Bij de totstandkoming van de managementrapportages in 2020 hebben wij de hogeschoolbrede risico’s in kaart gebracht. In het verslagjaar speelde natuurlijk de grote invloed die COVID-19 heeft gehad op de uitvoering van het onderwijs, onderzoek en ondersteuning en de specifieke risico’s die hieruit volgden.
De impact van COVID-19 op de Bestuursagenda 2020 is op meerdere plaatsen in het bestuursverslag aan de orde geweest. Als rode draad geldt dat de verschillende uitdagingen door alle verantwoordelijke directeuren met voortvarendheid zijn opgepakt en de continuïteit van onderwijs en ondersteuning in operationele zin op geen enkel moment in het geding is geweest.
In aanvulling op het dagelijkse crisismanagement – waarvoor de stuurgroep en taskforce ‘Anderhalve meter’ in het leven is geroepen – heeft het college 3 belangrijke risico’s onderkend, die als focuspunten gelden bij de uitvoering van de Bestuursagenda 2021.
Het gaat daarbij om de volgende risicogebieden:
kwaliteit en innovatie van onderwijs;
welzijn van medewerkers en studenten;
instroom van nieuwe studenten.
Aanvullend op deze focusgebieden is in de (IT-)bedrijfsvoeringsprocessen cybersecurity als belangrijk risico onderkend.
Deze risico’s staan hieronder nader toegelicht.
• Kwaliteit en innovatie van onderwijs staan onder druk
Het onderwijs heeft onder invloed van COVID-19 een enorme (disruptieve) versnelling doorgemaakt in de omschakeling van fysiek onderwijs naar online en hybride onderwijs (samen met de beroepspraktijk).
De impact van deze opgave is groot in die zin dat onderwijsprogramma’s en toetsingsprogramma’s zijn omgegooid, praktijkleren (stages) en uitwisselingsprogramma’s geen doorgang konden vinden of moesten worden vertaald naar alternatieve vormen. Bovendien moest de inrichting van de onderwijsomgeving worden herzien (streaming en
‘anderhalve meter’) en de begeleiding van en zorg voor studenten en medewerkers opnieuw worden ingericht.
Aan de positieve kant van deze (afgedwongen) ontwikkelingen heeft de hogeschool een versnelde leercurve
doorgemaakt en is het samenwerken in teams over de grenzen van de eigen afdelingen heen versterkt, waarbij dichtbij het onderwijs oplossingen moesten komen voor nieuwe problemen en collega’s elkaar konden coachen in nieuwe werkmethoden en -vaardigheden.
Echter, doordat vrijwel alle aandacht is uitgegaan naar de uitvoering van het onderwijs (running the business) en aandacht voor en begeleiding van studenten (zowel in eerste en tweede jaar) extra capaciteit en inzet hebben gevergd, is de geplande, fundamentele vernieuwing van curricula in de tijd opgeschoven en was er door alle aandacht voor improvisatie op de dagelijkse uitvoering minder capaciteit voor (fundamentele) innovatie. Bovendien moesten docenten een stretch maken naar het verwerven van nieuwe digitale, didactische vaardigheden (21st century skills - ICT literacy), waarop zij onvoldoende waren voorbereid. Het huidige niveau van digitaal onderwijs wordt (nog) niet door alle studenten positief gewaardeerd.
De conclusie is dan ook dat online en hybride onderwijs nog verder doorontwikkeld moeten worden. Vooralsnog is de impact op kwaliteit niet goed in te schatten.
Beheersmaatregel
In het focusprogramma voor 2021 willen we de digitale transitie, met een bijbehorende nieuwe pedagogische en didactische aanpak die nodig is bij blended learning, omarmen. Deze transitie draagt bij aan ons doel om
toekomstbestendig onderwijs te ontwikkelen. Om dit goed te doen, gaan we in 2021 herprioriteren en strategische keuzes maken, zodat onze docenten de ademruimte hebben om nieuwe dingen uit te proberen en kennis hierover met elkaar te delen. Hiervoor is een ondersteunende inspanning van de hele organisatie nodig.
• Welzijn van medewerkers en studenten behoeft permanente aandacht
Door nadruk op techniek en online contact staat de sociale samenhang in het onderwijs – informeel contact tussen docenten onderling en gemeenschapsvorming bij studenten – onder druk. Dit wordt nog versterkt doordat gewijzigde programma’s en aanvullende digitale toetsing resulteren in een toename van de werkdruk voor docenten,
examencommissies en faculteitsbureaus.
Het verlies aan sociale binding tussen medewerkers en studenten, collega’s onderling (ook in ondersteuning) en studenten onderling vermindert het welzijn en welbevinden van medewerkers. Dat resulteert mede in een (verwacht toenemend) hoog verzuim en een hoog ervaren werkdruk.
Stijgende studentenaantallen als gevolg van het wegvallen van het BSA dragen eveneens bij aan deze
werkdrukbeleving. Ook de ondersteuning ervaart de impact en staat voor nieuwe opdrachten en wordt geconfronteerd met capaciteitsissues.
Beheersmaatregel
De begeleiding van studenten is in het afgelopen jaar geïntensiveerd en er zijn aanvullende voorzieningen getroffen.
Studenten die behoefte hebben aan ondersteuning kunnen via beeldbellen, e-mail of telefoon een beroep blijven doen op een studentenpsycholoog, decaan, studiekeuzeadviseur en slb’er. De inzet van deze functionarissen is verder uitgebreid (zie hiervoor de verantwoording onder de studievoorschotmiddelen en de hierin gemaakte keuzes).
Het in 2020 gehouden onderzoek naar medewerkerstevredenheid Het Kompas laat zien dat ook onder de huidige omstandigheden van COVID-19 onze medewerkers ten opzichte van 2018 meer tevreden zijn. Er zijn verschillen zichtbaar tussen de organisatieonderdelen; uit de prioriteitenmatrix op hogeschoolniveau komt een tweetal actiepunten naar voren voor 2021.
Hoewel de kwaliteit- en studentgerichtheid van de hogeschool een verbetering laten zien, is op dit aspect nog een bovengemiddeld verbeterpotentieel te zien. Dit onderwerp blijft dus onverminderd onze aandacht vragen in al ons doen en laten. Ook de kwaliteit van samenwerking tussen onderwijsgevend en ondersteunend personeel verdient verdere verbetering. In het realiseren van een betere balans in werk- en privésituatie neemt de werkdruk iets af ten opzichte van de meting in 2018, maar deze is nog steeds hoog. Zo ervaart 49 procent van de medewerkers een (veel) te hoge werkdruk, waarbij bijna twee derde van de medewerkers aangeeft dat de werkdruk is toegenomen in de afgelopen 12 maanden. Dat is een duidelijk signaal. Aandacht voor werkdruk is een belangrijk bespreekpunt in de teams van de opleidingen en de ondersteuning. Een aantal hogeschoolbrede interventies kan daarbij helpen. We zullen voorrang geven aan de voorgestelde interventies van het werkdrukplan.
• Tegenvallende instroom kan leiden tot afname van studentenaantallen
Vanuit de meerjarenbegroting houden we – uitgaande van een behoud van het absolute niveau van instroom van studenten in 2020 - rekening met een lichte afname van de studentenaantallen. In het geval van een
worstcasescenario kan zelfs sprake zijn van een verdere afname. Los van de effecten van COVID-19 is het verhogen van de aantrekkelijkheid van ons onderwijsaanbod essentieel om deze ontwikkeling te keren.
6. Bestuur en Governance
Een tegenvallende instroom van nieuwe studenten impliceert een hoge gevoeligheid op de omvang van de te verwachten rijksbijdragen en collegegelden. Dit heeft directe consequenties voor de beschikbare middelen voor onderwijs en ondersteuning. Ter indicatie: 1 procent lagere (of hogere) studentenaantallen resulteert in een afwijking op de baten in de orde van grootte van € 2 miljoen. Dit komt overeen met circa 1 procent van de totale baten.
Beheersmaatregel
In het licht van de strategische focus hebben we bepaald dat het verbeteren van de instroom van nieuwe studenten absolute prioriteit is de komende jaren. Daartoe wordt het opleidingsportfolio doorgelicht en aangepast, het opleidings-aanbod geactualiseerd met een uitbreiding van het opleidings-aanbod van associate degree opleidingen; de postbachelor-activiteiten opnieuw gepositioneerd en geïnvesteerd in het deeltijdonderwijs onder de noemer ‘een leven lang ontwikkelen’.
Verder zetten we in op instroom bevorderende maatregelen met wervingscampagnes en maatregelen gericht op het verbeteren van de conversiegraad van aanmeldingen naar inschrijvingen (verbetering retentiegraad). Uitgangspunt daarbij is elke student op de juiste plaats.
Wij kunnen actief bijsturen op de inzet van docenten in relatie tot het aantal studenten en op een actieve bewaking van de verhouding personeel in het primair proces (OP) en ondersteunend personeel (OBP). In het geval van een nood -scenario kan de hogeschool door het voortijdig beëindigen van tijdelijke dienstverbanden en het stopzetten van externe inhuur op kortere termijn een kostenbesparing realiseren in de orde van grootte van 15 procent van haar totale lasten (ca. € 35 miljoen in 2025). Hiermee is de financiële wendbaarheid geborgd.
• Risico’s van cybersecurity vragen om extra maatregelen
Zoals het afgelopen jaar bij andere onderwijsinstellingen is gebleken, kunnen cyberincidenten het onderwijs in het hart raken en gedurende korte of langere tijd verlammen. Het onderwijs is sterk afhankelijk van digitale diensten, processen en systemen. De digitale transitie raakt steeds nauwer verweven met fysieke processen, activiteiten en apparaten én ze maken deel uit van een groter geheel, de mondiale digitale ruimte. Naast de vele kansen die de digitale ruimte biedt, maakt die ons ook kwetsbaar voor menselijk en technisch falen én voor kwaadwillenden. In het verslagjaar hebben zich overigens geen cyberincidenten voorgedaan bij De Haagse Hogeschool. Wel zijn enkele datalekken geconstateerd, die zijn gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze lekken konden overigens tijdig worden afgedekt, zodat er geen gegevens zijn uitgelekt of personen zijn benadeeld.
Beheersmaatregel
In het afgelopen verslagjaar heeft de hogeschool een ontwikkeling doorgemaakt in een verdere bewustwording van cybersecurity/IT-risico’s en beheersing daarvan door het (laten) uitvoeren van een IT-diagnose en het op basis daarvan opstellen en uitvoeren van het programma Future IT. Dit programma is in 2020 gestart om te komen tot een kwalitatieve verbetering van de IT-dienstverlening en een betere beheersing van de bijbehorende risico’s. Een control statuut borgt de onafhankelijkheid van de oordeelsvorming – ook op dit gebied – van de concerncontroller.
Belangrijke maatregelen die De Haagse Hogeschool getroffen heeft zijn het informatiebeveiligingsbeleid waarin de uitgangspunten voor de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van data zijn beschreven. Ook heeft de organisatie technische maatregelen getroffen voor het beveiligen van de IT-infrastructuur, waaronder firewalls, netwerkbeveiliging en antivirussoftware.
• Risico’s en onzekerheden als gevolg van COVID-19
In 2020 is de impact van COVID-19 groot geweest, zoals hiervoor en ook elders in dit verslag is toegelicht. Waar wij in het bestuursverslag 2019 een aanvullende toelichting hebben gegeven op de (toen nieuwe) risico’s en onzekerheden van COVID-19, zijn deze gedurende 2020 geïntegreerd in de reguliere PDCA-cyclus. Dit is in de vorige paragraaf onderkend en toegelicht.
Voor de volledigheid wordt in deze paragraaf niettemin een korte update gegeven bij de eerder onderkende specifieke COVID-19-risico’s onder verwijzing naar en in aanvulling op wat daarover in de vorige paragraaf is opgemerkt.
De belangrijkste risico’s die voortvloeien uit de huidige onzekere situatie inzake COVID-19 zijn:
Afstandsonderwijs:
Onderwijs.
In het begin van de corona-crisis lag de nadruk vooral op de continuering van onderwijs en toetsing. Faciliteiten werden ter beschikking gesteld, de gebouwen en het rooster werden ingericht op ‘onderwijs op anderhalve meter’. Alles werd in het werk gesteld om het onderwijs en ook het praktijkonderwijs door te laten gaan. De Haagse Hogeschool heeft deze activiteiten ondernomen binnen de kaders en aanwijzingen van het RIVM en de overheid.
Hiertoe is in 2020 een coronacrisisteam ingesteld, bestaande uit het College van Bestuur en faculteits- en dienstendirecteuren.
Studentenwelzijn.
Uit landelijk onderzoek blijkt dat het niet goed gaat met de student tijdens de coronacrisis. Studenten ervaren dat het onderwijs aan kwaliteit verliest en zij kampen met sociaal-emotionele problemen door het gebrek aan interactie en contact met docenten en medestudenten.
Er is veel eenzaamheid. Dat geldt niet alleen voor eerstejaarsstudenten, maar zeker ook voor tweedejaars- en derdejaarsstudenten in de hoofdfase. Docenten en studieloopbaanbegeleiders zijn hierop alert. Alle studenten kunnen ondersteuning krijgen vanuit het decanaat.
Medewerkerswelzijn.
De druk op het personeel is en blijft hoog vanwege de nieuwe manier van werken, maar zeker ook vanwege het vinden van een nieuwe balans tussen werk en privé. De verwachte piek in de periode september 2020 - januari 2020 is deels met PIL en deels met PNIL opgevangen. Het aantal fte’s OP steeg in deze periode met 25. Daarnaast werd extra PNIL ingezet. Een groot aantal medewerkers heeft gebruikgemaakt van de faciliteiten die de hogeschool biedt om een volwaardige thuiswerkplek in te richten.
Interne beheersing.
Medewerkers die vanuit huis werken, worden via de thuiswerkfaciliteiten technisch gefaciliteerd. Met de thuiswerkfaciliteit hebben zij vanuit huis toegang tot privacygevoelige (student)gegevens. Het risico op meekijken of onbeheerd achterlaten van de werkplek achten wij als reëel. We hebben onze medewerkers actief op dit risico gewezen en stimuleren het gebruik van een screensaver op het moment dat ze hun werkplek verlaten. De kans op mogelijk (verhoogde) frauderisico’s schatten wij beperkt in; de reguliere procedures en functiescheidingen blijven onverkort van kracht. Extra maatregelen zijn getroffen in het kader van informatiebeveiliging en cybersecurity.
Fluctuaties in studentaantallen.
Als gevolg van een uitgesteld BSA, een vertraagd afstuderen en een mogelijk lagere instroom werd verwacht dat de studentenpopulatie een afwijkend en grillig beeld zou vertonen.
De verwachte daling in de instroom is uitgebleven en lag in het collegejaar 2020/21 zelfs iets boven het niveau van 2019/20. De doorstroom van jaar 1 naar jaar 2 was niettemin hoger door de opschorting van het Bindend Studie Advies. Het diplomarendement steeg afgelopen jaar en daarmee lijkt COVID-19 (nog) geen negatief effect gehad te hebben op het aantal afstudeerders.
Voor wat betreft het contractonderwijs bleef de instroom ten opzichte van 2019 op niveau, maar achter ten opzichte van de begroting 2020. Dit gold zowel voor de februari- als voor de septemberinstroom. De baten uit maatwerkopdrachten waren 80 procent lager dan begroot. In 2021 wordt de transitie van het contractonderwijs van een zelfstandige organisatie-eenheid naar inbedding in de faculteiten ingezet. Hiermee creëren we mogelijkheden voor een betere aansluiting bij het bacheloronderwijs en bij het onderzoek in lectoraten en kenniscentra.
Voor de uitvoering van lopende (gesubsidieerde) onderzoeksprojecten verwachtten we een vertraging in de uitvoering en acquisitie van nieuwe projecten. Dat bleek niet het geval te zijn in het verslagjaar.
Financieel risico.
Het financieel risico voor De Haagse Hogeschool was ingeschat als beperkt.
Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 8.
De verwachte fluctuaties in de ontwikkeling van de baten van collegegelden en rijksbijdragen als gevolg van fluctuerende studentenaantallen lijken zich meerjarig nog niet voor te doen (zie ook Meerjarenbegroting).
De impact op de baten van contractonderwijs wordt onderkend, maar is eveneens minder dan verwacht. Ook de impact op de begrote overige overheidsbijdragen, subsidies en contractonderzoek is beperkt. Ondanks COVID-19 liepen de subsidieprojecten in het onderzoek goed door.
In de kostenontwikkeling werd een forse daling in de instellingslasten verwacht, zoals hiervoor nader is toegelicht. Een hogere aanspraak op het profileringsfonds door financiële problemen bij studenten bleef evenwel uit. Ook de oninbaarheid van collegegelden was lager dan verwacht.
Investeringen en financiering
Hoewel vertragingen zijn opgetreden in het investeringsprogramma (met name in huisvesting) zijn deze niettemin voor het grootste deel gerealiseerd en kon de voor investeringen in huisvesting geplande schatkistfinanciering in 2020 doorgang vinden.
Zie hiervoor ook de toelichting in hoofdstuk 8 van het jaarverslag.
6. Bestuur en Governance