramma’s voor informatie- en archiefmanagement’ die kunnen worden beschouwd als onderdeel van het archiveringssysteem:
Principes oordeel
a. de vaststelling welke archiefbescheiden behoren te worden gemaakt in elk
bedrijfsproces en welke informatie in de archiefbescheiden moet worden vastgelegd
In orde, zie procesbeschrijvingen Last onder dwangsom en Last onder bestuursdwang.
b. de beslissing in welke vorm en structuur archiefbescheiden behoren te worden opgemaakt en vastgelegd, en welke technologieën daarbij worden gebruikt;
In orde. Er wordt gebruikt gemaakt van ‘briefsjablonen’ voor tekstverwerking, met vaste tekstdelen.
101
Principes oordeel
te worden gecreëerd bij het archiefstuk en tijdens de verschillende (beheer-)processen en hoe deze metagegevens op een persistente wijze zullen worden gekoppeld en beheerd
metagegevens op zaak- en documentniveau behoren te worden vastgelegd.
d. de vaststelling van de eisen voor het
terugzoeken, gebruiken en verzenden van
archiefbescheiden tussen de bedrijfsprocessen en andere gebruikers en hoe lang zij moeten worden bewaard om te voldoen aan de eisen.
In orde.
e. de beslissing hoe de archiefbescheiden worden geordend zodanig dat aan gebruikerseisen kan worden voldaan
In orde.
f. de beoordeling van de risico’s die het ontbreken van gezaghebbende
archiefbescheiden van activiteiten met zich mee kan brengen
In orde, zie de toelichting in het DSP
g. de langdurige bewaring en toegankelijkheid van archiefbescheiden ten einde aan de eisen van de organisatie en de maatschappelijke verwachtingen te kunnen voldoen
In orde.
h. de wijze waarop voldaan wordt aan eisen
van wet- en regelgeving, toepasselijke
standaards en beleid van de organisatie
In orde.
i. De zorg dat archiefbescheiden worden onderhouden in een veilige en beveiligde omgeving
In orde.
j. zorg dat archiefbescheiden niet langer
worden bewaard dan nodig of vereist is
In orde.
het identificeren en evalueren van
mogelijkheden tot verbetering van de
effectiviteit, efficiëntie of kwaliteit van
(informatie- en archiefmanagement)processen, beslissingen en activiteiten die kunnen leiden tot een betere creatie of beheer van
archiefbescheiden.
102 Eisen aan archiefbescheiden
Voor de beoordeling van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid.
Ten aanzien van actieve openbaarheid is de uitwerking van het records managementproces ‘Toegang’ nog van belang:
aspect oordeel
Organisaties behoren formele richtlijnen te hebben die regelen aan wie het geoorloofd is
toegang tot de archiefbescheiden te hebben en
onder welke condities. (….)
Toegangsbeperkingen kunnen worden
toegepast zowel binnen een organisatie als voor externe gebruikers.
In orde (er is beleid over vertrouwelijkheden). Alle medewerkers hebben toegang tot de handhavingsbeschikkingen.
Externen hebben geen toegang. Alleen op verzoek (Wob) wordt informatie beschikbaar gesteld.
De norm gaat uit van zo weinig mogelijk beperkingen, voor een afgebakende periode.
Niet ingericht voor handhavingsbeschikkingen, zie hierboven.
Toegangscontrole wordt bereikt door het toekennen van een toegangsstatus aan zowel archiefbescheiden als individuen, dit wordt regelmatig onderhouden
Niet ingericht voor handhavingsbeschikkingen, zie hierboven.
103